流程審計與流程優(yōu)化

1、流程審計與流程優(yōu)化流程審計與流程優(yōu)化姓名：楊偉姓名：楊偉時間：時間：2015.72015.7P2和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱P3和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程是為達到期望的管理或業(yè)務目標，在一定輸入資源基礎上，通過明確的組織、人員執(zhí)行并產生特定輸出結果的一系列的管理或業(yè)務活動，是一組共同給客戶創(chuàng)造價值的關聯(lián)的活動進程。什么是流程輸出價值我滿意是因為流程為我創(chuàng)造了 客戶 輸入 活動 相互關系 流程6要素：輸入、活動、相互關系、 輸出、顧客、價值P4和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程的特征P5和諧和

2、諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效顧客滿意快速（效率）正確（風險）便宜（成本）容易優(yōu)秀流程的特性P6和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效什么是流程管理n不是流程圖管理： 寫文件成為負擔，流程文件質量不高，并常被束之高閣； 寫的和做的“兩張皮”n不是某個部門的內部管理：跨部門的問題沒法化解；其他部門不關心，也不希望其他部門關心；流程文件沒有討論，直接會簽n不是孤立的管理方法：績效與目標管理，流程，制度，企業(yè)文化，組織架構流程管理是從流程角度出發(fā)，關注流程是否增值的一套管理體系。P7和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效目標管理5流程優(yōu)化4流程審計 流程管理循環(huán)體系3流程執(zhí)行 1流程規(guī)劃 2流程編

3、制 集團戰(zhàn)略管控模式/組織IT支撐流程制度保障流程組織保障流程培訓體系層級推進逐層匹配流程管理循環(huán)體系P8和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程審計基礎理論 流程審計實操程序 流程審計方法介紹P9和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效什么是流程審計 流程審計是在充分理解業(yè)務流程的前提下，通過規(guī)范化的手段，評價企業(yè)風險管理、內部控制和治理程序，發(fā)現(xiàn)影響企業(yè)控制管理和運作效率的不利因素，提出改進建議，為企業(yè)增加價值。 反 饋實際情況控制標準被審對象審計人差距改進比 較P10和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n流程建設環(huán)

4、境n流程的系統(tǒng)性和完整性 n流程設計質量 n流程執(zhí)行符合性 n關鍵流程能力n流程持續(xù)創(chuàng)新能力流程審計內容P11和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程建設環(huán)境審計要素審計維度審計要素1. 流程建設環(huán)境1.1 領導的作用1.2 管理人員績效導向1.3 宣傳與培訓1.4 流程意識1.5 變革意識P12和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程建設環(huán)境審計要素審計維度審計要素1.1 領導的作用1.1.1 領導者完全認同流程是企業(yè)核心競爭力之一1.1.2 領導者已將流程建設工作納入公司發(fā)展規(guī)劃中，作為重要的戰(zhàn)略要素；1.1.3 領導者在各種場合主動宣傳流程建設的重要意義，促進員工流程意識的提升1.1

5、.4 領導者親自參與關鍵流程優(yōu)化過程，或聽取流程優(yōu)化成果的匯報，提出優(yōu)化指導意見1.1.5 領導者關注業(yè)務問題的系統(tǒng)解決和預防，并倡導在流程中得以改進和固化1.1.6 領導倡導按照流程辦理，并且以身作則1.1.7 領導者為流程建設提供必要的資源支持，遇到困難和阻力時，仍繼續(xù)支持流程建設P13和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程系統(tǒng)性和完整性審計要素審計維度審計要素2. 流程系統(tǒng)性和完整性2.1 流程和戰(zhàn)略、商業(yè)模式匹配2.2 流程和組織的匹配2.3 流程以市場和客戶為中心2.4 流程和制度的匹配2.5 流程和信息化建設匹配2.6 流程缺失的程度2.7 流程體系的集成化程度P14和諧和諧

6、專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程設計質量審計要素審計維度審計要素3. 流程設計質量3.1 客戶價值導向3.2 流程適用范圍3.3 流程觸發(fā)條件3.4 流程的輸入與輸出3.5 流程的邊界3.6 流程的接口與協(xié)同3.7 流程的職責匹配3.8 流程關鍵活動的業(yè)務規(guī)則3.9 流程文件的規(guī)范性和統(tǒng)一性P15和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程執(zhí)行符合性審計要素審計維度審計要素4. 流程執(zhí)行力4.1 流程文控管理4.2 推行實施4.3 流程執(zhí)行的符合性4.4 流程執(zhí)行過程的問題反饋P16和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效關鍵流程能力審計要素審計維度審計要素5. 關鍵流程能力5.1 客戶滿意度5.

7、2 流程周期5.3 流程單位成本5.4 返工/缺陷率5.5 決策效率5.6 資源效率5.7 信息有效性5.8 上游流程及支撐流程有效性P17和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效持續(xù)創(chuàng)新能力審計要素審計維度審計要素6. 持續(xù)創(chuàng)新能力6.1 流程管理組織保障6.2 流程的時效性6.3 流程優(yōu)化的目標和計劃6.4 流程運行過程的監(jiān)控和報告6.5 流程持續(xù)優(yōu)化活動6.6 流程優(yōu)化工具和方法的普及6.7 流程優(yōu)化案例的共享6.8 流程優(yōu)化激勵機制P18和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n判斷原則一：績效低下（是否是問題流程）n判斷原則二：重要性（是否是比較核心的流程）n判斷原則三：準備度（實施審計

8、、優(yōu)化是否有較大的困難）選擇審計的流程P19和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程審計基礎理論 流程審計實操程序 流程審計方法介紹P20和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n 審計立項n 預備調查n 召開項目啟動協(xié)調會n 制定審計計劃n 發(fā)審計通知書n 熟悉現(xiàn)有的流程及組織資料n 描述流程基本框架n 實施性分析n 整理工作底稿n 出具審計報告初稿n 根據(jù)反饋意見修改n 提交最終審計報告n 審計歸檔n 問題點跟進關閉準備階段研討階段研討階段整理分析階段流程審計的步驟（流程）P21和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效年

9、度審計計劃業(yè)務部門提交申請業(yè)務暴露的流程重大問題公司高層領導的特別要求審計人員作為項目發(fā)起人，提出申請 n審計立項的依據(jù)準備階段審計立項P22和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n總體審計計劃項目背景：被審計項目的基本情況審計目的、審計范圍及審計策略審計內容：明確重要問題與重要審計領域的審計進度及時間（包含各階段工作安排和總體計劃）審計風險審計人員組成及人員分工n具體審計計劃：根據(jù)總體計劃進行工作任務分解各階段/分模塊具體的審計目標、程序執(zhí)行人及執(zhí)行日期不同的審計項目，項目經理可視需要決定是否制定具體計劃：一般來說，大型項目要求同時制定總體計劃和具體計劃準備階段審計計劃P23和諧和諧 專業(yè)專

10、業(yè) 激情激情 高效高效切入點：對于業(yè)務流程審計，通常從流程、組織和IT三個方面切入研討階段實質性分析P24和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效研討階段實質性分析n 評估業(yè)務流程現(xiàn)狀 現(xiàn)有業(yè)務流程描述和定義（角色和責任、活動列表、流程圖） 現(xiàn)狀流程問題列表n 評估目前的組織和控制系統(tǒng) 現(xiàn)有的組織結構及人員 現(xiàn)有的內部目標、衡量標準及績效體系 組織管理體系n 評估現(xiàn)有的信息系統(tǒng)與技術 現(xiàn)有的應用系統(tǒng)、結構、業(yè)務量 現(xiàn)有的IT策略P25和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效首次認證時間長流程選型不當貨期不足預測性差計劃不準缺乏市場需求信息采購期不足急單多合同不規(guī)范IT信息不共享平臺不統(tǒng)一信息傳遞不

11、規(guī)范信息傳遞不及時涉及部門多組織審批環(huán)節(jié)多等待時間長責任不明確溝通困難部門壁壘厚本位主義嚴重工作疏忽責任心不強業(yè)務人員專業(yè)知識不夠人手不足無編碼量大種類多其他為何采購商品不能及時入庫實質性分析案例P26和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程審計基礎理論 流程審計實操程序 流程審計方法介紹P27和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效方法一：穿行測試n涵義：明確一個事項在業(yè)務流程的運行軌跡全過程n分類：根據(jù)追查方法的不同，穿行測試可分為： 正向測試 逆向測試n評價： 優(yōu)點：完整清晰地反映流程運作的全貌與內部細節(jié) 缺點：花費

12、時間較長流程審計方法介紹P28和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效采購員 質管部 倉儲部 財務部2 資質審核3 采購訂單4 采購談判5 簽訂合同8 入庫驗收10入庫上帳11 采購結算12銷售跟蹤7 到貨確認9 商品標價6 在途跟蹤1 新品調研流程審計方法介紹P29和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效方法二：攻擊性測試n 涵義：有意識地向流程輸入異常信息，測試流程能否識別并正確處理，從而發(fā)現(xiàn)： 流程運作的符合性 監(jiān)控點的有效性 正 確 的 輸 入關鍵監(jiān)控點異常輸入流程審計方法介紹P30和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n訪談準備 訪談計劃、訪談提綱、訪談人員準備n訪談實施開始、實施、結束

13、n訪談總結訪談記錄整理、訪談技巧總結方法三：訪談流程審計方法介紹P31和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程優(yōu)化基礎理論 流程優(yōu)化實操程序 如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化P32和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程優(yōu)化（BPI，Business Process Improvement ）BPI是對流程的持續(xù)漸進式改進，并且重視和鼓勵員工的參與和學習。流程再造流程重組（BPR，Business Process Reengineering ）BPR是對業(yè)務流程的根本性的再思考和重設計，以在成本、質量、服務、速度等關鍵績效方面取

14、得戲劇性的改進。- Dr. Michael Hammer流程優(yōu)化與流程重組P33和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效業(yè)務流程建設按變革的程度可分為三個層次流程優(yōu)化與流程重組P34和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程重組： 戰(zhàn)略的重大變化 商業(yè)模式的創(chuàng)新 持續(xù)增長的危機 財務壓力大 變革準備度高 變革能力較強開展流程優(yōu)化的條件流程優(yōu)化： 商業(yè)模式相對穩(wěn)定 業(yè)務持續(xù)增長 有革新意識，但有變革壓力 變革能力有限P35和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n規(guī)范運作，提高、穩(wěn)定工作績效，減少風險n固化經驗、教訓，指導不同的人做好同樣的事、提高效率和效果n將骨干人員從繁雜、重復性任務中解放出來，

15、把更多的時間用在創(chuàng)造性的增值工作上n為企業(yè)信息化奠定基礎流程優(yōu)化的目的P36和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效項目目標戰(zhàn)略和IT技術當前的問題領導層的期望客戶的需求客戶調查/調研/反饋 客戶需求需要的流程能力（要什么）流程設計的原則（怎么做）明確流程優(yōu)化的目標P37和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程優(yōu)化基礎理論 流程優(yōu)化實操程序 如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化P38和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n分析審計中的關鍵材料n通過審視最佳實踐來獲取靈感n應用流程設計技巧n評估和選擇改進方案n建立未來的流程 設計未來流程

16、的步驟P39和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n回顧流程的現(xiàn)狀圖n回顧流程的愿景和目標n回顧審計中的關鍵問題和改進建議一. 分析審計中的關鍵材料P40和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效n通過Web、書籍、顧問機構等來收集最佳實踐信息n通過訪談客戶了解同行中的最佳實踐n通過研究競爭對手積累最佳實踐數(shù)據(jù)二. 通過審視最佳實踐來獲取靈感P41和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效2.5 1.03.03.0 2.03.01.如何消除或者壓縮流程中的等待和傳遞時間 將串行活動變成并行活動 去除不需要的活動，減少流程步驟 合并內部的環(huán)節(jié) 調整各環(huán)節(jié)的地理位置，或導入IT應用 壓縮每個環(huán)節(jié)的時間、規(guī)

17、定時間期限三. 應用流程設計技巧：消除流程中非增值因素P42和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效2.如何優(yōu)化流程中的檢查、評審點根據(jù)發(fā)生錯誤的幾率來決定檢查、評審點設置的必要性取消重復審批點將不同環(huán)節(jié)的串行審批變成并行審批根據(jù)控制對象金額的大小，進行分層授權審批選擇合適的審批人，讓最明白的人最有權采用窗口式服務或者集中式評審三. 應用流程設計技巧：消除流程中非增值因素P43和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效 ？3.如何減少流程中的返工 定義操作級流程、重要活動的操作規(guī)范、模板 建立經驗、教訓共享知識庫 規(guī)范對流程執(zhí)行人員的培訓三. 應用流程設計技巧：消除流程中非增值因素P44和諧和諧 專

18、業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效4.如何優(yōu)化流程中的客戶接觸點 盡量統(tǒng)一接口，避免太多不同的人直接與客戶接觸 簡化接觸界面，在客戶接觸點上盡量減少客戶的工作量 整合客戶接觸點，將客戶參與的流程活動盡量整合在一起案例：一站式開票流程三. 應用流程設計技巧：消除流程中非增值因素P45和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效是否對流程的目標有較大的影響？新流程中每個活動是否都是增值的？信息流是否是通暢的？批準步驟是否被壓至最少？客戶界面和內部界面是否方便？等待時間是否被壓至最少？流程中涉及的人手是盡可能的少？以下是一些判斷原則：四. 評估和選擇改進方案P46和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效第一部分流程基礎知識回顧第二部分流程審計介紹流程優(yōu)化介紹第三部分大 綱 流程優(yōu)化基礎理論 流程優(yōu)化實操程序 如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化P47和諧和諧 專業(yè)專業(yè) 激情激情 高效高效流程管理部門流程歸屬部門公司高層 商業(yè)模式創(chuàng)新 流程優(yōu)化優(yōu)先級決策 關鍵流程成果評審與激勵 主導相關流程的建立和持續(xù)優(yōu)化 例外事件處理 制定和實施流程優(yōu)化的工作計劃 落實流程責任人 推動流程優(yōu)化活動展開 流程審計流程管理的組織保障P48和諧和諧