01-印章管理制度WI-7.2-02-01

1、1.0 目的為加強(qiáng)物業(yè)集團(tuán)印章管理，維護(hù)公司印章的法定權(quán)威及使用效用，特制訂本規(guī)定。2.0 范圍本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)本部各部室及各物業(yè)公司(管理處)。3.0 職責(zé)物業(yè)集團(tuán)行政管理總部是印章管理的職能部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督本規(guī)定的實(shí)施。4.0工作內(nèi)容4.1 本規(guī)定所指的印章，指公司的法人印章以及業(yè)務(wù)印章。4.2 公司的法人印章指公司在經(jīng)營過程中使用的一種具有法律效力的印信憑證，包括“廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司”印章，簡稱“物業(yè)集團(tuán)印章”；“廣州市xx華府物業(yè)管理有限公司”、“廣州市xx世家物業(yè)管理有限公司”、“廣州市xx恒盈物業(yè)管理有限公司”印章，簡稱“物業(yè)公司印章”。4.3 公司的業(yè)務(wù)印章指公司在經(jīng)營

2、管理中使用的一種不具法律效力的內(nèi)部業(yè)務(wù)印信憑證，包括物業(yè)集團(tuán)行政管理總部、業(yè)務(wù)總部、全面質(zhì)量管理辦公室印章；以及物業(yè)管理總部、xx花園管理處、xx灣管理處、xx雅苑管理處印章等，簡稱公司業(yè)務(wù)印章。4.4 印章的啟用與停用、銷毀4.4.1 印章啟用(包括舊印章?lián)Q用新印章)。由擬啟用印章部門提出書面申請，行政管理總部審核，呈物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批后方能向政府有關(guān)部門申報(bào)、刻制。印章刻制后，由物業(yè)集團(tuán)擬發(fā)印章啟用的文件知會各相關(guān)部門后啟用。4.4.2 印章停用。由擬停用印章單位提出書面申請，行政管理總部審核，呈物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批，并由物業(yè)集團(tuán)擬發(fā)印章停用的文件知會各相關(guān)部門后停用。廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限

3、公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼1/34.4.3 印章銷毀。印章停用后，統(tǒng)一交回行政管理總部銷毀或封存，由專人填寫物業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)印章啟用、銷毀登記表，并在物業(yè)集團(tuán)全面質(zhì)量管理辦公室監(jiān)督下銷毀。4.5 印章使用及適用范圍4.5.1 物業(yè)集團(tuán)印章適用范圍：物業(yè)集團(tuán)所有對內(nèi)、對外發(fā)文；以物業(yè)集團(tuán)名義與業(yè)主簽署的物業(yè)管理服務(wù)公約、協(xié)議等有關(guān)法律性文件；物業(yè)集團(tuán)對外規(guī)范性的法律文件。 4.5.2 物業(yè)公司印章適用范圍：物業(yè)公司對內(nèi)、對外發(fā)文；經(jīng)集團(tuán)公司或物業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意簽署的有關(guān)法律性文件；物業(yè)公司各種業(yè)務(wù)信函等。 4.5.3 物業(yè)集團(tuán)本部各部

4、門、物業(yè)管理處等業(yè)務(wù)印章適用范圍：該部門在集團(tuán)公司系廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼2/3統(tǒng)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的行文，如：上報(bào)物業(yè)集團(tuán)的花名冊、計(jì)劃總結(jié)、請示報(bào)告、內(nèi)部業(yè)務(wù)函件；以及向業(yè)主或有關(guān)單位發(fā)出的業(yè)務(wù)性文件等。4.6 印章審批管理4.6.1 物業(yè)集團(tuán)印章的使用由物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批；物業(yè)公司(管理處)印章由物業(yè)公司(管理處)總經(jīng)理審批；物業(yè)集團(tuán)本部部門印章由所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。4.6.2 使用印章須先到印章管理部門填寫用印申請登記表，呈報(bào)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可加蓋印章。4.6.3 如負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)外出

5、，緊急文件需用印時(shí)，用印人員應(yīng)先詳細(xì)填寫好用印申請登記表，由印章管理人員電話請示負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)同意后可先用印，但必須在負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)返回后的一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦簽字手續(xù)。4.7 印章的使用4.7.1 一切需加蓋印章的文書必須登記備案。本單位發(fā)放所有用印文件，印章管理員都必須留原件存檔備查。4.7.2 印章管理人員接到需加蓋印章的文書后，必須認(rèn)真檢查該文書是否經(jīng)過了審批手續(xù)。確認(rèn)無誤后方可按標(biāo)準(zhǔn)公文格式，在規(guī)定的位置加蓋印章。4.7.3 凡因業(yè)務(wù)需要持空白介紹信或公文紙加蓋公司印章時(shí)，必須經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由印章管理員登記后發(fā)出，未使用或未用完的上述空白單據(jù)應(yīng)如數(shù)交回印章管理員，適時(shí)核銷。4.7.4

6、使用印章須在印章管理員辦公室內(nèi)實(shí)施，未經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人員不準(zhǔn)將印章攜帶出公司以外的地方使用，如確因工作所需，需將印章帶出印章管理員辦公室使用的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，并由印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)印。4.7.5 需加蓋印章的文書數(shù)量較多時(shí)，印章管理人員無法及時(shí)完成的，在印章管理人員監(jiān)督下，用印申請人可協(xié)助加蓋印章。加蓋印章時(shí)，印章管理員必須在場，且必須有二人或二人以上，印章管理員負(fù)責(zé)監(jiān)印。4.7.6 加蓋印章后，印章使用人必須現(xiàn)場登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印申請人、用印批準(zhǔn)人、用印份數(shù)、用印文書的標(biāo)題或內(nèi)容摘要。4.7.7 如有存根的介紹信、法人代表證明書、一般性事務(wù)的授權(quán)委托

7、書和有發(fā)文稿紙的文書加蓋印章后可以不登記。其它文書用印后則必須登記。4.7.8 印章管理人員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，公司一律視作個(gè)人行為，由此而引起的法律責(zé)任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承擔(dān)全部法律責(zé)任。同時(shí)公司將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼3/3犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。4.8 印章的保管4.8.1 印章由對應(yīng)單位的印章管理員負(fù)責(zé)保管和使用。4.5.2 印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)及時(shí)收存鎖好。4.5.3 印章管理人員離