19文件控制程序

1、文件名稱文件控制程序版 本A/0頁碼9 OF 8文件編號QP/19生效日期2006年03月01日目 錄1 目 的2 適用范圍3 職 責4 程 序5 相關(guān)文件6 使用表格7 附錄及附頁 修 訂 歷 史 版 本 修 訂 內(nèi) 容修 訂 日 期 修 訂 者 批 準 者 發(fā) 文范 圍總經(jīng)理 管理者代表銷售部 技術(shù)開發(fā)部 采購部 生產(chǎn)部 質(zhì)量部 辦公室 受 控 印 章 編 制 審 核 批 準收 文部 門 日 期日 期 日 期1. 目的為了對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行有效控制，確保與體系運行有關(guān)的各場所均能使用相應(yīng)文件的有效版本。 2. 適用范圍本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件（包括以電子媒體方式形成

2、的文件資料和顧客工程規(guī)范等外來文件）的控制。3. 職責3.1 辦公室負責公司質(zhì)量體系文件控制的歸口管理。3.2 總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊和程序文件的批準和頒布。3.3 管理者代表負責質(zhì)量手冊、程序文件的審核和有關(guān)三層次文件的批準。3.4 各職能部門負責本部門內(nèi)質(zhì)量體系二、三層次文件的編制，部門負責人負責審核。3.5 文件使用者應(yīng)確保使用的質(zhì)量管理體系文件為有效版本。4. 程序 本程序的過程流程圖見附錄3。4.1 本公司受控的文件有：¨ 質(zhì)量手冊、程序文件、三層次文件等質(zhì)量管理體系文件；¨ 顧客的圖紙和工程規(guī)范；¨ 產(chǎn)品圖紙、工序圖紙、作業(yè)指導(dǎo)書、工裝模具的圖紙等技術(shù)文件

3、¨ 外來的產(chǎn)品標準、材料標準、質(zhì)量管理體系標準、TS五大參考手冊等等外來文件；¨ 顧客的采購政策、供應(yīng)商管理要求等文件。¨ 設(shè)備資料4.2 質(zhì)量體系文件的編制和審批4.2.1 質(zhì)量手冊由公司質(zhì)量部編制及修改，管理者代表審核，總經(jīng)理批準后頒布。4.2.2 程序文件由相關(guān)責任部門負責組織編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準后頒布。 4.2.3 各類三層次文件由主管部門組織編制，部門負責人審核，管理者代表批準發(fā)布。4.2.4 技術(shù)類文件的編制、審核、批準權(quán)限執(zhí)行技術(shù)文件管理的有關(guān)規(guī)定。4.3 質(zhì)量體系文件的編制規(guī)定4.3.1 編碼規(guī)則 a) 質(zhì)量手冊（以活頁方式編輯、裝訂，

4、以ISO/TS16949：2002標準條款要求為章節(jié)） ISO/TS QM 表示質(zhì)量手冊代號 表示為依據(jù)ISO/TS16949：2002標準 b) 程序文件（以單行本方式編輯、裝訂） QP / ×× 表示該文件序號 表示程序文件代號 c) 三層次文件 WI / ×× 表示文件序號 表示三層次文件代號 d) 四層次文件 QR / ××× 表示記錄序號 表示質(zhì)量記錄代號 e) 發(fā)文（收文）部門代碼代碼000102030405060708部門文控員總經(jīng)理管代銷售部技術(shù)開發(fā)部物控部生產(chǎn)部質(zhì)量部辦公室 f) 辦公室按上述編碼規(guī)則進行文

5、件的收發(fā)。4.3.2 文件格式a) 公司二層次文件封面頁和正文頁按本文格式統(tǒng)一形成。b) 各部門三層次文件編制格式按公司規(guī)定的統(tǒng)一格式（見附錄2 ）形成。4.3.3 版本和版次a) 質(zhì)量體系文件的版本以修訂歷史上的最后修訂狀態(tài)為最新版本，從“A/0”開始依次用字母A、B、C表示版本號，用數(shù)字0、1、2表示版次號，用版本號和版次號表示文件的修訂狀態(tài)。b) 一、二、三層次文件的版本直接在“版本”欄內(nèi)標注，從0開始依次用數(shù)字表示版本的最新修訂狀態(tài)。c) 質(zhì)量記錄的版本標識方法見質(zhì)量記錄控制程序。4.3.4 頁碼質(zhì)量體系文件按“X OF Y”方式標識頁碼。X 表示該文件當前頁碼，Y 表示該文件頁數(shù)。4

6、.4 質(zhì)量體系文件（技術(shù)類）的編制規(guī)定圖紙、工程規(guī)范類技術(shù)文件的文件編碼、格式、版本等標注規(guī)定執(zhí)行技術(shù)文件管理的有關(guān)規(guī)定。4.5 質(zhì)量體系文件運行4.5.1質(zhì)量體系文件經(jīng)授權(quán)人員批準后方可發(fā)布，且在文件規(guī)定的生效日期開始運行。4.5.2 各運行場所不得持有或使用無“受控”標識的復(fù)印文件。4.6 文件控制4.6.1各部門需受控發(fā)布的文件應(yīng)將原件提交公司文控員確認其清晰完整有效后，在原件上規(guī)定發(fā)文范圍予以復(fù)制受控發(fā)布。4.6.2文件控制以加蓋“受控”印章（附錄1）在每份文件封面的規(guī)定位置進行標識并注明收文部門代碼印章，由文控員按發(fā)文范圍登記在相關(guān)層次的文件發(fā)放、回收記錄表后分發(fā)，領(lǐng)用部門責任人員在

7、記錄表上簽字予以確認。4.6.3文件原件由公司文控員建立受控文件檔案并管理、保存?zhèn)浒浮?.6.4各接收部門所收文件由兼職文控員作好收文登記，建立受控文件檔案并管理、保存，文件使用時應(yīng)保持文件的完整性。4.6.5若需再次派發(fā)或有損壞丟失等情況時，應(yīng)說明原因、經(jīng)辦公室經(jīng)理批準后方可按上述程序補發(fā)。文控員應(yīng)做好再次發(fā)文登記及簽收。4.6.6儲存于電腦磁盤上的質(zhì)量體系文件資料由文控員分類備份保存，列出名稱清單并在備份盤上加蓋“受控”印章，備份盤由文控員保存，并應(yīng)在每次使用后確保備份盤及時更新為最新版本。4.7 文件的修改4.7.1體系運行過程中任何人都可提出文件的修訂建議交原文件編制者，由原編制部門負

8、責實施修改。除有特別授權(quán)外，其他人員不得擅自修改文件并運行。經(jīng)特別授權(quán)進行修改的部門應(yīng)得到相關(guān)的背景資料，以確保修改的適應(yīng)性。4.7.2管理者代表根據(jù)每次內(nèi)審和管理評審的結(jié)果，組織評價各層次文件的充分、適宜性，并確定是否需要實施必要的文件修訂。4.7.3文件修改由提出者填寫文件更改申請單/技術(shù)文件更改申請/通知單，說明更改原因、更改方案等事項，經(jīng)授權(quán)人員批準后實施更改，更改文件的審批權(quán)限仍應(yīng)根據(jù)4.2的規(guī)定進行。4.7.4當有新版本文件發(fā)放時，應(yīng)遵循以舊換新的原則，由文控員以文件作廢通知單通知舊版本文件持有部門，收回舊版本后，方可發(fā)放新版本，并作好記錄。4.7.5舊版本文件應(yīng)蓋上“作廢”印章（

9、附錄1）予以銷毀。作廢的質(zhì)量體系文件原件由文控員蓋上“作廢”印章予以保存。文件再次派發(fā)后，各部門按作廢文件通知要求負責作廢文件的回收、上交并作好記錄。4.8 工程規(guī)范4.8.1對外部來自顧客的工程規(guī)范、技術(shù)標準及其更改文件等技術(shù)資料，由接收部門整理后移交給公司文控員，文控員接到資料后，首先回復(fù)顧客；然后將原件存檔，同時復(fù)印一份交技術(shù)部；如果復(fù)印有困難，時間來不及，可先將原件借給技術(shù)中心，技術(shù)中心完成文件轉(zhuǎn)換之后，將原件和原件的復(fù)印件歸還文控室歸檔保存或銷毀。4.8.2技術(shù)開發(fā)部必須在十個工作日之內(nèi)及時評審和實施所有顧客工程標準規(guī)范及其更改。4.8.3其他外來文件如法律法規(guī)、相關(guān)標準、參考文選等

10、由受理收集部門交公司文控員登記，由文控員加蓋“受控”印章后，辦理借或領(lǐng)用手續(xù)使用。文控員應(yīng)定期發(fā)布最新受控資料清單以促進資源共享。4.9文件保存4.9.1公司各部門文控員負責本部門質(zhì)量體系文件的歸口管理和保存。當出現(xiàn)文件丟失、破損等異常時應(yīng)及時與公司文控員溝通。4.9.2質(zhì)量體系文件的存檔按文檔和磁盤形式分類，分別編制受控文件目錄存檔，便于檢索和存取。4.9.3各文件的保管和使用場所應(yīng)確保文件存放在適宜的環(huán)境中且妥善保管。4.9.4 公司文控員負責建立并定期更新受控文件清單，清楚表明文件修訂的最新版本狀態(tài)，并發(fā)放至各部門便于核對檢查，確保全公司質(zhì)量體系文件處于受控狀態(tài)。4. 10 記錄保存 公

11、司文控員負責文件控制活動中的所有質(zhì)量記錄的保存。5. 相關(guān)文件 無6. 使用表格6.1 受控文件清單 （QR/110）6.2 受控資料清單 （QR/111）6.3 文件發(fā)放、回收記錄表 （QR/112）6.4 文件更改申請單 （QR/113）6.5 文件作廢通知單 （QR/114）6.5 技術(shù)文件更改申請/通知單 （QR/115）7. 附錄 附錄1 印章樣板 受 控 作 廢 附錄2 三層次文件封面格式樣板 文件名稱YYYY管理制度版 本A/0 頁碼 OF 文件編號WI/XX生效日期 2004年 月 日 （ 正 文 ）發(fā) 文范 圍 受 控頁腳印 章 編 制 審 核 批 準收 文部 門 日 期日 期 日 期注：從第二頁起不需頁腳部分。附錄3： 本程序過程流程圖 本 程 序 過 程 流 程 對 應(yīng) 文 件 或 記 錄 表 格過程績效考核指標1.文件產(chǎn)生并編碼2. 編/審/批并簽署3. 文件受控交接4. 文件有效性審核5. 文件發(fā)放登記/簽收6. 文件原件保存建檔7.再次派發(fā)申請及辦理8.文件評審/修訂意向 9. 修訂審批10. 再次循環(huán)35