銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

1、我們采用詢問、觀察和檢查等方法，了解并記錄了S公司銷售與收款循環(huán)的主要控制流程，并已與財(cái)務(wù)經(jīng)理XXX、銷售經(jīng)理XXX確認(rèn)下列所述內(nèi)容。1 .有關(guān)職責(zé)分工的政策和程序S公司建立了下列職責(zé)分工政策和程序：(1)不相容職務(wù)相分離。主要包括：訂單的接受與賒銷的批準(zhǔn)、銷售合同的訂立與審 批、銷售與運(yùn)貨、實(shí)物資產(chǎn)保管與會(huì)計(jì)記錄、收款審批與執(zhí)行等職務(wù)相分離。(2)各相關(guān)部門之間相互控制并在其授權(quán)范圍內(nèi)履行職責(zé)，同一部門或個(gè)人不得處理 銷售與收款業(yè)務(wù)的全過程。2 .主要業(yè)務(wù)活動(dòng)介紹(1)銷售1)新顧客如果是新顧客，他們需要先填寫“顧客申請(qǐng)表”，銷售經(jīng)理XXX將進(jìn)行顧客背景調(diào)查，獲取包括信用評(píng)審機(jī)構(gòu)對(duì)顧客信用等

2、級(jí)的評(píng)定報(bào)告等，填寫“新顧客基本情況表”，并附相關(guān)資料交至信用管理經(jīng)理X X X審批。信用管理經(jīng)理XXX在“新顧客基本情況表”上簽字注明是否同意賒銷。通常情況下， 給予新顧客的信用額度不超過人民幣XXX元；若高于該標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理XXX審批。根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的新顧客基本情況表，信息管理員XXX將有關(guān)信息輸入Y系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)建立新顧客檔案。完成上述流程后，新顧客即可與公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，向S公司發(fā)出采購訂單。對(duì)于新顧客的初次訂單，不允許超過經(jīng)審批的信用額度。如新顧客能夠及時(shí)支付貨款， 信用良好，則可視同“現(xiàn)有顧客”進(jìn)行交易。2)現(xiàn)有顧客收到現(xiàn)有顧客的采購訂單后， 業(yè)務(wù)員X X X將訂單金額與該顧客

3、已被授權(quán)的信用額度以 及至今尚欠的賬款余額進(jìn)行檢查，經(jīng)銷售經(jīng)理X X X審批后， 交至信用管理經(jīng)理X X X復(fù)核。如果是超過信用額度的采購訂單，應(yīng)由總經(jīng)理X X X審批。3)簽訂合同經(jīng)審批后，授權(quán)業(yè)務(wù)員XXX與顧客正式簽訂銷售合同。信息管理員XXX負(fù)責(zé)將顧客采購訂單和銷售合同信息輸入Y系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成連續(xù)編號(hào)的銷售訂單(此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)) 。每周，信息管理員XXX核對(duì)本 周內(nèi)生成的銷售訂單，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況將進(jìn)行檢查。每周，應(yīng)收賬款記賬員XXX匯總本周內(nèi)所有簽訂的銷售合同，并與銷售訂單核對(duì)， 編制銷售信息報(bào)告。如有不符，應(yīng)收賬款記賬XXX將通知信息管理員XXX,與其共同調(diào)

4、查該事項(xiàng)。業(yè)務(wù)員X X X根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”銷售訂單信息，與技術(shù)經(jīng)理X XX、 生產(chǎn)經(jīng)理XXX、財(cái)務(wù)經(jīng)理X X X分別確認(rèn)技術(shù)、生產(chǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及收款結(jié)匯方式，由生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)理XXX制訂生產(chǎn)通知單。如果顧客以信用證方式付款，則在收到信用證后開始投入生產(chǎn)； 如果采用預(yù)收貨款方式，則在收到30%的貨款后投入生產(chǎn)。開始生產(chǎn)后，系統(tǒng)內(nèi)的銷售訂單狀態(tài)即由“待處理”自動(dòng)更改為“在產(chǎn)”。注：生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制活動(dòng)記錄于生產(chǎn)與倉儲(chǔ)循環(huán)的審計(jì)工作底稿（SCL）。（2）記錄應(yīng)收賬款1）記錄應(yīng)收賬款產(chǎn)品生產(chǎn)完工入庫后，系統(tǒng)內(nèi)的銷售訂單狀態(tài)由“在產(chǎn)”自動(dòng)更改為“已完工”。信息管理員xxx根據(jù)系統(tǒng)顯示的“已完工”銷售訂單

5、信息和銷售合同約定的交貨日 期，開具連續(xù)編號(hào)的銷售發(fā)票（出口發(fā)票一式六聯(lián)發(fā)票），交銷售經(jīng)理xxx審核，發(fā)票存根聯(lián)由銷售部留存，其他聯(lián)次分別用于報(bào)關(guān)、稅務(wù)核銷、外匯核銷以及財(cái)務(wù)記賬等。報(bào)關(guān)部單證員xxx收到銷售發(fā)票后辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，辦妥后通知業(yè)務(wù)員xxx在系統(tǒng)內(nèi)填寫出運(yùn)通知單，確定裝船時(shí)間。出運(yùn)通知單單的編號(hào)在業(yè)務(wù)員X X X輸入銷售訂單編號(hào)后 自動(dòng)生成。根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)置，如輸入錯(cuò)誤的銷售訂單編號(hào)，則無法生成相對(duì)應(yīng)的出運(yùn)通知單。運(yùn)輸經(jīng)理X X X根據(jù)系統(tǒng)顯示的出運(yùn)通知信息，安排組織發(fā)運(yùn)。倉儲(chǔ)經(jīng)理X X X安排組織成品出庫。船運(yùn)公司在貨船離岸后，開出貨運(yùn)提單，通知 S公司貨物離岸時(shí)間。信息管理員XXX

6、將商品離岸信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)的銷售訂單狀態(tài)由“已完工”自動(dòng)更改為“已離岸”。應(yīng)收賬款記賬員XXX根據(jù)系統(tǒng)顯示的“已離岸”銷售訂單信息，將銷售發(fā)票所載信息和報(bào)關(guān)單、貨運(yùn)提單等進(jìn)行核對(duì)。 如所有單證核對(duì)一致， 應(yīng)收賬款記賬員XXX編制銷售確 認(rèn)會(huì)計(jì)憑證，后附有關(guān)單證，交會(huì)計(jì)主管XXX復(fù)核。若核對(duì)無誤，會(huì)計(jì)主管XXX在發(fā)票上加蓋“相符”印戳，應(yīng)收賬款記賬員XXX據(jù)此確認(rèn)銷售收入實(shí)現(xiàn)，并將有關(guān)信息輸入系統(tǒng)， 此時(shí)系統(tǒng)內(nèi)的采購訂單狀態(tài)即由“已離岸”自 動(dòng)更改為“已處理”。如果期末商品已經(jīng)發(fā)出但尚未離岸，則應(yīng)收賬款記賬員X X X根據(jù)出庫單等單證記錄應(yīng)收賬款，并于下月初沖回，當(dāng)系統(tǒng)顯示“已離岸”銷售訂單

7、信息時(shí)，記錄銷售收入實(shí)現(xiàn)。國(guó)內(nèi)銷售除無需辦理出口報(bào)關(guān)手續(xù)外，其他與出口銷售流程基本一致。以下控制流程記錄中將不再涉及國(guó)內(nèi)銷售。注：產(chǎn)成品發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)控制活動(dòng)記錄于生產(chǎn)與倉儲(chǔ)循環(huán)的審計(jì)工作底稿（SCL）。2）銷售退回、折扣與折讓S公司銷售業(yè)務(wù)系以出口銷售為主，與顧客簽訂的銷售合同中規(guī)定不允許退貨，若發(fā)生質(zhì)量糾紛，應(yīng)采取索賠方式，根據(jù)雙方確定的金額調(diào)整應(yīng)收賬款。業(yè)務(wù)員X X X接到顧客的索賠傳真件等資料后，編制連續(xù)編號(hào)的顧客索賠處理表，交至生產(chǎn)部門和技術(shù)部門，由生產(chǎn)經(jīng)理X X X技術(shù)經(jīng)理X X X確定是否確屬產(chǎn)品質(zhì)量問題，并簽字確認(rèn)。如確屬S公司的責(zé)任，應(yīng)收賬款記賬員X X X在顧客索賠處理表注明貨款

8、結(jié)算情況。對(duì)于索賠金額不超過人民幣XX元的，由銷售經(jīng)理XXX批準(zhǔn)，如超過該標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理XXX審批。應(yīng)收賬款記賬員X X X編制應(yīng)收賬款調(diào)整分錄，后附經(jīng)適當(dāng)審批的顧客索賠處理表， 交會(huì)計(jì)主管X X X復(fù)核后進(jìn)行賬務(wù)處理。3)對(duì)賬及差異處理月末，應(yīng)收賬款主管XXX編制應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告，其內(nèi)容還應(yīng)包括應(yīng)收賬款總額與應(yīng)收賬款明細(xì)賬合計(jì)數(shù)以及應(yīng)收賬款明細(xì)賬與顧客對(duì)賬單的核對(duì)情況。如有差異，應(yīng)收賬款主管X X X將立即進(jìn)行調(diào)查。如調(diào)查結(jié)果表明需調(diào)整賬務(wù)記錄，應(yīng)收賬款主管X X X將編制應(yīng)收賬款調(diào)節(jié)表和調(diào)整建議，連同應(yīng)收賬款賬齡分析報(bào)告一并交至?xí)?jì)主管X X X復(fù)核，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理X X X批準(zhǔn)后方可進(jìn)行賬

9、務(wù)處理。4)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備和核銷壞賬S公司董事會(huì)制訂并批準(zhǔn)了應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法和計(jì)提比例的會(huì)計(jì)估計(jì)。每年末，銷售經(jīng)理XXX根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)、債務(wù)單位的實(shí)際財(cái)務(wù)狀況和現(xiàn)金流量的情況，以及其他相關(guān)信息，編寫應(yīng)收賬款可收回性分析報(bào)告，交財(cái)務(wù)部復(fù)核。會(huì)計(jì)主管X X X應(yīng)收賬款可收回性分析報(bào)告，分析壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提比例是否較原先的估計(jì)發(fā)生較大變化。如發(fā)生較大變化，會(huì)計(jì)主管XXX編寫會(huì)計(jì)估計(jì)變更建議，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理 X X X復(fù)核后報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。S公司壞賬準(zhǔn)備由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成，對(duì)于需要計(jì)提特別壞賬準(zhǔn)備以及擬核銷的壞賬， 由業(yè)務(wù)員XXX填寫連續(xù)編號(hào)的壞賬變更申請(qǐng)表，并附顧客破產(chǎn)等相關(guān)資料，經(jīng)銷售經(jīng)理 XXX審

10、批后，金額在XX元以下的，由財(cái)務(wù)經(jīng)理XXX審批，金額在XX元以上的，由總經(jīng)理XXX審批。應(yīng)收賬款記賬員X X X根據(jù)經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的更改申請(qǐng)表進(jìn)行賬務(wù)處理。(3)記錄稅金報(bào)關(guān)部單證員XXX負(fù)責(zé)收集出口銷售的相關(guān)單據(jù)，每月末匯總交由財(cái)務(wù)部辦稅員X X X復(fù)核，辦理出口退稅手續(xù)， 每月將增值稅納稅申報(bào)表和由稅務(wù)部門蓋章確認(rèn)的出口退 稅匯算清繳明細(xì)表交由財(cái)務(wù)經(jīng)理XXX審核，無誤后簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)任何異常情況， 將進(jìn)一步調(diào)查處理。實(shí)際收到稅務(wù)部門的退稅款時(shí)， 由會(huì)計(jì)主管X X X將實(shí)際收到的退稅款與退稅申報(bào)表數(shù) 字進(jìn)行核對(duì)，并由財(cái)務(wù)經(jīng)理XX復(fù)核，無誤后在憑證上簽字作為復(fù)核證據(jù)。對(duì)銷售與收款循環(huán)涉及的稅金實(shí)

11、施實(shí)質(zhì)性程序更為有效，故以下控制程序中將不再涉及稅金。(4)收款信用證到期或收到顧客已付款通知，由出納員XXX前往銀行辦理托收。款項(xiàng)收妥后，應(yīng)收賬款記賬員XXX將編制收款憑證，并附相關(guān)單證，如銀行結(jié)匯水單、銀行到款通知單等，交會(huì)計(jì)主管XXX復(fù)核。在完成對(duì)收款憑證及相關(guān)單證的復(fù)核后，會(huì)計(jì)主管XXX在收款憑證上簽字，作為復(fù)核證據(jù)，并在所有單證上加蓋“核銷”印戳。出納員X X X根據(jù)經(jīng)復(fù)核無誤的收款憑證及時(shí)登記銀行存款日記賬。(5)維護(hù)顧客檔案如需對(duì) Y系統(tǒng)內(nèi)的顧客信息作出修改，業(yè)務(wù)員XXX填寫更改申請(qǐng)表，經(jīng)銷售經(jīng)理 XXX審批后交信息管理員XXX負(fù)責(zé)對(duì)更改申請(qǐng)表預(yù)先連續(xù)編配號(hào)碼并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行更 改

12、。信息管理員XXX每月復(fù)核顧客檔案。對(duì)兩年內(nèi)未與S公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的顧客，通知業(yè)務(wù)員X X X并由其填寫更改申請(qǐng)表，經(jīng)銷售經(jīng)理X X X審批后交信息管理部刪除該顧客檔案。每月末，信息管理員X X X編制月度顧客信息更改報(bào)告，附同更改申請(qǐng)表的編號(hào)記錄交由財(cái)務(wù)經(jīng)理X X X復(fù)核。財(cái)務(wù)經(jīng)理X X X核對(duì)月度顧客更改信息報(bào)告、檢查實(shí)際更改情況和更改申請(qǐng)表是否一致、所有變更是否得到適當(dāng)審批以及編號(hào)記錄表是否正確，在月度顧客信息更改報(bào)告和編號(hào)記錄表上簽字作為復(fù)核的證據(jù)。如發(fā)現(xiàn)任何異常情況，將進(jìn)一步調(diào)查處理。每半年，銷售經(jīng)理XXX復(fù)核顧客檔案。相關(guān)工作底稿的相關(guān)交易和賬戶余額及其認(rèn)定常用的控制活動(dòng):計(jì)價(jià)和分

13、攤管理層審核批準(zhǔn)信用額度。如果是新顧客，銷售經(jīng)理XXX將 填寫“新顧客基本情況表”，并g 本情況表”上簽字注明是否同意賒 標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理XXX審批。如果是現(xiàn)有顧客，業(yè)務(wù)員X X X將 銷售經(jīng)理XXX審批后， 交至信用 批。:存在收入：發(fā)生管理層必須審批所有銷售訂單，超過特定金額或毛利異常的銷售應(yīng)取得較高管理層核準(zhǔn)。對(duì)于新顧客的初次訂單，不允許超有顧客”進(jìn)行交易。收到現(xiàn)有顧客的采購訂單后， 業(yè)務(wù)行檢查，經(jīng)銷售經(jīng)理XXX審批后理X X X審批。:計(jì)價(jià)和分?jǐn)偸杖耄簻?zhǔn)確性、分類由不負(fù)責(zé)輸入銷售訂單的人員比較銷售訂單數(shù)據(jù)與支持性文件是否相符信息管理員X X X負(fù)責(zé)將顧客采購訂單和銷售合同信息輸 狀態(tài)）

14、。每周，信息管理員XXX核對(duì)本周內(nèi)生成的銷售訂 每周，應(yīng)收賬款記賬員XXX匯總本周內(nèi)所有簽訂的銷售合 將通知信息管理員XXX,與其共同調(diào)查該事項(xiàng)。:完整性收入：完整性銷售訂單、銷售發(fā)票已連續(xù)編號(hào)、順序已被記錄。信息管理員X X X負(fù)責(zé)將顧客采購訂單和銷售合同信息輸狀態(tài)）。每周，信息管理員XXX核對(duì)本周內(nèi)生成的銷售訂船運(yùn)公司在貨船離岸后，開出貨運(yùn)提單，通知 S公司貨物:存在、權(quán)利和義務(wù)收入：發(fā)生銷售發(fā)票需與出庫單證核對(duì)，如有不符應(yīng)及時(shí)調(diào)查和處理。信息管理員X X X將商品離岸信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)的銷應(yīng)收賬款記賬員XXX根據(jù)系統(tǒng)顯示的“已離岸”銷售訂,應(yīng)收賬款記賬員XXX在發(fā)票上加蓋“相符”印改為

15、“已處理”。:計(jì)價(jià)和分?jǐn)偸杖耄簻?zhǔn)確性、分類定期與顧客對(duì)賬，如有差異應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。月末，應(yīng)收賬款主管XXX編制應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告，其內(nèi)對(duì)賬單的核對(duì)情況。如有差異，應(yīng)收賬款主管XXX將立:完整性銷售訂單、銷售發(fā)票已連續(xù)編號(hào)、順序已被記收入：完整性錄。信息管理員XXX根據(jù)系統(tǒng)顯示的“已完工”銷售訂單信 發(fā)票），交銷售經(jīng)理XXX審核，發(fā)票存根聯(lián)由銷售部留存 應(yīng)收賬款記賬員XXX根據(jù)系統(tǒng)顯示的“已離岸”銷售訂 對(duì)一致，應(yīng)收賬款記賬員XXX在發(fā)票上加蓋“相符”印 改為“已處理”。:完整性收入：完整性:存在定期與顧客對(duì)賬，如有差異應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和月末，應(yīng)收賬款主管XXX編制應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告，其內(nèi)收入：

16、發(fā)生S公司銷售業(yè)務(wù)系以出口銷售為主，與顧客簽訂的銷售合管理層制定有關(guān)銷售退回、 折扣與折讓的政策 整應(yīng)收賬款。業(yè)務(wù)員XXX接到顧客的索賠傳真件等資料和程序，并監(jiān)督其執(zhí)行。XXX技術(shù)經(jīng)理XXX確定是否確屬產(chǎn)品質(zhì)量問題，并簽貨款結(jié)算情況。對(duì)于索賠金額不超過人民幣XX元的，由處理。對(duì)賬單的核對(duì)情況。如有差異，應(yīng)收賬款主管XXX將立:存在、完整性用以記錄銷售退回、折扣與折讓事項(xiàng)的表單連業(yè)務(wù)員XXX接到顧客的索賠傳真件等資料后，編制連續(xù)收入：截止續(xù)編號(hào)，順序已被記錄。應(yīng)收賬款記賬員XXX編制應(yīng)收賬款調(diào)整分錄，后附經(jīng)適:計(jì)價(jià)和分?jǐn)偸杖耄簻?zhǔn)確性、分類管理層復(fù)核和批準(zhǔn)對(duì)應(yīng)收賬款的調(diào)整。業(yè)務(wù)員XXX接到顧客的索

17、賠傳真件等資料后，編制連續(xù)理XXX確定是否確屬產(chǎn)品質(zhì)量問題，并簽字確認(rèn)。如確力對(duì)于索賠金額不超過人民幣X X元的，由銷售經(jīng)理X XX公司董事會(huì)制訂并批準(zhǔn)了應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法和計(jì)每年末，銷售經(jīng)理XXX根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)、債務(wù)單位的實(shí)析報(bào)告，交財(cái)務(wù)部復(fù)核。:存在、完整性、權(quán)利和義務(wù):計(jì)價(jià)和分?jǐn)?、完整性、存在管理層?fù)核壞賬準(zhǔn)備費(fèi)用，包括考慮是否記錄于適當(dāng)期間。會(huì)計(jì)主管XXX應(yīng)收賬款可收回性分析報(bào)告，分析壞賬準(zhǔn)XXX編寫會(huì)計(jì)估計(jì)變更建議，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理XXX復(fù)核后S公司壞賬準(zhǔn)備由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成，對(duì)于需要計(jì)提特別壞并附顧客破產(chǎn)等相關(guān)資料，經(jīng)銷售經(jīng)理XXX審批后，金X X X審批。應(yīng)收賬款記賬員XX X根

18、據(jù)經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的更:完整性、權(quán)利和義務(wù)管理層復(fù)核收款記錄。信用證到期或收到顧客已付款通知，由出納員XXX前往 關(guān)單證，如銀行結(jié)匯水單、銀行到款通知單等，提交會(huì)計(jì) 證上簽字作為審批證據(jù)，并在所有單證上加蓋“核銷”印:計(jì)價(jià)和分?jǐn)偣芾韺訌?fù)核收款記錄。應(yīng)收賬款記賬員XX將編制收款憑證，并附相關(guān)單證，如 憑證及相關(guān)單證的復(fù)核后，會(huì)計(jì)主管XXX在收款憑證上 出納員X X X根據(jù)經(jīng)復(fù)核無誤的收款憑證及時(shí)登記現(xiàn)金和:權(quán)利和義務(wù)定期編制與分析應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告月末，應(yīng)收賬款主管XXX編制應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告。信息管理員X X X負(fù)責(zé)對(duì)更改申請(qǐng)表預(yù)先連續(xù)編配號(hào)碼并:完整性、存在收入：完整性、發(fā)生變更顧客檔案申請(qǐng)應(yīng)連續(xù)編號(hào)， 編號(hào)順序已被財(cái)務(wù)經(jīng)理XXX核對(duì)月度顧客更改信息報(bào)告、檢查實(shí)際更 記錄。否正確，在月度顧客信息更改報(bào)告和編號(hào)記錄表上簽字作如需對(duì)丫系統(tǒng)內(nèi)的顧客信息作出修改，業(yè)務(wù)員XXX填寫:計(jì)價(jià)和分?jǐn)偸杖耄簻?zhǔn)確性、分類核對(duì)顧客檔案變更記錄和原始授權(quán)文件，確定預(yù)先連續(xù)編配號(hào)碼并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行更改。已正確處理。財(cái)務(wù)經(jīng)理XXX核對(duì)月度顧