企業(yè)的信息資源管理

1、企業(yè)的信息資源管理共享數(shù)據(jù)庫的概念教授：這是一個需要討論清楚的認(rèn)識問題。讓我們從共享數(shù)據(jù)庫的概念講起吧。 先看一個例子：有個公司最先開發(fā)了工資系統(tǒng)，按職工工資單建立了數(shù)據(jù)存儲。后來開發(fā)了人事系統(tǒng)，按人事檔案建立了人事數(shù)據(jù)存儲。在管理工作中，工資系統(tǒng)要用人事數(shù)據(jù)，人事系統(tǒng)要用工資數(shù)據(jù)，這就需要編制數(shù)據(jù)抽取和格式轉(zhuǎn)換的接口軟件，如圖1。圖 1 兩個應(yīng)用的接口隨著公司的發(fā)展和職工人數(shù)的增加， 又開發(fā)了職務(wù)歷史跟蹤系統(tǒng)， 購買了勞動分布軟件包這樣，四個應(yīng)用相互使用數(shù)據(jù)，就需要 12 個接口，如圖 2。我們假定每個應(yīng)用項目有一個數(shù)據(jù)存儲(實際情況是每個應(yīng)用都使用了多個冗余的數(shù)據(jù)存儲)，逐漸增加的應(yīng)用項目

2、要做到信息互用，額外的接口的數(shù)目如下表：應(yīng)用項目數(shù) 數(shù)據(jù)存儲數(shù) 接口數(shù)1 1 02 2 2 (2X 1)3 3 6 (3X 2)4 4 12 (4 X 3)5 5 20 (5 X 4)6 6 30 (6 X 5)7 7 42 (7 X 6)這些接口的數(shù)目和復(fù)雜性，隨著新的應(yīng)用增加按幾何級數(shù)增加。最終，增加新應(yīng)用的花費 和現(xiàn)有系統(tǒng)的集成，靠增加接口的方法，變得可望而不可及了。圖 2 四個應(yīng)用的接口數(shù)據(jù)管理的一項任務(wù)，就是提倡對相互有關(guān)的應(yīng)用項目的信息資源做好規(guī)劃和協(xié)調(diào)。通過這項工作，可以最大程度地提高數(shù)據(jù)的共享，而使數(shù)據(jù)冗余度最低。上例中四個應(yīng)用的有關(guān)職工的信息如果組織成共享數(shù)據(jù)庫，四個應(yīng)用都直

3、接存取共享數(shù)據(jù)庫，而不是通過接口 互用數(shù)據(jù)，就簡單、可靠、高效率地實現(xiàn)了四個應(yīng)用的集成，如圖3。圖 3 共享數(shù)據(jù)庫不需要接口上述工資單和人事登記表等等， 是管理人員使用的數(shù)據(jù)格式， 我們把它叫作“用戶視圖” 一般來說，不能按用戶視圖的原樣子來建立數(shù)據(jù)庫。學(xué)生：我在學(xué)校里學(xué)過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化的理論，可是不會用，實際工作中差不多都是這樣 “建庫”的。教授：所以我們在例中把它們叫作“數(shù)據(jù)存儲”，而不叫“數(shù)據(jù)庫”。要把多個應(yīng)用所涉 及的用戶視圖， 按新系統(tǒng)的信息需求重新改造制作一番， 才能成為共享的“職工數(shù)據(jù)庫” 學(xué)生：這么說，共享數(shù)據(jù)庫的概念并不神秘；而且，從例中可以看出，共享數(shù)據(jù)庫確實是 集成化的信

4、息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心?？墒?，如此簡單的道理，為什么得不到普遍的認(rèn)識呢？教授：原因是復(fù)雜的，既有技術(shù)歷史上的原因，又有教育培訓(xùn)上的原因?，F(xiàn)在大家普遍應(yīng)用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（RDBMS）, ?從dBASE、FoxPro至U Oracle和Sybase等等, ?都提供了非常簡單的物理數(shù)據(jù)庫的建立、修改或刪除的手段， 比起過去用三代程序語言來“建庫”不知簡化了多少倍。 70 年代后期,有的數(shù)據(jù)庫專家就提出了“數(shù)據(jù)庫風(fēng)險”的警 告,意思是說,由于使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),不同的開發(fā)人員,在不同的時間,為不同的應(yīng) 用,很容易地建一些“數(shù)據(jù)庫”,很可能產(chǎn)生大量冗余且不一致的數(shù)據(jù),給信息處理和使 用造成很大的困難

5、。許多數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品供應(yīng)商,只講某一數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的完善功能,好像 不用規(guī)劃和協(xié)調(diào)就可以解決信息資源管理的問題；一些受過專業(yè)教育的人,學(xué)了數(shù)據(jù)規(guī)范 化的理論但沒經(jīng)過從用戶視圖至數(shù)據(jù)庫設(shè)計的訓(xùn)練；現(xiàn)在多媒體和超文本等信息技術(shù)開始 普及應(yīng)用,但是最基本的事務(wù)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化分析與組織技術(shù)卻受至冷遇,似乎不值一提, 等等。這些正是不少企業(yè)應(yīng)驗了“數(shù)據(jù)庫風(fēng)險”的原因。集成化的數(shù)據(jù)環(huán)境學(xué)生：實在說,我不論在校期間還是工作中,都沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過數(shù)據(jù)集成的理論和方法, 請老師給補補課。教授：在這么短的時間里,只能概要地說說,補課還得靠你回去結(jié)合工作進(jìn)行學(xué)習(xí)。詹姆斯馬丁（ James Martin 15年前就提出了企業(yè)

6、的計算機信息系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)為中心的原理,寫出了數(shù)據(jù)集成的理論和方法專著?！皵?shù)據(jù)中心原理”是說,只要企業(yè)的性質(zhì)和目標(biāo) 不變，它的數(shù)據(jù)類就是穩(wěn)定的，任何的瞬間，都是對這些數(shù)據(jù)類的數(shù)據(jù)輸入（記錄的增加、 修改或刪除）和數(shù)據(jù)輸出（記錄的檢索或使用），信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)該面向數(shù)據(jù)，而不應(yīng) 該面向處理過程，因為處理過程是多變的（圖 4）。圖 4 數(shù)據(jù)位于現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的中心他明確提出“數(shù)據(jù)環(huán)境” （Data Environment）的概念，認(rèn)為企業(yè)的計算機應(yīng)用有四類 數(shù)據(jù)環(huán)境，反應(yīng)了由低級到高級的發(fā)展過程。第一類數(shù)據(jù)環(huán)境是數(shù)據(jù)文件（Data-FileS環(huán)境。是指早期用程序語言（多數(shù)是 COBOL）建 立的數(shù)

7、據(jù)存儲結(jié)構(gòu)， ?缺乏數(shù)據(jù)分析工作，一般是與應(yīng)用程序密切相聯(lián)。優(yōu)點是應(yīng)用開發(fā)見 效快，缺點像上面的例子所反映出的問題，隨著應(yīng)用的增多，冗余的、不一致的數(shù)據(jù)也會 越來越多，從而形成了混亂的數(shù)據(jù)環(huán)境，系統(tǒng)維護、集成十分困難。第二類數(shù)據(jù)環(huán)境是應(yīng)用數(shù)據(jù)庫 （Application Data Bases 環(huán)境。當(dāng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)出現(xiàn)以后， 數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)的建立大大簡化了，但是數(shù)據(jù)分析工作沒跟上，用 DBMS 按用戶視圖“建 庫”，方便性帶來了隨意性，于是應(yīng)驗了“數(shù)據(jù)庫風(fēng)險”，可能更快地形成混亂的數(shù)據(jù)環(huán) 境，系統(tǒng)維護、集成同樣十分困難。第三類數(shù)據(jù)環(huán)境是主題數(shù)據(jù)庫（Subject Data Bases環(huán)境。經(jīng)過科

8、學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計，用DBMS 建立具有共享性和一致性的、本來意義上的數(shù)據(jù)庫，即“主題數(shù)據(jù)庫”。以主題數(shù)據(jù)庫為 主的數(shù)據(jù)環(huán)境才是集成化的數(shù)據(jù)環(huán)境，在這種數(shù)據(jù)環(huán)境中才能開發(fā)和運行集成化的信息系 統(tǒng)。第四類數(shù)據(jù)環(huán)境是信息檢索系統(tǒng) (Information Retrieval System)s 。是指對一些主題數(shù)據(jù) 庫進(jìn)行萃取和深加工，為高層查詢和輔助決策準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)環(huán)境。學(xué)生：這樣說來，不僅我們單位這幾年基本上是在應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，可能許 多單位也是如此。再說，好多人并不曉得、大家也不講“數(shù)據(jù)環(huán)境”這個概念。教授：這正是有些單位的 MIS 搞不上去的一個重要原因。我們說，企業(yè)信息系統(tǒng)集成的基

9、礎(chǔ)與核心任務(wù)是數(shù)據(jù)集成，就是要改造以數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫為主的、混亂的、低檔次 的數(shù)據(jù)環(huán)境。企業(yè)集成化 MIS建設(shè)成功的重要標(biāo)志，是達(dá)到高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境主題數(shù) 據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)。諾蘭模型把集成和數(shù)據(jù)管理分為前后兩個階段，似乎可以先搞集成后搞數(shù)據(jù)管理，但后來 的實踐表明這是行不通的。米歇模型對此作了修正，揭示了信息系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)管理不可 分，集成階段的重要特征就是搞好數(shù)據(jù)組織，或者說信息系統(tǒng)集成的實質(zhì)是數(shù)據(jù)集成。我 們近些年來搞的集成化MIS研究和開發(fā)工作的一個重要體會，是要特別強調(diào)數(shù)據(jù)環(huán)境的建 設(shè)，更確切地說，是以主題數(shù)據(jù)庫為主的集成化的數(shù)據(jù)環(huán)境的建設(shè)。學(xué)生：主題數(shù)據(jù)庫與通常所說的數(shù)據(jù)庫主要

10、區(qū)別在哪里？教授：主題數(shù)據(jù)庫最主要的特征是面向業(yè)務(wù)主題，而不是面向應(yīng)用程序，因而數(shù)據(jù)獨立于 程序。上面例子中的“職工數(shù)據(jù)庫”面向職工管理的業(yè)務(wù)主題，包括對職工的自然情況、 工資、職業(yè)歷史和工班任務(wù)等管理內(nèi)容， 是主題數(shù)據(jù)庫；而面向應(yīng)用程序建立的“工資表”、 “人事檔案表”等等，是通常所說的數(shù)據(jù)庫，或應(yīng)用數(shù)據(jù)庫。采用主題數(shù)據(jù)庫的一整套技 術(shù)方法， 隨著應(yīng)用系統(tǒng)的增加數(shù)據(jù)庫的數(shù)目有特定的增加趨勢， 到一定的時候就趨于平穩(wěn)， 不再增加，這樣逐步建成的是穩(wěn)定的、可控制的和有序的數(shù)據(jù)環(huán)境。否則，按應(yīng)用數(shù)據(jù)庫 的做法，“數(shù)據(jù)庫”將隨應(yīng)用系統(tǒng)的增加而迅猛增加，勢必造成不穩(wěn)定、不可控制和無序 的數(shù)據(jù)環(huán)境。學(xué)生

11、：那么，怎樣理解主題數(shù)據(jù)庫是“本來意義上的數(shù)據(jù)庫”呢？教授：原先，數(shù)據(jù)庫大師們本來追求的數(shù)據(jù)庫是具有共享性、數(shù)據(jù)一致性和冗余可控制性等品格，有了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)軟件，這些應(yīng)該做得更好才對?？蓪嶋H上并非如此,一些人恰恰是用 DBMS 搞亂了數(shù)據(jù)環(huán)境，所建的“數(shù)據(jù)庫”離大師們追求的品格相去甚遠(yuǎn)。 馬丁就把這類“數(shù)據(jù)庫”叫“應(yīng)用數(shù)據(jù)庫”，實際不是本來意義上的數(shù)據(jù)庫；而具有本來 應(yīng)有品格的數(shù)據(jù)庫就叫“主題數(shù)據(jù)庫”?？萍际飞线@種現(xiàn)象無獨有偶，要回復(fù)最初的、素 樸的觀點是很困難的。信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)生：數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)和信息資源管理是什么關(guān)系？教授：信息資源管理( Information Res

12、ource Managemen， tIRM )是對整個組織信息資源開發(fā) 利用的全面管理。 IRM 把經(jīng)濟管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，使信息作為一種資源而得到優(yōu)化 的配置和使用。上次我們談企業(yè)信息化的任務(wù)時，說開發(fā)信息資源既是企業(yè)信息化的出發(fā) 點，又是企業(yè)信息化的歸宿；只有高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境才能發(fā)揮信息基礎(chǔ)設(shè)施作用，建立集 成化的信息系統(tǒng)，落實信息資源的開發(fā)和利用。因此，從 IRM 的技術(shù)側(cè)面看，數(shù)據(jù)環(huán)境建 設(shè)是信息資源管理的重要工作學(xué)生：怎樣把數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)做為信息資源管理的重要工作來進(jìn)行呢？教授：企業(yè)數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)實際上包括兩個方面的數(shù)據(jù)集成企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)集成，以保 證各部門的信息共享，從而使 IRM

13、 問題集中在共享數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化設(shè)計上；企業(yè) 與外單位（政府部門、業(yè)務(wù)伙伴和客戶等）的信息自動化交換，特別是遠(yuǎn)程異地的信息自 動化交換，使 IRM 問題集中在數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的協(xié)調(diào)和設(shè)計上。這兩個方面的 共同的關(guān)鍵，是信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)問題。把數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)做為信息資源管理的重要 工作來抓，就是要抓好信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。學(xué)生：首先請談?wù)?，有哪些信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。教授：經(jīng)過借鑒和研究，我們在 1992年提出了信息資源管理的五個基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。第一、數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)元素（Data ElementS是最小的不可再分的信息單位，是數(shù)據(jù) 對象的抽象。研究表明，數(shù)據(jù)元素具有“原子

14、意義”，根據(jù)企業(yè)類型和規(guī)模，不僅在數(shù)目 上有統(tǒng)計規(guī)律，而且還有較穩(wěn)定的對象集。對數(shù)據(jù)元素的標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括對數(shù)據(jù)元素的 定義、命名（標(biāo)識）和一致性的管理。第二、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。信息分類編碼（In formation Classifyi ng and Codi ng對象，是一 些最重要的數(shù)據(jù)元素， ?它們決定著信息的自動化處理、檢索和傳輸?shù)馁|(zhì)量與效率。應(yīng)遵照 國家經(jīng)濟信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則信息分類編碼規(guī)定 等標(biāo)準(zhǔn)化文件， 按“國際國家標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”序列， 建立起全組織的信息分類編碼 標(biāo)準(zhǔn)。主要包括分類編碼對象、編碼規(guī)則和編碼表的標(biāo)準(zhǔn)化管理第三、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)。用戶視圖( U

15、ser View) 是最終用戶對信息需求和數(shù)據(jù)實體的看法， 主要有單證、報表、帳冊和屏幕界面等。用戶視圖的規(guī)范化管理，包括用戶視圖名稱、標(biāo) 識和組成的管理。規(guī)范并簡化用戶視圖，是企業(yè)內(nèi)外信息共享和交換設(shè)計的基礎(chǔ)。人工管 理積累了很多冗余、不一致的單證、報表，按它們的格式“建庫”而導(dǎo)致低擋次的數(shù)據(jù)環(huán) 境；改變這種狀況，必須從改造傳統(tǒng)的用戶視圖，重新設(shè)計適合“電子單證”的用戶視圖 做起。第四、概念數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。概念數(shù)據(jù)庫( Conceptual Database)? 是最終用戶對數(shù)據(jù)存儲的看 法。用戶的信息需求，首先要集中到概念數(shù)據(jù)庫的界定上。概念數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)庫的 名稱、標(biāo)識、主關(guān)鍵字和數(shù)據(jù)內(nèi)

16、容列表，列表項可以是數(shù)據(jù)元素，也可以是數(shù)據(jù)元素組。第五、邏輯數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。邏輯數(shù)據(jù)庫( Logical Databas)e 是系統(tǒng)分析設(shè)計人員的觀點。在關(guān) 系數(shù)據(jù)模型中，邏輯數(shù)據(jù)庫是一組規(guī)范化的基本表 (Base Table。) 概念數(shù)據(jù)庫演化為邏輯數(shù) 據(jù)庫， 主要工作是采用規(guī)范化原理與方法， 將每個概念數(shù)據(jù)庫分解成三范式的一組基本表。 邏輯數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化管理，對建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，有計劃、有步驟地實現(xiàn)全企業(yè)的數(shù)據(jù) 集成具有決定性的意義。學(xué)生：怎樣建立這些信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)呢？教授：信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)化工作既是當(dāng)務(wù)之急，又是長久之計。上面講的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，是最 關(guān)鍵、最基本的信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)化工作

17、的大致范圍。重要的是，大家對這些應(yīng)該通過研 討取得共識，然后共同去做。不然，我們對開發(fā)信息資源講了許多，總找不到技術(shù)工作的 著手點，抓不到問題的關(guān)鍵，是不能落實開發(fā)信息資源的工作的。這些標(biāo)準(zhǔn)化工作，應(yīng)采 取“自上而下”和“自下而上”相結(jié)合的策略，需要正確的理論與技術(shù)指導(dǎo)，需要組建工 作班子，還需要計算機輔助工具的支持重要角色CI與DA學(xué)生：做企業(yè)信息資源管理需要有哪些重要的工作人員？教授：企業(yè)信息資源開發(fā)利用做得好壞的關(guān)鍵人物是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)人。發(fā)達(dá)國 家的一些大企業(yè)，為加強統(tǒng)一的 IRM 工作設(shè)立僅次于總裁的崗位 CIO(Chief Information Officer) 既熟悉企

18、業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營又懂得信息資源管理的高層行政領(lǐng)導(dǎo)，是值得我們借鑒 的。我們對 CIO 還沒有統(tǒng)一的譯名，不妨叫做“首席信息經(jīng)理”或“總信息師”，正好和 企業(yè)原有的總工程師、總經(jīng)濟師和總會計師一起統(tǒng)稱“四總師”吧。 IRM 工作層上的最重 要的角色就是數(shù)據(jù)管理員(Data Administrator，DA)，我們應(yīng)該盡早設(shè)崗。學(xué)生：數(shù)據(jù)管理員的職責(zé)和資歷要求是什么？教授：發(fā)達(dá)國家數(shù)據(jù)管理員的職責(zé)和資歷要求，可供我們參考。數(shù)據(jù)管理員負(fù)責(zé)支持整個企業(yè)目標(biāo)的信息資源的規(guī)劃、控制和管理；協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)庫和其它數(shù) 據(jù)結(jié)構(gòu)的開發(fā)，使數(shù)據(jù)存儲的冗余最小而具有最大的相容性；負(fù)責(zé)建立有效使用數(shù)據(jù)資源 的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，組織所需要的培訓(xùn)；負(fù)責(zé)實現(xiàn)和維護為支持這些目標(biāo)的數(shù)據(jù)字典；審批所 有對數(shù)據(jù)字典所做的修改；負(fù)責(zé)監(jiān)督數(shù)據(jù)管理部門中的所有職員的工作。數(shù)據(jù)管理員應(yīng)能提出關(guān)于有效使用數(shù)據(jù)資源的整治建議，向主管部門提出不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計的優(yōu)缺點忠 告，監(jiān)督其他人員進(jìn)行邏輯數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計和數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)管理員的資歷是：所受教育達(dá)到數(shù)據(jù)處理或有關(guān)領(lǐng)域?qū)W士學(xué)位程度，有五到十年的數(shù) 據(jù)處理經(jīng)驗，三到五年的管理職責(zé)。必須具有一到兩年的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)字典的經(jīng)驗，具 有在數(shù)據(jù)庫環(huán)境下的應(yīng)用開發(fā)和系統(tǒng)維護經(jīng)驗，具有