合同管理辦法—制度

1、合同管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)公司的合同管理，規(guī)范合同的簽訂程序，明確相關(guān)部門(mén)在合同管理和簽訂過(guò)程中的職能，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法（以下簡(jiǎn)稱(chēng)合同法）和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。第二條本辦法所稱(chēng)合同，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。本辦法所稱(chēng)合同管理，是指公司制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對(duì)合同的訂立、審查批準(zhǔn)、履行、變更與解除、糾紛處理等進(jìn)行監(jiān)督、檢查與考核等全過(guò)程的管理活動(dòng)。第三條合同管理的定義：（ 一 ） 合同的合法性：合同主體資格、內(nèi)容、形式和程序不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)的

2、強(qiáng)制性規(guī)定。（ 二 ） 合同的真實(shí)性：簽約雙方意思表示真實(shí)，不存在欺詐、脅迫或重大誤解的情形。（ 三 ） 合同的嚴(yán)密性：雙方權(quán)利義務(wù)明確具體，合同格式規(guī)范、條款完備、文字表述清楚準(zhǔn)確。（ 四 ） 合同的可行性：合同標(biāo)的在技術(shù)上、經(jīng)濟(jì)上可行，合同能夠履行并給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益。第四條本辦法適用于中國(guó)神華軌道機(jī)械化維護(hù)分公司各部門(mén)。第二章職責(zé)分工第五條公司合同管理按照“誰(shuí)主辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“全過(guò)程管理、全責(zé)任承擔(dān)”的原則進(jìn)行分工。第六條辦公室是公司經(jīng)濟(jì)合同的集中歸口管理部門(mén)，設(shè)專(zhuān)職崗位對(duì)公司經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行管理。辦公室法務(wù)主管職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)宣傳貫徹國(guó)家有關(guān)合同方面的法律、法規(guī)和規(guī)章；（二）負(fù)責(zé)起草合

3、同管理工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施；（三）對(duì)合同簽訂履行進(jìn)行指導(dǎo)、審查、監(jiān)督、考核；（四）公布公司適用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；（五）對(duì)合同的合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行法律審查；（六）負(fù)責(zé)審查合同的可行性和項(xiàng)目、資金落實(shí)情況，制止無(wú)計(jì)劃項(xiàng)目、無(wú)資金來(lái)源或經(jīng)濟(jì)效益差的合同簽訂；（七）參與重大合同的法律論證、談判 （ 招標(biāo) ）與文本起草，并監(jiān)督其履行情況；（ 八 ） 負(fù)責(zé)合同專(zhuān)用章的管理。草簽的合同文本在得到會(huì)簽單中有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并且會(huì)簽單中所有修正合同條款的意見(jiàn)在合同中得到體現(xiàn)時(shí)，合同章管理人員方可在合同文本上用印；（ 九 ） 負(fù)責(zé)合同分類(lèi)和編號(hào)的管理。負(fù)責(zé)公司合同的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表管理工作，根據(jù)需要及時(shí)向上級(jí)

4、主管部門(mén)報(bào)告合同的有關(guān)情況；第七條合同的實(shí)施部門(mén)即為該合同的主辦部門(mén)，負(fù)責(zé)該合同全過(guò)程的管理。各單位設(shè)置一名合同承辦員（兼職），負(fù)責(zé)承辦本單位合同簽定管理工作。主辦單位的職責(zé)如下：（ 一 ） 負(fù)責(zé)收集、整理并提出與合同有關(guān)的技術(shù)、商務(wù)文件（包括合同對(duì)方的資信文件），負(fù)責(zé)起草或擬訂合同文本，組織合同談判工作，及時(shí)完成整理并妥善保存；（ 二 ） 嚴(yán)格貫徹執(zhí)行經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行相關(guān)的法律、法規(guī)、政策，維護(hù)公司的合法權(quán)益；（ 三 ） 負(fù)責(zé)合同簽訂的前期資料準(zhǔn)備工作（ 包括：立項(xiàng)依據(jù)、招投標(biāo)文件、會(huì)商紀(jì)要等文件） ；（ 四 ） 作為主辦合同的公司代表，嚴(yán)格按照合同條款規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)全面履行合同；（ 五 ）

5、負(fù)責(zé)辦理各類(lèi)工程準(zhǔn)建、開(kāi)工的有關(guān)審批手續(xù)；（ 六 ） 負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過(guò)程的管理工作，在合同有效期內(nèi)，對(duì)合同標(biāo)的質(zhì)量、期限、價(jià)款、施工安全等進(jìn)行檢查、監(jiān)督；（ 七 ） 有權(quán)依照合同條款提出支付價(jià)款及違約扣款意見(jiàn)，配合財(cái)務(wù)部、辦公室做好合同的結(jié)算工作；（ 八 ） 負(fù)責(zé)組織對(duì)合同標(biāo)的各階段驗(yàn)收，提出評(píng)價(jià)意見(jiàn)，出具工程竣工驗(yàn)收證明，關(guān)鍵環(huán)節(jié)的驗(yàn)收需要邀請(qǐng)合同會(huì)簽過(guò)程的參與部門(mén)參加并進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)；（ 九 ） 負(fù)責(zé)工程類(lèi)合同預(yù)（結(jié)）算的工程量審核，并簽署意。第三章合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理第八條合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編制。（ 一 ） 辦公室參考國(guó)家示范文本，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況負(fù)責(zé)編制公司的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本經(jīng)公司相關(guān)

6、部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，并經(jīng)公司法律顧問(wèn)審查、總經(jīng)理審批后，作為公司的合同標(biāo)準(zhǔn)文本。（ 二 ） 標(biāo)準(zhǔn)合同文本包括：采購(gòu)合同、其他買(mǎi)賣(mài)合同、房地產(chǎn)合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、城市供用水氣熱力電合同、租賃合同、保管委托合同、借款合同、保險(xiǎn)合同、技術(shù)合同、涉外合同、承攬合同及其他合同；還包括招標(biāo)文件的商務(wù)標(biāo)書(shū)條款、對(duì)外詢價(jià)函等。第九條合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用。（ 一 ） 各部門(mén)簽訂合同要使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本。使用非標(biāo)準(zhǔn)合同在合同審批時(shí)要說(shuō)明原因。（ 二 ） 對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)合同，辦公室法務(wù)主管要進(jìn)行法律審查，根據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)合同的實(shí)質(zhì)偏差程度和法律風(fēng)險(xiǎn)，決定是否需要法律顧問(wèn)審查和公司法人審批。（ 三 ） 使用標(biāo)準(zhǔn)合同而出現(xiàn)商務(wù)

7、條款方面的法律糾紛，招致公司名譽(yù)或經(jīng)濟(jì)損失的，由辦公室法務(wù)主管承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（ 四 ） 對(duì)于各合同主辦部門(mén)使用了公司的非標(biāo)合同，而在合同審批中沒(méi)有主動(dòng)申報(bào)，由此產(chǎn)生的法律后果由各部門(mén)合同主辦人員和部門(mén)經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第四章合同分類(lèi)與授權(quán)管理第十條合同分類(lèi)。（ 一 ） 公司合同按照重要性、風(fēng)險(xiǎn)性和金額等分為重大合同和一般合同，按照是否有計(jì)劃或者預(yù)算分為計(jì)劃內(nèi)合同和計(jì)劃外合同。（ 二 ） 重大合同包括涉外合同、擔(dān)保合同、貸款合同、合資合作合同、大額采購(gòu)合同（包括工程技改類(lèi)合同單項(xiàng)標(biāo)的金額在300萬(wàn)人民幣以上，非工程類(lèi)合同單項(xiàng)標(biāo)的金額在100 萬(wàn)元人民幣以上的合同）。（ 三 ） 計(jì)劃內(nèi)合同指已

8、經(jīng)納入年度/ 月度預(yù)算計(jì)劃的合同。（ 四 ） 合同按性質(zhì)分類(lèi)，分為：建安合同、購(gòu)銷(xiāo)合同、委外合同、租賃合同、勞務(wù)合同、其他合同。第十一條合同授權(quán)。（ 一 ） 重大合同由公司總經(jīng)理審批后，可以授權(quán)具體主辦人簽訂。（ 二 ） 計(jì)劃外合同由公司總經(jīng)理審批后，可以授權(quán)具體主辦人簽訂。（ 三 ） 其他計(jì)劃預(yù)算內(nèi)的一般合同授權(quán)公司的主管副總審批，授權(quán)具體主辦人簽訂。第十二條授權(quán)管理。（ 一 ） 公司總經(jīng)理按照以上授權(quán)原則，簽署授權(quán)委托書(shū)（格式見(jiàn)附件1）進(jìn)行審批和合同簽訂的授權(quán)。（ 二 ） 授權(quán)委托書(shū)由辦公室留存；辦公室法務(wù)主管根據(jù)授權(quán)委托書(shū)審查合同事項(xiàng)是否符合授權(quán)范圍的規(guī)定，同時(shí)審查合同內(nèi)容是否與預(yù)算計(jì)劃

9、相符，進(jìn)行合同用章控制。第五章合同簽訂與審批管理第十三條凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)，涉及金額在 2 萬(wàn)元以上的，原則上應(yīng)簽訂書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同；屬于即時(shí)結(jié)清的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以不再簽訂書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同；雖能即時(shí)結(jié)清，但具有試用期、保質(zhì)期的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，宜簽訂書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同。第十四條合同的訂立依據(jù)。（ 一 ） 公司年度經(jīng)營(yíng)和預(yù)算計(jì)劃是項(xiàng)目審查立項(xiàng)的主要依據(jù)，任何部門(mén)或個(gè)人不得以任何理由對(duì)計(jì)劃外項(xiàng)目或超費(fèi)用指標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)、簽訂合同。（ 二 ） 因特殊情況必須對(duì)計(jì)劃外項(xiàng)目或超費(fèi)用指標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)、簽訂合同的，必須嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理規(guī)定辦理調(diào)整預(yù)算的有關(guān)手續(xù)。（ 三 ） 合同簽訂一般通過(guò)招標(biāo)、

10、詢價(jià)等市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)方式確定，若無(wú)以上程序需合同主辦部門(mén)單獨(dú)請(qǐng)示公司審批。招標(biāo)、詢價(jià)等方式依據(jù)公司有關(guān)制度執(zhí)行。第十五條合同付款條款的一般要求。（ 一 ） 合同的支付方式盡可能采用項(xiàng)目完成后付款或按進(jìn)度（即工程進(jìn)度、服務(wù)進(jìn)度或到貨量進(jìn)度）分期付款的方式。一般不接受先付款后實(shí)施方式，以及比例過(guò)高的預(yù)付款，以降低公司承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。（ 二 ） 包工包料的工程類(lèi)合同可以給予一定的預(yù)付備料款，其數(shù)額不得超過(guò)合同價(jià)款總額的30%，預(yù)付備料款與進(jìn)度款之和不得超過(guò)合同價(jià)款總額的 85%。（ 三 ） 物資采購(gòu)類(lèi)合同中的設(shè)備訂貨合同，合同簽訂生效后付合同總額的 10%，設(shè)備到貨安裝驗(yàn)收合格后付總額的80%，質(zhì)保期滿后再付

11、10%。（ 四 ） 其他類(lèi)合同，一般不得有預(yù)付款，特殊情況由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（ 五 ） 合同條款中，需要單獨(dú)涉及質(zhì)量問(wèn)題的，必須明確規(guī)定總價(jià)款5%-10%的質(zhì)保金，質(zhì)保期不得少于半年。質(zhì)保期滿，由財(cái)務(wù)部憑有關(guān)部門(mén)辦理的質(zhì)檢合格手續(xù)及付款申請(qǐng)單支付質(zhì)保金。第十六條合同會(huì)簽和審批程序詳見(jiàn)合同簽訂和審批流程。第十七條公司對(duì)外簽訂合同，一律使用合同專(zhuān)用章，禁止以行政公章代替。合同專(zhuān)用章由辦公室負(fù)責(zé)保管、使用，并對(duì)專(zhuān)用章的保管、使用不當(dāng)負(fù)有全部責(zé)任。第十八條合同編號(hào)由辦公室統(tǒng)一編制。合同編號(hào)為：（年）流水號(hào)。第十九條公司在重大合同簽訂前應(yīng)將涉及公司權(quán)益的重要事項(xiàng)（包括合同草案）報(bào)公司，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部

12、門(mén)及時(shí)提出處理意見(jiàn)，并按本辦法規(guī)定的程序?qū)⒑贤扑蛯徍?。合同審核通過(guò)并經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，公司書(shū)面批復(fù)呈報(bào)的分公司，由其按內(nèi)部程序簽署合同。第二十條在重大合同簽署后10 個(gè)工作日內(nèi)，公司將其合同文本及相關(guān)材料送公司法律事務(wù)部備案。在重大合同履行過(guò)程中，分公司應(yīng)定期向公司反饋合同履行情況，遇有合同變更、轉(zhuǎn)讓、解除、違約等重大事項(xiàng)發(fā)生應(yīng)及時(shí)報(bào)告。第二十一條公司簽訂的合同如果發(fā)生爭(zhēng)議并有可能引起訴訟或者仲裁的，應(yīng)在 24 小時(shí)內(nèi)向公司辦公廳和法律事務(wù)部報(bào)告；情況緊急時(shí)，應(yīng)立即電話報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括爭(zhēng)議的起因、各方的主張、分公司的建議處理方案，并附發(fā)生爭(zhēng)議的合同及其補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。第六章合同

13、執(zhí)行與變更管理第二十二條合同經(jīng)雙方加蓋合同專(zhuān)用章、雙方法定代表人或授權(quán)委托人簽字或蓋章后即產(chǎn)生法律效力，必須按合同的約定全面履行。第二十三條合同履行程序分實(shí)施、驗(yàn)收、結(jié)算三個(gè)環(huán)節(jié)。（ 一 ） 實(shí)施：合同生效后，合同主辦部門(mén)應(yīng)與簽約對(duì)方保持聯(lián)系，掌握履行動(dòng)態(tài)，保證合同全面履行。（ 二 ） 驗(yàn)收：合同主辦部門(mén)應(yīng)組織有關(guān)人員按合同約定及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行驗(yàn)收，包括按照規(guī)定收集與合同有關(guān)的全部技術(shù)資料。驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)提出異議并由簽約對(duì)方簽字確認(rèn)，對(duì)技術(shù)資料移交不全的，應(yīng)由合同主辦部門(mén)追究對(duì)方的責(zé)任。驗(yàn)收后，要由驗(yàn)收人員簽字的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（ 三 ） 結(jié)算：合同主辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按合同約定、遵照公司有關(guān)對(duì)頂及時(shí)辦理合同結(jié)算。第二十四條合同變更的管理。（ 一 ） 合同簽訂后至履行完畢前，確實(shí)需要變更的，按照合同變更管理流程辦理。（ 二 ） 合同變更的內(nèi)容一般有：數(shù)量變更即合同范圍內(nèi)數(shù)量增減或取消；技術(shù)變更即合同執(zhí)行過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更、設(shè)備改型、材料代用以及其他技術(shù)變更；進(jìn)度變更即因上述因素或其他因素導(dǎo)致進(jìn)度計(jì)劃變更。（ 三 ） 變更合同被批準(zhǔn)后，合同主辦部門(mén)應(yīng)按照法律規(guī)定及時(shí)通知合同 對(duì)方，并作好有關(guān)善后處理工作