高效優(yōu)質(zhì)的會(huì)議組織與管理教材(PPT 69頁(yè))

1、高效優(yōu)質(zhì)的會(huì)議組織與管理高效優(yōu)質(zhì)的會(huì)議組織與管理重新認(rèn)識(shí)會(huì)議1為什么要開會(huì)政令需要暢通思想需要統(tǒng)一人心需要凝聚問(wèn)題需要討論大事需要決策士氣需要鼓舞你能在世界上找到一個(gè)不開會(huì)的組織嗎會(huì)議的幾大其他工具無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)會(huì)議可用來(lái)發(fā)表宣言傳播理想發(fā)布政令舉辦活動(dòng)聲勢(shì)大速度快會(huì)議可同時(shí)達(dá)到幾種效果如溝通和激勵(lì)討論和決定宣傳和發(fā)動(dòng)會(huì)議可大可小可多可少可長(zhǎng)可短可白天可晚上靈活方便會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)人樹立形象施展才華建立威信發(fā)揮影響的最好平臺(tái)會(huì)議也是一個(gè)窗口，可以用來(lái)觀察一個(gè)組織的文化和有關(guān)人員的能力素質(zhì)會(huì)議的幾種主要類型大型集會(huì)國(guó)家兩會(huì)電視電話會(huì)議組織、部門、團(tuán)體內(nèi)部會(huì)議企業(yè)最常用的幾種會(huì)議股東會(huì)董事會(huì)總經(jīng)理辦公會(huì)

2、議經(jīng)營(yíng)例會(huì)周例會(huì)晨會(huì)、夕會(huì)臨時(shí)會(huì)議其他會(huì)議臨時(shí)會(huì)議、其他會(huì)議包括研討會(huì)溝通會(huì)座談會(huì)說(shuō)明會(huì)茶話會(huì)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)歡迎會(huì)歡送會(huì)總結(jié)會(huì)表彰會(huì)學(xué)習(xí)會(huì)批判會(huì)讀書會(huì)反思會(huì)企業(yè)會(huì)議存在問(wèn)題及原因分析2分析一個(gè)真實(shí)的會(huì)議這個(gè)會(huì)議開得好嗎存在什么問(wèn)題為什么會(huì)存在這些問(wèn)題大家有什么好的建議企業(yè)會(huì)議中普遍存在的問(wèn)題參而不議議而不決決而不行行而無(wú)果企業(yè)會(huì)議效果不佳原因分析認(rèn)識(shí)不到重視不夠準(zhǔn)備不足技巧不佳落實(shí)不力方法不對(duì)目的不明高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議的“秘密”3高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議的“標(biāo)本”一次會(huì)議能夠稱得上高效優(yōu)質(zhì)，一定要同時(shí)達(dá)到三個(gè)目的解決了問(wèn)題統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)鼓舞了士氣高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議是這樣“煉”成的思想重視準(zhǔn)備充分主題明確紀(jì)律嚴(yán)明組織得當(dāng)落實(shí)到

3、位高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)目的要清晰認(rèn)識(shí)要統(tǒng)一通知要提前發(fā)言要高質(zhì)決定要明確措施要有力高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議的一般操作流程確定會(huì)議主題與形式落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地與用品發(fā)布會(huì)議通知按時(shí)召開會(huì)議形成會(huì)議決議、紀(jì)要、記錄跟辦會(huì)議決議執(zhí)行情況并通報(bào)根據(jù)會(huì)議制度執(zhí)行獎(jiǎng)罰會(huì)議文件存檔規(guī)范的會(huì)議通知是這樣的關(guān)于召開（舉行）某某會(huì)議的通知各部門經(jīng)理：茲定于2011年 9 月18日下午14時(shí)在公司二樓第八會(huì)議室舉行什么什么會(huì)議，會(huì)議將重點(diǎn)討論近期發(fā)生的幾起質(zhì)量事故，分析原因，討論對(duì)策，論題重要，事關(guān)大局，請(qǐng)各部門經(jīng)理按時(shí)參加，不得有誤。特此通知。公司總經(jīng)理辦公室二一一年九月十二日高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議的策劃組織與管理4會(huì)議的策劃和主題的

4、形成 為什么想到要開這樣一個(gè)會(huì)議希望通過(guò)這次會(huì)議達(dá)到什么效果在哪里舉辦以什么形式舉辦有沒(méi)有更好的形式以前同類會(huì)議有過(guò)什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)這次需要特別注意什么會(huì)議由誰(shuí)主持，什么人參加會(huì)議場(chǎng)地的確定提前確定會(huì)議室提前按會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備用品提前檢查空調(diào)、投影設(shè)備會(huì)議桌上的資料應(yīng)該如何擺放會(huì)議桌上的水應(yīng)該如何擺放如何解決會(huì)議室使用沖突問(wèn)題發(fā)布會(huì)議通知提前發(fā)布會(huì)議通知會(huì)議通知的基本要素什么是規(guī)范的會(huì)議通知會(huì)議通知發(fā)出后就萬(wàn)事大吉了嗎會(huì)議提醒會(huì)前短信提醒確認(rèn)會(huì)前的檢查與確認(rèn)檢查確認(rèn)會(huì)議準(zhǔn)備情況檢查確認(rèn)與會(huì)人員到會(huì)情況檢查確認(rèn)會(huì)議室準(zhǔn)備情況檢查確認(rèn)會(huì)議設(shè)備可以正常使用室外會(huì)議檢查確認(rèn)天氣正常檢查確認(rèn)與會(huì)議有關(guān)的其他情況

5、會(huì)中的注意事項(xiàng)按時(shí)開始（不等遲到者）不要偏離主題按會(huì)議流程進(jìn)行引導(dǎo)和激發(fā)與會(huì)人員踴躍發(fā)言得出應(yīng)該得出的結(jié)論作好會(huì)議記錄會(huì)后的跟進(jìn)與落實(shí)形成、簽發(fā)會(huì)議決議或紀(jì)要按會(huì)議決議或紀(jì)要組織落實(shí)提醒有關(guān)人員工作進(jìn)展情況與工作進(jìn)展異常者溝通并提供協(xié)助形成會(huì)議決議或紀(jì)要執(zhí)行情況報(bào)告依據(jù)會(huì)議管理制度對(duì)有關(guān)人員作出處罰會(huì)議總結(jié)與提升定期不定期地對(duì)會(huì)議策劃、組織、管理情況進(jìn)行總結(jié)剖析一次具體的會(huì)議對(duì)好的方面進(jìn)行總結(jié)提練對(duì)不好的方面進(jìn)行原因分析并制定對(duì)策能夠標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化能夠優(yōu)化的流程進(jìn)行優(yōu)化高效優(yōu)質(zhì)會(huì)議其他注意事項(xiàng)盡量縮短會(huì)議時(shí)間，把更多時(shí)間用在會(huì)前和會(huì)后一次會(huì)議只設(shè)一個(gè)主題無(wú)關(guān)人員不參加會(huì)議能夠通過(guò)溝通解決的

6、問(wèn)題不上會(huì)向與會(huì)人員提出明確而嚴(yán)格的要求會(huì)議確定的任務(wù)要有時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、責(zé)任人等要素如何成為優(yōu)秀的“會(huì)議人”5中高層管理者在會(huì)議中的幾種角色與會(huì)者會(huì)議召集人會(huì)議策劃者會(huì)議組織者會(huì)議主持人如何做一名優(yōu)秀的與會(huì)者收到通知，提前準(zhǔn)備思想上要重視，態(tài)度上要認(rèn)真按時(shí)與會(huì)帶著以下“裝備”與會(huì)事實(shí)數(shù)據(jù)意見(jiàn)、建議某經(jīng)理某主管某主管副經(jīng)理工程師如何做一名優(yōu)秀的會(huì)議召集人接到指令，認(rèn)真準(zhǔn)備理解領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議目的會(huì)議召集人應(yīng)該做什么會(huì)議召集人分幾個(gè)“等級(jí)”測(cè)試一下你現(xiàn)在在哪個(gè)階段和等級(jí)下一步應(yīng)該做什么如何做一名優(yōu)秀的會(huì)議策劃者深刻理解會(huì)議的功能和目的及時(shí)總結(jié)會(huì)議的成敗與得失廣泛學(xué)習(xí)與交流善于思考和悟提出優(yōu)秀的會(huì)

7、議方案跟進(jìn)方案實(shí)施情況及時(shí)總結(jié)和完善推薦一種特別會(huì)議 佛山歐陶公司的360度直面溝通會(huì)即 “反思檢討溝通會(huì)”。 董事長(zhǎng)歐陽(yáng)天生：“批評(píng)也能創(chuàng)造財(cái)富?！?“如果領(lǐng)導(dǎo)都聽?wèi)T了好話，聽不進(jìn)去批評(píng)的話，離失敗就沒(méi)多遠(yuǎn)了?！蹦切┧较轮腋嫖覀?，指出我們錯(cuò)誤的人，才是真正的朋友。 馬云聽不到奉承的人是一種幸運(yùn)，聽不到批評(píng)的人卻是一種危險(xiǎn)。 牛根生最痛苦的時(shí)候，壓力最大的時(shí)候，腦子里面只有一件事兒的時(shí)候，我把全國(guó)分公司經(jīng)理招到荒山腳下北大門那個(gè)地方，招待所里面，然后在那個(gè)地方閉門開批判會(huì)。大家批判我，批判了三天三夜，我覺(jué)得那個(gè)就很有用。 史玉柱成功的企業(yè)還在舉行什么會(huì)議 騰訊：騰訊 “ 批斗會(huì) ” “ 診斷騰

8、訊 ”論壇，2011年2-5月舉辦了8場(chǎng)，廣邀互聯(lián)網(wǎng)、媒體、投資、咨詢、法律等領(lǐng)域的資深人士參加。集體追悼會(huì)2011年7月5日，史玉柱和劉永好、馬云、馮侖、茅永紅、鄭躍文、張征宇在重慶集體研究決定：舉辦一個(gè)集體追悼會(huì)，每人給自己致悼詞。結(jié)束過(guò)去，開始未來(lái)。每活一天就凈賺24小時(shí)，珍惜每一天，充實(shí)每一天，快樂(lè)每一天。 史玉柱微博如何做一名優(yōu)秀的會(huì)議組織者深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議目的思想上要重視，態(tài)度上要認(rèn)真選對(duì)會(huì)議工作團(tuán)隊(duì)制定會(huì)議實(shí)施方案制作表單關(guān)注細(xì)節(jié)及時(shí)總結(jié)2008年總結(jié)表彰暨歌詠比賽活動(dòng)當(dāng)日工作安排總結(jié)表彰歌詠比賽員工聚餐人員就位布置就緒確認(rèn)臺(tái)幕無(wú)誤09:00 郭常青執(zhí)行車輛限行10:30

9、吳廣立桌椅擺放完畢11:30前 黎 莎臺(tái)上用品到位12:30前 黎 莎獎(jiǎng)金證書到位13:00 張曼男安保人員到位12:10 吳廣立禮儀小姐到位12:30前 黎 莎與會(huì)員工到位13:10前 黎 莎優(yōu)秀員工到位13:30 丁萬(wàn)元攝影人員到位13:40 郭常青確認(rèn)音響良好13:10 楊建華宣布手機(jī)靜音13:45 黎 莎宣布領(lǐng)導(dǎo)上臺(tái)13:50 黎 莎播放恒路之歌14:05 楊建華禮儀引導(dǎo)送獎(jiǎng)14:40 黎 莎主持進(jìn)入狀態(tài)約15:20 黎莎評(píng)委按時(shí)到位約15:30 黎 莎評(píng)委用品無(wú)誤約15:50 黎 莎評(píng)分統(tǒng)計(jì)無(wú)誤全程 黎 莎攝影攝像全優(yōu)全程 郭常青全員各就各位18:00 黎 莎致詞用品無(wú)誤18:05

10、黎 莎上餐用酒協(xié)調(diào)全程 黎 莎聚餐秩序維持全程 吳廣立緊急事件處置全程 吳廣立2008年總結(jié)表彰暨歌詠比賽活動(dòng)倒計(jì)時(shí)五日工作安排12月30日，二12月31日，三元月 3 日，六12月29日，一12月27日，六定合唱臺(tái)方案10 : 00 黎莎確定搭臺(tái)方案14 : 00 黎莎部署環(huán)境美化15 : 30 黎莎部署車輛管制16:30 吳廣立部署卡板清理17 : 00 黎莎初定評(píng)委名單10 : 00 黎莎完成表彰決定11:30 丁萬(wàn)元查詢天氣預(yù)報(bào)14 : 00 黎莎終審禮儀動(dòng)作16 : 00 黎莎準(zhǔn)備工作總檢17 : 00 黎莎確認(rèn)發(fā)言代表10:00 丁萬(wàn)元確認(rèn)聚餐人數(shù)11 : 00 黎莎備好評(píng)委分牌14 : 00 黎 莎確認(rèn)評(píng)委名單16 : 00 黎莎確認(rèn)評(píng)分細(xì)則18 : 00 黎莎完成領(lǐng)導(dǎo)名牌10 : 00 黎莎完成證書打印11:00 曾小桂確認(rèn)背景方案15:50 郭常青確認(rèn)天氣預(yù)報(bào)17 : 00 黎莎完成衣服租借18 : 00 黎莎完成司旗更換10:00 郭常青完成音響檢測(cè)11:10 黎 莎跟進(jìn)各隊(duì)走臺(tái)14 : 00 黎 莎完成禮儀走臺(tái)16 : 00 黎莎完成主持走臺(tái)17 : 00