近30年來高校教學檔案管理制度演進及現(xiàn)狀研究

1、    近30年來高校教學檔案管理制度演進及現(xiàn)狀研究    摘要：在我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展過程中，教學檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)日益得到了完善，但隨著新的教學形式和信息傳播技術(shù)的深入應用，教學檔案類型、形成方式、儲存要求也日趨多樣化，檔案管理的時效問題、電子檔案的歸檔問題、證據(jù)檔案的保管問題、教學檔案數(shù)字化問題等都沒有在各種法律法規(guī)中得到明確的體現(xiàn)，目前的相關(guān)法律法規(guī)與工作實際之間尚有一些亟待明確的問題。關(guān)鍵詞：高校，教學檔案，制度問題建國60多年以來，我國高等教育事業(yè)的發(fā)展雖然經(jīng)歷過一些波折，但總體上實現(xiàn)了由小變大、由弱到強的轉(zhuǎn)變。據(jù)教育部高教司2016

2、年發(fā)布的中國高等教育質(zhì)量報告顯示：在新中國成立的1949年到改革開發(fā)的1978年，我國高等學校在校學生人數(shù)從11.7萬人增加到86.7萬人，高等教育毛入學率從0.26%增長到1.55%；而在剛剛過去的2015年，高校在校學生人數(shù)居然有3700萬之多，毛入學率達到了40%。與新中成立時相比，高等教育的規(guī)模增長超過310倍，高等教育毛入學率增長超過150倍。在高等教育事業(yè)快速發(fā)展過程中，教學檔案的產(chǎn)生和積累也呈高速增長態(tài)勢。但與高等教育事業(yè)快速發(fā)展不相適應的是，高等學校檔案管理事業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)的制定卻明顯滯后于教育事業(yè)本身的發(fā)展。通過查閱相關(guān)法律法規(guī)和高校教學檔案管理的相關(guān)文獻資料，筆者認為我國

3、高校教學檔案管理工作還有亟待在法律法規(guī)層面進行完善和規(guī)范的地方。一、高校教學檔案管理的現(xiàn)狀分析檔案是歷史的記錄，是以知識形態(tài)所體現(xiàn)社會生產(chǎn)力的寶貴信息資源1。高校教學檔案主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。其中既有人才培養(yǎng)方案、教學管理制度、教學改革項目、教學研究成果等體現(xiàn)綜合教學管理的材料；也有記錄教學和實驗室基礎(chǔ)建設(shè)與管理的實踐類材料類；還有記載學生獎懲和學籍異動等情況的學生管理材料以及教材使用、畢業(yè)審核與學位授予等十幾個二級類目。與高校教學檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)也包括了三個層面，一是由全國人民代表大會審議通過的法律，二是國務院審核通過后發(fā)行的行政法規(guī)，三是由教育部、

4、國家檔案總局頒布執(zhí)行的部門規(guī)章。（一）高等學校檔案管理的法律依據(jù)國家層面出臺的第一個與教學檔案管理相關(guān)的法律是1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過的中華人民共和國檔案法。它是我國有史以來最高權(quán)力機關(guān)制定的關(guān)于檔案事業(yè)的第一部法律，隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，全國人民代表大會常務委員會于1996年7月對檔案法進行了修訂。修訂后重新發(fā)布的檔案法對檔案機構(gòu)及其工作人員在檔案事務中的權(quán)利、義務和責任以及對各類違法行為作了更加明確的規(guī)定，加大了檔案行政管理部門的執(zhí)法力度，賦予并明確了檔案行政管理部門行政處罰的職能2。我國第二部與教學檔案管理相關(guān)的法律當屬2015年8月29日第

5、十二屆全國人民代表大會常務委員會第十六次會議通過的中華人民共和國刑法（修正案九）3。在該法第二百八十四條中明確規(guī)定：“在法律規(guī)定的國家考試中，組織作弊的，處三年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金；情節(jié)嚴重的，處三年以上七年以下有期徒刑，并處罰金?！薄盀樗藢嵤┣翱罘缸锾峁┳鞅灼鞑幕蛘咂渌麕椭?，依照前款的規(guī)定處罰。”“為實施考試作弊行為，向他人非法出售或者提供第一款規(guī)定的考試的試題、答案的，依照第一款的規(guī)定處罰。”“代替他人或者讓他人代替自己參加第一款規(guī)定的考試的，處拘役或者管制，并處或者單處罰金。3”刑法（修正案九）將考試作弊納入刑法，為高等學校教學檔案，尤其是各類考試檔案和學生獎懲材料

6、的管理提出了新的要求。（二）高等學校檔案管理的相關(guān)法規(guī)與高校教學檔案管理有關(guān)的行政法規(guī)有據(jù)可查的包括檔案專業(yè)人員職務試行條例、關(guān)于檔案專業(yè)人員職務試行條例實施意見、機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范、中華人民共和國檔案法實施辦法、機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定等。指導我國高等學校檔案管理的最早的行政法規(guī)是中共中央辦公廳和國務院辦公廳于1983年4月28日印發(fā)的機關(guān)檔案工作條例，條例對檔案部門的基本任務、工作體制、常設(shè)機構(gòu)和人員配置、檔案的接收、管理、提供利用和移交等工作做出了明確的規(guī)定。同時在第二十九條明確指出：企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作應參照條例執(zhí)行。繼機關(guān)檔案工作條例之后，中央職稱改革工作

7、領(lǐng)導小組1986年3月28日轉(zhuǎn)發(fā)了國家檔案局關(guān)于檔案專業(yè)人員職務試行條例和關(guān)于檔案專業(yè)人員職務試行條例實施意見兩個文件，對檔案工作人員的任職資格、崗位職責、職稱評審與聘任等條件進行了說明。隨著檔案管理工作的發(fā)展變化以及一些列新情況、新要求的出現(xiàn)，國家檔案局又于1987年12月4日發(fā)布了機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范。該規(guī)范對機關(guān)檔案工作的基本任務、檔案的接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交等問題作了具體要求。在中華人民共和國檔案法頒布執(zhí)行后，國務院于1990年11月19日又發(fā)布了中華人民共和國檔案法實施辦法，該辦法對檔案機構(gòu)的設(shè)置及其職責、檔案管理要求、檔案的公布即利用、檔案管理的相應獎懲機制做

8、了規(guī)范。由于檔案管理工作的自身發(fā)展需要，全國人大會常務委員會于1996年7月對中華人民共和國檔案法修訂版進行了審議并發(fā)布執(zhí)行；與此同時，國務院于1999年5月5日批準修訂了中華人民共和國檔案法實施辦法，并于1999年6月7日以國家檔案局第5號令重新發(fā)布；為正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，國家檔案局于2006年9月19日發(fā)布了機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，將檔案的保管期限進行了明確界定。（三）高等學校教學檔案的其他規(guī)章與高等院校教學檔案管理直接相關(guān)的規(guī)章制度當屬原國家教委和國家檔案局1987年制定的高等學校教學文件材料歸檔范圍，該文件不僅對教學檔案的類別做了規(guī)范，而

9、且明確了教學檔案的類型，為規(guī)范檔案的收集與整理提供了具體的指導建議。隨著高校教學檔案管理中各類問題的不斷顯現(xiàn)，為了加強高等學校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，國家教委1989年5月進一步制定頒布了普通高等學校檔案管理辦法，進一步明確了高等院校檔案場館的建設(shè)標準、人員職數(shù)、教學檔案的類型和歸檔范圍、檔案的日常管理以及開放應用、表彰獎勵等若干事宜。1993年，原國家教委進一步制定并發(fā)布了高等學校檔案實體分類法、和高等學校檔案工作規(guī)范兩個文件，為高等學校檔案分類及管理提供了具體的標準和規(guī)范。二、高校教學檔案管理的制度缺失（一）檔案管理的時效問題在機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期

10、限規(guī)定中，檔案的保管期限只有永久、30年和10年三個時限。并且明文規(guī)定：“對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案”。最高人民法院、國家檔案局1984年頒發(fā)的關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定將訴訟檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期保管時間為60年；短期保管時間為30年。但檔案管理有時會涉及民事訴訟，為此，對于一些不太重要的檔案至少要保存二年以上。因為在法律現(xiàn)定的訴訟時效期間內(nèi)，權(quán)利人提出請求的，人民法院就強制義務人履行所承擔的義務。而在法定的訴訟時效期間屆滿之后，權(quán)利人行使請求權(quán)的，人民法院就不再予以保護

11、4。由于檔案的用途和性質(zhì)不同，檔案保管的時效也應該有所區(qū)別，但目前的管理制度之間的不統(tǒng)一會導致高校檔案管理人員對部分特殊教學檔案的管理時效產(chǎn)生困惑。（二）電子檔案的歸檔問題學分制與選課制在高校的推廣和高校教務管理系統(tǒng)的應用使得傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒體為主的教學檔案逐步趨于電子化，隨著翻轉(zhuǎn)課堂、慕課、在線課程、在線考試等新的教學和考核形式的出現(xiàn)，很多教學檔案在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成。這類電子教學檔案的歸檔方式和儲存問題已然成為高等院校必須面對的問題之一。（三）證據(jù)檔案的管理問題中華人民共和國刑法（修正案九）的出臺讓讓考生作弊材料從普通的教學檔案向法律證據(jù)轉(zhuǎn)變成為可能，如何妥善保管考生作弊材料已經(jīng)不再是單純的

12、檔案管理問題，而是成為了法律證據(jù)的收集和保管問題，但目前執(zhí)行的高校教學檔案管理文件對這類型特殊檔案的管理問題尚未形成明確的意見。（四）成績檔案的更新問題教學檔案不僅是學校教學過程的簡單記錄，教學檔案中的學籍登記表、成績表、實習鑒定表等內(nèi)容是伴隨學生一生的重要材料。對于學生來講，他的就業(yè)、入職、職稱晉升等事情都與其檔案有著千絲萬縷的聯(lián)系。根據(jù)教育部相關(guān)法規(guī)，大學生學籍最多可以保持八年。隨著高校擴張，彈性學制、大學生休學參軍入伍、休學創(chuàng)業(yè)等現(xiàn)象日益頻繁。部分大學生并不能在四年內(nèi)完成學業(yè)，而高效教學檔案的歸檔時間一般在大學生畢業(yè)次年的六月。這就會導致部分學生成績檔案在歸檔時仍有不及格課程和未修得學分

13、。教學管理制度與檔案管理制度的不相符會為很多非正常畢業(yè)生們的檔案帶來非常多的問題。（五）教學檔案數(shù)字化問題由于部分工作人員在檔案流轉(zhuǎn)和保管過程的不作為，學生檔案遺失事件時有發(fā)生，再加上檔案造假現(xiàn)象屢有發(fā)生，接受學生和用人單位對于教學檔案的查詢、驗證，并對遺失的教學檔案進行重建是檔案管理員經(jīng)常面臨的工作之一。而高校生源地和就業(yè)地跨度大，紙質(zhì)檔案的查詢、驗證和重建工作的時間和經(jīng)濟成本較高。在互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)已然非常成熟的今天，教學檔案的數(shù)字化管理和查詢卻相對落后，這為學生重建教學檔案、用人單位進行檔案的查詢驗證增加了工作的難度，降低了時效性。三、高校教學檔案管理的對策建議（一）細化檔案存放時效檔

14、案管理的時限應該根據(jù)檔案的類型制定相應的時間，目前執(zhí)行的僅有“永久”和“30年”和“10年”三個時限，建議增加一些短期時限，如一般檔案的管理期限為2年等。（二）加快數(shù)字檔案建設(shè)在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云課堂日益盛行的當今時代，高校教學檔案保管不能一直停留在以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)模式上，應該加快數(shù)字化檔案的建設(shè)力度。如題庫管理系統(tǒng)、在線學習和考試平臺、手機app教學軟件所產(chǎn)生的學生作業(yè)、考勤信息、考生答卷和成績等數(shù)據(jù)迫切需要與之相適應數(shù)字化檔案管理平臺。（三）完善檔案管理制度現(xiàn)行的檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度成文時間較早，很多新問題、新特點的出現(xiàn)在以往的規(guī)章制度中難以找到依據(jù)，給檔案管理人員帶來了很多不便和困惑，建議教育部和國家檔案管理局加快規(guī)章制度的修訂和完善步伐。四、結(jié)語高校教學檔案是高校檔案的重要組成部分之一，是形成高校教學管理過程的基點。教學檔案不僅是高校辦學歷史的固化和簡單記錄，而是學校辦學特色的體現(xiàn)，也是高校教學改革的基本依據(jù)。