員工檔案管理方案和辦法_第1頁
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文檔簡介

1、員工檔案管理方案和辦法一、目的為規(guī)范公司員工人事檔案妥善管理，檔案的完整性，防止才損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。二、范圍針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。二、檔案管理內(nèi)容員工入職檔案：入職確認(rèn)函、應(yīng)聘登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、各類職稱復(fù)印件、體檢報告、離職證明、合同及協(xié)議等。三、檔案規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1）原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；2）員工入職前，人力資源部隊人事檔案的真實性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘；3）新員工檔案按當(dāng)前檔案存放方式存放至臨時檔案柜；4）員工試用期滿后，將員工檔案收納到掛式文件袋并移交檔案柜保存。5）對

2、人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理；6）記錄員工檔案里面有的資料名稱形成電子檔案目錄。7）當(dāng)在職員工的資料有發(fā)生變動時（如學(xué)歷變動、身份證更新、個人職稱變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗；8）離職人員檔案每月月底集中處理至離職檔案區(qū)，按照編號順序依次存放，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）；9）人力資源部檔案管理要注意檔案環(huán)境的清潔、整潔；10）檔案應(yīng)按員工檔案編號順序進行存放，員工檔案編號取花名冊中員工編號后四位數(shù)字，以便查閱；11）員工在公司工作期間的應(yīng)續(xù)錄的的檔案內(nèi)容（如：續(xù)簽勞動合同等），由人力資源專員登記在員工檔案目錄中，每月月底向檔案柜移交保存。2、檔案的查、借閱1）檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能管理部查閱，非保密檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案登記表，人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可查、借閱；2）所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案必須在三天內(nèi)歸還人力資源部（特殊情況延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者，予以懲處；四、存放柜方式及預(yù)算1、需新購物品：抽拉式檔案柜、掛式文件袋參考如下圖：2、預(yù)算：可放25XX份個人檔掛勞文件柜1.4mm4抽9XX*X二

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