外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程

1、外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何 載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買 賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email 或書面合同等方式。2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1）合同：（ CONTRACT ）合同有銷貨合同（

2、 SALES CONTRACT ）和購貨合同（ PURCHASE CONTRACT ）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（2 ） 確認(rèn)書；（ CONFIRMATION ）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不 列入。它也有銷貨確認(rèn)書 （ SALES CONFIRMATION ）和購貨確認(rèn)書 （ PURCHASE CONFIRMATION ） 這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品， 日用品，土特產(chǎn)等。 而合同用 的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單， 我們收到后要回復(fù)，不能置之不

3、理，否則算默認(rèn)。4 接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。（1 ） 詢盤：（ INQUIRY ）又叫詢價(jià)。（2 ）發(fā)盤：（ OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條 件達(dá)成交易， 訂立合同的一種確定的表示。 在實(shí)際業(yè)務(wù)中， 發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后 作出的。（3） 還盤：（ COUNTER-OFFER ）又叫還價(jià)。（4 ）接受（ ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些 條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二審單：即審核合同1 審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款

4、，總額，付款方式，包裝 要求，交貨期，交貨方式。2審單方法：（1 ）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？ 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì) 不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。（3 ） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約 數(shù)：如合同數(shù)量前加 “約 ”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn) 為是 2。 5% ，有的認(rèn)為是 5% 。按跟單信用證統(tǒng)一慣例，信用證上如規(guī)定約字，

5、應(yīng)允許有 不超過 10% 的增減幅度。（ 4 ）單價(jià)，總額的審查：1 、客戶下單有的會將單價(jià)標(biāo)出，我們要對照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對？總額有沒有加錯(cuò)？ 新 客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。2 、通常我們以美元為結(jié)算貨幣， 但也有以其它幣種的。 要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。 （英鎊，港幣，歐元）（5 ）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件），C&F （ Freight or Carriage Paid to）運(yùn)費(fèi)付至.指定目地的交貨， CIF 成本 + 保險(xiǎn)費(fèi) + 運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格。常用的 FOB CFR CIF

6、幾種價(jià)格 的換算及公式介紹如下：（1）FOB 價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià) = FOB 價(jià) + 運(yùn)費(fèi)FOB 價(jià) + 運(yùn)費(fèi)CIF 價(jià) = 1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成（2）CFR 價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB 價(jià) = CFR 價(jià) 運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)CIF 價(jià) = 1 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成（3）CIF 價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB 價(jià) = CIF 價(jià) X （1 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率） - 運(yùn)費(fèi)CFR價(jià) = CIF 價(jià) X （ 1 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）（ 6 ）付款方式審查：1. 付款方式是否能接受？ LC ，付定金，等等。2. 支付的貨幣能否接受？（ 7 ）包裝要求的審查：1 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝

7、，展示給客戶能否接受？2 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？3 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。（8 ）交貨期的審查： 跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3 周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長。（9 ）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付， 客戶決定交貨方式。 如我們付費(fèi)， 盡量用海運(yùn)。 如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)， 而客戶要求空運(yùn)（趕銷售

8、），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1 寄目錄，樣本：2 準(zhǔn)備樣品。（1 ） 工廠現(xiàn)有的款式（2 ） 新款（3 ） 客戶來樣。 要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修 改幾次。 跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品， 以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。 在國際貿(mào)易中， 憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。B： 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。C： 新品的制作要留有實(shí)樣。D： 客戶的來樣要保存好原樣。三形式發(fā)票： PROFORMA INVOICE買方為了向其本國當(dāng)局

9、申請進(jìn)口許可證或核批外匯， 在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品 名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用， 對 雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明 “形式發(fā)票 ”字樣。形式發(fā)票上一般 要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù) 量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶 開證或匯款。注意幾點(diǎn)：1 . 單價(jià)條款要明確2 . 交期要明確3 . 付款條件要明確FOB, CFR, CIF )LC, TT )四出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對

10、履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款 為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，（報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船 ） ，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：（1）. 籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物（2）. 催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C 。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致， 銀行保證付款。 跟單員應(yīng)對以 L/C 為支付方式的合同進(jìn)行催證， 審核和修 改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證 的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確

11、， L/C 的貨物和金 額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯(cuò)誤。要求對方修改，一份 L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。（3）. 訂倉裝船：貨物備妥， L/C 沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。 按 CFR 和 CIF 成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（ P。28 ）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作 有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A 貨柜選擇： （ P。29 ）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20' 29 30立方 /17.5

12、噸 40' 58 61 立方 /22.5 噸 40' H 68 71 立方 /27.5 噸B制作裝箱單：（ P。30 ）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量， 箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。C跟蹤裝柜：（ P。 31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安 排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格 的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。（4）. 制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按 L/C ，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在

13、L/C 的 有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證， 商檢證，保險(xiǎn)單等。B.結(jié)匯:如按 L/C 的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求： 正確，完整，及時(shí)，簡明，整潔。五進(jìn)口貨物跟單的基本程序：（1 ） 就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}，申請開證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商 檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。一采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù) 量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。（適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量，適價(jià)）1、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有： 超

14、過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。 來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。2 、企業(yè)方面的原因： 供應(yīng)商的選定有誤， 對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。 所要求的品質(zhì)沒說清楚。 價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。3 、 溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。三.物料采購跟單流程：1 、 制作訂購單 : 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時(shí)注意： 審查請購單。熟悉訂購的物料，價(jià)格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書， 發(fā)出訂購單。（制作采購單P。 26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價(jià)

15、格。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料， 跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。3、物料檢驗(yàn)：確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員，進(jìn)行物料檢驗(yàn)，處理檢驗(yàn)問題。4、物料進(jìn)倉：協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。四物料采購跟單的方法策略： 催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購的物料， 使企業(yè) 的經(jīng)營成本降低。1 催單的方法：（1）按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。 （2）定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催

16、。生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期， 產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)， 因此跟 單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度， 發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理。 因?yàn)樯a(chǎn)過程跟 單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線， 查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。一生產(chǎn)過程跟單的基本要求：1、按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。 2、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。生產(chǎn)過程跟單的流程：1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所 訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2 、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如 不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？3 、制定生產(chǎn)計(jì)劃： 生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管 人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度（1 ） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：（2 ） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序（3 ） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)： 實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。（4 ） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日報(bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常 處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。5. 交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可 承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二