行政制度培訓課件

1、人力行政部人力行政部行政管理制度培訓為什么要學習公司的管理制度n了解管理規(guī)范的需要了解管理規(guī)范的需要n了解自己的權利和義了解自己的權利和義務務n更好地融入團隊更好地融入團隊你無法改變?nèi)藗兊乃枷耄闼龅闹荒苁墙o他們以工具，然后用這種工具改變他們的思想。 -掌握洛克菲勒的習慣意義意義完善的制度與流程體系完善的制度與流程體系是是企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展的重企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展的重要保障，是企業(yè)管理從要保障，是企業(yè)管理從“人治人治”向向“法治法治”轉(zhuǎn)變轉(zhuǎn)變的基礎，能有效地促進集的基礎，能有效地促進集團的管理規(guī)范化團的管理規(guī)范化 。意義意義管理制度管理制度 是企業(yè)管是企業(yè)管理的重要組成部分，理的重要組成部分，

2、管理體系的優(yōu)劣管理體系的優(yōu)劣直接決定企業(yè)的組織效直接決定企業(yè)的組織效率和團隊整體職業(yè)素率和團隊整體職業(yè)素養(yǎng)，進而對企業(yè)的經(jīng)營養(yǎng)，進而對企業(yè)的經(jīng)營績效產(chǎn)生深遠的影響。績效產(chǎn)生深遠的影響。目錄n第一章第一章 辦公室制度辦公室制度n第二章第二章 公文管理制公文管理制度度n第三章第三章 會議管理制會議管理制度度n第四章第四章 印章使用管理規(guī)定印章使用管理規(guī)定n第五章第五章 考勤管理規(guī)定考勤管理規(guī)定n第六章第六章 報銷管理制度報銷管理制度1辦公室制度辦公室制度公共辦公區(qū)域禁止吸煙 在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防敞辦

3、公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點吸煙通道內(nèi)指定地點吸煙。如如有違反者，罰款有違反者，罰款100元元/次，罰款作為公司公次，罰款作為公司公共活動基金共活動基金。關于員工著裝要求及午餐規(guī)定n一一、著裝要求： n1、員工著裝應體現(xiàn)整潔、大方、得體的職業(yè)風格，胸前 應佩戴胸牌工卡；n2、男士著裝要求：襯衫、西裝、西褲、皮鞋；n3、女士著裝要求：西裝（長褲西裝、襯衫和西套裙）；長褲或裙子配上衣；著跟皮鞋或平底單鞋。n二、用餐規(guī)定時間：中午12:00至1:00（不允許超出規(guī)定時間就餐）n三、用餐地點：各會議室或多功能廳（不允許在辦公大廳就餐）相應的處罰規(guī)定n1、公司員工于工作時間內(nèi)未著工

4、裝者，每次罰款50元；n2、上班時間未佩戴工卡者每次罰款10元；n3、無故使用單位電話撥打私人通話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處50100元罰款；n4、上班時間上網(wǎng)聊天、打游戲、看電影、吃東西，聚眾聊天以及瀏覽與工作無關的網(wǎng)站，每次違反罰款50元，并在單位內(nèi)通報批評；n5、外出或不使用計算機達30分鐘以上時須關閉計算機，沒有依此要求執(zhí)行的，每檢查到一次罰款10元；n6、妥善保管各種文件和資料，泄密或丟失者，視情節(jié)給予50500元處罰；情況特別嚴重的追究相關人員法律責任；n7、代刷卡每代1次，對替代者罰款100元，被替代者50元；n8、每遲到一次罰款100元，曠工者罰三倍工資。每月累計遲到5次或累計曠工3天以上者

5、，視情節(jié)輕重處以500元以上罰款或予以辭退，單位不予補償； 2公文管理制度公文管理制度公文制度實施的總則n一、目的目的：為進一步規(guī)范公司公文管理，提高行文質(zhì)量和處理效率，特制定此管理制度。n二、原則原則：行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。n三、管理管理：總裁辦公室是公司公文處理的管理機構(gòu)，負責本公司的公文處理工作；公文統(tǒng)一由總裁辦公室負責收發(fā)、登記、印制、傳遞、催辦、立卷、歸檔或銷毀。公文的種類7、報告、報告8、函、函9、會議紀要、會議紀要1、決定、決定4、通告、通告3、通報、通報2、通知、通知5、請示、請示6、批復、批復 一、按照公文的行文方向可分為上行文、下行文和平行文三類按照公文的

6、行文方向可分為上行文、下行文和平行文三類 二、按照公文內(nèi)容可分為以下二、按照公文內(nèi)容可分為以下9類類 ：公文的格式n公文一般由秘級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。行文規(guī)則 內(nèi)部行文內(nèi)部行文n 以單位名義發(fā)文，編號為單位名稱4位年度數(shù) （工作序號數(shù)）號，如：冀金峻2015第04號。以部門名義發(fā)文，編號為單位名稱4位年度數(shù)（2位序號數(shù)部門名稱，如冀金峻2015行字第01號（行政部）；n部門文件由各部門擬稿、正式收發(fā)文前要保守秘密，修改的打印稿要及時銷毀。統(tǒng)一由行政部組織

7、傳閱及存檔；n文件打印應按規(guī)范的格式打印。如以單位名義發(fā)文落款為單位名稱的，寫明單位全稱并加蓋公章。部門發(fā)文，落款為部門全稱；n正式文件須在文尾標明主題詞，主題詞的內(nèi)容應是反映文件的主要內(nèi)容的規(guī)范化詞；n行政部文件管理員收到文件后，要立即進行簽章、登記、發(fā)送和傳閱。文件傳閱時，填寫公文傳閱單；n行政部文件管理員應保存好原稿，并做好存檔整理工作。外來文件管理外來文件管理n一般性文件由行政部負責保管。n各專業(yè)性質(zhì)文件由各對應接收部門安排專人保管。收文辦理 n收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序 （流程圖見下一頁）具體辦理具體辦理

8、審核擬辦領導閱批否傳閱傳閱否領導閱批公司領導相關單位是否是否開始結(jié)束存檔登記文件辦公室外部單位/下屬公司提方案/意見結(jié)果反饋收到反饋收文辦理流程收文辦理流程收文辦理流程收文辦理流程任務概要收文管理節(jié)點控制相關說明負責人審核來文后，判定是否需要其他部門提方案和意見，然后擬辦意見公司領導審閱后，是否需要交相關承辦中心傳閱外來文件相關部門傳閱后，由具體執(zhí)行部門辦理發(fā)文辦理 n發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。（流程圖見附件6）發(fā)文辦理流程發(fā)文辦理流程職能中心/部門總裁辦公室相關中心（室）公司領導草擬公文開始結(jié)束審核審核會簽

9、否會簽簽發(fā)校稿、更正發(fā)文登記印制、蓋章否是是分發(fā)公文否否否否存檔通過通過任務概要發(fā)文管理節(jié)點控制相關說明由各職能中心（部）負責人對本部門所擬公文進行審核，通過后交總裁辦總裁辦對其審核并決定是否需要會簽，不通過則退回原起草人對需要會簽的送有關職能中心（部）會簽，不需要會簽的則直接送總裁辦負責人審核由總裁簽發(fā)發(fā)文辦理流程發(fā)文辦理流程會議管理制度會議管理制度3n實行會議制度目的實行會議制度目的：為規(guī)范公司會議管理，確保會議行政決策效率，同時提高會議質(zhì)量，降低會議成本。會議種類會議種類員工大會員工大會公司例會公司例會部門經(jīng)理協(xié)調(diào)會部門經(jīng)理協(xié)調(diào)會部門工部門工作例會作例會1.季度工作會季度工作會2.年度工

10、作會年度工作會3.單位管理協(xié)調(diào)會單位管理協(xié)調(diào)會n（一）會議計劃（一）會議計劃n1.一周會議安排一周會議安排n各會議組織者于每周五15:00前以書面或口頭形式向總裁辦公室行政事務部報下周會議計劃，由行政事務部編排一周工作安排，統(tǒng)一安排會議室，報領導審核后下發(fā)至各職能中心。n2.臨時會議預訂臨時會議預訂n1）原則：會議室由總裁辦公室負責管理。遵循“先重要、后一般、先預訂、先使用”的原則，合理統(tǒng)籌會議室的使用，發(fā)生會議時間沖突時，未能預訂到會議室的部門（單位）可選擇延期或延時召開會議。n（二）會前準備（二）會前準備n包括議題收集、組織分工、會議選址、會議通知和會務須知n1.議題收集和材料整理議題收集

11、和材料整理n2.會議通知會議通知n3.明確分工明確分工n5.物資準備物資準備n6.會議材料會議材料n（三）會議記錄、紀要（三）會議記錄、紀要n1.會議記錄：會議記錄：包括手工記錄和錄音記錄。必須有兩名會議記錄人員在場，認真仔細的記錄會議事項和會議決議同時錄音，記錄人應具備相應能力，并能嚴格保密；可同時安排人員攝影、攝影以便存檔會議資料。n2.整理紀要：整理紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人員須根據(jù)會議記錄和會議錄音，總結(jié)歸納會議主旨和決議事項，于1個工作日內(nèi)形成會議紀要（重大會議可延長至2個工作日內(nèi)），提交部門內(nèi)部審核，審核完成后報請會議召集和主持領導審閱，審閱無誤后方可下發(fā)參會人員或相關指定人員。

12、n（四）會后事項（四）會后事項n1.歸檔資料：歸檔資料：有關會議的文字、圖片、視頻資料根據(jù)公司檔案管理規(guī)定定期歸檔保存，不得個人保管。n2.決議反饋：決議反饋：會議結(jié)束后承辦部門要督辦和落實會議具體決議，并反饋意見。須將會議決議事項單獨提煉整理，記錄在會議督辦單中，依據(jù)會議要求的時間節(jié)點，逐個落實會議決議，并將落實完成的會議督辦單進行存檔，對相關反饋問題和事項如實反饋管理層以供決策。n（五）督辦業(yè)務流程（五）督辦業(yè)務流程n發(fā)文：發(fā)文：會議組織單位/部門在會議結(jié)束后1-2個工作日內(nèi)完成會議紀要，填寫發(fā)文擬稿紙并手工流轉(zhuǎn)，文別注明會議紀要，報部門負責人辦文審核，經(jīng)需會簽部門負責人和分管領導會簽后，

13、上報會議召集領導審閱并簽發(fā)；n簽發(fā)后，由會議組織部門下發(fā)會議紀要及會議督辦單到與會人員或其他相關人員以指導工作，存檔會議紀要的電子版、文字版、審簽記錄，填寫發(fā)文登記、跟蹤表；n收文：收文：受文單位/人員根據(jù)會議紀要決議指導工作，作收文流轉(zhuǎn)，將會議紀要內(nèi)容報相關人員傳閱、執(zhí)行，根據(jù)會議督辦單要求明確具體時間節(jié)點協(xié)調(diào)各部門落實工作，填寫會議督辦回執(zhí)并按時反饋會議督辦單給會議承辦單位。會議紀律會議紀律n1、各類會議均執(zhí)行簽到制度；n2、會議均執(zhí)行會議紀要制度，由會議主持人指定專人對會議發(fā)言要點和決定進行記錄，并形成會議紀要。重要結(jié)論或決定要由相關人員進行簽署；n3、出席或列席各類會議的人員，必須遵守

14、會議時間和會場紀律，不準遲到、早退及中間離場。因故不能參加或需提前退會者，要經(jīng)會議主持人同意；n4、會議期間不允許辦理與會議無關事項，特殊情況要經(jīng)會議主持人同意；n5、召開重要會議時，必須關閉一切通訊設備；n6、與會人員要認真作好會議記錄；n7、嚴格執(zhí)行會議保密制度，凡會議決定的重大事項，在未公布前或未要求傳達的內(nèi)容不許外泄，需傳達的內(nèi)容以會議紀要為準；n8、會議處罰：手機每響一次，罰款50元；遲到一次包括中間休息遲到，罰款100元；n9、會議紀律執(zhí)行程度，由會議主持人在會議開始時宣布； n10、會議原則：會速議、議速決、決速行、行速果；n11、會議紀律的執(zhí)行由會議主持人負責。印章使用管理規(guī)定

15、印章使用管理規(guī)定4u1、為了規(guī)范單位的印章管理，確保單位印章的使用安全，防止出現(xiàn)印章使用失控現(xiàn)象，制定本辦法；u2、辦法適用各個部門，包括公章、財務專用章、發(fā)票專用章、合同專用章，法人章、等一切有法律效力的印章；u3、單位合同章、公章由行政部專人保管，財務專用章、發(fā)票專用章、法人章由財務部保管；u4、因公使用印章，到印章保管人處填寫公章使用登記單，經(jīng)主管經(jīng)理簽字后使用。單位印章使用必須由總經(jīng)理簽字方可使用；u5、因單位公務需要將印章帶出單位使用的，使用人要填寫公章使用登記單、主管經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準方可帶出，使用后及時交回；u6、非因公務用章，需填寫公章使用登記單，經(jīng)總經(jīng)理總經(jīng)理批準后方可使用

16、；u7、單位公章的更換需向總經(jīng)理提交公章更換申請，總經(jīng)理批準后由行政部負責刻制并負責向各部門發(fā)送公章更換通知；u8、印章使用管理由各部門印章管理人負責。u9、所有啟用的各式印章須到行政主管處備案后，方可啟用，如啟用一個季度后未按要求備案，則對印章保管部門主管處以10-50元罰款。u10、各印章保管人員對印章的使用有審核的責任和權力，對不符合單位要求的使用申請應予以拒絕，對沒有審批的使用申請應予以拒絕，印章使用應按單位統(tǒng)一要求做好使用記錄。u11、印章存放要注意安全妥善，需放置到可鎖好的空間內(nèi)，防止隨意取放，否則予以視情節(jié)輕重予以20-50元處罰。u12、使用印章時須填寫所有信息，印章保管員與對

17、應的合同保管員每月底進行核對，對簽完合同沒有及時交付財務保管的人員進行一定的處理?？记诠芾砜记诠芾砦逦?、考勤時間、考勤時間l 公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務前，需到行政部填寫外出申請單并經(jīng)本部門負責人簽字同意（對特殊情況外出未填寫者工作結(jié)束后應及時補填）；部門經(jīng)理及以上人員外出時，需向行政辦公室說明去向，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理同意。l 作息時間：每周工作五天，周六、周日為正常公休時間，加班可于事后調(diào)休。冬令時：10月1日-4月30日9：0012:00 及 13:3017:30。夏令時： 5月1日-9月308:3012:00 及

18、2:306:00。l經(jīng)理級及以上崗位為高級管理人員實行不定時工時制l如有調(diào)整，以新公布的工作時間為準。2、考勤管理規(guī)定、考勤管理規(guī)定 員工考勤由行政部專人負責，按照自然月進行統(tǒng)計 考勤計量以半天為最小單位，員工需每天4次執(zhí)行考勤登記（上午上下班，下午上下班） 上班后1小時內(nèi)到崗視為遲到，1個小時以上視為半天事假，超過1小時未到崗須同時通知部門主管和考勤管理人員,如未及時通知，視為曠工； 簽到時間：上班前1個小時為有效簽到時間，提前簽到無效； 未按時刷卡且未向主管經(jīng)理和考勤管理人員說明正當理由或以虛假理由請假的，按曠工處理； 每月第一天公布上月考勤匯總表，如有誤，員工本人應自發(fā)布之日起二日內(nèi)向行

19、政部核實，核實無誤后，報送財務部作為計發(fā)工資依據(jù)； 行政主管負責對出勤情況進行不定期抽查，對于不按照單位規(guī)定執(zhí)行的情況以及考勤作假行為，要對考勤管理員和當事人進行50-100元處罰，同時在單位內(nèi)通報批評。 上述所有違反規(guī)章制度產(chǎn)生的罰款，由行政部門開具違紀通知單兩聯(lián)，分別給財務和當事人各一聯(lián)，財務憑借此單從工資中扣除罰款。 一個月三次違反工作紀律且不按照要求改正或者拒不接受處罰的屬于嚴重違反制度，依據(jù)相關法律規(guī)定進行處理。3、休假管理規(guī)定、休假管理規(guī)定 員工在正常工作時間因個人或家庭原因有急事需要處理，須向部門主管請假，填寫請假單并由所在部門主管簽批后，提交考勤管理人員，超過2小時以上按事假（病假）或倒休處理； 員工請假或者休假（產(chǎn)假，婚假）應首先征得部門主管同意，部門主管對三天（含倒休）以下的假有權批準，連續(xù)請假三天（含）以上的還須報總經(jīng)理批準，按照流程填寫請假單并逐級審批，所有出勤安排都要報行政部及人事部備案； 各部門主管請假、休假（含正常休、倒休），不管時間長短，都要事先向部門經(jīng)理申請批準; 集體活動日一律不準請假，特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理批準，否則按曠工論； 無論請任何假，不能以短信，郵件等間接溝通的方式請假。 因周一為各個部門例會或者進行周計劃時間，故