南山區(qū)會計核算管理中心

1、.南山區(qū)會計核算管理中心會計檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加強會計檔案的科學管理，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、移交和銷毀等管理制度，根據(jù)財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合南山區(qū)會計核算管理中心（以下簡稱中心）實際，制定本辦法。第二章 會計檔案的立卷歸檔第二條 會計檔案整理立卷的管理，采取“三統(tǒng)一”的原則，即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一。（一）分類標準統(tǒng)一：按會計檔案管理辦法的要求，將財務會計資料分成類。即一類報表，二類賬簿，三類憑證，四類其他。（二）檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案裝具、存放序列統(tǒng)一。（三）管理要求統(tǒng)一：使用的檔案管理軟件統(tǒng)一；各科

2、（所）會計報表、賬簿、憑證的裝訂厚度、方法統(tǒng)一；會計資料檔案目錄、保管清冊、移交清冊、銷毀清冊、檔案登記簿與檔案局的有關(guān)要求統(tǒng)一。第三條 立卷歸檔范圍（一）財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表及附表、財務分析及會計報表附注、預決算報表、其他財務報告。（二）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬、其他會計賬簿。（三）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計資料。（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、固定資產(chǎn)對賬回執(zhí)、往來款項對賬回執(zhí)，其他應當保管的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。第四條 本中心每年形成的會計檔案，由

3、主辦會計按歸檔要求負責立卷、裝訂成冊，立卷的要求如下：（一）財務報告的整理及裝訂1、按編報目錄核對，檢查報表是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，不得有折角、缺角、錯頁、漏頁、加空白紙的現(xiàn)象。2、會計報表的裝訂順序為：封面會計報表編制說明報表（按會計報表的編號順序排列）封底。3、會計報表的封面內(nèi)容要填列齊全，加蓋公章。4、會計報表分為年報、月報。年報和月報單獨整理組卷，財務分析排在報表之前共同組卷。（二）會計賬簿的整理和裝訂1、賬簿裝訂前，先進行整理，檢查核對各個賬戶和頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)，然后按賬簿封面賬戶目錄排好順序的賬頁封底的順序裝訂。2、會計賬簿的裝訂應牢固平整，不得有

4、折角、缺角、錯頁、漏頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的裝訂處要用牛皮紙封口，封口要嚴密并加蓋有關(guān)印章。3、每個單位在一個年度中產(chǎn)生的賬簿，可以裝訂成一冊，也可以裝訂成數(shù)冊，每冊頁數(shù)以250頁左右為宜。4、封面的內(nèi)容要填列完整，包括：單位、賬簿名稱、日期、記賬人、裝訂人等。（三）會計憑證的整理和裝訂1、折疊要規(guī)范，附件要齊全、整齊，原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證封面的長寬度，特別是左上角的兩條邊，線要正、無毛邊、呈直角。2、拆除金屬物，防止時間長久生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的美觀、查閱和保管。破綻的票據(jù)要修補貼好，有重要內(nèi)容的殘缺處要嚴格查清內(nèi)容，及時補齊，或在空白處說明情況，指明責任者，以

5、防時間長久難以查對。3、憑證號碼要復查，防止號碼顛倒或缺號；檢查原始憑證和附件是否齊全；裝訂要結(jié)實，厚度應控制在3公分以內(nèi)。4、封面內(nèi)容要標明，封面上憑證的名稱、編號、起止號、附件張數(shù)、起止時間、主辦會計、裝訂人等項目要填寫齊全，蓋全印章，以示責任。5、會計憑證一般按記賬順序裝訂，一個單位月度內(nèi)的會計憑證裝訂數(shù)冊時，每冊都要加編冊號，注明本月共×冊，本冊是第×冊，以便查找。附件如另行裝訂，要注明是×年×月×日×號憑證的字樣，以便連續(xù)歸檔。（四）其他會計專業(yè)材料的整理立卷銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、固定資產(chǎn)對賬回執(zhí)、往來款項對賬回執(zhí)按年

6、度、單位分別裝訂，年度結(jié)束后裝訂為一冊。會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，按其保管期限分別立卷。第五條 會計憑證的立卷，在月份結(jié)束后進行；會計賬簿的立卷，在年度結(jié)束后進行；財務報告（月報、年報）的立卷在月度和年度結(jié)束后分別進行。第三章 會計檔案的保管第六條 每年末主辦會計應將會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料分別整理、裝訂、歸檔。檔案封面資料應填寫完整，電算化會計檔案，應按期分類做好軟件備份、刻錄，確保數(shù)據(jù)完整，并及時將會計檔案移交檔案室。第七條 會計檔案移交時，檔案管理員必須認真驗收，辦理交接手續(xù)。填寫會計檔案交接表一式三份，移交人、接收人、監(jiān)交人各存一份。第八條

7、中心檔案管理員應按會計檔案管理要求，定期將中心歸檔的會計檔案按類別、按順序登記存放。第九條 會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。第四章 會計檔案的借閱利用第十條 建立健全檔案查閱、利用、復制的登記制度。不論是外部借閱利用還是內(nèi)部借閱利用，都必須辦理登記手續(xù)。外部借閱需填寫會計檔案借閱申請書，并按程序?qū)徟?。借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。第十一條 外部借閱會計檔案的程序：（一）借閱人填寫會計檔案借閱申請書；（二）報借閱單位領(lǐng)導審核同意并加蓋單位公章

8、；（三）報中心分管領(lǐng)導審批同意；（四）到檔案室辦理借出手續(xù)。第十二條 借閱利用檔案的人員要愛護檔案，不得丟失，所借檔案不得隨意折疊、更改、涂寫，如需復制，需征得檔案管理員同意。第十三條 檔案如有丟失、損壞和泄密，要追究當事人責任。第十四條 借閱利用檔案時，注意利用效果，協(xié)助檔案管理人員收集利用效果及典型材料。第十五條 本中心的工作人員調(diào)離工作，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)動手續(xù)。第十六條 借閱利用檔案，必須嚴格執(zhí)行保密制度。第五章 會計檔案的銷毀第十七條 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由中心檔案部門會同分管單位提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，報中心負責人和主管單位負責人審批后，由監(jiān)銷人員認真清點核對、監(jiān)督銷毀。銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告中心負責人和主管單位負責人。第十八條 保管期限已滿，但尚有未結(jié)清的債權(quán)債務會計檔案不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。第六章 附 則第十九