從工作分析來(lái)談人力資源管理

1、從工作分析談人力資源管理工作分析是HR的一項(xiàng)極重要功能，它與人力資源管理的許多活動(dòng)都 有關(guān)連。在學(xué)理上，工作設(shè)計(jì)、工作分析、及工作說(shuō)明與工作規(guī)范均 圍繞著”工作”來(lái)進(jìn)行，但以公司現(xiàn)況， 在工作設(shè)計(jì)上較無(wú)法去改變， 唯從工作分析上來(lái)評(píng)價(jià)一個(gè)工作職位的存在價(jià)值確實(shí)是可行的， 甚而 透過(guò)合理的分析更可達(dá)到工作豐富化與多樣化之目的。 其實(shí)工作分析 提供了一個(gè)架構(gòu)，去描述透過(guò)這樣的分析工作可以讓HR人員得到許多的相關(guān)訊息并將企業(yè)中各項(xiàng)工作之內(nèi)容、 責(zé)任、性質(zhì)與員工所應(yīng)具 備的基條件，包括知識(shí)、能力等加以研究分析的過(guò)程。而有系統(tǒng)的的 工作分析必須依下列項(xiàng)目來(lái)進(jìn)行，通常稱為工作分析公式 （job analy

2、sis formula），即：?jiǎn)T工為什么要做？（目的；why）;員工要 做什么？（內(nèi)容；what）;員工如何做？（方法；how）;所需技術(shù)如何？ （程度； skill） 。換言之，工作分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活 動(dòng)，專注于收集、 分析、整合工作相關(guān)信息， 以提供組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)、 人力資源管理及其它管理機(jī)能的基礎(chǔ)。一個(gè)公司的人力需求， 在此一公司未具規(guī)模時(shí)， 往往視老板的財(cái)力與 公司業(yè)務(wù)拓展?fàn)顩r來(lái)訂定， 亦即無(wú)規(guī)則可循， 而其需求可能僅是季節(jié) 性或臨時(shí)性之工作需求， 而未經(jīng)評(píng)估引進(jìn)一群人， 若公司財(cái)力與業(yè)務(wù) 拓展許可或許仍能繼續(xù)提供就業(yè)機(jī)會(huì)，若業(yè)務(wù)緊縮或經(jīng)營(yíng)環(huán)境變遷， 則容易因此而造成裁員

3、、資遣等現(xiàn)象，進(jìn)而引發(fā)社會(huì)問(wèn)題。但人力需 求之多寡除經(jīng)優(yōu)質(zhì)之工作設(shè)計(jì)外，完善的工作分析亦能除卻找錯(cuò)人、 多找人等經(jīng)營(yíng)上之不良進(jìn)用情形。工作分析的目的工作分析的主要目的有以下各項(xiàng)，茲分別說(shuō)明之：一、組織規(guī)劃人力資源規(guī)劃者在動(dòng)態(tài)的環(huán)境中分析組織的人力需求，所以必須要獲得廣泛的信息。在組織內(nèi)工作任務(wù)的分配狀況可從工作分析中得到較 詳細(xì)的資料，根據(jù)這些資料可以作為利潤(rùn)分配時(shí)的準(zhǔn)繩。 另外在組織 不斷發(fā)展中，工作分析可作為預(yù)測(cè)工作變更上的基本資料，并且可讓該職位上的員工或其主管預(yù)先進(jìn)行準(zhǔn)備因應(yīng)改變后的相關(guān)工作。二、工作評(píng)價(jià)工作評(píng)價(jià)依賴工作分析以說(shuō)明所有工作之需要條件與其職務(wù)， 以說(shuō)明 工作間之相互關(guān)系；

4、并指出哪一部門應(yīng)包含何種類型之工作。 如缺乏 此等決定工作相對(duì)價(jià)值之事實(shí)資料，則評(píng)價(jià)人員單憑書(shū)面之定義，以 從事于縝密的評(píng)價(jià)工作是不可能的。三、召募征選說(shuō)明專業(yè)知識(shí)技能的標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的要求，可以作為雇用 該職位新進(jìn)員工的考量標(biāo)準(zhǔn)，而且在招考新進(jìn)人員時(shí)，用人單位可就 工作分析當(dāng)中所得到的職掌范圍內(nèi)所需之專業(yè)技能制作筆試、 口試或 實(shí)作測(cè)驗(yàn)試題，以測(cè)出應(yīng)征者之實(shí)力，是否符合該職位之需求。四、建立標(biāo)準(zhǔn)工作分析可提供機(jī)構(gòu)中所有工作之完整資料， 對(duì)各項(xiàng)工作的描述都有 清晰明確的全貌，故可指出錯(cuò)誤或重復(fù)之工作程序， 以發(fā)覺(jué)其工作程 序所需改進(jìn)之處。所以工作分析可謂為簡(jiǎn)化工作與改善程序之主要依 據(jù)

5、。五、員工任用人力資源部門在選拔或任用員工時(shí)，需藉工作分析之指導(dǎo)，才能了解 那些職位需要哪些知識(shí)或技術(shù)，以及如何將適當(dāng)?shù)娜瞬虐才庞谶m當(dāng)?shù)?職位上。六、職涯管理在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“縱”方面去整合上工程及下工程的 工作，以達(dá)到工作豐富化：而在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“橫” 方面去增列相關(guān)度較高的不同工作，以達(dá)到工作多樣化；作為教 育訓(xùn)練規(guī)劃及訓(xùn)練需求調(diào)查的基準(zhǔn)， 以遴選出需要訓(xùn)練的員工，再依 組織之需求及員工個(gè)人能力與興趣， 提供訓(xùn)練發(fā)展之機(jī)會(huì)，并作為員 工職業(yè)生涯規(guī)劃的重要參考資料。七、訓(xùn)練工作分析之說(shuō)明，列出所需職務(wù)、責(zé)任與資格，在指示訓(xùn)練工作上有 相當(dāng)?shù)膬r(jià)值。有效的訓(xùn)練計(jì)劃需要有

6、關(guān)工作的詳細(xì)資料， 它可提供有 關(guān)準(zhǔn)備和訓(xùn)練計(jì)畫(huà)所應(yīng)安排的資料， 諸如訓(xùn)練課程之內(nèi)容、所需訓(xùn)練 之時(shí)間、訓(xùn)練人員之遴選等。八、績(jī)效評(píng)估績(jī)效評(píng)估指的是將員工的實(shí)際績(jī)效與組織的期望做一比較。 而透過(guò)工 作分析可以決定出績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)及來(lái)設(shè)定各項(xiàng)加權(quán)比重及績(jī)效考核制度 中的評(píng)量標(biāo)準(zhǔn)與公司經(jīng)營(yíng)總目標(biāo)、員工個(gè)人調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合。九、其它工作經(jīng)過(guò)詳細(xì)分析后， 還有許多其它的效用， 如有助于工作權(quán)責(zé)權(quán)范 圍的劃定；改善勞資關(guān)系， 避免員工雙方無(wú)方因工作內(nèi)容定義不清晰 而產(chǎn)生的抱怨及爭(zhēng)議。 此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、 工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費(fèi)、轉(zhuǎn)調(diào)與升遷等問(wèn)題都有莫大的助益。 工作分析的方法一、重大事件法

7、： 是由熟悉工作的專家去找出工作中對(duì)績(jī)效有重大影 響的行為二、面談式：可以采個(gè)人、小組的方式來(lái)進(jìn)行，其進(jìn)行的原則為：（ 一 ） 與主管密切配合（二）與被面談?wù)弑M速建立融洽的氣氛（ 三 ） 準(zhǔn)備完整的問(wèn)題表格（四）要求對(duì)方依工作重要性程度依序列出 （五）收集妥后之資料讓任職者及其上司閱覽，以利補(bǔ)修。三、工作條件法：是研究工作者本身的信息，由SME去定義工作所需的知識(shí)、技能、態(tài)度、及個(gè)人特質(zhì)。并將每種要素分為四種尺度，讓 員工在從事一項(xiàng)新工作時(shí)知道所必須具備的技能是什么， 以及應(yīng)該接 受的訓(xùn)練有那些。四、能力需求量表：強(qiáng)調(diào)個(gè)人特質(zhì)勝過(guò)工作特質(zhì)，但和工作事件方法 不一樣，因?yàn)榱勘聿⒉皇菢?biāo)準(zhǔn)化的格式。

8、 這種方法使用一系列的行為 錨定量表去測(cè)量去衡量在 37 種能力指數(shù)中，某工作需要的多寡。此 方法提供給工作者一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的信息。五、工作存量法：是由SME設(shè)計(jì)一張任務(wù)列表，然后依照每個(gè)任務(wù)所 需花費(fèi)的時(shí)間多寡、相對(duì)的重要性。去給予比重，這些比重是由計(jì)算 機(jī)分析得知。六、職位分析問(wèn)卷：包含 194 項(xiàng)目，代表工作的行為、條件、特征， 可將寬廣多樣的工作一般化。分為六大內(nèi)容 : 信息輸入：工作者在何 處與如何得到工作必要的信息 ; 心里過(guò)程：在工作中推論、決策、計(jì) 畫(huà)、處理信息過(guò)程 ; 工作輸出：在工作中物質(zhì)的活動(dòng)，使用工具裝置 ; 與他人關(guān)系：在工作中與他人的關(guān)系。工作內(nèi)容：物質(zhì)的與社會(huì)的 內(nèi)容

9、; 其它特征：與上述提過(guò)的活動(dòng)、條件、特征不同，但與工作有 關(guān)。七、范圍試驗(yàn)研究：是由SME找出工作中達(dá)到績(jī)效所需的 KSAOs再 由重要性或所需花費(fèi)的時(shí)間去評(píng)定它。八、功能性的工作分析： 以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的格式去搜集工作的細(xì)部信息， 然后依照工作的功能等級(jí)或功能導(dǎo)向去評(píng)定它。九、門檻特質(zhì)分析：分為三種，第一為需求及工作分析 (DATA：說(shuō)明工 作任務(wù)，第二標(biāo)準(zhǔn)工作特質(zhì)(STA)說(shuō)明所需特質(zhì)，最后是技術(shù)職能分 析(TCA)說(shuō)明所需技術(shù)。工作分析的步驟1. 決定用途： （1） 非計(jì)量性適合編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)（2） 計(jì)量性- 可比較各工作的數(shù)值以利薪酬高低考慮2. 收集背景資料：就現(xiàn)有組織圖、 流程圖及職

10、位說(shuō)明書(shū)了解所欲分析 工作的各種關(guān)系3. 選擇代表性的職位4. 收集各種工作分析的資料5. 讓任職者與其上司認(rèn)可收集到的資料6. 編寫(xiě)職位（工作）說(shuō)明書(shū) 通常工作分析會(huì)產(chǎn)出兩種信息：工作說(shuō)明書(shū)、工作規(guī)范 工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范最大的不同，在于工作說(shuō)明書(shū)是以工作為 主角，而工作規(guī)范是以擔(dān)任某工作的員工為主角。 一、工作說(shuō)明書(shū)：是一個(gè)工作有關(guān)任務(wù)、職責(zé)、與責(zé)任的窗體，它描 繪出某特定工作內(nèi)的任務(wù)、責(zé)任、工作情況與活動(dòng)，為工作分析后的 書(shū)面摘要。典型的工作說(shuō)明書(shū)內(nèi)容常包括工作基本資料 （ 名稱、類別、部門、日 期） 、工作摘要 （目 標(biāo)、角色） 、直屬主管、監(jiān)督范圍、工作職責(zé) （每 日、定期、不定期

11、） 等，有些工作說(shuō)明書(shū)會(huì)把工作規(guī)范 （Job specification） 的內(nèi)容一并納入。 二、工作規(guī)范：?jiǎn)T工在執(zhí)行工作上所需具備的知識(shí)、技術(shù)、能力、和 其它特征的清單， 工作規(guī)范是工做分析的另一項(xiàng)成果， 有時(shí)與工作說(shuō) 明書(shū)并不分開(kāi)； 主要包括工作行為中被認(rèn)為非常重要之個(gè)人特質(zhì)， 針 對(duì)什么樣的人適合此工作而寫(xiě)，乃人員甄選的基礎(chǔ)，內(nèi)容以工作 所需的知識(shí)、技術(shù)、能力為主。工作說(shuō)明書(shū)是在描述工作， 而工作規(guī)范則是在描述工作所需之人員資 格，工作規(guī)范主要是以指導(dǎo)如何招募和選用人員； 目前大部份為簡(jiǎn)化 計(jì)，工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范兩者多予合并， 工作規(guī)范乃成為工作說(shuō)明 書(shū)中職位擔(dān)任人員之所需資格條件之一

12、項(xiàng)。從工作分析談人力需求， 其有正面之意義， 人力資源部門在做各項(xiàng)精 確預(yù)估人力需求時(shí)應(yīng)以明確有效的資料或統(tǒng)計(jì)或報(bào)告來(lái)支撐， 在幕僚 作業(yè)工作較無(wú)法量化情形下唯有靠詳盡的工作分析才能訂出需求人 力與所需人力規(guī)格， 所以，我們應(yīng)體認(rèn)人力需求應(yīng)建立在科學(xué)化的分 析技巧上，而不應(yīng)植基在憑直覺(jué)的經(jīng)營(yíng)模式，因?yàn)樾枨笕藬?shù)一確定， 隨之而來(lái)的則是每月固定的用人費(fèi)用 （ 包含：招募、訓(xùn)練及其它庶務(wù) 性費(fèi)用與薪資 ） ，所以，一份好的工作分析有助于一個(gè)公司透過(guò)人力 資源管理運(yùn)作與本身公司政策搭配來(lái)提升人力素質(zhì) （ 包含：人力需求 制定、同仁效率、同仁對(duì)公司向心力等 ） ，當(dāng)然公司之工作分析亦應(yīng) 隨時(shí)空移轉(zhuǎn)而隨時(shí)更新， 更新之同時(shí)本身即具有工作重新定位與工作 重分配之效果， 藉此來(lái)平衡內(nèi)部組織氣氛； 人力資源之