有效的工作時(shí)間管理教材

1、有效的工作時(shí)間管理有效的工作時(shí)間管理人這一生可短暫了，有時(shí)候跟睡覺(jué)是一樣一樣的。眼睛一閉，一睜，一天兒過(guò)去了,哈??！眼睛一閉，不睜，一輩子過(guò)去了，哈??！ 維克托維克托米爾克米爾克是世界上屈指可數(shù)的現(xiàn)代化大食品公司墨西哥中心技術(shù)總監(jiān)。他的工作直接或間接地受到公司5000雇員中3000多人的影響。他總是忙得不可開(kāi)交忙得不可開(kāi)交，想找點(diǎn)時(shí)間度假非常難，因?yàn)樗墓ぷ鲝膩?lái)也沒(méi)干完過(guò)工作從來(lái)也沒(méi)干完過(guò)。因此他參加了在墨西哥城舉行的一次時(shí)間管理研討會(huì)，并取得了效果。 米爾克說(shuō)：“現(xiàn)在我在較少的時(shí)間里做完了更多的工作。按保守的說(shuō)法，我現(xiàn)在完成同樣的工作后還能節(jié)余1h。我使用的方法是制訂每天工作計(jì)劃制訂每天工作

2、計(jì)劃。現(xiàn)在我根據(jù)事情的重要性安排工作順序。首先完成第一號(hào)事，然后再進(jìn)行第二號(hào)事。過(guò)去則不是這樣，那時(shí)往往將重要事延至有空的時(shí)候做。我沒(méi)有認(rèn)識(shí)到次要的事竟占用了我的全部時(shí)間?，F(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂?，F(xiàn)在我對(duì)我的工作安排感到很滿意。我認(rèn)為，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過(guò)去我從未迫使自己寫(xiě)出要做的事并將它們排列出優(yōu)先次序?，F(xiàn)在這樣做使我對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把不需要親自做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。對(duì)我有極大幫助的另一點(diǎn)是 現(xiàn)在就辦現(xiàn)在就辦的概念的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使亂

3、七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無(wú)章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素?！辟N在墻上的浪費(fèi)時(shí)間因素表浪費(fèi)時(shí)間因素表。米爾克說(shuō)：“我已經(jīng)親身體會(huì)到了顯而易見(jiàn)這個(gè)詞的含意。我把浪費(fèi)時(shí)間因素表貼在辦公桌前的墻壁上，非常醒目。我曾核對(duì)過(guò)其中20個(gè)浪費(fèi)時(shí)間因素，證明它對(duì)我是非常重要的。正象你看到的，我對(duì)頭號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素(變換化先次序和拖延)和辦公桌上雜亂無(wú)章的控制有了明顯進(jìn)展。我的第三個(gè)浪費(fèi)時(shí)間因素是危機(jī)管理危機(jī)管理，這好象是說(shuō)我們的生活危機(jī)四伏。通過(guò)大型電腦控制室，我們能夠鑒別機(jī)械或電子設(shè)備方面出現(xiàn)的問(wèn)題。現(xiàn)在我們正設(shè)法預(yù)先采取措施來(lái)防止將要出現(xiàn)的危

4、機(jī)問(wèn)題，并且正在尋找能夠更好地管理危機(jī)的辦法。同時(shí)我們也確切地發(fā)現(xiàn)，預(yù)先采取措施防止可能發(fā)生的危機(jī)和制訂應(yīng)急計(jì)劃完全可能最大限度地減少危機(jī)的影響”?！?培訓(xùn)內(nèi)容 】時(shí)間管理的含義、本質(zhì)時(shí)間管理的含義、本質(zhì)時(shí)間管理的發(fā)展時(shí)間管理的發(fā)展12時(shí)間管理的殺手時(shí)間管理的殺手3時(shí)間管理的原則及運(yùn)用時(shí)間管理的原則及運(yùn)用4培訓(xùn)總結(jié)培訓(xùn)總結(jié)5一、時(shí)間管理的含義、本質(zhì)什么是時(shí)間管理什么是時(shí)間管理 ？就是通過(guò)對(duì)自己時(shí)間的管理，來(lái)探討如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 時(shí)間管理的本質(zhì)時(shí)間管理的本質(zhì)自我管理自我管理 任務(wù)管理二、時(shí)間管理的發(fā)展備忘錄期備忘錄期時(shí)間進(jìn)程表輕重緩急個(gè)人管理時(shí)間管理的側(cè)重點(diǎn)不同時(shí)間管理

5、的側(cè)重點(diǎn)不同三、時(shí)間的殺手你能很好的安排工作嗎？你有拖延的習(xí)慣嗎？您能很好的安排您的工作時(shí)間嗎？、每個(gè)工作日之前，我都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、凡是可交派下屬去做的我都交派下去。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、我用工作進(jìn)度時(shí)間表來(lái)書(shū)面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、我盡量一次性處理完畢每份文件。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按優(yōu)先排列，先辦最重要的事情。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、我盡量回避干擾性電話、不速之客來(lái)訪以及突然召開(kāi)的會(huì)談。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣

6、做、我試著按照成績(jī)曲線圖表來(lái)安排我的工作。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、我的日程表留有回旋余地，以便我有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做、我努力這樣安排我的活動(dòng)，以便集中精力首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事。 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做10、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情，我會(huì)說(shuō)“不” 、從未做過(guò)、有時(shí)做、經(jīng)常做、總這樣做測(cè)試結(jié)果對(duì)照0分-15分：您自己并無(wú)時(shí)間規(guī)劃，而是讓別人牽著鼻子轉(zhuǎn)。如果您在諸多事項(xiàng)中排出優(yōu)先要辦的事情，則可能達(dá)到一些自己的目的。16分-20分：您試圖掌握自己的時(shí)間，但卻不能持之以恒，以便取得工作成效。你也許過(guò)于重視

7、對(duì)事情做出迅速的處理，在此忽略了那些事情更重要，不要把緊急的跟重要的工作混淆起來(lái)，緊急的不一定是最重要的。不要被外界干擾和影響，無(wú)論這干擾是來(lái)自傳真、電話、還是來(lái)自同事。如果你不能完成你必須完成的事，你決不會(huì)因?yàn)檠杆偬幚砹瞬恢匾男∈露岣吖ぷ餍省?1分-25分：你嘗試的掌握自己的時(shí)間，有些很不錯(cuò)的開(kāi)始，但是需要持之以恒。26分-30分：你知道如何分析事情的輕重緩急，這樣更加集中精力和提高效率。A A為為0 0分，分，B B為為1 1分，分，C C為為2 2分，分，D D為為3 3分分拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借

8、口。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （3）我經(jīng)常采取折中的辦法以避免或延緩不愉快的事。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A、非常同意 B、略表同意 C、略

9、表不同意 D、極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的

10、習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 “A“A”評(píng)評(píng)4 4分；分； “ “B B”評(píng)評(píng)3 3分；分；“C C”評(píng)評(píng)2 2分；分； “ “D D”評(píng)評(píng)1 1分。分。四、員工時(shí)間管理的原則及運(yùn)用 時(shí)間在使用過(guò)程中，確實(shí)存在著一些不可抗拒的原則，如果我們了解并遵循這些原則，就會(huì)使時(shí)間很好地為我們所用；如果不知道、不遵循時(shí)間管理的原則就會(huì)盲目地將時(shí)間浪費(fèi)。時(shí)間管理具有以下四個(gè)原則：80/2080/20原則原則四象限法則四象限法則計(jì)劃原則計(jì)劃原則習(xí)慣原則習(xí)慣原則 20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值 集中的精力要做20%的工作 投入

11、20%精力做另外80%的工作 假如工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的，則80%的價(jià)值來(lái)自于20%的項(xiàng)目，而剩下的20%的價(jià)值則來(lái)自于80%的項(xiàng)目。 當(dāng)然有可能會(huì)稍微多一些，有時(shí)也可能會(huì)少一些，但是如果你認(rèn)真去實(shí)踐這個(gè)原則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)原則是正確的。（一）（一）80/2080/20原則原則含義：含義：步驟一：將每天的工作全部列出步驟二：對(duì)工作進(jìn)行如下的分類(lèi)如何運(yùn)用呢？如何運(yùn)用呢？步驟三：時(shí)間和精力的分配價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作事項(xiàng)一：需2小時(shí)集中精力事項(xiàng)二：需1小時(shí)不受干擾事項(xiàng)三：需2小時(shí)高效時(shí)間事項(xiàng)四：可往后推事項(xiàng)五：沒(méi)時(shí)間就不做事項(xiàng)六：可委托下屬價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作事項(xiàng)一事項(xiàng)二

12、事項(xiàng)三事項(xiàng)四事項(xiàng)五事項(xiàng)六事項(xiàng)七例例：工作價(jià)值的分類(lèi)例例：時(shí)間和精力分配價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作文件審閱30分鐘9：0011：00準(zhǔn)備預(yù)算報(bào)告11：0012：00準(zhǔn)備工作總結(jié)留出1小時(shí)左右處理緊急事項(xiàng)例會(huì)無(wú)必要可取消輔導(dǎo)下屬可在下午短時(shí)間處理客戶不重要讓下屬會(huì)見(jiàn)讓助理過(guò)濾電話等獎(jiǎng)金推到某一時(shí)間或讓人事部門(mén)決定讓下屬提供資料價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作審閱文件準(zhǔn)備工作總結(jié)并匯報(bào)撰寫(xiě)計(jì)劃、預(yù)算費(fèi)用報(bào)告處理重要緊急事項(xiàng)例會(huì)輔導(dǎo)下屬部門(mén)會(huì)議會(huì)見(jiàn)客戶談獎(jiǎng)金問(wèn)題接聽(tīng)和打出電話聊天等舉例說(shuō)明：舉例說(shuō)明：接聽(tīng)所有電話會(huì)見(jiàn)所有客戶閱讀所有文件出席所有會(huì)議接受所有下屬意見(jiàn)每天做完所有工作結(jié)果：忙碌結(jié)果：

13、忙碌由秘書(shū)過(guò)濾接聽(tīng)電話只處理重要電話只會(huì)見(jiàn)占銷(xiāo)售量80%的20%的客戶只批閱80%信息量的20%的文件只聽(tīng)取20%下屬80%的建議出席起80%作用的20%的會(huì)議結(jié)果：充裕結(jié)果：充裕運(yùn)用運(yùn)用80/2080/20原則效果體現(xiàn)原則效果體現(xiàn)按照按照80/2080/20原則原則一般做法一般做法重要性重要性緊迫程度緊迫程度 二：重要但不緊急二：重要但不緊急 65% 65%80%80% 一：重要而且緊急一：重要而且緊急 20% 20%25%25% 四：不重要且不緊急四：不重要且不緊急 1% 1% 三：不重要但緊急三：不重要但緊急 15% 15%（二）四象限原理（二）四象限原理成功的時(shí)間分配管理成功的時(shí)間分配

14、管理第第象限：重要而且緊急象限：重要而且緊急-沒(méi)什么好說(shuō)的，立即去做！沒(méi)什么好說(shuō)的，立即去做！銷(xiāo)售部經(jīng)理要處理客戶的投訴。當(dāng)遇到既緊急又重要的事項(xiàng)，就需要他根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)和指示技能來(lái)處理顧客的投訴，不使事情擴(kuò)大化，又要使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿意。說(shuō)緊急是指必須馬上就要做的事項(xiàng)；說(shuō)重要是指對(duì)公司、部門(mén)或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。例：例： 不能因?yàn)椴痪o急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時(shí)間將任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個(gè)一個(gè)解決，并制定時(shí)間表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成就不會(huì)讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第第象限：重要但不緊急的事項(xiàng)象限：重要但不緊急的事項(xiàng)-有計(jì)劃去做！有計(jì)劃去做！ 王石所做的最有

15、眼光和與眾不同的事是，他在別人都忙著做那些緊急的事情的時(shí)候，做了那些在當(dāng)時(shí)看上去重要卻并不緊急的事情，譬如說(shuō)企業(yè)制度的規(guī)范、人力資源的設(shè)和企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念的設(shè)定。 馮侖（萬(wàn)通集團(tuán)董事長(zhǎng)）第第象限：緊急但不重要的事項(xiàng)象限：緊急但不重要的事項(xiàng)-交給他人去做！交給他人去做！ 第三象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過(guò)委婉的拒絕以減少此類(lèi)事務(wù)的發(fā)生。第第象限：不重要和不緊急的事項(xiàng)象限：不重要和不緊急的事項(xiàng)-盡量別做！盡量別做！ 當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)一些不重要的而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整戲臺(tái)和身體，但是不要在這個(gè)象限中投入過(guò)多的盡力，否則就是浪費(fèi)生命了。注意事項(xiàng)：注

16、意事項(xiàng)： 合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同象限中。 先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的工作。 不要讓第二象限的事情溜達(dá)到第一象限中。 不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。 根據(jù)第二象限的工作制定計(jì)劃。 80%的時(shí)間做第二象限的工作；20%的時(shí)間做其它象限的工作。Serving the nation, Strengthening society練習(xí)：將以下事項(xiàng)歸入到相應(yīng)的象限練習(xí)：將以下事項(xiàng)歸入到相應(yīng)的象限臨時(shí)參加各部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)。解決客人投訴。編寫(xiě)下個(gè)月部門(mén)員工排班。去拜訪VIP客人。陪朋友買(mǎi)手機(jī)。向上次聯(lián)系的客戶詢問(wèn)產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。核查下午客人信用額度報(bào)表。

17、發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。打若干個(gè)溝通的電話。保安員報(bào)告有兩客人在停車(chē)場(chǎng)打架斗毆。去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購(gòu)買(mǎi)最近很火的一本書(shū)致青春 。幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個(gè)遇到的難題。工作時(shí)段分配法則工作時(shí)段分配法則早上中午13：0015：00下午晚上活力充沛，沖勁與勇氣兼俱思考遲鈍，適合散心冷靜，溝通放松思考1、開(kāi)重要會(huì)議2、電話敲定事情/做事情3、給Leader方向/畫(huà)架構(gòu)4、執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng)目1、面對(duì)面（例訪談）2、四處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)3、溝通與協(xié)調(diào)1、思考問(wèn)題2、寫(xiě)計(jì)劃跟蹤進(jìn)度（1hr)3、跟蹤進(jìn)行中項(xiàng)目 （三）養(yǎng)成習(xí)慣（三）養(yǎng)成習(xí)慣p 要知道什么是好的時(shí)間管理的習(xí)慣p 好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的p 對(duì)時(shí)間的管理是一種

18、可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無(wú)意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意識(shí)中形成人們不會(huì)認(rèn)為習(xí)慣也會(huì)成為一種原則，但在時(shí)間的原則中它確實(shí)也是一種存在形式，即：p 工作效率低，辦事拖拉p 時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭p 工作時(shí)眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次p 經(jīng)常被電話、不速之客干擾，任由發(fā)展，不會(huì)說(shuō)不p 上班時(shí)間不緊湊，晚上加班干p 什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好p 愿意下屬多請(qǐng)示、多匯報(bào)才有權(quán)威p 沒(méi)有目標(biāo)、沒(méi)有計(jì)劃、人云亦云p 零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉，不會(huì)利用零碎時(shí)間p 沒(méi)有時(shí)間安排表，由別人來(lái)安排p 不會(huì)休息、不會(huì)娛樂(lè)、沒(méi)有空閑不良習(xí)慣不良習(xí)慣養(yǎng)成習(xí)慣養(yǎng)成習(xí)慣 行為學(xué)的研究表明，如果堅(jiān)持堅(jiān)持2121天天，你就很可能改變或養(yǎng)成一個(gè)新的習(xí)慣。當(dāng)然，這2121天，你需要經(jīng)歷如下過(guò)程： 1-15 1-15天天： 感到別扭； 15-18 15-18天天： 可以自覺(jué)地去做了； 18-20 18-20天天： 感覺(jué)做起來(lái)舒服； 21 21天天： 變得自動(dòng)了！一些好習(xí)慣：一些好習(xí)慣：p 每天花10分鐘作計(jì)劃；p 每周都將自己的工作排出優(yōu)先順序；p 在高效能的時(shí)間里完成重要的工作；p 會(huì)有效利用零星時(shí)間；p 文件柜或辦公桌整潔、條例清楚；p 在固定的時(shí)間里處