基建檔案整理方法講義

1、基建檔案整理方法講義基建檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。 一、歸檔范圍及保管期限（一）基建檔案：基建項目類；房屋產權類1、一個單項工程大致可分為五個階段（前期準備、設計階段、施工階段、竣工驗收階段及使用維護階段）形成的文件材料。在收集基建項目時，前期階段的材料是收集的重點?；椖款惖谋９芷谙迏⒄諒V州市基本建設項目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）目前，在項目建設過程中還出現(xiàn)了監(jiān)理單位，建設監(jiān)理項目的監(jiān)督過程中也全形成相應的文件材料，主要有：規(guī)劃、大綱、專業(yè)實施細則、簡報、日志、來往文件等。 2、房屋產權類歸檔范圍及保管期限（1）購買公有

2、住房申請表；（2）家屬住房情況調查表；（3）公有住房售價評估表；（4）公有住房買賣協(xié)議書；（5）收款憑證、印花稅發(fā)票（復印件）；（6）公證書（7）出售公有住房審定書；（8）房地產證、平面圖（復印件）；（9）補差價的材料。注意：第9點的材料，如果單位有房屋產權檔案的，放在房屋產權類的房改產權，獨立組卷。沒有的放在文書檔案永久保存。 房屋產權類的檔案全部歸永久保存。 二、歸檔時間 （一）基建項目辦理完許可證后，首先將前期材料向本單位綜合檔案室移交保存，并編制目錄。（二）基建項目類在工程竣工驗收后兩個月內，收集好材料，按要求分類整理歸檔，如果項目施工時間跨度長的，可以采取分階段整理歸檔。房屋產權類在

3、每戶辦理完手續(xù)后一個月內，按要求整理歸檔。三、整理要求（一）分類及代號 1、基建檔案分為兩大類：即：基建項目類和房屋產權類；機關代號：“B”B1基建項目類 B1.1基建項目類第一單工程 B2房屋產權類 B2.1單位產權 B2.2房改產權 B2.2.1房改產權類第一幢房屋企業(yè)代號：“2”2.1廠區(qū)、綜合性文件；2.2生產性建筑（包括各車間廠房）；2.3輔助生產建筑（鍋爐、倉庫、水塔、變電站等）；2.4辦公、生活建筑（辦公樓、宿舍、食堂、托兒所、禮堂）；2.5房屋產權（企業(yè)向職工售房、房改）（二）組卷方法1、基建項目類的整理、編號每一項工程一般都是在五個階段的基礎上分內容保管期限進行組卷。如果一項

4、工程文件材料形成數(shù)量比較少,可以一個階段組一卷或五個階段組成一卷。每一個案卷均由案卷封面、科技卷內目錄及卷內文件材料組成。每一個案卷均由案卷封面、科技卷內目錄及卷內文件材料組成。（1）卷內文件材料、圖樣的排列按文件材料的重要程度和時間先后排列：批復在前、報告請示地后；正文在前、底稿在后。有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列，沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖（即地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、水工圖、電氣圖、氣管圖、更改圖），排完一個專業(yè)項目再排另一個專業(yè)項目。文字和圖樣交錯材料的排列：文字在前，圖樣排后。如果文字只是對圖樣材料的補充或說明的，圖紙應排在前，文字材料在后。（2）編目

5、案卷的編目，是以案卷為對象，按照一定的要求和通過一定的形式，固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內容和成分的工作。編寫案卷頁號：用打號機打黑色字體打在卷內文件的右下角，背面（有字）的左下角，一個案卷內所有材料編一個流水頁碼，每卷的頁號均從“1”開始。圖樣頁號編寫在標題欄外。卷內科技文件材料各自編有頁碼的要重新編號； 頁號更改時“劃改”或“蓋改”，不要用涂改液?？萍季韮任募夸浘幹?卷內文件目錄 檔號：B1.1-1序號科技文件材料題名責任者文件日期文件編號頁次備注123卷內文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，打印一式二份，一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢索目錄。案卷排列及檔號的編制基建項目類案卷按

6、前期準備、設計、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護等階段排列。立卷后的案卷檔號由分類號、項目序號、案卷號三部分組成，在其基礎上編一個大流水號。示例：第一個工程項目B1.11-10第二個工程項目B1.21-8封面、卷內備考表的編制案卷封面的編制（案卷封面必須用電腦打?。?案卷題名是卷內科技文件材料的綜合名稱，概括反映案卷的主要內容與成份，指引和幫助利用者查找利用科技檔案。 要求簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。 結構：案卷題名 = 項目名稱 + 內容特征 + 文件名稱立卷單位 填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。 起止日期 可只填寫起止年月如：2000年3月至2000年8月或 2000.3

7、2000.8 保管期限、密級卷內備考表編制（3）裝訂入盒基建項目類部分需要裝訂的檔案，按要求采用“三孔一線”的辦法裝訂，裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符合A4規(guī)格的文件要補齊和折疊，粘貼文件和封面要用乳膠。圖紙可以裝訂，也可以不裝訂。對不裝訂的圖紙，需要在每圖紙右下角蓋上檔號章。模式：檔號件號對不用裝訂的圖紙案卷，附加一個案卷封面和科技卷內目錄。圖紙的折疊，對于大于A4的圖紙，以手風琴式折疊成A4圖紙的規(guī)格，先豎后橫。標題欄、竣工圖章應露在右下角外面，底圖不裝訂，采用平放或卷放的兩種方式保管，每袋要有標簽。將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內容。（4）科技檔案

8、分類目錄及目錄號編制科技分類目錄：按目錄格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印一份與相應的卷內目錄一起裝訂成檢索目錄。科 技 檔 案 分 類 目 錄類別：檔號總登記號案卷題名張數(shù)份數(shù)立卷單位日期保管期限密級變更情況目錄號編制：將已打印好的案卷、卷內目錄用檢索目錄夾裝訂成冊，每冊目錄編一個目錄號：B11n，每滿一冊斷號。目錄夾封面和脊背編制模式： 目錄夾封面 全宗名稱荔灣區(qū)政府辦公室全 宗 號1目 錄 號B11案卷起止號1年 度2002類 別基建項目類目錄夾脊背全宗號1目錄號B11案卷起止號1年 度2002類 別基建項目類2、房屋產權類的整理、編號房屋產權類形成的檔案材料，按戶立卷，一戶

9、一卷。（1）卷內文件材料排列按房屋產權類歸檔范圍的順序排列（2）編目編寫案卷頁號：用打號機打黑色字體打在卷內文件的右下角，背面（有字）的左下角，一個案卷內所有材料編一個流水頁碼，每卷的頁號均從“1”開始。圖樣頁號編寫在標題欄外。卷內科技文件材料各自編有頁碼的要重新編號； 頁號更改時“劃改”或“蓋改”，不要用涂改液?？萍季韮任募夸浘幹?卷內文件目錄 檔號：B1.1-1序號科技文件材料題名責任者文件日期文件編號頁次備注123卷內文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印一式二份，一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢索目錄。編制檔號：以戶為單位編一個大流水號。 示例： B2.21-10封面、卷內備考表的

10、編制案卷封面的編制（案卷封面必須用電腦打?。┌妇眍}名 結構：案卷題名 = 房屋地址+戶名+文件名稱如：中山七路30號住宅樓202房張三購房的評估表、公證、協(xié)議書、產權證立卷單位 填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。 起止日期 可只填寫起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.32000.8 保管期限、密級卷內備考表編制（3）裝訂入盒房屋產權類需要裝訂的檔案，按要求采用“三孔一線”的辦法裝訂，裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符合A4規(guī)格的文件要補齊和折疊，粘貼文件和封面要用乳膠。將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內容。（4）科技檔案分類目錄及目錄號編制科技分類目錄：按目錄格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印一份與相應的卷內目錄一起裝訂成檢索目錄?？?技 檔 案 分 類 目 錄類別：檔號總登記號案卷題名張數(shù)份數(shù)立卷單位日期保管期限密