柳瑞軍《時間管理》

1、 CMC國際注冊管理咨詢師 IPTS國際注冊高級培訓(xùn)師 美國ICQAC高級職業(yè)培訓(xùn)師 河北科技大學(xué)特聘客座教授 香港華夏國際教育學(xué)院高級講師 榮獲2007年度全國30強(qiáng)金牌培訓(xùn)師高效能時間管理高效能時間管理誰能以深刻的內(nèi)容充實(shí)每個瞬間，誰就是在無限地延長自己的生命誰能以深刻的內(nèi)容充實(shí)每個瞬間，誰就是在無限地延長自己的生命庫爾茨（英）庫爾茨（英） 半天課程解決四個問題一、時間管理的必要？二、如何進(jìn)行個人時間管理？三、如何進(jìn)行工作時間管理？三、時間管理的操作技巧？ 課程觀點(diǎn)1. 時間管理是一種人生心態(tài)2. 時間管理就是自我管理3. 時間管理是重要的管理技能4. 時間管理是一門生活和工作的藝術(shù)第一部

2、分 時間管理的意義時間心態(tài)和區(qū)別使用時間時間管理是一種心態(tài)關(guān)于時間的話題 時間是什么？每人每天都是24小時，以上巨大的差別在哪？ 對時間的不同認(rèn)識的時間管理的心態(tài)不同 有區(qū)別利用時間。 成功和失敗、幸福和不幸的分水嶺，就是：我沒有時間！ 那么，我們的時間跑哪去了呢？馬克思：時間是人類發(fā)展的空間。 最近的科學(xué)研究也證明了馬克思的論斷：時間是以空間的形式存在的。 接下來，讓我們用一個生動形象的課堂活動，利用一張紙的空間，進(jìn)行一次簡單的生命之旅，盤點(diǎn)一下我們一生的時間1、時間盤點(diǎn)：時間紙條一切按要求的動作去做，紙條不要隨便撕、隨便扔、隨便亂涂亂畫；按規(guī)定的時間思考并寫下來，不要多想，只憑第一感覺就好

3、。生命紙條退休后的歲月假如時光可以倒流我不能決定命運(yùn)的長度，但是我可以決定生命的寬度假如生活可以自己掌控埋葬過去死神的賬單我們的工作時間 我們只有176個小時來完成每個月的目標(biāo) 我們只有2112個小時完成每年的目標(biāo)2、時間的特性無法取代無法取代時時 間間特特 性性客觀客觀公正性公正性供給毫無彈性供給毫無彈性無法失而復(fù)得無法失而復(fù)得無法蓄積無法蓄積54321 管理者的時間往往屬于別人，不屬于自己。 管理者往往被迫忙于“日常運(yùn)作”，除非他們干預(yù)采取行動改變周圍的一切。 我們不能決定時間的長度，但是我們可以決定時間的寬度。 不能管理時間的人，就不能管理一切。管理者的時間特性“對于這項最特殊、無可替代

4、的和不可或缺的資源，絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭，有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時間。” 3、時間的價值“有效的管理者并不是一開始就著手工有效的管理者并不是一開始就著手工作，他們往往會從時間安排上著手。他們并作，他們往往會從時間安排上著手。他們并不以計劃為起點(diǎn)，認(rèn)識清楚自己的時間用在不以計劃為起點(diǎn)，認(rèn)識清楚自己的時間用在什么地方才是起點(diǎn)。什么地方才是起點(diǎn)?！?德魯克德魯克卓有成效管理者卓有成效管理者第二部分 個人的時間管理時間管理就是自我管理生活和工作平衡的藝術(shù)生活和工作平衡的藝術(shù) 有哪件事，你經(jīng)常做的話會對你的生活產(chǎn)生重大的積極影響，可是你遲遲卻沒有去做？老板是如何

5、看待員工工作與生活的平衡？1、老板最關(guān)心的事情是競爭力。當(dāng)然他也希望你能快樂，但那只是因為你的快樂能幫助他的公司盈利。2、絕大多數(shù)老板都非常愿意協(xié)調(diào)員工的工作與生活的矛盾，如果你能給他出色的業(yè)績。這里的關(guān)鍵詞是“如果如果”。3、公司手冊上面關(guān)于工作與生活平衡的政策主要是為了招聘的需要，而真正的平衡是由一對一的談判決定的重要的是存儲自己的業(yè)績積分。4、那些公開為工作與生活的矛盾問題而斗爭、動輒要求公司提供幫助的員工這些人總是會被排擠到一邊。5、即使最寬宏大量的老板也會認(rèn)為，工作和生活即使最寬宏大量的老板也會認(rèn)為，工作和生活的平衡是需要你自己去解決的問題。的平衡是需要你自己去解決的問題。一、如何實(shí)

6、現(xiàn)工作與生活的平衡1、一致性： 個人理想與使命一致； 角色與目標(biāo)一致； 工作重點(diǎn)與計劃一致； 欲望與自制之間和諧一致。2、平衡性：生活與工作的平衡夢想與現(xiàn)實(shí)的平衡感性和理性的平衡3、有重心： 重要但不急迫的事情。4、重人性，能變通觀點(diǎn)分析：“人事決策往往需要大量的時間，因為決策做涉及到的一些問題，只有在反復(fù)考慮多次之后才能看清楚。不管他們決策的速度快慢，只要遇到人事問題，他們總是決定的很慢，而且常常需要經(jīng)過多次考慮，才能最后定案?！倍?、個人時間管理的步驟1、確定角色2、選擇目標(biāo)3、安排進(jìn)度4、逐日調(diào)整三、執(zhí)行 授權(quán) 信任 立即行動找出一直為你所忽略的、但對你有重大積極找出一直為你所忽略的、但對

7、你有重大積極影響的事情，作為近期目標(biāo)，立即行動！影響的事情，作為近期目標(biāo)，立即行動！韋爾奇的三點(diǎn)經(jīng)驗1. 無論參與什么游戲，都要盡可能地投入。無論參與什么游戲，都要盡可能地投入。2. 對于你所選擇的工作與生活平衡之外的對于你所選擇的工作與生活平衡之外的要求和需要，要有勇氣說要求和需要，要有勇氣說“不不”。3. 確認(rèn)你的平衡計劃沒有把你自己排除在確認(rèn)你的平衡計劃沒有把你自己排除在外。外。第三部分 工作時間管理工作時間管理的基本原則自我管理是最重要的管理技能 在事業(yè)上有哪件事，你經(jīng)常做的話會對你的工作產(chǎn)生重大的積極影響，可是你遲遲卻沒有去做？案例 某公司董事長十分肯定的說：“我的時間大致分成三個部

8、分：1/3用于與公司高層人員研究業(yè)務(wù)，1/3用于接待重要客戶，其余1/3用于參加社會活動。”但是，咨詢公司實(shí)際記錄了6個星期之后，結(jié)果令他大吃一驚一、影響個人時間效率的因素 “盲” “?！?“莽” “氓”成功與失敗的分水嶺，可以用這五個字來表達(dá)我沒有時間。 富蘭克林（英）盲 缺乏明確的目標(biāo) 沒有計劃沒有計劃 職責(zé)不明確 缺乏優(yōu)先順序。茫拖延的習(xí)慣腐爛的尸體莽 無效授權(quán)或不授權(quán) 專注細(xì)節(jié) 事必躬親 經(jīng)常救火 不會說“不”氓 缺乏個人管理，個人混亂，沒有條理。 干擾別人。二、影響公司時間效率的因素 變革之間缺乏整合 目標(biāo)不明確 無效溝通 個人的知識管理經(jīng)歷（能力） 我們太忙了，沒有時間去注意周圍。

9、因此，緊急事情總是代替重要事情。 簡單的威力時間效率案例伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯舒瓦普會見效率專家艾維利。查理斯：“應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)魏胃玫貓?zhí)行計劃的方案，我聽你的，并愿在合理范圍內(nèi)支付報酬?！卑S：“我可以在10分鐘內(nèi)給你一樣?xùn)|西，這東西可以使你的公司的業(yè)績提升至少50?！彼f給查理斯一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天要做的最重要的六件事?！边^了一會又說：“現(xiàn)在用數(shù)字表明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。”這個過程大約花了5分鐘時間。 艾維告訴查理斯：“現(xiàn)在把這張紙放進(jìn)口袋。明天早上第一件事情就是把這張紙拿出來，做第一項事情。緊接著是用同樣的方法對待第

10、二件事、第三件事直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是做著最重要的事情。每一天你都這樣做，叫你公司的員工也這樣做。這個實(shí)驗?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少?！?幾個星期之后，查理斯給艾維寄去一張25萬美元的支票，還有一封信。信上說，那是他一生中最有價值的一課。 5年之后，這個當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。三、工作時間有效性的三個基礎(chǔ)1. 記錄時間2. 管理時間3. 統(tǒng)一安排時間四、四、80/20原則原則20的工作占整個工作的80%的價值集中80的精力投入到20的工作投入20的精力做另外80的工作對工作進(jìn)行分類 價值80的工作

11、事項一事項二事項三 價值20的工作 事項四 事項五 事項六 事項七 事項八對時間和精力的分配 價值80的工作分配事項一：需2H集中精力事項二：需1H不受干擾事項三：需2H高效時間 價值20的工作分配事項四：往后推事項五：可不做事項六：可委托下屬事項七：-事項八：-工作價值分類 價值80的工作審閱文件裝卸計劃、預(yù)算費(fèi)用報告處理重要緊急的事項 20的價值的工作輔導(dǎo)下屬部門會議會見客戶談獎金問題接聽和打電話聊天五、目標(biāo)五、目標(biāo)ABCABC必須做的應(yīng)該做的不值得做的優(yōu)先級優(yōu)先級B重要重要但不緊迫但不緊迫優(yōu)先級優(yōu)先級A重要重要并且緊迫并且緊迫優(yōu)先級優(yōu)先級D不重要不重要也不緊迫也不緊迫優(yōu)先級優(yōu)先級C不重要

12、不重要但緊迫但緊迫緊迫的任務(wù)緊迫的任務(wù)不緊迫的任務(wù)不不重要的任務(wù)重要的任務(wù)重要的任務(wù)重要的任務(wù)緊迫性重要性矩陣緊迫性重要性矩陣六、第二象限工作法六、第二象限工作法1.按工作的緊急程度劃分 緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分： 2.按照重要程度來劃分按照重要程度來劃分銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用

13、物品報銷差旅費(fèi)重重 要要準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施、預(yù)防措施、 價值觀的澄清價值觀的澄清 緊急狀況緊急狀況 計劃計劃 迫切問題迫切問題 人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立 限期完成的會議或工作限期完成的會議或工作 真正的再創(chuàng)造能力真正的再創(chuàng)造能力 增進(jìn)自己的能力增進(jìn)自己的能力 不緊急不緊急 緊緊 急急忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事 造成干擾的訪問造成干擾的訪問處理文件等函件處理文件等函件 信件、報告信件、報告電話電話 某些會議某些會議浪費(fèi)性時間浪費(fèi)性時間 許多迫在眉睫的急事許多迫在眉睫的急事逃避性活動逃避性活動 符合別人期望的事符合別人期望的事 不不 重重 要要第四部分 時間管理的技巧時間管理是一門藝術(shù)簡

14、單化、條理化的工作技巧“有才能的人往往最為無效，因為他們沒有認(rèn)識到才能本身并不是成果，他們也不知道，一個人的才能，只有通過有條理、有系統(tǒng)的工作，才有可能產(chǎn)生效益?！?德魯克 一家制造廠經(jīng)理：“我已經(jīng)研究了長達(dá)79頁的業(yè)績管理手冊，還是不知如何著手。尤其是當(dāng)我還要實(shí)施再造項目和培訓(xùn)新手時更是毫無頭緒?！比诵钥刂埔磺?“人們?nèi)淌芄芾淼倪壿?，但是他們?nèi)宰孕衅涫隆！焙唵蔚耐?一、條理化你的工作一、條理化你的工作簡單工作五要素：認(rèn)識認(rèn)識感覺感覺應(yīng)用應(yīng)用實(shí)施實(shí)施成功成功知道哪些東西是重要的思考和計劃體會經(jīng)驗的感覺注意應(yīng)用哪些工具和資源創(chuàng)造和管理預(yù)期創(chuàng)造一個有激勵意義的成功先例二、制定有效計劃二、制定有效計劃 制定有效計劃（年、月、周、日） 當(dāng)天目標(biāo) 預(yù)留事項 待做事項德魯克：“要有成就，必得在使命感的驅(qū)使下從一而終，把精力專注在一件事上。”年度和月度計劃是前提周計劃是關(guān)鍵日計劃是保障 15分鐘 必須做 必須執(zhí)行 必須書面日事日畢，日清日高三、會議管理 5w1h 有備而來 必要的人參加應(yīng)付干擾 控制議題 有效追蹤 四、會見管理五、過程控制的PDCA循環(huán)課程回顧，百川入海課程回顧，百川入海意愿意愿知識知識技巧技巧習(xí)慣習(xí)慣養(yǎng)成習(xí)慣實(shí)現(xiàn)改變本課程主要理念和觀點(diǎn)來源于 職業(yè)經(jīng)理十項管理訓(xùn)