Excel數(shù)據(jù)管理與

1、十二、十二、Excel數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析 內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、排序工作表數(shù)據(jù)一、排序工作表數(shù)據(jù)二、篩選工作表數(shù)據(jù)二、篩選工作表數(shù)據(jù)三、分類匯總工作表數(shù)據(jù)三、分類匯總工作表數(shù)據(jù)一、排序工作表數(shù)據(jù)一、排序工作表數(shù)據(jù) 排序是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新組織安排序是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新組織安排的一種方式。排的一種方式。Excel可以對(duì)整個(gè)工作表或選可以對(duì)整個(gè)工作表或選定的某個(gè)單元格區(qū)域進(jìn)行排序。定的某個(gè)單元格區(qū)域進(jìn)行排序。 在在Excel中，可以對(duì)一列或多列中的數(shù)據(jù)中，可以對(duì)一列或多列中的數(shù)據(jù)按文本、數(shù)字以及日期和時(shí)間進(jìn)行排序，還可按文本、數(shù)字以及日期和時(shí)間進(jìn)行排序，還可以按自定義序列（如大

2、、中和小）或格式（包以按自定義序列（如大、中和?。┗蚋袷剑ò▎卧耦伾⒆煮w顏色或圖標(biāo)集）進(jìn)行排序。括單元格顏色、字體顏色或圖標(biāo)集）進(jìn)行排序。大多數(shù)排序操作都是針對(duì)列進(jìn)行的，但是，也大多數(shù)排序操作都是針對(duì)列進(jìn)行的，但是，也可以針對(duì)行進(jìn)行。可以針對(duì)行進(jìn)行。 升序排序升序排序數(shù)字：按從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序。數(shù)字：按從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進(jìn)行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進(jìn)行排序。文本：按照特殊字符、數(shù)字（文本：按照特殊字符、數(shù)字（09）、小寫英文）、小寫英文字母（字母（az）、大寫英文字母（）、大寫英文字母（AZ）、漢字）、漢字（以拼

3、音排序）排序。（以拼音排序）排序。邏輯值：邏輯值：FALSE排在排在TRUE之前。之前。錯(cuò)誤值：所有錯(cuò)誤值（如錯(cuò)誤值：所有錯(cuò)誤值（如#NUM!和和#REF!）的優(yōu)先級(jí)相同。的優(yōu)先級(jí)相同?？瞻讍卧瘢嚎偸欠旁谧詈蟆？瞻讍卧瘢嚎偸欠旁谧詈蟆＝敌蚺判颍航敌蚺判颍号c升序排序的順序相反。與升序排序的順序相反。 簡(jiǎn)單排序是指對(duì)數(shù)據(jù)表中的單列數(shù)據(jù)按照簡(jiǎn)單排序是指對(duì)數(shù)據(jù)表中的單列數(shù)據(jù)按照Excel默認(rèn)的升序或降序的方式排列。默認(rèn)的升序或降序的方式排列。 要進(jìn)行簡(jiǎn)單排序，可利用排序按鈕進(jìn)行。首要進(jìn)行簡(jiǎn)單排序，可利用排序按鈕進(jìn)行。首先打開(kāi)要排序的工作表，然后單擊要進(jìn)行排序的先打開(kāi)要排序的工作表，然后單擊要進(jìn)行排

4、序的列或確?；顒?dòng)單元格在該列中，再單擊列或確?；顒?dòng)單元格在該列中，再單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上選項(xiàng)卡上“排序和篩選排序和篩選”組中組中“升序升序”按鈕按鈕 或或 “降序降序”按鈕按鈕 ，所選列即按所設(shè)方式進(jìn)行排序。所選列即按所設(shè)方式進(jìn)行排序。 對(duì)文本進(jìn)行對(duì)文本進(jìn)行簡(jiǎn)單排序簡(jiǎn)單排序?qū)?shù)字進(jìn)行對(duì)數(shù)字進(jìn)行簡(jiǎn)單排序簡(jiǎn)單排序 多關(guān)鍵字排序，也就是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)按多關(guān)鍵字排序，也就是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)按兩個(gè)或兩個(gè)以上的關(guān)鍵字進(jìn)行排序，此時(shí)就需要兩個(gè)或兩個(gè)以上的關(guān)鍵字進(jìn)行排序，此時(shí)就需要在在“排序排序”對(duì)話框中進(jìn)行，為了獲得最佳結(jié)果，對(duì)話框中進(jìn)行，為了獲得最佳結(jié)果，要排序的單元格區(qū)域應(yīng)包含列標(biāo)題。要排序的單元

5、格區(qū)域應(yīng)包含列標(biāo)題。 對(duì)多個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序時(shí)，在主要關(guān)鍵字完對(duì)多個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序時(shí)，在主要關(guān)鍵字完全相同的情況下，會(huì)根據(jù)指定的次要關(guān)鍵字進(jìn)行全相同的情況下，會(huì)根據(jù)指定的次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序；在次要關(guān)鍵字完全相同的情況下，會(huì)根據(jù)排序；在次要關(guān)鍵字完全相同的情況下，會(huì)根據(jù)指定的下一個(gè)次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，依次類推。指定的下一個(gè)次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，依次類推。不管有多少排序關(guān)鍵字，排序之后的數(shù)據(jù)總是按不管有多少排序關(guān)鍵字，排序之后的數(shù)據(jù)總是按主要關(guān)鍵字排序的。主要關(guān)鍵字排序的。在在“排序排序”對(duì)話框進(jìn)行對(duì)話框進(jìn)行多關(guān)鍵字排多關(guān)鍵字排序序 若要對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)按行進(jìn)行排序，可選若要對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)按行進(jìn)行排

6、序，可選擇單元格區(qū)域中的一行數(shù)據(jù)，或者確?；顒?dòng)單元擇單元格區(qū)域中的一行數(shù)據(jù)，或者確保活動(dòng)單元格在表行中，然后打開(kāi)格在表行中，然后打開(kāi)“排序排序”對(duì)話框，單擊對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)按鈕，打開(kāi)“排序選項(xiàng)排序選項(xiàng)”對(duì)話框，選中對(duì)話框，選中“按行排序按行排序”單選鈕，然后單擊單選鈕，然后單擊“確定確定”按鈕返按鈕返回回“排序排序”對(duì)話框，再按上述有關(guān)步驟進(jìn)行設(shè)置，對(duì)話框，再按上述有關(guān)步驟進(jìn)行設(shè)置，最后單擊最后單擊“確定確定”按鈕。按鈕。 此處設(shè)置字母此處設(shè)置字母在排序時(shí)是否在排序時(shí)是否區(qū)分大小寫區(qū)分大小寫此處設(shè)置漢字在此處設(shè)置漢字在排序時(shí)是按字母排序時(shí)是按字母還是筆畫(huà)順序還是筆畫(huà)順序二、篩

7、選工作表數(shù)據(jù)二、篩選工作表數(shù)據(jù) 在對(duì)工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，有時(shí)需要從工在對(duì)工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，有時(shí)需要從工作表中找出滿足一定條件的數(shù)據(jù)，這時(shí)可以用作表中找出滿足一定條件的數(shù)據(jù)，這時(shí)可以用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能顯示符合條件的數(shù)據(jù)，而的數(shù)據(jù)篩選功能顯示符合條件的數(shù)據(jù)，而將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來(lái)，且隱藏的數(shù)據(jù)不將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來(lái)，且隱藏的數(shù)據(jù)不會(huì)被打印出來(lái)。要進(jìn)行篩選操作，數(shù)據(jù)表中必須會(huì)被打印出來(lái)。要進(jìn)行篩選操作，數(shù)據(jù)表中必須有列標(biāo)簽。有列標(biāo)簽。 Excel提供了提供了自動(dòng)篩選、自定義篩選和高級(jí)自動(dòng)篩選、自定義篩選和高級(jí)篩選篩選三種方式。自動(dòng)篩選可以快速地顯示出工作三種方式。自動(dòng)篩選可

8、以快速地顯示出工作表中滿足條件的記錄行，自定義篩選可以按照用表中滿足條件的記錄行，自定義篩選可以按照用戶的要求設(shè)置篩選條件，高級(jí)篩選則能完成比較戶的要求設(shè)置篩選條件，高級(jí)篩選則能完成比較復(fù)雜的多條件查詢。復(fù)雜的多條件查詢。 自動(dòng)篩選一般用于簡(jiǎn)單的條件篩選，篩選時(shí)自動(dòng)篩選一般用于簡(jiǎn)單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。條件的數(shù)據(jù)。 使用自動(dòng)篩選可以創(chuàng)建使用自動(dòng)篩選可以創(chuàng)建3種篩選類型：按列種篩選類型：按列表值、按格式或按條件。不過(guò)，這三種篩選類型表值、按格式或按條件。不過(guò)，這三種篩選類型是互斥的，用戶只能選擇其中的一種

9、。是互斥的，用戶只能選擇其中的一種。 單擊要進(jìn)行篩選操作工作表中的任意單元格，單擊要進(jìn)行篩選操作工作表中的任意單元格，然后單擊然后單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上選項(xiàng)卡上“排序和篩選排序和篩選”組中組中的的“篩選篩選”按鈕按鈕 ，此時(shí)工作表標(biāo)題行中的每個(gè)，此時(shí)工作表標(biāo)題行中的每個(gè)單元格右側(cè)會(huì)顯示一個(gè)三角形的篩選按鈕，接下單元格右側(cè)會(huì)顯示一個(gè)三角形的篩選按鈕，接下來(lái)就可以進(jìn)行篩選操作了。來(lái)就可以進(jìn)行篩選操作了。 將將“銷售員銷售員”中姓中姓名為名為“王芳王芳”和和“高敏高敏”的記錄篩的記錄篩選出來(lái)選出來(lái) 若在若在“篩選篩選”箭頭下拉列表選擇箭頭下拉列表選擇“文本文本篩選篩選”或或“數(shù)字篩選數(shù)字篩選”或或

10、“日期篩選日期篩選”項(xiàng)，項(xiàng)，然后在其子選項(xiàng)中選擇相應(yīng)選項(xiàng)項(xiàng)，可以自然后在其子選項(xiàng)中選擇相應(yīng)選項(xiàng)項(xiàng)，可以自定義篩選條件進(jìn)行篩選操作。定義篩選條件進(jìn)行篩選操作。 通配符通配符“？”和和“*”也可以用作文本篩也可以用作文本篩選的比較條件，其選的比較條件，其中中“？”表示任意表示任意單個(gè)字符，單個(gè)字符，“*”表表示任意多個(gè)字符。示任意多個(gè)字符。 “銷售額”大于100000，小于1000000的記錄被篩選出來(lái) 在高級(jí)篩選中，篩選條件又可分為多條件在高級(jí)篩選中，篩選條件又可分為多條件篩選和多選一條件篩選。篩選和多選一條件篩選。 高級(jí)篩選用于根據(jù)多個(gè)條件來(lái)查詢數(shù)據(jù)。高級(jí)篩選用于根據(jù)多個(gè)條件來(lái)查詢數(shù)據(jù)。要通過(guò)

11、多個(gè)條件來(lái)篩選單元格區(qū)域，應(yīng)首先在要通過(guò)多個(gè)條件來(lái)篩選單元格區(qū)域，應(yīng)首先在選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后單擊單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上選項(xiàng)卡上“排序和篩選排序和篩選”組中的組中的“高級(jí)高級(jí)”按鈕按鈕 ，打開(kāi)，打開(kāi)“高級(jí)篩選高級(jí)篩選”對(duì)話框，對(duì)話框，接下來(lái)分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條接下來(lái)分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條件區(qū)域和保存篩選結(jié)果的目標(biāo)區(qū)域。件區(qū)域和保存篩選結(jié)果的目標(biāo)區(qū)域。 要同時(shí)篩選出滿足多個(gè)條件的記錄，篩選條件必須輸入在同一行中。要同時(shí)篩選出滿足多個(gè)條件的記錄，篩選條件必須輸入在同一行中。 條件區(qū)域必須具有列標(biāo)簽，并且確保在條

12、件值與篩選區(qū)域之間至少留條件區(qū)域必須具有列標(biāo)簽，并且確保在條件值與篩選區(qū)域之間至少留了一個(gè)空白行或空白列。了一個(gè)空白行或空白列。 設(shè)置篩選條件時(shí)，對(duì)于文本類型，可用設(shè)置篩選條件時(shí)，對(duì)于文本類型，可用“*”匹配任意字符串，或用匹配任意字符串，或用“?”來(lái)匹配單個(gè)字符；對(duì)于數(shù)字來(lái)說(shuō)，可直接在單元格中輸入表達(dá)式。來(lái)匹配單個(gè)字符；對(duì)于數(shù)字來(lái)說(shuō)，可直接在單元格中輸入表達(dá)式。 選中選中“在原有區(qū)域顯在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果示篩選結(jié)果”單選鈕，單選鈕，將篩選結(jié)果放置在原將篩選結(jié)果放置在原數(shù)據(jù)處，不符合條件數(shù)據(jù)處，不符合條件的行隱藏。的行隱藏。選中選中“將篩選結(jié)果復(fù)將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置制到其他位置”單選單選

13、鈕，將篩選結(jié)果復(fù)制鈕，將篩選結(jié)果復(fù)制到工作表的其他位置。到工作表的其他位置。多個(gè)條件一起篩選，即利用多個(gè)條件一起篩選，即利用高級(jí)篩選功能查找出同時(shí)滿足多個(gè)條件的記錄。高級(jí)篩選功能查找出同時(shí)滿足多個(gè)條件的記錄。多條件篩選結(jié)果：查找出多條件篩選結(jié)果：查找出“職工工資明細(xì)表職工工資明細(xì)表”中中“應(yīng)應(yīng)發(fā)工資發(fā)工資”大于大于“3000”的的“林林”姓職工姓職工 多選一條件篩選多選一條件篩選，也就是在查找時(shí)只要滿足，也就是在查找時(shí)只要滿足幾個(gè)條件當(dāng)中的一個(gè)，記錄就會(huì)顯示出來(lái)。幾個(gè)條件當(dāng)中的一個(gè)，記錄就會(huì)顯示出來(lái)。 多選一條件篩選多選一條件篩選結(jié)果：結(jié)果：“單位單位”為為“件件”，或，或“數(shù)量數(shù)量”大于大于

14、70的記錄被篩選出的記錄被篩選出來(lái)來(lái)取消篩選：取消篩選：若要取消在數(shù)據(jù)表中對(duì)某一列進(jìn)行的若要取消在數(shù)據(jù)表中對(duì)某一列進(jìn)行的篩選，可以單擊該列列標(biāo)簽單元格右側(cè)的篩選按篩選，可以單擊該列列標(biāo)簽單元格右側(cè)的篩選按鈕鈕 ，在展開(kāi)的列表中選擇，在展開(kāi)的列表中選擇“全選全選”復(fù)選框，然復(fù)選框，然后單擊后單擊“確定確定”按鈕。此時(shí)篩選標(biāo)記消失，該列按鈕。此時(shí)篩選標(biāo)記消失，該列所有數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。所有數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。 若要取消在數(shù)據(jù)表中對(duì)所有列進(jìn)行的篩選，若要取消在數(shù)據(jù)表中對(duì)所有列進(jìn)行的篩選，可單擊可單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上選項(xiàng)卡上“排序和篩選排序和篩選”組中組中的的“清除清除”按鈕按鈕 ，此時(shí)篩選標(biāo)記消失，所有，

15、此時(shí)篩選標(biāo)記消失，所有列數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。列數(shù)據(jù)顯示出來(lái)。 三、分類匯總工作表數(shù)據(jù)三、分類匯總工作表數(shù)據(jù) 分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計(jì)處分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計(jì)處理，無(wú)需建立公式，理，無(wú)需建立公式，Excel將會(huì)自動(dòng)對(duì)各類別的數(shù)據(jù)進(jìn)將會(huì)自動(dòng)對(duì)各類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值、統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)、求最大值（最小值）行求和、求平均值、統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)、求最大值（最小值）和總體方差等多種計(jì)算，并且分級(jí)顯示匯總的結(jié)果，和總體方差等多種計(jì)算，并且分級(jí)顯示匯總的結(jié)果，從而增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得從而增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得需要的數(shù)據(jù)并做出判斷。需要的數(shù)據(jù)并做出判斷。

16、 要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)表的第一行必須有列標(biāo)要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)表的第一行必須有列標(biāo)簽，而且在分類匯總之前必須先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，以簽，而且在分類匯總之前必須先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，以使得數(shù)據(jù)中擁有同一類關(guān)鍵字的記錄集中在一起，然使得數(shù)據(jù)中擁有同一類關(guān)鍵字的記錄集中在一起，然后再對(duì)記錄進(jìn)行分類匯總操作。后再對(duì)記錄進(jìn)行分類匯總操作。 分類匯總分為簡(jiǎn)單分類匯總、多重分類匯總和嵌分類匯總分為簡(jiǎn)單分類匯總、多重分類匯總和嵌套分類匯總?cè)N。套分類匯總?cè)N。 簡(jiǎn)單分類匯總指對(duì)數(shù)據(jù)表中的某一列數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單分類匯總指對(duì)數(shù)據(jù)表中的某一列數(shù)據(jù)以一種匯總方式進(jìn)行分類匯總。以一種匯總方式進(jìn)行分類匯總。 在各銷售在各銷售員數(shù)據(jù)的員數(shù)

17、據(jù)的最下方插最下方插入?yún)R總行入?yún)R總行 對(duì)工作表中的某列數(shù)據(jù)按照兩種或兩種以上對(duì)工作表中的某列數(shù)據(jù)按照兩種或兩種以上的匯總方式或匯總項(xiàng)進(jìn)行匯總，就叫多重分類匯的匯總方式或匯總項(xiàng)進(jìn)行匯總，就叫多重分類匯總，也就是說(shuō)，多重分類匯總每次用的總，也就是說(shuō)，多重分類匯總每次用的“分類字分類字段段”總是相同的，總是相同的，“匯總方式匯總方式”或或“匯總項(xiàng)匯總項(xiàng)”不不同。同。 按按“銷售員銷售員”對(duì)對(duì)“銷售量銷售量”和和“利潤(rùn)利潤(rùn)”進(jìn)行求和，對(duì)進(jìn)行求和，對(duì)“折扣折扣”求平均值求平均值 嵌套分類匯總是指在一個(gè)已經(jīng)建立了分類匯嵌套分類匯總是指在一個(gè)已經(jīng)建立了分類匯總的工作表中再進(jìn)行另外一種分類匯總，兩次分類總的工

18、作表中再進(jìn)行另外一種分類匯總，兩次分類匯總的分類字段是不相同的。匯總的分類字段是不相同的。 在建立嵌套分類匯總前同樣要先對(duì)工作表中在建立嵌套分類匯總前同樣要先對(duì)工作表中需要進(jìn)行分類匯總的字段進(jìn)行排序，排序的主要關(guān)需要進(jìn)行分類匯總的字段進(jìn)行排序，排序的主要關(guān)鍵字應(yīng)該是第鍵字應(yīng)該是第1級(jí)匯總關(guān)鍵字，排序的次要關(guān)鍵字級(jí)匯總關(guān)鍵字，排序的次要關(guān)鍵字應(yīng)該是第應(yīng)該是第2級(jí)匯總關(guān)鍵字，其他的依次類推。級(jí)匯總關(guān)鍵字，其他的依次類推。 有幾套分類匯總就需要進(jìn)行幾次分類匯總操有幾套分類匯總就需要進(jìn)行幾次分類匯總操作，第作，第2次匯總是在第次匯總是在第1次匯總的結(jié)果上進(jìn)行操作次匯總的結(jié)果上進(jìn)行操作的，第的，第3次匯總操作是在第次匯總操