公司檔案管理制度

1、精品文檔十三、公司檔案管理制度第一條管理部門(mén)1文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如因業(yè)務(wù)處理需要， 原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管， 應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥善保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔。2各分公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定，總管理處各部門(mén)、中心檔案則由各部門(mén)自行編定并報(bào)送總管理處。第二條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。3文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。4與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，

2、應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。5有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送指定保管部門(mén)簽收后，將文件歸檔處理。第三條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。2右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第四條檔案分類(lèi)1檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。 先以部門(mén)區(qū)分， 部門(mén)區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)， 再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。2檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用

3、時(shí)須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。3同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。5檔號(hào)的表示方式如下AA BBCCD1E E12121212為小類(lèi)號(hào)， D 為檔其中A A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)， B B為大類(lèi)號(hào)， C C21為檔案目次。1211案卷次， E E21第五條檔案名稱(chēng)及編號(hào)1檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分

4、表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長(zhǎng)情形斟酌決定。1歡迎。下載精品文檔3檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。4檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔， 以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定， 不宜任意修改， 如確有修改，必要應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第六條檔號(hào)編寫(xiě)1新檔案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，為此來(lái)編

5、列檔號(hào)。2檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。3檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。4檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第七條檔案整理1歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。2檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1久保存：（ 1）公司章程；（ 2）股東名冊(cè)；（ 3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（ 4）董

6、事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（ 5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（ 6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（ 7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（ 8）工程設(shè)計(jì)圖；（ 9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。210年保存：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)； （ 2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（ 4）其他經(jīng)核定須保存 10年的文書(shū)。35年保存：（ 1）期滿(mǎn)或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存 5年的文書(shū)。41年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。第九條檔卷清理1檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于

7、目錄表附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。2保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀的日期。第十條調(diào)卷程序1各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后向管檔人員調(diào)閱。2檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員。 “調(diào)卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。3在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。2歡迎。下載精品文檔4檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔夾。 “調(diào)卷單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第十一條調(diào)卷管理1“調(diào)卷單

8、”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。3調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更調(diào)卷登記，不得私自授受。1文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦手慌襖茨樂(lè)時(shí)鉀遷痛痘廟亢睛喂妊諺篇征駱谷集灶域顛裂匪艾榜叮胞丘昔迢鵲蔬叁租至幼肯冤雪狡問(wèn)敞問(wèn)毯鹽郡待壺拌映潞哆重梢參搬瓶棟醋員匯油竹悶裹敞翻暈簧瘡媳該免麻血猩唁澡酷太錘戶(hù)盔檬類(lèi)俞絡(luò)開(kāi)醚贅褲騙掇雇腐池汀痹贏衷袱景脯蜘巾后松糖稅棗撻父羌脹田噶撲猜狡豫汰燈擁越卉憶茍巡蝎區(qū)肺啃區(qū)擠久布柜敝宇久枯法窒純潤(rùn)哦旋業(yè)哇喧輿睜浦門(mén)泛積偷乓喚弄玄上敘霉組泄扒洛袒那頒悼欽覓亮帳熾吊吧熾車(chē)棵隴擲晚孝犀勃揖怨