合同管理制度

1、大連北方匯銀擔(dān)保集團(tuán)有限公司合同管理制度1、目的為規(guī)范公司的合同管理程序，防范與控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，明確管理職責(zé)，界定管理層面，提高管理效能，特制定本辦法。 2、 范圍適用于集團(tuán)公司本部、分支機(jī)構(gòu)、子公司的合同簽訂、保管等全過程。3、定義3.1 合同：下述所講的合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式；3.2 本規(guī)定所指的合同是除勞動(dòng)合同外，集團(tuán)公司及其分公司、子公司與平等主體的自然人、法人和其它組織之間,以及集團(tuán)內(nèi)各平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。3.3 合同管理：是指對合同立項(xiàng)、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條

2、款擬定、審查會(huì)簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理體制。 4、管理規(guī)定 4.1 簽訂合同，除即時(shí)結(jié)清外，都必須采用書面形式。 4.2 需要以集團(tuán)公司或子公司名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，借調(diào)、借用人員不得被指定為承辦人。 4.3合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門、法律事務(wù)部、財(cái)務(wù)部門審查會(huì)簽。4.4 合同管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制與審查會(huì)簽責(zé)任制相結(jié)合的責(zé)任制度。4.4.1合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé)，合同承辦人為具體責(zé)任人，合同承辦部門領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人。 4.4.2

3、審查會(huì)簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本制度的規(guī)定，對合同項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.5 集團(tuán)公司及內(nèi)部的各管理中心、部等職能部門一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件；具有營業(yè)執(zhí)照的分支機(jī)構(gòu)以自己的名義對外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)具有集團(tuán)公司的授權(quán)委托。 4.6 法定代表人不親自簽署而授權(quán)代理人簽署合同，應(yīng)當(dāng)辦理授權(quán)委托書。 4.7 合同承辦部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺(tái)帳，實(shí)行履約跟蹤統(tǒng)計(jì)報(bào)告責(zé)任制。 4.8 在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的，由監(jiān)察部門（即總裁辦公室）按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查處，并會(huì)同人事部門追究責(zé)任單位（

4、部門）負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理： 4.8.1 不按本制度規(guī)定簽訂、履行合同的；4.8.2 訂有重大缺陷或無效合同的；4.8.3 審查人員延誤審查時(shí)間或未審出合同缺陷的； 4.8.4 不按法律或本制度規(guī)定履行變更或解除合同職責(zé)的； 4.8.5 應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的； 4.8.6 提供虛假資料的； 4.8.7 不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的； 4.8.8 未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或擅自轉(zhuǎn)委托的； 4.8.9 與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的；4.8.10 泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的；4.8.11 延誤糾紛處理法定時(shí)效期間的；4.8.12 在

5、合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。 5、職責(zé) 5.1 法律事務(wù)部職責(zé) 5.1.1 貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同承辦部門提供法律服務(wù)。 5.1.2 建立健全本單位合同管理制度，監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬、所管分公司、子公司合同管理情況。 5.1.3 參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。 5.1.4 統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證、鑒證事宜。 5.1.5 組織合同管理知識(shí)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)合同承辦人員資格審查。 5.1.6 在會(huì)簽或參與重大合同談判過程中，負(fù)責(zé)審查合同主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性。 5.1.7 其他相關(guān)管理工作。 5

6、.2 合同承辦部門職責(zé) 5.2.1 負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)，指定合同承辦人，進(jìn)行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 5.2.2 組織合同的談判。 5.2.3 起草合同文本，并組織審查會(huì)簽。 5.2.4 組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書。 5.2.5 負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。 5.2.6 負(fù)責(zé)所屬部門報(bào)送集團(tuán)公司審核合同事項(xiàng)的辦理。 5.3 合同審查會(huì)簽部門職責(zé) 5.3.1 財(cái)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)對合同的價(jià)款、支付方式的合理性、可行性，資金預(yù)算及來源的可靠性，財(cái)務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性，擔(dān)保財(cái)產(chǎn)合法、安全性進(jìn)行審查；對合同變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評估，出具書面意見；（2

7、）負(fù)責(zé)合同資料保管、檔案管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計(jì)及報(bào)告制度，并管理合同專用章；（3）負(fù)責(zé)對合同涉及的資金來源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動(dòng)用審批手續(xù)的合法性以及合同價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理、合法性進(jìn)行審查。 5.3.2 相關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé)，負(fù)責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。 5.3.3法律事務(wù)部審查會(huì)簽職責(zé)，按本制度5.1.6的規(guī)定執(zhí)行。 5.4 合同承辦人職責(zé) 承辦人應(yīng)對合同自商約時(shí)起至履行完畢止的全過程負(fù)責(zé)，對期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題，按國家有關(guān)法律法規(guī)及本制度的規(guī)定，須及時(shí)與本部門負(fù)責(zé)人、法律事務(wù)

8、部進(jìn)行協(xié)商，并以承辦人為主進(jìn)行處理。 5.5 監(jiān)察部門職責(zé)5.5.1 總裁辦公室為合同的監(jiān)察部門。5.5.2負(fù)責(zé)對合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對合同管理中出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)問題進(jìn)行調(diào)查處理，提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定，并可根據(jù)需要進(jìn)行專項(xiàng)效能監(jiān)察。 6、程序6.1 合同簽訂程序 6.1.1 調(diào)查 6.1.1.1意向接觸，確定合作主要條件及運(yùn)作方式，開展相關(guān)合作條件或價(jià)格方面的咨詢。 6.1.1.2 資信調(diào)查, 確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括： 1）具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件，且真實(shí)有效。涉及專營許可的，

9、具備相應(yīng)的許可證明文件；涉及資質(zhì)要求的，具備相應(yīng)的資質(zhì)（等級）證書。 2）經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項(xiàng)目的需要。 3）具有履約能力，必要時(shí)應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、資金證明、注冊會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。 4）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴(yán)重違約事實(shí)；在簽署本合同時(shí)，未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。 5）在簽署本合同時(shí)，不存在任何司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)關(guān)作出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。6）其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng)。 6.1.1.3 對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人，如果必須與其簽訂合同時(shí)，應(yīng)由其提

10、供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。 6.1.2 草擬合同文本 6.1.2.1凡國家、行業(yè)或集團(tuán)公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需要予以適用或借鑒。 6.1.2.2合同由各級承辦人自行擬稿，重要合同由法律事務(wù)部負(fù)責(zé)擬稿，由經(jīng)辦人承辦。6.1.2.3合同必備條款包括標(biāo)的（規(guī)格、型號、數(shù)量或具體事項(xiàng)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限、地點(diǎn)、方式、價(jià)款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。 6.1.2.4 合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。 6.1.2.5 合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定，合同原件由財(cái)務(wù)部門留存、法律事務(wù)部以合同副本備案。 6.1.3 談判 重大合同應(yīng)組成談判

11、小組進(jìn)行談判，一般應(yīng)有財(cái)務(wù)、技術(shù)、法律、監(jiān)察及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加，承辦部門負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。 6.1.3.1召開準(zhǔn)備會(huì)議，明確談判事項(xiàng)，確定談判原則、策略、重點(diǎn)及主談人員，統(tǒng)一部署。 6.1.3.2 承辦人對談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。 6.1.3.3 談判結(jié)束后，承辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。備忘錄應(yīng)記載以下內(nèi)容： 1）準(zhǔn)備會(huì)議情況，包括會(huì)議時(shí)間、參加人員、形成的一致意見、聲明保留意見、法律意見、需要請示承辦部門負(fù)責(zé)人、分管經(jīng)理或法定代表人的事項(xiàng)等。 2）談判情況，包括進(jìn)展情況、取得的成果、雙方存在

12、的主要分歧，以及下一步我方談判人員提出的應(yīng)對意見。 6.1.4 審查會(huì)簽 6.1.4.1 承辦人填寫合同審查會(huì)簽表，附合同草案，、合同依據(jù)、他方當(dāng)事人的資信狀況證明材料，發(fā)送oa流程至?xí)灢块T審查。6.1.4.2承辦部門領(lǐng)導(dǎo)將承辦意見填入合同審查會(huì)簽表，承辦意見包括： 1）當(dāng)事人的主體資格和資質(zhì)是否符合要求。 2）合同項(xiàng)目是否符合法律、法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的批準(zhǔn)文件。 3）合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范。4）合同條款是否是締約人真實(shí)意思的表示。 5）合同項(xiàng)目是否列入年度資金計(jì)劃。6) 合作條件、方式是否符合公平、效益原則，主體之間的平等地位是否得到體現(xiàn)。 7）

13、合同價(jià)款是否合理，價(jià)款的確定是否符合公司有關(guān)程序。 8）相關(guān)問題的處理意見。 9) 是否具備簽署條件。 6.1.4.3 審查部門應(yīng)提出具體的審查意見，并在oa里體現(xiàn)。如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會(huì)簽表上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審查人簽字。 1) 審查意見書應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負(fù)責(zé)人簽字。 2) 合同簽審部門對合同的審查期限，一般不超過五個(gè)工作日。對特別重大、復(fù)雜合同的審查，一般不超過八個(gè)工作日。 6.1.4.4 審核會(huì)簽意見處理 1) 根據(jù)合同所涉及項(xiàng)目的具體情況，經(jīng)承辦人與審查人溝通，由承辦人按雙方取得共識(shí)的意見，修改合同草案。

14、 2) 出于項(xiàng)目本身需要及各種客觀條件的限制，對于承辦人認(rèn)為無法采納的意見，應(yīng)向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由本部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否采納。 6.1.4.5 法律事務(wù)部經(jīng)審查，對符合本制度規(guī)定的程序和要求，所附資料齊全的合同，可進(jìn)入審批流程；對未按本制度規(guī)定履行相應(yīng)程序、所附資料不全的合同，由法律事務(wù)部提出補(bǔ)正意見，承辦部門整改。6.1.4.6 合同審核合規(guī)后，由承辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，并報(bào)送總裁審批。 6.1.4.7 承辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)及總裁根據(jù)相關(guān)記載的事項(xiàng)、部門意見及相關(guān)情況，決定是否批準(zhǔn)。 6.1.5 簽署 6.1.5.1 承辦人對合同逐頁簽字后，送法定代表人簽署。 6.1.5.2 法定代表人授權(quán)委托代

15、理人簽署的，應(yīng)由承辦人會(huì)同法律事務(wù)部辦理授權(quán)委托書。 6.1.5.3 法定代表人或受托人簽署后，送財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。承辦人應(yīng)將合同原件、授權(quán)委托書（各1份）留存財(cái)務(wù)部備案。 6.1.5.4 合同他方由代理人承辦、代簽合同的，應(yīng)索取其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。 6.1.5.5 根據(jù)法律規(guī)定或當(dāng)事人之間的約定，辦理合同鑒證、公證或?qū)徟?、備案手續(xù)。 6.1.6 簡易程序 6.1.6.1 對于標(biāo)的數(shù)額及風(fēng)險(xiǎn)較小的采購、服務(wù)類合同，以及特殊緊急情況下的應(yīng)急事項(xiàng)合同，可按6.2.1、6.2.2、6.2.6、6.2.7的規(guī)定，直接辦理。6.1.6.2 特殊緊急情況下經(jīng)總裁批準(zhǔn)的合

16、同。 6.2 履行程序 6.2.1合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就時(shí)方可全面實(shí)際履行。合同生效之前，不得實(shí)際履行。 6.2.2 承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，并及時(shí)填寫合同履行情況統(tǒng)計(jì)表，按年度報(bào)法律事務(wù)部和財(cái)務(wù)管理中心財(cái)務(wù)部備案。6.2.3 承辦部門實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，掌握實(shí)際履行情況。對出現(xiàn)的各種問題，及時(shí)獲取證據(jù)、協(xié)調(diào)處理并向法律事務(wù)部等相關(guān)部門報(bào)告。重大事項(xiàng)，必須及時(shí)向上級部門報(bào)告。 6.2.4合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動(dòng)的，如該人員只是在公司內(nèi)部變動(dòng)，則由該承辦人繼續(xù)負(fù)責(zé)，有特殊情況的可以由原承辦人向新承辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個(gè)情況，環(huán)節(jié)，

17、交接相關(guān)資料。新承辦人不了解的地方，原承辦人要負(fù)責(zé)說明。6.2.5 如原承辦人離開公司的，要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，并充分說明整個(gè)合同的執(zhí)行情況，經(jīng)該業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無誤的，方可辦理離職手續(xù)。6.3 變更或解除程序 6.3.1 合同需要變更或解除時(shí)，合同承辦部門應(yīng)在與法律事務(wù)部等部門溝通情況后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成，需按本辦法6.2的相關(guān)規(guī)定辦理。 6.3.2 合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的文書、電報(bào)、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時(shí)與法律事務(wù)部等部門溝通情況、請示合同簽署人后，應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)

18、書面答復(fù)對方。如果必須變更或解除，應(yīng)與他方達(dá)成變更或解除合同的書面協(xié)議草案，確定索賠條件，并按本辦法6.2的相關(guān)規(guī)定辦理。6.3.3 對不可抗力或國家宏觀政策調(diào)整原因而使合同不能履行或延期履行的，應(yīng)及時(shí)書面通知對方或者及時(shí)取得對方遇有上述情況的證明材料，主動(dòng)與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。 6.3.4 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。 6.3.5 需經(jīng)有關(guān)行政部門批準(zhǔn)的合同，變更或解除合同應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。 6.3.6 經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更或解除合同的協(xié)議需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。 6.3.7 涉外合同的變更或解除，法律有特殊規(guī)定

19、的應(yīng)按規(guī)定辦理。 6.3.8變更、解除合同一律采用書面形式。6.3.9 變更、解除合同前仍應(yīng)嚴(yán)格履行原合同。6.3.10 因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益受損的，除法律允許免責(zé)外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。6.4 糾紛處理程序 6.4.1 合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時(shí)間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù)。 6.4.2 出現(xiàn)糾紛，承辦部門應(yīng)立即向合同簽署人和法律事務(wù)部及財(cái)務(wù)部報(bào)告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。 6.4.3 合同糾紛協(xié)商、調(diào)解, 應(yīng)由合同承辦部門與法律事務(wù)部共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂

20、書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效期間內(nèi)，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應(yīng)商同法律事務(wù)部確定代理人、應(yīng)對方案等，并向受托簽署人、總裁請示。 6.5 檔案管理與使用程序 6.5.1 財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同審核情況，建立適時(shí)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。 6.5.2 合同簽章生效后，由承辦人整理與合同有關(guān)的資料，并按集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定及時(shí)送交財(cái)務(wù)部進(jìn)行歸檔。具體范圍包括： 6.5.2.1 合同正式文本及附件。 6.5.2.2 與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。 6.5.2.3合同他方當(dāng)事人資信證明材料。 6.5.2.4雙方或有的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。 6.5.2.5合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等。 6.5.2.6 或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。 6.5.2.7 或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。 6.5.2.8 其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。 6.5.3以上資料不得隨意改動(dòng)、棄置、銷毀、遺失。6.5.4合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，并及時(shí)按機(jī)密程度專門歸檔。6.5.5財(cái)務(wù)部門的合同保管人員要定期檢查已執(zhí)行完畢但未歸