時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧(講解版)

1、1講師：講師：XXXXXXSunday, Sunday, December 12, December 12, 202120212“明日歌明日歌”l 明日復(fù)明日，明日何其多。明日復(fù)明日，明日何其多。l 我生待明日，萬事成蹉跎！我生待明日，萬事成蹉跎！l 世人若被明日累，世人若被明日累，l 春去秋來老將至。春去秋來老將至。l 朝看水東流，暮看日西墜，朝看水東流，暮看日西墜，l 百年明日能幾何？百年明日能幾何？l 請(qǐng)君聽我明日歌！請(qǐng)君聽我明日歌！3“今日歌今日歌”l 今日復(fù)今日，今日何其速！今日復(fù)今日，今日何其速！l 朝朝復(fù)暮暮，連命都不顧！朝朝復(fù)暮暮，連命都不顧！l 世人若被今日累，世人若被今日累

2、，l 終身勞累何其苦。終身勞累何其苦。l 早出又晚歸，忙碌何所圖？早出又晚歸，忙碌何所圖？l 百年今日怎生度，百年今日怎生度，l 人生真諦誰能悟！人生真諦誰能悟！4一、一、“水桶效應(yīng)水桶效應(yīng)”的啟迪的啟迪二、時(shí)間與二、時(shí)間與“習(xí)慣習(xí)慣”的關(guān)系的關(guān)系三、優(yōu)先管理三、優(yōu)先管理四、西瓜與芝麻四、西瓜與芝麻五、時(shí)間管理的角度五、時(shí)間管理的角度目 錄5l 一個(gè)用不同長(zhǎng)短木板拼成的水桶，其存水量取決一個(gè)用不同長(zhǎng)短木板拼成的水桶，其存水量取決于最短的那塊木板！于最短的那塊木板！問題：?jiǎn)栴}： l 哪一塊是我們走向成功的哪一塊是我們走向成功的“短板短板”？關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 必須設(shè)法找到那塊短板！必須設(shè)法找到那

3、塊短板！l 必須充分利用那塊短板！必須充分利用那塊短板！6時(shí)間的特性時(shí)間的特性不可逆不可逆性性時(shí)時(shí) 間間特特 性性不可再不可再生生無法積無法積蓄蓄無法替無法替代代毫無彈毫無彈性性5 54 43 32 21 1結(jié)論：結(jié)論：“時(shí)間時(shí)間”是最珍貴的資源是最珍貴的資源短板短板！7l 無意識(shí)、不經(jīng)思考的行為方式；無意識(shí)、不經(jīng)思考的行為方式；l 是精神或性格的一種固定趨向；是精神或性格的一種固定趨向；l 我們會(huì)受制于各種各樣的習(xí)慣。我們會(huì)受制于各種各樣的習(xí)慣。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 你的潛意識(shí)會(huì)構(gòu)成無數(shù)個(gè)習(xí)慣。你的潛意識(shí)會(huì)構(gòu)成無數(shù)個(gè)習(xí)慣。什么是習(xí)慣什么是習(xí)慣8習(xí)慣的養(yǎng)成習(xí)慣的養(yǎng)成l 不斷重復(fù)又重復(fù)，最后不再需

4、要考慮；不斷重復(fù)又重復(fù)，最后不再需要考慮；l 不斷重復(fù)，成為機(jī)械的行為不斷重復(fù)，成為機(jī)械的行為改也難！改也難！例如：例如：l 準(zhǔn)時(shí)、勤奮、進(jìn)取、守信、學(xué)習(xí)；準(zhǔn)時(shí)、勤奮、進(jìn)取、守信、學(xué)習(xí)；例如：例如：l 暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒。暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒。例如：例如：l 拖延、隨意、猶豫、多變、無所謂。拖延、隨意、猶豫、多變、無所謂。9習(xí)慣的判斷習(xí)慣的判斷l(xiāng) 什么是好習(xí)慣，什么是壞習(xí)慣？什么是好習(xí)慣，什么是壞習(xí)慣？問題：?jiǎn)栴}：l 好習(xí)慣、壞習(xí)慣、一般的習(xí)慣，哪一種危害性最大？好習(xí)慣、壞習(xí)慣、一般的習(xí)慣，哪一種危害性最大？思考：思考：l 大象為什么不逃跑？大象為什么不逃跑？10習(xí)慣與習(xí)慣與

5、“舒適區(qū)舒適區(qū)”的關(guān)系的關(guān)系不舒適的不舒適的舒適的舒適的不舒適的不舒適的l 每個(gè)人都有自己的舒適區(qū)；每個(gè)人都有自己的舒適區(qū)；l 因?yàn)槭娣跃筒辉鸽x開；因?yàn)槭娣跃筒辉鸽x開；l 舒適區(qū)是由習(xí)慣所構(gòu)成的。舒適區(qū)是由習(xí)慣所構(gòu)成的。11走出你的舒適區(qū)走出你的舒適區(qū)l 危機(jī)管理：危機(jī)管理：“誰動(dòng)了我的奶酪誰動(dòng)了我的奶酪”；l 要想舒適，首先必須先不舒適。要想舒適，首先必須先不舒適。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 不舒適的具體行為：變革與創(chuàng)新！不舒適的具體行為：變革與創(chuàng)新！1213透過現(xiàn)象看本質(zhì)透過現(xiàn)象看本質(zhì)很多管理者的三個(gè)字特征很多管理者的三個(gè)字特征人治特征下的權(quán)力情結(jié)人治特征下的權(quán)力情結(jié)時(shí)間管理失序時(shí)間管理失

6、序做事缺乏計(jì)劃性做事缺乏計(jì)劃性做事分不清主次做事分不清主次不善于說不善于說“不不”無法恰當(dāng)處理外部的打擾無法恰當(dāng)處理外部的打擾“茫茫”“忙忙”“盲盲”看一看我們的周圍看一看我們的周圍141 1、每、每8 8分鐘受到分鐘受到1 1次打擾；每小時(shí)約次打擾；每小時(shí)約7 7次，即每天次，即每天50605060次；次；2 2、平均每次打擾、平均每次打擾5 5分鐘，每天約分鐘，每天約4 4小時(shí)，即占用小時(shí)，即占用50%50%的時(shí)間；的時(shí)間；3 3、其中，約、其中，約3 3小時(shí)的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的；小時(shí)的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的；4 4、打擾后，重拾原來的思路至少需要、打擾后，重拾原來的思

7、路至少需要3 3分鐘，約分鐘，約2.52.5小時(shí)。小時(shí)。結(jié)果：結(jié)果： 每天因打擾而損失的時(shí)間約為每天因打擾而損失的時(shí)間約為5.55.5小時(shí)，按小時(shí)，按8 8小時(shí)工作制小時(shí)工作制算，占用了工作時(shí)間的算，占用了工作時(shí)間的68.7%68.7%。日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查15某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）睡睡 眠眠 8.05 8.05小時(shí)小時(shí)用用 餐餐 1.31 1.31小時(shí)小時(shí)瑣瑣 事事 0.55 0.55小時(shí)小時(shí)工工 作作 7.34 7.34小時(shí)小時(shí)交交 際際 0.39 0.39小時(shí)小時(shí) 休休 息息 0.45 0.45小時(shí)小時(shí)娛娛 樂樂 0.31 0.31小

8、時(shí)小時(shí)上下班交通上下班交通 0.73 0.73小時(shí)小時(shí)讀書報(bào)雜志讀書報(bào)雜志 0.42 0.42小時(shí)小時(shí)處理家務(wù)事處理家務(wù)事 0.26 0.26小時(shí)小時(shí)興趣的工作興趣的工作 0.37 0.37小時(shí)小時(shí)音樂或電視音樂或電視 2.51 2.51小時(shí)小時(shí) 與朋友聊天與朋友聊天 1.11 1.11小時(shí)小時(shí)16工作優(yōu)先級(jí)綜合分析工作優(yōu)先級(jí)綜合分析重要度重要度緊迫性緊迫性A 重要而且緊迫重要而且緊迫 緊迫但不重要緊迫但不重要D 不重要不緊迫不重要不緊迫重要但不緊迫重要但不緊迫 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖17一象限文化一象限文化l 這是你和你的團(tuán)隊(duì)，一定要做的事情。這是你和你的團(tuán)隊(duì)，一定要做的事情。問題：?jiǎn)栴}：

9、l 真的有那么多緊急和重要的事情嗎？真的有那么多緊急和重要的事情嗎？事實(shí)：事實(shí)：l 投資二象限，一象限工作會(huì)大幅減少！投資二象限，一象限工作會(huì)大幅減少！18二象限文化二象限文化l 緊急與重要的事情很少會(huì)同時(shí)出現(xiàn)。緊急與重要的事情很少會(huì)同時(shí)出現(xiàn)。結(jié)果：結(jié)果：l 我們往往忽視，不緊急但很重要的事。我們往往忽視，不緊急但很重要的事。事實(shí)：事實(shí)：l 問題表象與實(shí)質(zhì)，不在同一時(shí)空出現(xiàn)！問題表象與實(shí)質(zhì)，不在同一時(shí)空出現(xiàn)！l 我們投資第二象限的回報(bào)是最高的！我們投資第二象限的回報(bào)是最高的！19三象限文化三象限文化l 如果總是忙而無效，太不值得；如果總是忙而無效，太不值得；l 很多企業(yè)的很多企業(yè)的“西部牛仔西

10、部牛仔”現(xiàn)象?，F(xiàn)象。結(jié)果：結(jié)果：l 我絕對(duì)是最最不能缺少的人；我絕對(duì)是最最不能缺少的人；l 很多人開會(huì)前很多人開會(huì)前 5 5分鐘最忙亂。分鐘最忙亂。事實(shí)：事實(shí)：l “忙亂忙亂”成為很多企業(yè)的文化！成為很多企業(yè)的文化！20四象限文化四象限文化l 猶豫、多疑、拖延、發(fā)呆；猶豫、多疑、拖延、發(fā)呆；l “明日歌明日歌”對(duì)于我們的啟迪。對(duì)于我們的啟迪。結(jié)果：結(jié)果：l 我們往往在白白浪費(fèi)時(shí)光！我們往往在白白浪費(fèi)時(shí)光！事實(shí)：事實(shí)：l 有益的活動(dòng)并非第四象限！有益的活動(dòng)并非第四象限！l 這是一個(gè)不必進(jìn)入的象限！這是一個(gè)不必進(jìn)入的象限！21請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：22如何投資

11、二象限如何投資二象限l 時(shí)間本身并無多余，無法增加。時(shí)間本身并無多余，無法增加。有效的方法：有效的方法：l 堅(jiān)決的從第三象限騰出時(shí)間；堅(jiān)決的從第三象限騰出時(shí)間；l 第三象限的欺騙性是最大的。第三象限的欺騙性是最大的。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 找回浪費(fèi)在第三象限的時(shí)間！找回浪費(fèi)在第三象限的時(shí)間！23 如何走出三象限如何走出三象限問題：?jiǎn)栴}：l 你真的無法把你的時(shí)間投資第二象限？你真的無法把你的時(shí)間投資第二象限？建議：建議：l 改變你的習(xí)慣，增強(qiáng)持續(xù)行動(dòng)的能力；改變你的習(xí)慣，增強(qiáng)持續(xù)行動(dòng)的能力；l 學(xué)會(huì)決不受急迫性事件的影響和左右。學(xué)會(huì)決不受急迫性事件的影響和左右。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 急迫性與重要性正邪

12、兩立，互為消長(zhǎng)！急迫性與重要性正邪兩立，互為消長(zhǎng)！24如何進(jìn)入第二象限如何進(jìn)入第二象限問題：?jiǎn)栴}：l 你的生命中最重要的是什么？你的生命中最重要的是什么？l 你的人生意義和目的是什么？你的人生意義和目的是什么？l 你的為人處事的原則是什么？你的為人處事的原則是什么？l 你人生的基礎(chǔ)：信念是什么？你人生的基礎(chǔ)：信念是什么？關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 我們必須認(rèn)真和深深的思考！我們必須認(rèn)真和深深的思考！l 否則，你只能是一個(gè)：混球！否則，你只能是一個(gè)：混球！25改變傳統(tǒng)的時(shí)間觀念改變傳統(tǒng)的時(shí)間觀念誤區(qū)：誤區(qū)：l 在最短的時(shí)間內(nèi)做最多的事。在最短的時(shí)間內(nèi)做最多的事。正確的方法：正確的方法：l 依照重要性程度

13、，來安排順序；依照重要性程度，來安排順序；l 不輕易因緊急情況，改變計(jì)劃；不輕易因緊急情況，改變計(jì)劃；l 認(rèn)清緊急性與重要性的區(qū)別；認(rèn)清緊急性與重要性的區(qū)別；l 要遵循你心中的目標(biāo)和方向。要遵循你心中的目標(biāo)和方向。26你對(duì)時(shí)間的控制你對(duì)時(shí)間的控制以下時(shí)間哪個(gè)最難控制？請(qǐng)排序：以下時(shí)間哪個(gè)最難控制？請(qǐng)排序：（ ）工作的時(shí)間；）工作的時(shí)間；（ ）業(yè)余的時(shí)間；（酒、賭、玩、侃）業(yè)余的時(shí)間；（酒、賭、玩、侃）（ ）上司的時(shí)間；）上司的時(shí)間；（ ）下屬的時(shí)間；）下屬的時(shí)間；（ ）客戶的時(shí)間；）客戶的時(shí)間；（ ）女友的時(shí)間；）女友的時(shí)間；（ ）家庭的時(shí)間；）家庭的時(shí)間；（ ）哥們的時(shí)間。）哥們的時(shí)間。27

14、時(shí)間是怎樣流失的時(shí)間是怎樣流失的問題：?jiǎn)栴}：l 時(shí)間總是被干擾、控制、割裂、破壞。時(shí)間總是被干擾、控制、割裂、破壞。所以：所以：l 你往往總是感覺時(shí)間實(shí)在太不夠用了！你往往總是感覺時(shí)間實(shí)在太不夠用了！困惑：困惑：l 你的時(shí)間到底到那里去了？你的時(shí)間到底到那里去了？28關(guān)于時(shí)間的事實(shí)關(guān)于時(shí)間的事實(shí)事實(shí)的一方面：事實(shí)的一方面：l 有些事情我們認(rèn)為能夠左右和管理，但其實(shí)我們不能！有些事情我們認(rèn)為能夠左右和管理，但其實(shí)我們不能！ （沒問題！）（沒問題?。┦聦?shí)的另一面：事實(shí)的另一面：l 有些事情我們認(rèn)為不能左右和管理，但其實(shí)我們能！有些事情我們認(rèn)為不能左右和管理，但其實(shí)我們能！ （啊呀（啊呀, ,不行不

15、行)關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 學(xué)習(xí)分辨和處理這些事情！學(xué)習(xí)分辨和處理這些事情！29有效的建議有效的建議建議一：建議一：l 專心去照顧你的猴子；專心去照顧你的猴子；建議二：建議二：l 讓別人照顧他的猴子；讓別人照顧他的猴子；建議三：建議三：l 把猴子交給能干的人。把猴子交給能干的人。建議四：建議四：l 團(tuán)隊(duì)分工合作養(yǎng)猴群！團(tuán)隊(duì)分工合作養(yǎng)猴群！30你的時(shí)間哪去了你的時(shí)間哪去了l 被你的上司搶走了！被你的上司搶走了！l 被你的同事分走了！被你的同事分走了！l 被你的下屬偷走了！被你的下屬偷走了！l 被你的朋友拿走了！被你的朋友拿走了！l 被它自己給溜走了！被它自己給溜走了！31來自上司的干擾來自上司的干擾

16、l 來自上司的干擾，往往最難控制。來自上司的干擾，往往最難控制。有效的方法：有效的方法：l 讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)；讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)；l 主動(dòng)約見你的上司以減少干擾。主動(dòng)約見你的上司以減少干擾。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 管理好你的上司！管理好你的上司！l 發(fā)揚(yáng)發(fā)揚(yáng)“香蕉文化香蕉文化”！32來自同事的干擾來自同事的干擾l 來自同事的干擾，往往最難推卻。來自同事的干擾，往往最難推卻。有效的方法：有效的方法：l 如果有人找你，站起來接待他；如果有人找你，站起來接待他；l 公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度；公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度； 紅色信號(hào)：請(qǐng)勿打擾！紅色信號(hào)：請(qǐng)勿打擾！ 綠色信號(hào)：可以進(jìn)來。綠

17、色信號(hào)：可以進(jìn)來。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 必須學(xué)會(huì)拒絕的藝術(shù)！必須學(xué)會(huì)拒絕的藝術(shù)！33來自下屬的干擾來自下屬的干擾l 來自下屬的干擾，往往容易忽視。來自下屬的干擾，往往容易忽視。有效的方法：有效的方法：l 安排固定時(shí)間，供屬下工作匯報(bào)；安排固定時(shí)間，供屬下工作匯報(bào)；l 保留固定時(shí)間，供屬下提出問題；保留固定時(shí)間，供屬下提出問題；l 安排其他時(shí)間，處理非緊急事件。安排其他時(shí)間，處理非緊急事件。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 用用“大黃點(diǎn)大黃點(diǎn)”將可能的干擾化解！將可能的干擾化解！34來自自己的干擾來自自己的干擾l 來自自己的干擾，往往最難察覺。來自自己的干擾，往往最難察覺。例如：例如：l 沒有目的的游蕩、與屬下

18、閑聊；沒有目的的游蕩、與屬下閑聊；l 各種不良的習(xí)慣，想改也困難。各種不良的習(xí)慣，想改也困難。有效的方法：有效的方法：l 學(xué)習(xí)管理和控制自己。學(xué)習(xí)管理和控制自己。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 己所不欲，勿施他人！己所不欲，勿施他人！35找到你生命中的找到你生命中的“西瓜西瓜”l 我們生命中總是會(huì)遇到西瓜和芝麻；我們生命中總是會(huì)遇到西瓜和芝麻；l 我們想得到西瓜，卻總是在揀芝麻；我們想得到西瓜，卻總是在揀芝麻；l 結(jié)果我們錯(cuò)誤的用數(shù)量代替了質(zhì)量。結(jié)果我們錯(cuò)誤的用數(shù)量代替了質(zhì)量。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 揀芝麻沒有大價(jià)值，揀西瓜卻有！揀芝麻沒有大價(jià)值，揀西瓜卻有！36確認(rèn)你的確認(rèn)你的“西瓜西瓜”時(shí)間時(shí)間 成果成果

19、時(shí)間時(shí)間 成果成果20%20%80%80%80%80%20%20%37確定有效目標(biāo)確定有效目標(biāo)前提：前提：l 工作不能沒有目標(biāo)設(shè)定；工作不能沒有目標(biāo)設(shè)定；l 目標(biāo)沒有計(jì)劃就是空想。目標(biāo)沒有計(jì)劃就是空想。所以：所以：l 計(jì)劃必須要考慮期望值；計(jì)劃必須要考慮期望值；l 計(jì)劃必須考慮資源配置；計(jì)劃必須考慮資源配置；l 目標(biāo)必須設(shè)定最后期限。目標(biāo)必須設(shè)定最后期限。38工作確定的順序工作確定的順序回答以下問題：回答以下問題：l 要做什么事情？要做什么事情？l 為什么要去做？為什么要去做？l 用什么標(biāo)準(zhǔn)做？用什么標(biāo)準(zhǔn)做？l 什么時(shí)間開始？什么時(shí)間開始？l 那些人參加做？那些人參加做？l 怎樣分配時(shí)間？怎樣

20、分配時(shí)間？關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 合理調(diào)整時(shí)間及資源分配的順序。合理調(diào)整時(shí)間及資源分配的順序。39效率和效益的分別效率和效益的分別問題：?jiǎn)栴}：l 9999張張1 1元和元和1 1張百元鈔票，你先拿哪張？張百元鈔票，你先拿哪張？分別：分別：l 追求效率追求效率把事情做對(duì)；把事情做對(duì)；l 追求效益追求效益做對(duì)的事情。做對(duì)的事情。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 抓西瓜和揀芝麻截然不同！抓西瓜和揀芝麻截然不同！l 戰(zhàn)略正確，戰(zhàn)術(shù)才有意義！戰(zhàn)略正確，戰(zhàn)術(shù)才有意義！40低回報(bào)工作低回報(bào)工作揀揀“芝麻芝麻”問題：?jiǎn)栴}：l 揀芝麻可以將你的時(shí)間消耗殆盡；揀芝麻可以將你的時(shí)間消耗殆盡；l 不必關(guān)注芝麻，不要被芝麻誘惑。不必關(guān)注

21、芝麻，不要被芝麻誘惑。方法：方法：l 將芝麻分類，集中時(shí)間處理他們；將芝麻分類，集中時(shí)間處理他們；l 堅(jiān)決停止你習(xí)慣性的揀芝麻行動(dòng)。堅(jiān)決停止你習(xí)慣性的揀芝麻行動(dòng)。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 做慢而對(duì)的事，比做快而錯(cuò)的事好！做慢而對(duì)的事，比做快而錯(cuò)的事好！41如何避免揀如何避免揀“芝麻芝麻” ” 可能的感覺：可能的感覺：l 我工作很努力，然而沒有成就感！我工作很努力，然而沒有成就感！可能的原因可能的原因: :l 不良習(xí)慣偷走了你寶貴的時(shí)間；不良習(xí)慣偷走了你寶貴的時(shí)間；解決的方法：解決的方法：l 持續(xù)時(shí)間記錄，提供精確資料；持續(xù)時(shí)間記錄，提供精確資料；l 記錄每天或記錄每天或3030天內(nèi)的活動(dòng)內(nèi)容；天內(nèi)的

22、活動(dòng)內(nèi)容；l 增強(qiáng)觀察進(jìn)入時(shí)間的有效流程。增強(qiáng)觀察進(jìn)入時(shí)間的有效流程。42怎樣確認(rèn)重要文件怎樣確認(rèn)重要文件l 真正重要的文件，內(nèi)容不會(huì)超過一張紙；真正重要的文件，內(nèi)容不會(huì)超過一張紙；l 80%80%的文件，是根本不重要和不需要的；的文件，是根本不重要和不需要的；l 如果你把大多數(shù)文件扔掉，啥事沒有！如果你把大多數(shù)文件扔掉，啥事沒有！座右銘：座右銘：l 當(dāng)你懷疑文件是否應(yīng)保留時(shí)當(dāng)你懷疑文件是否應(yīng)保留時(shí)扔掉它！扔掉它！l 請(qǐng)放心，真需要時(shí)一定有人會(huì)保存的！請(qǐng)放心，真需要時(shí)一定有人會(huì)保存的！43記錄你的時(shí)間軌跡記錄你的時(shí)間軌跡問題：?jiǎn)栴}：l 很少人會(huì)喜歡持續(xù)時(shí)間記錄。很少人會(huì)喜歡持續(xù)時(shí)間記錄。好處：好處：l 通過時(shí)間記錄能獲得洞察力。通過時(shí)間記錄能獲得洞察力。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：l 短期代價(jià)必將獲得長(zhǎng)期效益！短期代價(jià)必將獲得長(zhǎng)期效益！l 持續(xù)時(shí)間記錄，你