充分利用合同信息資源規(guī)范合同管理(代)

1、充分利用合同信息資源規(guī)范合同管理空分車間 代春麗摘要：為避免投機(jī)違法分子利用企業(yè)管理上的漏洞，以簽訂合同為幌子進(jìn)行欺詐，增強(qiáng)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。荊門(mén)分公司提出并實(shí)施充分利用信息資源規(guī)范合同管理。實(shí)施后，分公司簽訂的合同中未引發(fā)一起糾紛，避免了分公司經(jīng)濟(jì)效益的流失，促進(jìn)了分公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的健康發(fā)展。關(guān)健詞：利用 信息資源 規(guī)范 合同 管理前言荊門(mén)分公司是中國(guó)石化股份有限公司下屬的分公司，位于湖北省中部的荊門(mén)市，屬國(guó)有特大型企業(yè)，同時(shí)也是湖北省最大的石油化工企業(yè)和中南地區(qū)最大的潤(rùn)滑油、石蠟生產(chǎn)基地，年原油加工能力500萬(wàn)噸，占地面積14平方公里。公司擁有煉油化工生產(chǎn)裝置38套，

2、是全國(guó)石油煉制加工手段最齊全的企業(yè)之一，能生產(chǎn)燃料油、潤(rùn)滑油、溶劑油、化工原料、石蠟、瀝青、聚丙烯、石油焦、液化氣等九大類100多個(gè)牌號(hào)的石油產(chǎn)品，其中有19種產(chǎn)品榮獲省部?jī)?yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎(jiǎng)，4種產(chǎn)品榮獲國(guó)家金、銀質(zhì)獎(jiǎng)。石蠟系列產(chǎn)品被評(píng)為湖北省名牌產(chǎn)品，遠(yuǎn)銷美歐、日本和東南亞等國(guó)家和地區(qū)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的絕大多數(shù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是通過(guò)簽訂合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，合同能否得到切實(shí)的履行，不僅關(guān)系到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，而且直接影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理秩序和經(jīng)濟(jì)效益。信守合同，講求信用“守合同，重信用”，是企業(yè)完善經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中樹(shù)立良好形象的重要舉措。同時(shí)，合同內(nèi)容所蘊(yùn)含的大量信息也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。

3、通過(guò)對(duì)各類合同的統(tǒng)計(jì)、分析，企業(yè)可以清楚地了解市場(chǎng)需求和供給的變動(dòng)狀況，有利于企業(yè)對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售、物質(zhì)采購(gòu)做出正確的安排，有利于企業(yè)充分利用價(jià)格杠桿，合理地配置資源獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的法制環(huán)境還不夠完善，一些投機(jī)違法分子乘改革之機(jī)，鉆法律的空子，利用企業(yè)管理上的漏洞，以簽訂合同為幌子進(jìn)行欺詐、違法經(jīng)營(yíng)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而且這種違法活動(dòng)具有隱蔽性、預(yù)謀性、智能性和欺騙性，對(duì)企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，如何加強(qiáng)企業(yè)合同管理，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中增強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失就顯得尤為迫切。鑒于此，荊門(mén)分公司提出并實(shí)施了修改:筆者主伙充分利用信息資源規(guī)范合同

4、管理,促進(jìn)了分公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的健康發(fā)展。充分利用信息資源規(guī)范合同管理的主要做法合同信息資源包括兩個(gè)方面：一是簽約方的信息資源；二是合同內(nèi)容中的市場(chǎng)信息、價(jià)格信息等資源。通過(guò)對(duì)簽約方的信息資源進(jìn)行分析，能夠判斷簽約方的主體資格、承受風(fēng)險(xiǎn)能力等，避免合同欺詐；通過(guò)合同內(nèi)容中的市場(chǎng)信息、價(jià)格信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，能夠判斷市場(chǎng)供需變化，從而作出正確的決策。為了充分利用合同信息資源，企業(yè)必須實(shí)行規(guī)范化、制度化管理，避免和杜絕短期行為。一、建立合同管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮企業(yè)合同管理部門(mén)和業(yè)務(wù)單位合同管理員的作用分公司成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并將公司合同管理歸口專業(yè)部門(mén)管理，在此基礎(chǔ)上，有對(duì)外業(yè)務(wù)權(quán)力的所有二級(jí)單位

5、均設(shè)立專職合同管理員，形成健全的合同信息資源傳遞和管理體系。根據(jù)公司專業(yè)管理和技術(shù)經(jīng)濟(jì)覆蓋面寬分，涉及的經(jīng)濟(jì)合同種類繁多的特點(diǎn)，公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組分、合同管理歸口專業(yè)部門(mén)、各直屬單位按照合同標(biāo)的及合同的重要性對(duì)合同實(shí)行分級(jí)管理。一般合同授權(quán)各單位負(fù)責(zé)管理，合同管理歸口專業(yè)部門(mén)從業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)；較為重要重大的合同由合同管理刪除歸口專業(yè)部門(mén)直接管理，合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組把關(guān)審查改為:相關(guān)部門(mén)格審核。二、 充分利用合同信息資源規(guī)范合同日常管理在加強(qiáng)合同日常管理的基礎(chǔ)上，我們充分利用合同信息資源，建立了一套完善的合同管理體制，使合同管理實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和制度化。(一)、規(guī)范合同起草。要求業(yè)務(wù)單位嚴(yán)格按照合同

6、法的有關(guān)規(guī)定條款執(zhí)行，主要包括：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、;標(biāo)的的種類刪除、;數(shù)量、；履行的期限、地點(diǎn)和方式、；違約責(zé)任解決爭(zhēng)議的方法。簽訂合同的日期、地點(diǎn)另外，合同中應(yīng)當(dāng)包括及其他內(nèi)容。(二)、嚴(yán)格合同審查。主要看合同是否符合國(guó)家法律政策的規(guī)定，合同條款是否完備、嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)行“六個(gè)審查”：一是審查簽約雙對(duì)方的主體資格和履約能力；二是審查合同項(xiàng)目的真實(shí)性有無(wú)計(jì)劃；三是審查合同條款是否完備；四是審查合同標(biāo)的數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款是否違反國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定；五是審查合同的文字是否準(zhǔn)確；六是審查合同簽訂的手續(xù)是否完備。(三)、建立委托授權(quán)書(shū)代理管理制度。授權(quán)委托書(shū)由法律事務(wù)處辦理。

7、授權(quán)委托書(shū)寫(xiě)明了代理人的姓名、單位、職位、代理權(quán)限和有效期限，由分公司負(fù)責(zé)人簽名授權(quán)。在日常管理中，我們要求管理部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行委托授權(quán)制度，有效地防止了刪除無(wú)權(quán)代理或越權(quán)代理簽訂合同的現(xiàn)象。(四)、建立合同專用章的管理制度。建立合同專用章管理制度，對(duì)合同專用章的使用進(jìn)行登記管理；，建立相應(yīng)的合同管理臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。首先，規(guī)定合同專用章的刻制、管理、啟用、報(bào)廢及銷毀等程序，嚴(yán)格按照荊門(mén)分公司合同管理規(guī)定的要求執(zhí)行。其次，對(duì)各業(yè)務(wù)單位領(lǐng)用的合同專用章，在管理中要求專人負(fù)責(zé)，在使用時(shí)要求專章專用，使用前必須先確認(rèn)合同主體資格合格，內(nèi)容條款齊全合法，符合分公司合同簽訂的要求。刪除再次，督促各業(yè)務(wù)單位建立

8、合同專用章使用登記臺(tái)賬，按要求填寫(xiě)合同專用章使用情況登記表，杜絕加蓋合同章不規(guī)范，簽訂合同隨意性較大等情況發(fā)生。(五)、實(shí)行重大合同會(huì)簽制度。我們根據(jù)荊門(mén)分公司合同管理規(guī)定的要求，刪除堅(jiān)持重大合同會(huì)簽制，加強(qiáng)監(jiān)督，保證這項(xiàng)制度落到實(shí)處。在監(jiān)督過(guò)程中，抓住4個(gè)重點(diǎn)，做到“四看”：一看專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的合同是否由相關(guān)人員參與談判；二看重大合同會(huì)簽時(shí)是否有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)簽字審閱；三看合同是否有會(huì)簽單位的簽字經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審查，有無(wú)遺漏。；四看會(huì)簽單位的意見(jiàn)是否統(tǒng)一審查會(huì)是否提出了明確的審查意見(jiàn)。三、充分利用合同信息資源，加強(qiáng)合同履行監(jiān)管，規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。在以往的合同管理中，我們刪除只重視合同訂立審查管

9、理，而疏于對(duì)履約的監(jiān)督管理，不僅存在嚴(yán)重的合同糾紛隱患，而且合法的合同權(quán)益得不到保護(hù)，致使合同糾紛訴訟頻發(fā)，甚至造成效益流失。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)合同管理薄弱環(huán)節(jié)的控制，不斷強(qiáng)化以“四做四看”為內(nèi)容的合同履行監(jiān)督管理，重點(diǎn)解決了合同管理中存在的“重訂立輕履行、重業(yè)務(wù)輕法律、重效率輕風(fēng)險(xiǎn)”等弊端，有效地保證了刪除合同履行質(zhì)量，規(guī)避了企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。1、一是做形式審查，看結(jié)算業(yè)務(wù)合同，核對(duì)該筆結(jié)算業(yè)務(wù)有無(wú)合同依據(jù)合同的簽訂是履行的前提,合同最根本的作用就是變“不確定”為“確定”，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。在當(dāng)前的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中存在著合同意識(shí)不強(qiáng)，重業(yè)務(wù)輕合同的現(xiàn)象。因不簽訂合同給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的示例屢見(jiàn)不鮮

10、。實(shí)行合同履行與結(jié)算申請(qǐng)表審查審批制度后，刪除合同承辦部門(mén)借助合同要管理信息系統(tǒng)中填報(bào)的合同履行與結(jié)算申請(qǐng)表時(shí)刪除，系統(tǒng)自動(dòng)提取相應(yīng)合同作為申請(qǐng)表相關(guān)文檔一并上傳合同管理部門(mén)，若無(wú)合同依據(jù)，則駁回申請(qǐng)。通過(guò)做形式審查，增強(qiáng)了相關(guān)業(yè)務(wù)人員簽約意識(shí)，合同簽約率大大提高，自實(shí)行該項(xiàng)制度以來(lái)我公司合同簽約率均保持在98%以上。刪除有力地維護(hù)了公司合同權(quán)益，避免了刪除因糾紛而發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失。2、做實(shí)質(zhì)審查，看結(jié)算內(nèi)容與合同主要條款約定的符合性，核對(duì)與合同是否一致合同依法生效后，為了確保合同的履行，我們 刪除充分合同信息資源，通過(guò)合同履行與結(jié)算申請(qǐng)表制度做實(shí)質(zhì)審查，看結(jié)算內(nèi)容與合同主要條款約定的符合性，核對(duì)

11、與合同是否一致。即“二做二看”。審閱合同履行與結(jié)算申請(qǐng)表及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中所述價(jià)款、數(shù)量、質(zhì)量、期限履行情況是否符合合同約定，分析差異原因，簽署處理意見(jiàn)。如對(duì)物資采購(gòu)合同，審閱入庫(kù)驗(yàn)收單所列數(shù)量、金額等，核對(duì)與合同是否一致；審查標(biāo)的物驗(yàn)收或使用情況，核對(duì)是否與合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)相符合；審閱實(shí)際交貨時(shí)間，核對(duì)是否與合同約定的交貨期相符合。促使合同雙方按約定履行，避免不應(yīng)有的糾紛和損失發(fā)生。3、做內(nèi)部程序?qū)彶椋打?yàn)收及復(fù)核程序的完備性，核對(duì)是否與相關(guān)規(guī)定相符合合同履行程序的管理是確保全面履行合同的關(guān)鍵。日常實(shí)踐中通過(guò)“三做三看”即做內(nèi)部程序?qū)彶?，看?yàn)收及復(fù)核程序的完備性，核對(duì)是否與相關(guān)規(guī)定相符合。審查合

12、同履行與結(jié)算申請(qǐng)表中是否有承辦人、部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人對(duì)合同履行與擬結(jié)算的申請(qǐng)和復(fù)核意見(jiàn)，審查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中是否有驗(yàn)收人、驗(yàn)收部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人的驗(yàn)收與復(fù)核意見(jiàn)，意見(jiàn)簽署人是否缺失，簽署意見(jiàn)先后次序是否顛倒，判斷其真實(shí)性，若發(fā)現(xiàn)違規(guī)則退回補(bǔ)正。由于合同管理部門(mén)從流程環(huán)節(jié)完備方面，嚴(yán)把合同履行與結(jié)算審查關(guān)，發(fā)現(xiàn)并制止了一起嚴(yán)重違規(guī)操作行為的發(fā)生。刪除通過(guò)做內(nèi)部程序?qū)彶?，確保了合同履行程序的合規(guī)性和完備性，有效地保證了公司合同項(xiàng)目的落實(shí)。4、做外部實(shí)體審查，看對(duì)方當(dāng)事人履行合同的全面適當(dāng)性，核對(duì)是否與法律原則相一致全面適當(dāng)?shù)芈男泻贤俏覀儎h除合同管理追求的最終目標(biāo)。由于合同簽約種類、合同內(nèi)容千差萬(wàn)別，履

13、行合同時(shí)的情況也千差萬(wàn)別，因此合同的全面適當(dāng)履行一直是合同管理的難點(diǎn)，也是關(guān)鍵點(diǎn)。為了促使雙方當(dāng)事人全面履行合同，我們刪除采取了刪除以“做外部實(shí)體審查，對(duì)應(yīng)合同義務(wù)，看對(duì)方當(dāng)事人履行合同的全面適當(dāng)性，核對(duì)是否與法律原則相一致”為主要內(nèi)容的履行監(jiān)督辦法，有效地促進(jìn)了對(duì)方全面適當(dāng)履行合同。合同管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人履行合同有瑕疵，或認(rèn)為必要時(shí)，可責(zé)成合同承辦部門(mén)調(diào)取合同履行相關(guān)材料審閱，并向履約責(zé)任人或?qū)Ψ疆?dāng)事人調(diào)查詢問(wèn)相關(guān)情況，分析對(duì)方當(dāng)事人履行合同是否全面適當(dāng)，是否正確履行了通知、協(xié)助、保密、減損等合同附隨義務(wù)，并進(jìn)行外部的法律糾紛隱患等風(fēng)險(xiǎn)判斷，確定應(yīng)采取的補(bǔ)救措施，對(duì)方當(dāng)事人是否應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，提出結(jié)算意見(jiàn)或建議。實(shí)踐證明，刪除通過(guò)做外部實(shí)體審查，有力地促使了全面適當(dāng)?shù)芈男泻贤?。四、合同信息資源統(tǒng)計(jì)、分析實(shí)行規(guī)范化管理為進(jìn)一步規(guī)范合同信息資源的管理，公司制訂了分公司合同資料管理規(guī)定，對(duì)合同資料實(shí)行分類