采購流程管理及倉庫管理制度

1、華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW004采購流程管理及倉庫管理制度第一部分 總則為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求， 保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。第二條 本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購（以下統(tǒng)稱為采購物品）。第二部分權(quán)限（一）公司所有對外采購須經(jīng)總經(jīng)理簽字或電話請示同意；（二）公司所有采購物品驗收后需在倉庫進行入庫登記。第三部分采購原則1、詢價比價原則凡未通過招標(biāo)確定供應(yīng)商

2、價格的物品的采購，每次采購金額在10 萬元以下的必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外，超過10 萬以上的采購須以招標(biāo)的形式進行。2、一致性原則采購人員定購的物品必須與采購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足需求部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改或作參考。 如確因特定條件數(shù)量不能完全與采購單一致需經(jīng)總經(jīng)理同意。3、低價搜索原則1華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW004采購人員隨時搜集市場價格信息，

3、建立供應(yīng)商信息檔案庫， 了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔原則：（ 1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（ 2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（ 3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（ 4）加強學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（ 5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標(biāo)采購原則凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價或合同會簽的形式，由綜合辦、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序， 提高工作效率。對于價

4、格隨市場變化較快的物品，除縮短招標(biāo)間隔時限外，還應(yīng)隨時掌握市場行情，調(diào)整采購價格。6、審計監(jiān)督原則采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司 員工獎懲制度等進行處罰直至追究其法律責(zé)任。7、合同會簽制度固定資產(chǎn)的采購合同，必須經(jīng)過有關(guān)部門綜合辦、財務(wù)部、車間、技術(shù)研發(fā)部等共同參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)總經(jīng)理審核批準簽約。8、職責(zé)分離2華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW004采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗收，采購物資質(zhì)量、 數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由綜合辦根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準

5、與供應(yīng)商協(xié)商完成。第四部分采購業(yè)務(wù)流程部門需求計劃部門物資需求計劃單·實際庫存確認量物品采購單否驗收不合格品退回領(lǐng)導(dǎo)審核是合格入庫供應(yīng)商詢價比價議價核對發(fā)票供應(yīng)商選發(fā)貨財務(wù)審核擇入庫單簽訂合同采購員報銷付款一、采購申請：1、每月 5 日前屬于原材料、備件、易耗品等日常物資采購由物品（物資）需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實際需要填寫部門物資需求計劃單，屬于固定資產(chǎn)采購由物資需求部門填寫 資產(chǎn)購置申請單 上報綜合辦，采購員匯總形成物品采購單報總經(jīng)理審批； 原則上不執(zhí)行沒有計劃的采購，除特殊情況急需購買的總經(jīng)理批準后可不受計劃時間限制；2、公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)

6、部門提3華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW004報；公司生活及辦公的物資、 固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；公司各部門專用的物資由各部門自行提報二、詢價比價議價：（ 1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應(yīng)商進行報價。（ 2）采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并填寫采購詢價記錄表 ，按低價原則進行采購。（ 3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。（ 4）詢價時應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，同時對廠商的供應(yīng)能力， 交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確

7、認， 遇到問題應(yīng)及時的與需求部門溝通。三、供應(yīng)商選擇1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試，征得需求部門同意，并報有相關(guān)部門批準備案。2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購時應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案表，做好業(yè)務(wù)記錄，會同生產(chǎn)部、財務(wù)部、采購部等相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計。3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯

8、一決定的因素。4華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW0044、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定，供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定。5、為確保供應(yīng)渠道的暢通， 防止意外情況的發(fā)生， 對于生產(chǎn)運營所必需的商品，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。大宗商品應(yīng)同時由兩家以上供應(yīng)商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年度向三家以上供應(yīng)商詢價，經(jīng)有公司綜合評估后，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結(jié)算。四、合同簽訂1、供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。2、交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進行處理。3、合同正文應(yīng)

9、包含的要素1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2） 采購物品 / 項目的名稱 / 、規(guī)格、數(shù)量 / 清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5） 付款方式；6）質(zhì)量保證期；7） 質(zhì)量要求及規(guī)范；8） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；9） 雙方的公司信息；10 ）其他約定。4、合同簽訂后，必須分別提供復(fù)印件給倉庫和財務(wù)部，大批量采購合同還需提5華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW004供一份給總經(jīng)理五、進度跟催（ 1）為確保準時交貨， 采購人員應(yīng)提前采用電話、 傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確

10、保物品（物資）能適時供應(yīng)。（ 2）若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。六、驗收入庫：采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、 材料、配件等物品（物資）、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、 大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗收， 辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后，庫管員開具入庫單 ，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門， 2 日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。七、對帳付款：采購物品（物資）辦理入庫后，由采購員憑物料入庫單按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)：采購員填制付款申請單 ，交由財務(wù)核實欠款金額、票據(jù)是否

11、齊全等情況后， 由采購部經(jīng)理審核， 總經(jīng)理批準， 最后交給財務(wù)安排付款第五部分倉庫管理流程一、驗收入庫1.采購物資送到公司后， 由倉管員根據(jù) 物品采購單 和發(fā)票，在當(dāng)日便對數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、標(biāo)識、外包裝衛(wèi)生情況及完好性等進行驗收，特殊情況時及時通知到質(zhì)檢員進行質(zhì)量檢驗，在確保上述內(nèi)容符合要求時接受入庫，并填妥物料卡，做好標(biāo)識。6華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW0042、對檢驗的合格原輔材料倉管員在物品采購單上簽字，并填寫物料入庫單，驗收不合格的原輔料，分開堆放、做好標(biāo)識，并于2 日內(nèi)通知采購員處理。3、 倉庫原則上當(dāng)天送來的物料當(dāng)天處理完畢，登記入倉庫庫

12、存管理系統(tǒng)4、倉庫管理員應(yīng)對已入庫的原材料進行分區(qū)分類擺放，不得隨意堆放，如無特殊情況需在當(dāng)天內(nèi)完成。二、物品領(lǐng)用管理主要負責(zé)：倉庫管理員、車間班長職責(zé)：倉庫管理員、 車間班長須共同對生產(chǎn)領(lǐng)用材料信息的核對和登記，倉庫管理員并對庫存當(dāng)日領(lǐng)用后進行日盤點1、物品領(lǐng)用須在倉管員指導(dǎo)下，由部門主管或指定的負責(zé)人進行領(lǐng)料，領(lǐng)料人填寫領(lǐng)料單，倉管員做好材料領(lǐng)用信息登記。2、對當(dāng)日的生產(chǎn)材料領(lǐng)用登記務(wù)必當(dāng)日登記完畢，沒特殊情況不可以拖延記錄。三、現(xiàn)場管理目的：規(guī)范倉庫和車間原料、 成品緩存區(qū)的日常整理清掃活動，保證物品整潔有序、區(qū)域干凈衛(wèi)生負責(zé)人：倉管員帶班長1、 物品的堆放須分類擺放整齊，做好物料卡標(biāo)識

13、，保持地面、墻面整潔，無蛛網(wǎng)。2、貨物的進出應(yīng)隨手關(guān)門，確保外部與內(nèi)部的有效隔離。3、原輔料進庫、成品出庫后，倉管員應(yīng)立即打掃，保持整潔。4、同品種的擺放在同一區(qū)域內(nèi)，出庫時遵循先進先出原則。四、生產(chǎn)原、輔料損耗表7華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW0041、當(dāng)日倉管員協(xié)助車間班長并核實原輔料領(lǐng)料單、成品入庫單2、倉管員根據(jù)原輔料的使用和成品產(chǎn)出量計算原輔料的損耗，填寫生產(chǎn)損耗率核算表五、成品入庫管理目的：規(guī)范對倉庫物資的入庫存儲、保護、進行有效的管理控制，保證成品的入庫安全和質(zhì)量主要負責(zé)：倉管員、車間班長職責(zé)： 倉管員負責(zé)對產(chǎn)品入庫管理進行監(jiān)督檢查，確保產(chǎn)品數(shù)量

14、外觀質(zhì)量無損；車間班長須管控好成品生產(chǎn)過程的衛(wèi)生安全管理和成品入庫數(shù)量的核實和成品外觀的良好1、質(zhì)檢部對產(chǎn)品的現(xiàn)場檢驗后，確保產(chǎn)品合格后方才入庫。2、成品入庫后倉管員須對成品數(shù)和入庫單進行核對，并做標(biāo)識，包括規(guī)格、品名、品牌、生產(chǎn)日期3、半成品入庫應(yīng)先通知質(zhì)檢部對半成品進行檢驗，然后做標(biāo)識， 分開定點堆放，填妥物料卡，注明品名、生產(chǎn)日期及數(shù)量。4、成品入庫后，需按不同品名、規(guī)格、特點分類分區(qū)碼放，做到"二齊、三清、四號定位（二齊：物資擺放整齊、庫容干凈整齊；三清：材料清、數(shù)量清、規(guī)格標(biāo)識清；四號定位：按區(qū)、按排、按架、按位定位。）六、成品出庫管理目的：對倉庫成品物資的儲存、保護、進、

15、出庫進行有效的控制。保證產(chǎn)品在出庫過程中不影響產(chǎn)品的質(zhì)量主要負責(zé)：倉管員、物流專員8華威焊業(yè)有限公司文件名：采購流程管理及倉庫管理制度文件編號：HW004職責(zé)：物流采購專員負責(zé)產(chǎn)品的搬運與裝車；倉管員負責(zé)產(chǎn)品的備貨以及對倉庫的物品的進、出管理和帳、物的盤點與記錄，并按規(guī)定對倉庫進行管理。1、倉庫接到銷售部的提貨單后當(dāng)日即時開具成品出庫單（須每周一將上一周所發(fā)生的全部單據(jù)交于銷售，銷售核對購銷合同、填寫銷售清單；） 。2、采購員負責(zé)聯(lián)系車輛、組織人員進行產(chǎn)品的搬運與裝車。3、裝車時，根據(jù)裝車規(guī)律，輕搬輕放，嚴禁野蠻裝車，將損壞產(chǎn)品及時挑出單獨存放，倉管員隨時補發(fā)同品種產(chǎn)品。4、裝車完成倉管員與采購專員、提貨人同時清點品種、規(guī)格、數(shù)量，及駕駛員等會簽提貨單。并記錄發(fā)貨車輛車牌號以及衛(wèi)生情況，并由提貨負責(zé)人確認簽字，便于可追溯；5、產(chǎn)品交付后倉管員應(yīng)妥善保管有關(guān)單據(jù)、質(zhì)量記錄，進行帳務(wù)處理和單據(jù)的整理與存檔。6、如有客戶退貨，與銷售部確認后辦理入庫，填寫退貨單；如有質(zhì)量問題的通知質(zhì)檢部，由質(zhì)檢部檢驗確認后隔離并作標(biāo)識。7、通知綜合辦辦理出門證，車輛出廠。七、倉庫盤點1、倉管員每月對倉庫進行盤點并于當(dāng)月月底（月的最后一天）前做好公司庫存報表，清晰每月的庫存，報財務(wù)管理中心備案，保證賬物相符。2、倉庫員