財(cái)富管理公司檔案管理制度

1、財(cái)富管理公司檔案管理制度1. 在切實(shí)遵循中國(guó)檔案分類法前提下 , 根據(jù)公司實(shí)際情況 , 將所涉及的檔案劃分為十大類： （ A）行政管理、（ B）人事管理、（ C）財(cái)會(huì)檔案、（ D）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、 （ E）技術(shù)質(zhì)量安全管理、（F）基建檔案、（G）外來(lái)文件、（H）聲像檔案、（ I ）實(shí)物檔案、（ J ）其他檔案。歸檔范圍 :1. 重要的會(huì)議材料 , 包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2. 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3. 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4. 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。5. 本公司職工勞

2、動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6. 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。歸檔要求：1. 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2. 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。3. 檔案質(zhì)量總的要求是 : 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系, 區(qū)別不同的價(jià)值, 便于保管和利用。4. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。5. 在歸檔的文件材料中 , 應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件, 分別立在一起 ,不得分開(kāi) , 文電應(yīng)合一歸檔。6. 不同年度的

3、文件一般不得放在一起立卷 ; 跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷 ; 跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。7. 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列 , 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起 , 即批復(fù)在前 , 請(qǐng)示在后 ; 正件在前 , 附件在后 ; 印件在前 , 定稿在后 ; 其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn) , 應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。8. 案卷封面 , 應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清晰。檔案管理人員職責(zé)1. 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2. 按照歸檔范圍、要求 , 將文件材料按時(shí)歸檔。3. 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守 , 努

4、力維護(hù)公司檔案的完整與安全。檔案的查閱和借閱1. 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱 , 借閱者都要填寫(xiě)借閱單 , 報(bào)主管人員批準(zhǔn)后 , 方可借閱 , 其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn) , 受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2. 檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周 ; 對(duì)借出檔案 , 檔案管理人員要定期催還 , 發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還 , 應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告, 報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。3. 必須嚴(yán)格保密 , 不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容 , 如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào) , 追求責(zé)任。4. 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容, 如確有需要, 必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5.

5、必須愛(ài)護(hù)檔案 , 保持整潔 , 不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。6. 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借 , 必須專人專用。7. 用畢按時(shí)歸還 , 如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間 , 必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。檔案的保管：1. 要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。2. 為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類分別保管。3. 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。4. 公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。5. 公司檔案管理部門(mén)及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定，如出現(xiàn)違規(guī)操作，給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng)，并視情節(jié)輕重處以 50-200 元的罰款。6. 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料，無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的，給予責(zé)任人罰