工作中的溝通與表達(共9頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上工作中的溝通與表達溝通的定義溝通一詞起源于拉丁語，包括傳授、參與和共享三層含義。經(jīng)過不斷演化，溝通的涵義轉(zhuǎn)化為傳遞無形信息而不是有形物質(zhì)。溝通可以有效的定義為：人與人之間利用通用的符號進行信息交流的過程（通常為語言）。有效的溝通有如下特征：1. 溝通雙方有社交接觸這種社交接觸可以是面對面的接觸，也可以是相隔千里如信件、電話、電子郵件、電視、收音機、電影和錄像等。2. 有共同的溝通手段可以是語言或非語言的，非語言的如身體語言、眼神接觸、聲音、接觸、外形、臉部表情、姿態(tài)、距離、頭部位置。3. 信息清晰的傳遞這意味著要以一種有助于相互理解和克服外界阻力的方式來清晰的表達自己

2、（清晰的說、寫或利用適當?shù)拿浇椋?. 接收方理解信息溝通必須是雙向的過程，通過評價對方的反饋來判斷溝通的效果和了解溝通的成果。傾聽傾聽是對他人所說的話給予一種深層次的關(guān)注。n 不佳的傾聽者表現(xiàn)：1. 選擇性傾聽：即對特定類型的信息持不愿意了解或裝聾作啞的態(tài)度，導致的結(jié)果就是不傾聽談話中的要點，偏聽偏信。2. 經(jīng)常插話：他不是在關(guān)注內(nèi)容，而是計劃著如何再一次打斷對方的講話。3. “白日夢者”：貌似在聽，實際是在神游。4. 容易因外界的因素而分心如噪音、冷熱等。5. 不愿意費心接受較為復雜的信息。6. 對于談話者的陳述方式或視聽輔助設(shè)備的質(zhì)量有過激的反應(yīng)，難于關(guān)注談話的內(nèi)容。n 優(yōu)秀的傾聽者特征

3、：1. 在他人說話時密切關(guān)注對方。2. 對第一次見面的人非常感興趣，試圖尋找雙方的共同興趣。3. 相信“三人行，必有我?guī)煛?，記住每個人都有其長處值得學習。4. 能夠排除由于談話者個性或聲音帶來的干擾，以便更好的集中精力。5. 對于其他人、其他思想和事物有好奇感。6. 能夠鼓勵談話者繼續(xù)（以點頭或眼神接觸的方式）。7. 會做記錄。8. 了解自己存在的偏見，能夠努力控制自己的偏見，以確保能夠傾聽下去。9. 對蹩腳的溝通者有耐心。10. 律己，保證自己在積極的傾聽，做到不讓對方說閑話。11. 對其他人的觀點保持一種虛心的態(tài)度。n 傾聽技巧的五個主要特征：1. 愿意傾聽。2. 能夠清晰的接收對方傳達的

4、信息。3. 能夠理解對方話語中的含義（談話者的意思，而不只是你的解釋）。4. 謹慎的做出評價（三思而后行，不要匆忙做出判斷，要估計其價值和作用）。5. 適當做出反饋，切記溝通是雙向的。n 要積極的傾聽，你必須準備好：1. 提問2. 檢驗論據(jù)3. 留意自己設(shè)想的前提4. 傾聽弦外之音（即未明確說出來，但通過非語言元素表現(xiàn)出來如面部表情、音調(diào)等）。閱讀技巧閱讀是在某段時間和某種思想背景下，對各種暗示的可能性保持警覺的一種動態(tài)傾聽。你應(yīng)該了解，對于你的工作、角色、遠景目標，你必須要閱讀哪些材料，應(yīng)該要閱讀哪些材料，或可以閱讀哪些材料，然后相應(yīng)的決定如何及何時處理特定的事宜?？焖匍喿x非常管用，但是只有

5、輔以快速理解時才能真正管用，如果閱讀速度過快，則可能影響理解。你需要從面前的材料中，根據(jù)需要選擇相應(yīng)類別進行閱讀（可分為必須、應(yīng)該和可以）。仔細閱讀應(yīng)注意以下事項：1. 不論什么材料，必須清楚閱讀的目標2. 心中存疑3. 牢記自己的疑問，并設(shè)法找到答案4. 閱讀并抓住中心思想5. 批評性的檢驗論點、論據(jù)和論證6. 閱讀過程中要做記錄7. 作者的經(jīng)驗是否與你的相背8. 判斷是否需要復習9. 如果有需要，可與他人討論10. 閱讀之后需要思考書面溝通技巧書面溝通的要素：l 結(jié)構(gòu)和版式l 內(nèi)容l 風格和語氣書寫商務(wù)信函時，應(yīng)記住以下要點：l 信息清晰l 要點優(yōu)先級安排恰當l 風格和語氣適宜l 措辭和造

6、句要得體l 語法和用詞準確l 版面吸引人書寫報告時，應(yīng)記住以下要點：l 報告應(yīng)該：有背景介紹，并明確各項目標。有標題來表明報告的意圖。有類似書的結(jié)構(gòu)，章節(jié)、標題和子標題都要清晰的編號并做好標記。論據(jù)的主體部分簡潔，內(nèi)容安排要便于閱讀。結(jié)尾要有結(jié)論和建議。要簡要說明自己的設(shè)想。將復雜的數(shù)據(jù)放在附錄中。要使用圖表來輔助說明。l 越是便于閱讀，越難書寫。l 報告書寫的指導方針主要有： 以簡短、明快的段落來陳述主要的觀點。 比較復雜的內(nèi)容或統(tǒng)計數(shù)據(jù)要放在附錄中。 可考慮只列出標題，然后口頭擴展內(nèi)容。 避免思維混亂，可選擇會話式的表達方式。 簡練的列示要點，以澄清思路。l 報告的有效性： 報告的結(jié)構(gòu)和版

7、式是否清晰并且便于閱讀。 報告的內(nèi)容是否完整，它是否： -說明了意圖 -說明了報告是何時、何人、為何人準備以及準備的范圍等問題 -確認并恰當?shù)奶幚砗昧藛栴} -說明了資料來源 -使用前后一致的符號和簡稱 -使用準確的數(shù)據(jù) -做了清晰的陳述 -用事實和對事實的解釋符合邏輯的得出了結(jié)論 -確保在報告中說明了放棄其他可行性方案的理由l 總體要求 報告是否目標明確 報告是否預先估計到了各種反對意見 報告是否有效率并顯得很職業(yè) 報告是否會冒犯到他人 報告是否能為非技術(shù)人員理解 報告是否積極并有建設(shè)性意義 報告是否強調(diào)了即將要做的決策以及相關(guān)的決策人員書面溝通的風格和語氣對于保證對方清晰的接收和接受信息具有

8、非常重要的作用，規(guī)則有：l 保持樸實l 清晰是第一要務(wù)l 自然l 簡練l 語氣要能夠反映你的真實感情l 謙恭演說和陳述技巧有效的演說有效溝通六原則：l 清晰l 做好準備：何事、為何、何時、如何、何地以及何人l 簡單：將復雜的問題簡單化l 生動：栩栩如生，充滿激情l 自然l 簡練：著重說必須說的，而不是應(yīng)該說的或可以說的，時刻牢記時間限制。陳述技巧有效陳述的主要因素：1) 描述陳述的場合、對象和地點要思考以下問題：l 場合：什么類型、目標是什么、預計多長時間、可能發(fā)生其他什么情況。l 對象：有多少人參加、為什么來參加、希望了解什么、對陳述內(nèi)容了解多少。l 地點：會場規(guī)模、座位安排、布置和結(jié)構(gòu)以及

9、音響效果。2) 構(gòu)思和書寫陳詞3) 使用視頻設(shè)備4) 準備陳述5) 與他人預先演練6) 陳述內(nèi)容：l 開頭恰當?shù)慕榻B自己，抓住觀眾，并給出演說的背景、目標和大綱。l 中間要與觀眾保持眼神接觸，腳步平穩(wěn)，音調(diào)抑揚頓挫，自信。l 結(jié)尾發(fā)送明確的結(jié)束信號，然后在掌聲中離開。l 提問讓所有人聽清楚，簡練的回答，鼓勵觀眾提問，禮貌而得體的回答。l 總結(jié)對內(nèi)容及提問/討論的結(jié)果進行總結(jié)并致謝。一對一會面一對一會面的共同特征是：通常是預先安排好的，需要做好準備并有明確的目標。要求：l 雙方都知道會面的目的（預先通知）。l 會上要交換的信息應(yīng)該提前想好，會面中要以誠相待，回答要誠實。l 作為約見方，應(yīng)該控制局

10、面：抓住問題的實質(zhì)，分配好時間，給對方充分的時間發(fā)表 意見。會面的結(jié)構(gòu)：l 開頭做好準備，明確目標，營造輕松的氛圍。l 中間圍繞這個目標不分散注意力，傾聽，按照安排進行。l 結(jié)尾總結(jié)，達成共識，以積極的方式自然而然的結(jié)束。通過恰當?shù)奶岢鰡栴}進行溝通是非常有效的，可以使用開放式問題、暗示性問題、刺探性問題或假設(shè)問題。避免使用是否問題、封閉式問題、引導性問題或含沙射影問題。問題何時使用應(yīng)該注意的問題是否問題示例：你是否看過這個呢？確認信息時可能導致過分簡化的回答封閉式問題示例：你在這里工作多長時間了？尋找事實或數(shù)據(jù)時類似審犯人，沒有討論的空間開放式問題示例：你如何看待自己的職業(yè)發(fā)展？開始信息和觀點

11、討論時可能答非所問引導性問題示例：你不認為你應(yīng)該在一個星期前完成嗎？將討論向特定的方向推進時回答通常意義不大含沙射影問題示例：你怎樣評價總統(tǒng)這個向歐洲擴張的愚蠢計劃？避免使用，除非刻意挑釁通常隱含了另一層含義，可能造成一定的反響暗示性問題示例：那你當時是怎么做的？意圖在內(nèi)容和方向上引導對方朝既定軌道回答問題時，向他人解釋清楚問題時。答案無趣刺探性問題示例：你在加拿大負責多大規(guī)模的預算額呢？試圖獲得特定方面信息時聽起來像審問犯人鏡面問題示例：你對此已經(jīng)非常厭惡了，是嗎？確認是否理解了對方信息時可對對方的信息稍加修改假設(shè)問題示例：假設(shè)我們在海灣開設(shè)一個辦事處，你會感興趣嗎？虛擬一個條件可開辟新思路

12、可能鉆牛角尖，且只能獲得假設(shè)的信息。在績效評估面談中，應(yīng)該以下列方式給出建設(shè)性批評意見：l 私下談l 無需開場白l 簡單明了l 只談可以改變的行為l 不要拿對方與其他人相比l 不要提及他人的活動l 如果評價是客觀的，則無需道歉在接受建設(shè)性的批評意見時，應(yīng)該：l 保持冷靜并注意傾聽l 不要找批評人的茬子l 不要讓自己的反饋來操縱評估人員l 不要試圖轉(zhuǎn)換話題l 不要諷刺對方l 不要牽強附會的給評估人帶帽子，認為對方別有用心l 要讓他們認為你對此非常理解會議舉辦會議需要：l 編制計劃l 簡約隨和l 鼓勵參與l 明確目標l 領(lǐng)導才能舉辦會議必須準備好：l 預先了解需要什么樣的信息、報告、日程、版式、技

13、術(shù)數(shù)據(jù)或設(shè)備。l 明確目標。l 告知其他參與人員會議目標，并提前共享相關(guān)的信息。l 制定時間表和日程安排（并提前通知其他人）。l 確定主題，每個主題對應(yīng)一個目標。l 做必要的會務(wù)工作。主持會議要求你引導和控制住會議的進展，有明確的會議目標，適當?shù)陌盐沼懻摰木置?，判斷哪些可以討論，哪些不能在這里討論，做總結(jié)，進行解釋，最終達成共識，并準時結(jié)束會議。在引導和主持會議時，主持人的角色是保證下列要素能得到正確處理：l 目標在會議準時開始后，明確說明會議目標。l 計劃準備日程安排，并分配時間。l 引導保證討論的有效性。l 具體化得出結(jié)論。行動獲得認可，達成共識，準時結(jié)束會議。登鸛雀樓黃My father

14、 was a self-taught mandolin player. He was one of the best string instrument players in our town. He could not read music, but if he heard a tune a few times, he could play it. When he was younger, cursing the day of his audition and he did not want to be around that type of environment.Occasionally

15、, Dad would get out his mandolin and play for the family. We three children: Trisha, Monte and I, George Jr., would often sing along. Songs such as the Tennessee Waltz, Harbor Lights and around Christmas time, the well-known rendition of Silver Bells. "Silver Bells, Silver Bells, its Christmas

16、time in the city" would ring throughout the house. One of Dad's favorite hymns was "The Old Rugged Cross". We learned the words to the hymn when we were very young, and would sing it with Dad when he would play and sing. Another song that was often shared in our house was a song that accompanied the Walt Disney series: Davey Crockett. Dad only had to hear the song twice before he learned it well enough to play it. "Davey, Davey Crockett, King of the Wild Frontier" was a favorite song for the family. He knew we enjoyed t