[資源管理,檔案,問題]檔案信息化的信息資源管理問題

1、檔案信息化的信息資源管理問題摘要：檔案信息化進程的發(fā)展在社會現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展前提下是勢不可擋的，必須 枳極促進檔案管理工作的信息化建設(shè),全而促進檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)的協(xié)調(diào)發(fā)展。 文章通過從檔案信息化的建設(shè)缺乏合理規(guī)劃、檔案資源結(jié)構(gòu)單一、信息化的作用未能充分發(fā) 揮、信息化人才較為缺乏、信息化管理體系還未健全五個方面對我國當(dāng)前的檔案信息化建設(shè) 中存在的問題進行分析，并從檔案信息資源管理的規(guī)劃、健全檔案信息化管理系統(tǒng)、提高工 作人員的工作素質(zhì)與效率、建立檔案信息化數(shù)據(jù)建設(shè)的法制標(biāo)桿四個方面對檔案部門的信息 資源管理提出建設(shè)對策，更好地完善檔案信息化建設(shè)進程。關(guān)鍵詞：檔案信息化：信息資源管

2、理；現(xiàn)代化技術(shù)：檔案管理工作檔案信息化的建設(shè)過程中所存在的問題信息化在現(xiàn)代社會中扮演著重要的角色，信息化技術(shù)使檔案信息資源更快地轉(zhuǎn)化為有用 的社會資源，還在傳統(tǒng)管理模式向檔案信息資源共建與共享模式轉(zhuǎn)變中扮演著重要角色，檔 案信息資源管理是利用計算機、通信網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進行檔案保 護和信息處理1。檔案管理的信息化建設(shè)是以現(xiàn)代科技技術(shù)為支撐手段，對檔案信息進行整 合與利用過程中，促進傳統(tǒng)的檔案管理模式向信息網(wǎng)絡(luò)化的共享模式的轉(zhuǎn)變。檔案信息化的 建設(shè)過程中所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)較為分散、信息資源重復(fù)等現(xiàn)狀問題對檔案信息化建設(shè) 提出了更高的建設(shè)任務(wù)和管理要求。檔案信息化的建設(shè)缺

3、乏合理規(guī)劃放眼全國檔案管理機制的整體發(fā)展局而來看，各個地區(qū)的檔案管理部門沒有形成合理的 科學(xué)的規(guī)劃目標(biāo)和發(fā)展步驟，不能有效地提高檔案管理工作效率，同時各個地區(qū)的檔案部門 各自為政，地區(qū)之間沒有形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理規(guī)范，在檔案信息化建設(shè)中缺 乏規(guī)范性。并且在符合檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)上還未建立統(tǒng)一的計算機檢索機制，導(dǎo)致檔 案信息化管理工作的停滯與瓶頸。檔案資源結(jié)構(gòu)單一我國檔案資源多以紙質(zhì)檔案為主，體現(xiàn)出了檔案資源結(jié)構(gòu)的單一。檔案資源的單一，且 紙質(zhì)檔案的保存期限不能長久有效，并且在檔案保留期間需要對檔案進行嚴(yán)格的維護。檔案 資源不能依據(jù)社會現(xiàn)代化科技的發(fā)展而逐步豐富，這必然會影響到檔

4、案信息化的建設(shè)進程。信息化的作用未能充分發(fā)揮檔案信息化的建設(shè)不僅僅是具有對檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的意義，通過檔案的信息化建設(shè), 更是有利于政府事務(wù)的公開度與透明度的促進。當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的有效信息資源有80% 都是由政府掌控的，而政府的信息大部分也是存留至檔案部門進行保管的，檔案管理實現(xiàn)信 息化建設(shè)，即是對政府事務(wù)信息的公開化，使人民群眾通過系統(tǒng)的便捷的系統(tǒng)查詢就能了解 到政府事務(wù)的發(fā)展進程。但是就目前檔案信息化建設(shè)情況而言，在全國范圍內(nèi)度并未形成統(tǒng) 一的對政府信息資源進行合理的利用態(tài)度，使得檔案信息化建設(shè)不能體現(xiàn)出其應(yīng)有的查詢價值。檔案信息化人才較為缺乏檔案管理的人力資源的建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信

5、息化建設(shè)的軟基礎(chǔ)，涉及檔案管理工作所 需的信息化專業(yè)技術(shù)人員、管理工作人員等，檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，同時信息 化的建設(shè)環(huán)境也對工作人員的工作素質(zhì)提出了較高的要求。檔案信息化建設(shè)要求工作人員既 需要具備相關(guān)的檔案管理知識，又需要其掌握網(wǎng)絡(luò)、計算機等現(xiàn)代化技術(shù)知識，在檔案局的 管理工作中，需要管理人員對傳統(tǒng)的檔案管理的工作程序具有一定程度的掌握，同時建設(shè)檔 案信息化又需要工作人員具備數(shù)字信息技術(shù)處理能力。但是大部分的檔案部門的管理隊伍存在不合理建設(shè)、管理人員工作素質(zhì)較低的問題。具 體表現(xiàn)為管理工作人員大部分并非是專業(yè)的檔案管理人員，同時部門也并未對工作人員進行 相關(guān)的檔案管理知識與經(jīng)驗的

6、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使工作人員普遍缺乏對信息化技術(shù)的了解等。 由此可看出檔案管理工作的整體工作隊伍工作素質(zhì)較低，既不能實現(xiàn)工作效率，也不能促進 檔案管理工作的順利開展。這導(dǎo)致了檔案管理工作不能跟上信息化建設(shè)步伐，工作人員的管 理工作技能達不到實際工作的需求，不能滿足檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。檔案信息化管理體系還未健全我國的檔案管理機制還并未以法律章法的形式明確規(guī)范檔案管理工作的建設(shè)，檔案的管 理工作直接采取以檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定進行制約，沒有產(chǎn)生強烈的約束力，不能推進 檔案管理體系的健全發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)建立良好的管理機制基礎(chǔ)。加強檔案信息化資源管理建設(shè)確立檔案信息資源管理的規(guī)劃檔案信息化

7、的建設(shè)目的是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享, 更好地位各級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)服務(wù)，為社會各界服務(wù)，為廣大公民服務(wù)，為此檔案信息化建設(shè)在 當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，克服各自為政，把 握適合檔案工作規(guī)律和特點的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項工作2。促 進檔案部門的信息化建設(shè)，加強檔案部門的規(guī)范化發(fā)展，打破各個地區(qū)檔案部門各自為政的 局面，強化各個地區(qū)的檔案部門的信息化建設(shè)經(jīng)驗與智慧交流，完善檔案信息化建設(shè)的發(fā)展 目標(biāo)和規(guī)劃步驟。健全檔案信息化管理系統(tǒng)加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平，根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同 類型

8、載體的檔案進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等 工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效，研究電子檔案接收、保管、利 用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理方法3。針對我國目前的檔案資源結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)象，必 須要加快促進檔案部門的信息化管理系統(tǒng)，以信息化技術(shù)手段對檔案結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，擴展信 息資源數(shù)據(jù)化進程，建立與完善檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息資源進行整合，構(gòu)建多層次與規(guī)范 化的檔案數(shù)據(jù)庫，并且利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案資源的共享，從檔案管理工作建設(shè)的計 算機服務(wù)手段、數(shù)據(jù)庫服務(wù)質(zhì)量全面促進數(shù)字化檔案的提高。提高工作人員的工作素質(zhì)與效率檔案管理動作人員在現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)

9、用的檔案管理模式下的工作不僅僅是單純對紙質(zhì)檔案 資料進行登記整理，更需要工作人員逐步促進自身信息化與和字化理念的提升與提高信息技 術(shù)的應(yīng)用能力，適應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，促進工作素質(zhì)的提升以滿足檔案信息化建設(shè) 的需求。在學(xué)習(xí)與了解方面，檔案管理工作人員需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作的流程，并且 具備對數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)信息資源進行合理的采集、儲存、加工、提供利用等工作技能，既要了解 傳統(tǒng)的檔案管理的相關(guān)知識，同時又要為建設(shè)信息化檔案管理工作提升自身的數(shù)字化信息技 術(shù)處理能力。檔案管理人才的促進可以從兩個方面進行概述：建立相關(guān)有效的人才培養(yǎng)體制、重視人 才培養(yǎng)。建立人才機制一方而從引進角度看，需要聘任符合

10、數(shù)字化與信息化檔案部門建設(shè)需 求的工作人員：另一方而從培養(yǎng)角度看，對現(xiàn)有的管理人員進行技能培養(yǎng)，促進管理人員的 工作素質(zhì)的提高，并通過激發(fā)工作人員的工作熱情和學(xué)習(xí)潛能，促進檔案管理隊伍的整體素 質(zhì)的提升。加快檔案信息化建設(shè)的法制標(biāo)桿完善檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法律文件，推動檔案信息化的法制建設(shè)步伐，形成強有力的 法律約束機制，促進檔案數(shù)據(jù)化管理與檔案信息安全。同時學(xué)習(xí)與借鑒國外數(shù)據(jù)化檔案建設(shè) 系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，完善我國各個地區(qū)的檔案信息化建設(shè)，加快研究檔案信息的電子公文的應(yīng) 用與管理，促進檔案信息化進程的有序發(fā)展。結(jié)語檔案信息化的發(fā)展過程需要建立明確的合理的發(fā)展規(guī)劃，避免盲目投入檔案管理信息化 建設(shè)導(dǎo)致的人力與物力資源的浪費，同時需要促進相關(guān)法律條例的明確規(guī)定和制約，保障檔 案信息資源的安全，并且提升檔案管理工作人員的工作素質(zhì)，注重培