會計(jì)電算化的法規(guī)制度及其軟件規(guī)范

1、第八章會計(jì)電算化的規(guī)范與管理 第一節(jié)會計(jì)電算化的法規(guī)制度 會計(jì)電算化法規(guī)制度是指國家及會計(jì)電算化方面的法律與制度。我國20世紀(jì)80年代以來，按照會計(jì)法規(guī)定，財(cái)政部制定并發(fā)布了會計(jì)電算化管理辦法、會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范、會計(jì)電算化工作規(guī)范、會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范和會計(jì)檔案管理辦法等一系列國家統(tǒng)一的會計(jì)電算化法規(guī)制度。一、與會計(jì)電算化相關(guān)的法規(guī)我國政府通過頒布統(tǒng)一的會計(jì)法規(guī)制度，對單位會計(jì)工作做出了具體規(guī)范。其中與會計(jì)電算化相關(guān)的法規(guī)條款如下：（一）中華人民共和國會計(jì)法1999年10月31日頒布的中華人民共和國會計(jì)法中以法律形式規(guī)定：1.使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的，其軟件及其生成的會計(jì)憑證

2、、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定2.使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的，其會計(jì)賬簿的登記、更正，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定。（二）會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范1996年6月17日由財(cái)政部發(fā)布的會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，有如下條文對會計(jì)電算化工作做了具體規(guī)范：1.開展會計(jì)電算化和管理會計(jì)的單位，可以根據(jù)需要設(shè)置相應(yīng)工作崗位，也可以與其他工作崗位相結(jié)合。2.清冊中列明會計(jì)軟件及密碼、會計(jì)軟件數(shù)據(jù)磁盤（磁帶等）及有關(guān)資料、實(shí)物等內(nèi)容。3.移交人員從事會計(jì)電算化工作的，要對有關(guān)電子數(shù)據(jù)在實(shí)際操作狀態(tài)下進(jìn)行交接。4.實(shí)行會計(jì)電算化的單位,對使用的會計(jì)軟件及其生成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿

3、、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料的要求，應(yīng)當(dāng)符合財(cái)政部關(guān)于會計(jì)電算化的有關(guān)規(guī)定。5.實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計(jì)檔案進(jìn)行管理。6.實(shí)行會計(jì)電算化的單位，對于機(jī)制記賬憑證，要認(rèn)真審核，做到會計(jì)科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。打印出的機(jī)制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員印章或者簽字。7.實(shí)行會計(jì)電算化的單位，用計(jì)算機(jī)打印的會計(jì)賬簿必須連續(xù)編號,經(jīng)審核無誤后裝訂成冊，并由記賬人員和會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽字或者蓋章。8.實(shí)行會計(jì)電算化的單位，總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)定期打印。發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的，在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天必須打印出現(xiàn)金

4、日記賬和銀行存款日記賬，并與庫存現(xiàn)金核對無誤。9.實(shí)行會計(jì)電算化的單位，填制會計(jì)憑證和登記會計(jì)賬簿的有關(guān)要求，應(yīng)當(dāng)符合財(cái)政部關(guān)于會計(jì)電算化的有關(guān)規(guī)定。（三）會計(jì)檔案管理辦法采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。二、會計(jì)電算化專門法規(guī)依據(jù)<中華人民共和國會計(jì)法>，財(cái)政部于1994年6月頒布會計(jì)電算化管理辦法、會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范，于1996年6月10日頒布會計(jì)電算化工作規(guī)范等一系列有關(guān)會計(jì)電算化的專門制度，對會計(jì)電算化工作的各個(gè)方面進(jìn)

5、行了具體規(guī)范。第二節(jié)會計(jì)核算軟件的規(guī)范 各單位施行會計(jì)電算化時(shí)應(yīng)選取會計(jì)核算軟件，無論是自行研發(fā)還是市場購買，核算軟件的基本功能必須符合國家的規(guī)定。會計(jì)核算軟件的規(guī)范是指在會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、輸出、處理、安全幾大方面的基本功能應(yīng)符合財(cái)政部會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求，以保證會計(jì)核算軟件質(zhì)量。會計(jì)核算軟件基本功能是指會計(jì)核算軟件必須具備的功能和完成這些功能的基本步驟。其主要規(guī)范性要求如下：一、會計(jì)核算軟件總體性要求（一）合法性方面的要求會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會計(jì)核算工作效率。（二）功能性方面的要求1.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國

6、家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定劃分會計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會計(jì)報(bào)表。2.會計(jì)核算軟件可以根據(jù)用戶需要同時(shí)具有提供按照其他會計(jì)年度生成參考性會計(jì)資料的功能。3.會計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，也可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。4.會計(jì)軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。（三）技術(shù)性方面的要求1.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T 19581信息技術(shù)會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。接口標(biāo)準(zhǔn)按國際標(biāo)準(zhǔn)XBRL（網(wǎng)上財(cái)務(wù)報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)）在我國尚處于研討階段,但其代表將來的發(fā)展方向。XBRL標(biāo)準(zhǔn)是指以擴(kuò)展性標(biāo)記語言XML為基礎(chǔ)，開發(fā)的可擴(kuò)展的商務(wù)報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)。2.會計(jì)核算軟件在設(shè)

7、計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。3.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。（四）管理性方面的要求1.單位修改、升級正在使用的會計(jì)核算軟件，改變會計(jì)核算軟件運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。2.會計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。二、會計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求（重點(diǎn)）會計(jì)核算軟件中會計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用會計(jì)核算軟件的會計(jì)數(shù)據(jù)輸入采用鍵盤手工輸入、軟盤轉(zhuǎn)入和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。 （一）會計(jì)核算軟件必須具備初始化功能。會計(jì)核算軟件初始化功能主要包括以

8、下內(nèi)容：1.輸入會計(jì)核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括：總分類會計(jì)科目和明細(xì)分類會計(jì)科目名稱、編號、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等；會計(jì)核算軟件中采用的總分類會計(jì)科目名稱、編號方法，必須符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定。2.輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項(xiàng)。3.選擇會計(jì)核算方法，包括：記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。4.定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證（包括會計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等）。5.輸入操作人員崗位分工情況，包括：操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。6.會計(jì)核算軟件必須提供必要的方法對初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。（二）會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能1.輸入項(xiàng)目包括：填制

9、憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計(jì)科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定。2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生。會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。3.在輸入記賬憑證過程中，會計(jì)核算軟件 必須提供以下提示功能：（1）正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)；（2）以編號形式輸入會計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計(jì)科目名稱；（3）正在輸入的記賬憑證中的會計(jì)科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行；（4）正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目或者有貸方會計(jì)科目而無借方會

10、計(jì)科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行；（5）正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。4.會計(jì)核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證（不包括會計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)內(nèi)記賬憑證）進(jìn)行修改的功能。5.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機(jī)內(nèi)憑證的修改。會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限控制。6.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用“”號或者其它標(biāo)記表示。

11、7.采用直接輸入原始憑證由會計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。8.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。（三）會計(jì)核算軟件對需要輸入的原始憑證，按照以下方法進(jìn)行處理1.輸入記賬憑證的同時(shí)，輸入相應(yīng)原始憑證；輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過；在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核；輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改；2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證；會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)

12、輸入但未予審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證；記賬憑證審核通過或者登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改；3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬后，原始憑證確需修改，會計(jì)核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。4.會計(jì)核算軟件提供的原始憑證輸入項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項(xiàng)目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。三、會計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求（重點(diǎn)）會計(jì)電算化后數(shù)據(jù)處理主要由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行，對內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的總要求是符合

13、國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定，具體體現(xiàn)為：（一）賬簿登記功能會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計(jì)算機(jī)中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個(gè)或者多個(gè)。1.根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證或者計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬；2.根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證和相應(yīng)機(jī)內(nèi)原始憑證登記明細(xì)分類賬；3.總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)登記或者分別登記，可以在同一個(gè)功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記；4.會計(jì)核算軟件可以提供機(jī)內(nèi)會計(jì)憑證審核通過后直接登賬或成批登賬的功能；5.機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬登記時(shí)，應(yīng)當(dāng)計(jì)算出各會計(jì)科目的發(fā)生額和余額。（二） 銀行對賬功

14、能會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動(dòng)進(jìn)行銀行對賬的功能，根據(jù)機(jī)內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。（三）會計(jì)核算方法選擇功能通用會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國家統(tǒng)一會計(jì)制度允許使用的多種會計(jì)核算方法，以供用戶選擇。會計(jì)核算軟件對會計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)的記錄。（四）會計(jì)報(bào)表編制功能會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度規(guī)定的自動(dòng)編制會計(jì)報(bào)表的功能。通用會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供會計(jì)報(bào)表的自定義功能，包括定義會計(jì)報(bào)表的格式、項(xiàng)目、各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運(yùn)算和核對關(guān)系等。（五）結(jié)賬功能會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬

15、的功能。結(jié)賬前，會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)自動(dòng)檢查本期輸入的會計(jì)憑證是否全部登記入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。1.機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)結(jié)賬，也可以由處理明細(xì)分類賬的功能模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。2.機(jī)內(nèi)總分類賬結(jié)賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)與機(jī)內(nèi)明細(xì)分類賬進(jìn)行核對，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。3.結(jié)賬后，上一會計(jì)期間的會計(jì)憑證即不能再輸入，下一個(gè)會計(jì)期間的會計(jì)憑證才能輸入。4.會計(jì)核算軟件可以提供在本會計(jì)年度結(jié)束，但仍有一部分轉(zhuǎn)賬憑證需要延續(xù)至下一會計(jì)年度第一個(gè)月或者第一個(gè)季度進(jìn)行處理而沒有結(jié)賬時(shí)，輸入下一會計(jì)年度第一個(gè)月或者第一個(gè)季度會計(jì)憑證的功能。四、會計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求（重點(diǎn)）會

16、計(jì)數(shù)據(jù)一般有屏幕查詢、打印輸出、磁盤輸出及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)容敵鲂问?。屏幕查詢與打印輸出是最基本的輸出形式，網(wǎng)絡(luò)傳輸主要用于下級分支機(jī)構(gòu)向上級傳送賬簿與報(bào)表時(shí)采用，對會計(jì)數(shù)據(jù)輸出的一般要求是輸出內(nèi)容完整可靠，格式符合規(guī)范。財(cái)政部在會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范中具體要求是：（一） 查詢輸出會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的查詢功能。1.查詢機(jī)內(nèi)總分類會計(jì)科目和明細(xì)分類會計(jì)科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等項(xiàng)目；2.查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登賬的機(jī)內(nèi)記賬憑證、原始憑證；3.查詢機(jī)內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細(xì)分類賬簿；4.查詢往來賬款項(xiàng)目的結(jié)算情況；5.查詢到期票據(jù)的結(jié)

17、算情況；6.查詢出來的機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)如果已經(jīng)結(jié)賬，屏幕顯示應(yīng)給予提示。（二） 打印輸出會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)記賬憑證打印輸出的功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定。1.會計(jì)核算軟件可以提供機(jī)內(nèi)原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定；2.會計(jì)核算軟件必須提供會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表的打印輸出功能，打印輸出的會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定；3.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供日記賬的打印輸出功能；4.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種會計(jì)賬簿的打印輸出功能；5.在機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況

18、下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額對照表替代；6.在保證會計(jì)賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的會計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少；7.會計(jì)核算軟件可以提供機(jī)內(nèi)會計(jì)賬簿的滿頁打印輸出功能；8.打印輸出的機(jī)內(nèi)會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表，如果是根據(jù)已結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當(dāng)在打印輸出的會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表上打印一個(gè)特殊標(biāo)記，以示區(qū)別。（三） 非直接修改對根據(jù)機(jī)內(nèi)會計(jì)憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機(jī)內(nèi)會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，會計(jì)核算軟件不能提供直接修改功能。（四） 強(qiáng)制備份會計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬時(shí)，會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)的強(qiáng)制備份功能。五、會計(jì)數(shù)據(jù)的安全功能的基本要求（重點(diǎn)）會

19、計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有確保會計(jì)數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功能。（一） 使用權(quán)限控制會計(jì)核算軟件具有按照初始化功能中的設(shè)定，防止非指定人員擅自使用的功能，和對指定操作人員實(shí)行使用權(quán)限控制的功能。（二） 提示功能會計(jì)核算軟件遇有以下情況時(shí)，應(yīng)予提示，并保持正常運(yùn)行：1.會計(jì)核算軟件在執(zhí)行備份功能時(shí)，存儲介質(zhì)無存儲空間、數(shù)據(jù)磁帶或者軟磁盤未插入、軟磁盤貼有寫保護(hù)標(biāo)簽；2.會計(jì)核算軟件執(zhí)行打印時(shí)，打印機(jī)未聯(lián)接或未打開電源開關(guān)；3.會計(jì)核算軟件操作過程中，輸入了與軟件當(dāng)前要求輸入項(xiàng)目不相關(guān)的數(shù)字或字符。（三）程序恢復(fù)對存儲在磁性介質(zhì)或者其他介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件，會計(jì)核算軟件應(yīng)

20、當(dāng)有必要的加密或者其他保護(hù)措施，以防止被非法篡改。一旦發(fā)現(xiàn)程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件被非法篡改，應(yīng)當(dāng)能夠利用標(biāo)準(zhǔn)程序和備份數(shù)據(jù)，恢復(fù)會計(jì)核算軟件的運(yùn)行。（四） 數(shù)據(jù)恢復(fù)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)存和外存會計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。第三節(jié)會計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求 會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位?；緯?jì)崗位可包括： 會計(jì)主管、 出納、會計(jì)核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會計(jì)崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。一、電算化會計(jì)崗位及其工作職責(zé) （一）電算主

21、管崗位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識，以及相關(guān)的會計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會計(jì)主管兼任，采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。 （二）軟件操作崗位負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報(bào)表，和進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。 （三）審核記賬崗位負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核 ，操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)；此崗可由主管會計(jì)兼任。 （四）電算維護(hù)崗位負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)；此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。 （五）電算審查崗

22、位負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊；此崗可由會計(jì)稽核人員兼任。 （六）數(shù)據(jù)分析崗位負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會計(jì)知識，達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平；此崗可由主管會計(jì)兼任。 二、中小企業(yè)實(shí)行會計(jì)電算化后的崗位設(shè)置原則中小企事業(yè)單位會計(jì)部門人數(shù)較少，業(yè)務(wù)較簡單，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要對電算化崗位進(jìn)行適當(dāng)合并，提高工作效率，節(jié)約人力。中小企業(yè)實(shí)行會計(jì)電算化后的電算化會計(jì)崗位設(shè)置也應(yīng)注意滿足內(nèi)部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不應(yīng)是同一人，軟件開發(fā)人員不能操作軟件處理會計(jì)業(yè)務(wù)。會計(jì)主管可兼任電算主管和審核記賬崗位，會計(jì)人員可任軟件操作員與電算維護(hù)員，但應(yīng)單

23、獨(dú)設(shè)出納員崗位。三、電算化會計(jì)崗位及權(quán)限設(shè)置方法電算化會計(jì)崗位及權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)完成，電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限，具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。第四節(jié)計(jì)算機(jī)代替手工記賬的基本要求 采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬，是指應(yīng)用會計(jì)軟件輸入會計(jì)數(shù)據(jù)，由電子計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會計(jì)賬簿和報(bào)表。替代手工記賬是會計(jì)電算化的目標(biāo)之一。財(cái)政部在會計(jì)電算化管理辦法及會計(jì)電算化工作規(guī)范中指出，計(jì)算機(jī)替代手工記賬的，應(yīng)具備以下條件： 一、對單位的基本要求（一）有嚴(yán)格的操作管理制度單位操作管理制度的主要內(nèi)容包括：1.操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限；2.預(yù)防原

24、始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施；3.預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施；4.必要的上機(jī)操作記錄制度。（二）有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度主要內(nèi)容包括：1.保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；2.會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)核算軟件安全保密的措施；3.修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。同時(shí)還需要使用的會計(jì)核算軟件達(dá)到財(cái)政部發(fā)布的會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求；配有專門或主要用于會計(jì)核算工作的電子計(jì)算機(jī)或電子計(jì)算機(jī)終端并配有熟練的專職或者兼職的操作人員；用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算與手工會計(jì)核算同時(shí)運(yùn)行三個(gè)月以上，取得相一致的結(jié)果并報(bào)當(dāng)?shù)刎?cái)政局備案。

25、二、對人員的要求人才是會計(jì)電算化成功的關(guān)鍵，在替代手工記賬前必須完成會計(jì)電算化崗位人員的配置和培訓(xùn)并取得相應(yīng)的國家認(rèn)可的電算化資格證書。目前會計(jì)電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：財(cái)政部組織全國開展的初、中、高級會計(jì)電算化培訓(xùn)；軟件公司提供的針對購買的會計(jì)軟件的培訓(xùn)；企業(yè)自己組織的培訓(xùn)。第五節(jié)會計(jì)電算化的檔案管理 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。會計(jì)電算化檔案管理指實(shí)行會計(jì)電算化后，各企業(yè)應(yīng)結(jié)合會計(jì)檔案管理辦法、會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范、會計(jì)電算化管理辦法、會計(jì)電算化工作規(guī)范的要求，對電算化會計(jì)檔案進(jìn)行管理，專人負(fù)責(zé)，制訂相應(yīng)的檔案管理制度。一、

26、會計(jì)電算化檔案的主要特點(diǎn)及形式電算化會計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。系統(tǒng)開發(fā)資料、會計(jì)軟件系統(tǒng)、軟件操作權(quán)限分配表、軟件操作運(yùn)行日志等也應(yīng)視同會計(jì)檔案，都應(yīng)列入會計(jì)檔案進(jìn)行管理二、會計(jì)電算化檔案的存儲介質(zhì)采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤 、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。采用計(jì)算機(jī)打印輸出的書面會計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表，應(yīng)符

27、合國家統(tǒng)一會計(jì)制度要求，保存期限按會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行；采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計(jì)賬簿，應(yīng)征得同級財(cái)政部門的同意。在會計(jì)資料生成方面有一些靈活規(guī)定，如： （一）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。如每天業(yè)務(wù)較少，可按旬打印輸出。（二）一般賬薄可根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打??；發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬薄，可滿頁打印。（三）在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代總分類賬。（四）在保證賬薄清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的賬薄中表格線可適當(dāng)減少。三、會計(jì)電算化檔案管理基本要求各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，并編制會計(jì)檔案保管清冊。對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防