如何提高期刊編務(wù)工作效率

1、如何提高期刊 編務(wù) 工作效率 如何提高期刊 編務(wù) 工作效率本文關(guān) 鍵詞 ：務(wù)工，效率，期刊，提高如何提高期刊 編務(wù) 工作效率本文 簡介：隨著采 編系統(tǒng)的普及和互 聯(lián)網(wǎng)的迅猛 發(fā)展，期刊 編務(wù)的工作方式 發(fā)生了重大改 變，如稿件的登 記、送審、催審、退修等流程均可以通 過采編系統(tǒng)快速 處理，與作者、 審 稿專家的聯(lián)系可以通過電子郵件或者 QQ 等即時通信工具完成；但是編務(wù)人員仍需要負(fù)責(zé)發(fā) 放版面 費(fèi)通知和 錄用證明、收取版面 費(fèi)、發(fā)放審稿費(fèi)和稿費(fèi)、寄送樣刊和發(fā)票、更新如何提高期刊 編務(wù)工作效率本文內(nèi)容：隨著采 編系統(tǒng)的普及和互 聯(lián)網(wǎng)的迅猛 發(fā)展，期刊 編務(wù)的工作方式 發(fā)生了重大改 變，如稿件 的

2、登記、送審、催審、退修等流程均可以通 過采編系統(tǒng)快速處理，與作者、 審稿專家的聯(lián) 系可以通過電子郵件或者 QQ 等即時通信工具完成；但是編務(wù)人員仍需要負(fù)責(zé)發(fā)放版面費(fèi)通 知和錄用證明、收取版面 費(fèi)、發(fā)放審稿費(fèi)和稿費(fèi)、寄送樣刊和發(fā)票、更新 專家和作者數(shù)據(jù) 庫等繁瑣工作。隨著我國科研力量的加 強(qiáng)，各編輯部來稿量逐年上升， 導(dǎo)致期刊發(fā)文量增 加、出版周期 縮短，編務(wù)工作量進(jìn)一步增加。而很多 編輯部因?yàn)槿耸植蛔悖捎眉?職 編務(wù)工作模式，即 責(zé)任編輯兼職編務(wù)。編務(wù)工作非常繁 瑣、枯燥乏味， 責(zé)任編輯在負(fù)責(zé)編 校稿件的同 時還要處理編務(wù)工作，勢必會降低自身工作效率和 編校質(zhì)量，甚至 遺忘某些工 作環(huán)節(jié)

3、，因此提高期刊 編務(wù)工作效率 顯得尤為重要 3。筆者基于多年 親身經(jīng)驗(yàn)，總結(jié) 了一些 編務(wù)工作的心得體會。1 編務(wù) 工作主要內(nèi)容 編務(wù)工作是編輯部工作的重要 組成部分， 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)編輯 部各方面的運(yùn)作，是 編輯部的核心 樞紐，也是聯(lián)系編輯部和作者、審稿專家的紐帶4。從收稿到印刷，期刊出版流程 環(huán) 環(huán)相扣，而 編務(wù)就是環(huán)與環(huán)之間的連接點(diǎn)，保證期刊每一期的 順利發(fā)行。作者與 審稿專家 對編輯 部的第一印象往往來自 編務(wù)人員的工作 態(tài)度與效率，信息的準(zhǔn)確 傳遞、審稿費(fèi)和稿 費(fèi)的及 時發(fā)放、 問題的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升，從而吸引更多的好稿 件 5。隨著信息 時代的到來， 編務(wù)工作的內(nèi)容

4、也在 發(fā)生變化，如稿件的登 記、催審之 類的環(huán)節(jié)已經(jīng)可以通過網(wǎng)站采編系統(tǒng)自動完成。新時期編務(wù)工作內(nèi)容 6-8主要有 :1）稿 件查重;2）版面 費(fèi)的收取、稿 費(fèi)和審稿費(fèi)的發(fā)放;3）錄用證明的發(fā)放;4）期刊檔案、 資料的保 存;5）版面費(fèi)發(fā)票及樣刊的寄送 ;6）定期更新作者、 審稿專家數(shù)據(jù) 庫;7）收發(fā)電子郵件、接打 電話，解決作者和 審稿專家問題;8）當(dāng)期數(shù)據(jù)上 傳各大數(shù)據(jù) 庫及編輯部官網(wǎng)。2 提高 編務(wù) 工作效率的方法編務(wù)工作雖然龐雜、瑣碎，但是很多 環(huán)節(jié)都可以“偷懶”。本章將 針對編務(wù) 工作的主要內(nèi)容， 提出一些提高工作效率的方法。版面 費(fèi)收取及作者信息收集稿件錄用之后， 編輯部會向作者收

5、取一定金 額的版面費(fèi)，以維持日常開 銷。一般編務(wù)人員 都是計(jì)算好版面 費(fèi)金額后，逐一 給作者發(fā)送郵件，并要求作者提供 發(fā)票抬頭、郵寄地址等 信息。此方法耗 時耗力，且 郵箱在同一 時段發(fā)送多封相似內(nèi)容的 繳費(fèi) 通知容易被系 統(tǒng)認(rèn)為 是垃圾 郵件， 導(dǎo)致被封號。 對此，提出幾點(diǎn)建 議:1）定期統(tǒng)一群發(fā)郵件，將版面 費(fèi)收取規(guī)則 寫于郵件之中，由作者自行確定 繳費(fèi)金額，這樣可以節(jié)省大量 發(fā)郵件、計(jì)算版面費(fèi)的時 間;2）設(shè)計(jì)版面費(fèi)通知單和錄用證明合一的 word 模板（因?yàn)椴糠肿髡?單位管理 嚴(yán)格，需要正式的通知才能 進(jìn)行版 面費(fèi)匯款），將此模板添加到 郵件的附件中，由作者自行填寫，模板中應(yīng)該包含作者

6、 單位發(fā)票抬頭、納稅人識別號等信息 （可以直接將填好的模板 給編輯部會計(jì)用于開發(fā)票），在后 期郵寄發(fā)票的同時，打印此通知 單蓋編輯部公章后一并寄出，用于作者 報銷版面 282 費(fèi)或 他用 ;3）設(shè)計(jì)需要作者提供信息的 Word 模板，將此模板也添加到 郵件的附件中，模板中 應(yīng) 該包含作者 銀行卡號、開戶行、身份 證號、郵寄地址、 電話等信息，用于后期 發(fā)放稿 費(fèi)和 寄送樣刊;4）將所有應(yīng)繳費(fèi)作者的稿號、姓名、稿件名列于一 張電子表格，截 圖后添加到 郵 件中，避免作者因不 記得稿號或不確定是哪一篇文章需要交 費(fèi)而致電編輯 部詢問，增加 編 務(wù)人員工作量 ;5）要求作者將上述 2 個 Word

7、模板填好后，重命名 為姓名+稿號發(fā)回編務(wù) 人 員郵箱，為后續(xù)工作做準(zhǔn) 備。大地 測量與地球 動力學(xué)編輯部群發(fā)郵件內(nèi)容如下。尊敬 的作者您好，我是大地 測量與地球 動力學(xué)編輯部李編輯。您的稿件已 經(jīng)被我刊 錄用， 附件中的 word 是您的版面 費(fèi)通知 單和需要提供的信息， 請將兩者填好后重命名 為您的姓 名+稿號并于 匯款后發(fā)回此郵箱，匯款請備注稿號 +姓名。本刊版面 費(fèi)按篇收取，分 為三檔: 全文黑白印刷 XXXX 元一張彩圖 XXXX 元;全文彩印 XXXX 元，您可以根據(jù)需要自行確定 繳 費(fèi)金額。如有疑 問可以加入 QQ 群 XXXXXXXX 詢問或致電 027 XXXXXXXX 需要指

8、出的 是，部分 編輯部根據(jù)稿件的 見刊頁碼數(shù)收取版面 費(fèi)，在稿件排版完成甚至定版之后才通知 作者 繳費(fèi)。這種方式存在不少弊端 :1）有的作者一稿多投，稿件被多個刊物 錄用后，一般會 選擇第一個要求 繳費(fèi)的期刊，其余的 則選擇撤稿;2）有的作者 經(jīng)常出國或者出野外 項(xiàng)目，難 以聯(lián)系，如果 臨見刊才通知 繳費(fèi)，可能無法及 時收到版面費(fèi)，影響正?？?;3）有的作者 覺 得版面費(fèi)太貴或者工作單位發(fā)生了改變，如果沒有 繳納版面費(fèi)，那么這些作者可以毫無 顧 忌地撤稿另投其他刊物。如果 發(fā)生以上情況， 編輯部將浪 費(fèi)大量人力物力，因此建 議稿件 錄用后 1 個月內(nèi)收取版面 費(fèi) 。匯總 作者信息建立期刊QQ

9、 群收集作者提供的信息之后，可以將所有信息匯總于 excel 表格中，方便后期 查詢使用。對于有采 編系統(tǒng)的編輯部，可以從采 編系統(tǒng)中一次性 導(dǎo)出所有已 經(jīng)錄用稿件的信息， 然后根據(jù)作者反 饋的 Word 進(jìn)行補(bǔ)充更新。QQ 作為時下最流行的即 時聊天工具，在 編務(wù) 人員的工作中也發(fā)揮著重要作用。版面 費(fèi)及錄用通知郵件中附有編輯部的 QQ 群，根據(jù)本 刊經(jīng)驗(yàn)，大部分作者都會申 請加入。編務(wù)人員可以在 QQ 群中通知各種消息，包括版面 費(fèi) 到賬情況、已經(jīng)寄出發(fā)票的快遞單號、增刊征稿信息等；也可以通過 QQ 群尋求作者幫助， 例如向作者 詢問 某些生僻研究方向的 專家，或者在無法 聯(lián)系到某作者 時

10、通過群里其同學(xué)、 同事代為轉(zhuǎn)達(dá)消息。大地 測量與地球動力學(xué)編輯部 QQ群自 2014 年建立以來，成 員 已經(jīng)達(dá)到 995 人，并且 還在不斷增加。QQ 群建立以后，編輯部的來電減少了 90%以上， 編輯和編務(wù)再也不會因 為絡(luò)繹不絕的來電打斷工作思路而 煩惱，既節(jié)省了時間又提高了效 率。通過 QQ 進(jìn)行溝通的好處非常多：有事情可以同 時通知所有人，節(jié)省了打電話、發(fā)郵件的時間;即使沒有及 時看到 QQ 消息也不用擔(dān)心，因 為 QQ 可以自動記錄聊天內(nèi)容，因出差、 休假不在 辦公室可以通 過手機(jī)等移動端與群成員進(jìn)行聯(lián)系，等上班之后再 處理各項(xiàng)事務(wù);可 以通過 QQ 發(fā)送截圖、復(fù)制大段文字以解答某些

11、作者所提的復(fù)雜的問題。其實(shí) QQ 群的作用遠(yuǎn)不止這幾點(diǎn)，因 為不是本文 討論重點(diǎn)，在此不 進(jìn)行詳述。需要注意的是， 應(yīng)當(dāng)對申請 入群的人進(jìn)行嚴(yán)格審核，必 須提供稿號或者 單位+姓名，以防止廣告和不良信息。入群之 后，所有成 員昵稱應(yīng)改為單位+姓名，方便 編輯或者編務(wù)人員查找。如果群成 員較多、刊 期較短， 則建議按期建立小群，要求當(dāng)期稿件的作者或者通信作者加入，然后在小群中通 知當(dāng)期版面 費(fèi)、稿費(fèi)、 樣刊等事宜。 對于兼職編務(wù)，更可以直接在小群中與所有作者溝通， 大幅提高 編校的效率。郵寄發(fā)票與樣刊 發(fā)票與樣刊的寄送耗 時耗力，特 別是對于期刊較短、 發(fā)文量較大的期刊。根據(jù)筆者 調(diào)查和 收到的

12、交 換期刊發(fā)現(xiàn)， 絕大部分編輯部寄送發(fā)票時都是手寫， 郵發(fā)樣刊時都是先打印地址， 剪裁之后用膠水或者 糨糊貼于信封之上。 這種方法效率 較低且容易出 錯，筆者在此推薦使 用不干膠打印 紙。不干膠打印 紙可以即撕即用，干 凈衛(wèi) 生且黏性好。先根據(jù) 購買的不干膠 打印紙樣式， 設(shè)計(jì)好模板，然后將所有固定 郵發(fā)地址復(fù)制粘 貼進(jìn)去，最后 調(diào)整格式即可。 激光打印機(jī)和 噴墨打印機(jī)均可使用 該打印紙。如果要 給作者郵寄樣刊，只需將之前收集到 的作者地址、 郵編等信息復(fù)制粘 貼到模板中， 這樣還可以避免因 為筆誤錯寫郵寄地址或 電 話， 導(dǎo)致作者無法收到 發(fā)票或者樣刊。一般 給作者郵寄發(fā)票的時候都是通 過快

13、遞，那么在 收到版面 費(fèi)之后，就可以根據(jù) Excel 匯總表中信息打印 郵寄地址與 電話，貼于快遞單上， 郵寄之前最好 記錄下快遞單號，并錄入 Excel 匯總表中，以追蹤快 遞;郵寄之后可以在 QQ 群中通知作者即將有快 遞寄到。大地 測量與地球動力學(xué)為月刊，每期 給固定地址郵發(fā) 約 500 本樣刊， 給作者寄送 40 余本樣刊。在使用 該方法之前，需要花 費(fèi)一整天 時間 粘貼 信封、填寫快 遞單;在使用模板 進(jìn)行打印之后，只需花 費(fèi) 1 小時左右就可以完成所有工作， 效率大幅提升。需要注意的 時候，如果使用激光打印機(jī)，不干膠打印 紙的標(biāo)簽 數(shù)不宜 過多， 否則打印效果 較差;打印模板 設(shè)計(jì)

14、完成之后， 應(yīng)該取消所有 線框;模板的 長度和寬度要略小 于不干膠打印 紙的標(biāo)簽 ，防止打印機(jī) 進(jìn)紙不正， 導(dǎo)致部分文字打印不出來。稿費(fèi)和審稿費(fèi)的發(fā)放 一般來說，稿費(fèi)都是按期 發(fā)放的，所以可以先在 Excel 匯總表中提取所有當(dāng)期作者的信息， 然后直接復(fù)制粘 貼到稿費(fèi)模板中。稿 費(fèi)與審稿費(fèi)的發(fā)放建議都通過銀行卡 匯款， 這樣方便 快捷，即使 對方銀行卡丟失或信息有 誤也不用擔(dān)心 （因?yàn)閰R款失敗，款項(xiàng)會自動退回）。財(cái) 務(wù)人員統(tǒng)一匯款后，可以在 QQ 群中告知作者稿 費(fèi)金額并提醒作者注意 查收。如果稿 費(fèi)金 額高于 800 元人民幣則需要繳稅。稿費(fèi)在 8004000 元時，稅金=（稿費(fèi)所得800）

15、X14%; 稿費(fèi)大于 4000 元時，稅金=稿費(fèi)所得X（1 20%）X 14%。如果每期文章 較多，且稿費(fèi)金額 有高有低，那么可以使用 Excel軟件進(jìn)行自 動計(jì)算。 首先根據(jù)文章的 順序， 將作者名、 文 章名、 作者 銀行卡號等信息復(fù)制粘 貼于 Excel模板中，然后根據(jù)各 編輯部自定的 標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算 應(yīng)發(fā)稿費(fèi)。計(jì)算稅金時，先將應(yīng)發(fā)金額按照降序 （或升序）排列，然后根據(jù)稿 費(fèi)金額（800 4000 元、4000 元以上）分別鍵入計(jì)算公式，最后分 別下拉自動計(jì)算。 計(jì)算完成后，按照 文章 順序重新排序，然后利用 Excel 自帶的公式計(jì)算實(shí)發(fā)金額與合計(jì)金額。如果有一定的 編程基礎(chǔ)，也可以利用 C

16、+語言編寫自定義分段函數(shù)，此方法可以一 勞永逸。在第一篇文 章的稅金 處（假設(shè)其位置 為 Excel 中 H3）鍵入“=IF（G3c =800 , 0, IF（G3v=4000 , （G3 800）*0.14 , G3*0. 8*0 . 14） ”（G 為應(yīng)發(fā)金額所在位置），按回車鍵就可以計(jì)算出第一個 稅金，其余的稅金下拉自 動計(jì)算。如果模板不同，只需將代 碼中“G3 根據(jù)第一個 應(yīng)發(fā)金額 所在行列位置重新 輸入即可。目前大部分 編輯部都使用了采 編系統(tǒng)， 統(tǒng)計(jì)審 稿次數(shù)和人數(shù) 時，只需從系 統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)即可。 對于新增的 審稿人，往往缺少他 們的銀行卡信息， 這時最好寫一份 說明，蓋上編輯部公章后，將 說明的掃描件群發(fā)給這部分審稿人。在收到 審稿人回信后，