行政管理電大辦公室管理形成性考核冊答案

1、辦公室管理形成性考核冊答案、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章2第點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知 識點(diǎn)。序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完信函。記成錄上司指令及會談、議內(nèi)容2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出函。信 信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記或綱要。記錄錄上司指令及會談、 議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作替上司接洽外界人士。例如者

2、、工會職員等。記接待賓客和員工的來訪辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表會會9接待工作接待來訪賓客；10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良 公共關(guān)系。好11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；13日常事務(wù)"閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整保管辦公室設(shè)備及用品15其他臨時交辦的事項(xiàng)-以速記記下上司交待的事項(xiàng)執(zhí)；行上司交辦事項(xiàng)16替上司申報交納所得稅及辦 退稅。理17外出辦事，如銀行、郵 等。18局理同學(xué)們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多 數(shù)同學(xué)因?yàn)闆]有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模

3、棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、 會議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情 況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)還。有些內(nèi)容要分開來寫比。如：通訊事務(wù)、電話、 信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書處理的內(nèi)容。、辦公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂 線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡 皮筋

4、、大頭針、紙夾等。國內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū)，提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。 本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？ 本題主要考核本課程的第二章1第點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識點(diǎn)。 文員工作分為三個步驟：計劃、實(shí)施和檢查。1計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行 效率會最佳。2實(shí)施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人 做過的工作和目前自己所從事相

5、同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃實(shí)施 檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果， 使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學(xué)們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三 個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)） 計劃書。本題主要考核本課程的第二章1第點(diǎn)的“按照優(yōu)先順序'處理工作”這 一知識點(diǎn)。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進(jìn)行：1將自己要做的事情分

6、為A：.是否應(yīng)該做的事B？.是否做或不做都無所謂 的事？C.是否不可以做的事？對A于要集中精力做對，于B和C可以從計劃中刪 掉。對于A類事情再進(jìn)行分類，分為： 重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但 是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以 請他人代勞）。3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學(xué)們見教材2第8頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己 制定一份計劃書，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)?此工作方法的認(rèn)識。1請示方法和報告方法2；計劃方法和總結(jié)方法3；受意方法；4傳達(dá)

7、方法；5進(jìn)言方法；6變通方法和擋駕方法7；分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章3第點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識下點(diǎn)。 面我舉一個例子，同學(xué)們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會 議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā) 表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談 的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖2）；備（好記錄本，記錄下指 示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用4意）（必要時可以

8、提問，直至明了 意圖為止，但不要打斷談話；5）（如有不同意見，可以公開提出，但要言之成 理，并要注意方式、態(tài)度；6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。2結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要 性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公 室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、 公司的硬件和軟件配備公、司取得的成績當(dāng)。時，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本， 記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好 憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理 詢問，

9、并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公 司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按照 以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的 相關(guān)知識點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際 談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同： 1都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； 3通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4 都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：1打電話應(yīng)首先查清楚

10、對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電2話鈴4聲響就接聽。2打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步 二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議 的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。1基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談， 共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織 多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如5一 z室8 Y。4 Y9 Q# G+ kQ6 M# T2兩者與一般會議的不同： 可以消除時空上的局限性。3各自的優(yōu)劣：“電視會議” 優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限

11、性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。 “交互式電話會議”優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎 詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？本題主要考核本課程的第四章5第點(diǎn)的“上司不在時郵件的處理”這一知識點(diǎn)。 本題的答案請同學(xué)們見教材7第2頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：1上司正在開會時 ；2上司繁忙時；3上司即將外出時4；遠(yuǎn)道來訪 或有重要事情的來訪時。一、日程安排

12、計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù) 定表。本題主要考核本課程的第八章4第點(diǎn)的“日程安排計劃表的種類和管理”這一 知識點(diǎn)。以下為參考答案 1：日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng) 一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。 一般于年初將整個年度的活動事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要 進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃 周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃

13、比月預(yù)定表更詳細(xì)。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地 預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。2各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教P.1材66P.170上的例子，編寫。本題考察同學(xué)們對知識點(diǎn)的靈活運(yùn)用能同力學(xué)，們要對以上四種類型的預(yù)定表理 解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 本題主要考核本課程的第十章3第點(diǎn)的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這 個知識點(diǎn)，本題答題思路如下：1提神醒腦的服務(wù)。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn) 備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地

14、工作。2私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私 事：1）特別指示事項(xiàng)的時候雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題， 所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎使的上事司，得到充分的便利%。T/ A# T（ j h（2）純私人性請求時遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬 同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3財物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者， 以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等 副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申 報

15、手續(xù)。（2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng) 將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并 做紀(jì)念保管。） 本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。 另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可 以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個“工作 任務(wù)單”。一、簡單闡述口頭語言的基本特征及應(yīng)敬用語的一般場合。本題主要考核本課程 的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語言的特征”和2第點(diǎn)的“敬語的用法”這兩個知識 點(diǎn)。以下為參考答案：1口頭語言的基本特征：

16、（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要 清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（2）有重音。口語中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。（3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口 語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。 2敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話） 也需要使用敬語。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己

17、恩 惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學(xué)們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征；二是敬語應(yīng)用的一 般場合。其中第二個問題實(shí)際上就是考察“敬語的用法”這個知識點(diǎn)。 二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章6點(diǎn)第的“社交話題的選擇”這個知識本點(diǎn)題， 答題思路如下：1合適的話題包括： （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、 風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任 務(wù)等；

18、（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。2不合適的話題包括： （1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如 何？ 本題主要考核本課程的第十三章1點(diǎn)第的

19、“印章的使用”這一知識點(diǎn)。1印章的使用的主要形式為： （1）落款章（；2）更正章（；3）證見章；（4）騎縫章（；5）騎邊章；（6）密封 章；（7）封存章。2落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： （1）落款章加蓋于文書作者的落款用處來，表明作者的法定性和文件的有效; 性。 （2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線 上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定 作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)需，要進(jìn)行說明和闡述不，能只回答要點(diǎn)， 否則會失分。四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基

20、本原則。 本題主要考核本課程的第十四章3點(diǎn)第中的“收文處理”這一知識點(diǎn)。 1收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦） 注辦。j） % |$ N） bE2分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、 報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； （2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循 的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人） 閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送 批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；

21、（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后 閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理并，以秘書為軸心， 進(jìn)行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的 每一個要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的 基本含義。本題主要考核本課程的第十四章6點(diǎn)第中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點(diǎn)。1類型：（1）按問題特征立卷（；2）按作者特征立卷（；3）按文種特征立卷（；4）按時 間特征立卷（；5）按地區(qū)特征立卷（；6）按通訊者特征立卷。2按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案這卷種，方法能反映對某一方面