OA辦公系統(tǒng)管理辦法

1、OA 辦公系統(tǒng)管理辦法1 目的為有效利用OA 辦公系統(tǒng)，建立信息化平臺，規(guī)范信息的使用和傳遞， 促進業(yè)務流程與信息流程的統(tǒng)一，提高經(jīng)營管理的效率和效果，特制定本辦法。2 范圍本辦法適用于公司OA 辦公系統(tǒng)（簡稱OA 系統(tǒng)）的基本功能模塊、報表系統(tǒng)和電子工作流程，其中，電子工作流程包括合同審批流 程、公文審批流程、印章管理流程、文件處理單流程、費用報銷流程等。根據(jù)公司發(fā)展需要，將對OA 系統(tǒng)適用范圍進行適時調(diào)整。3 職責3.1 OA系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等重大事項應當經(jīng)由 公司有權(quán)機構(gòu)審批通過后，方可實施。OA系統(tǒng)使用部門應積極參與信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等的制定工作。3.2

2、 公司行政部是OA 系統(tǒng)的歸口管理部門，可由其根據(jù)實際情況委托專業(yè)服務機構(gòu)從事OA 系統(tǒng)的開發(fā)、運行與維護等工作。3.3 行政部信息管理員具體負責以下工作：3.3.1 程序管理：負責保障并監(jiān)控應用程序正常運行。3.3.2 數(shù)據(jù)庫管理：對OA 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行存儲、處理、管理，維護組織數(shù)據(jù)資源。3.3.3 數(shù)據(jù)控制：確保原始數(shù)據(jù)經(jīng)過正確授權(quán)，監(jiān)控信息系統(tǒng)工 作流程，協(xié)調(diào)輸入和輸出。3.3.4 終端操作：終端用戶負責記錄交易內(nèi)容，授權(quán)處理數(shù)據(jù)，并利用系統(tǒng)輸出的結(jié)果。3.4 行政部信息管理員，負責OA 系統(tǒng)電子檔案的存檔工作。3.5 行政部信息管理員定期核對OA 系統(tǒng)上的人員名單。3.6 行政部組織

3、開展新員工培訓及OA 系統(tǒng)培訓工作。3.7 公司各部門、各分子公司，應配合開展OA 系統(tǒng)電子工作流程的制定，積極參加培訓，掌握 OA 系統(tǒng)使用技巧，實現(xiàn)熟練運用OA系統(tǒng)的目的。4 程序4.1 OA 系統(tǒng)的開發(fā)、變更、運行與維護控制4.1.1 OA 系統(tǒng)的開發(fā)控制應當根據(jù)信息系統(tǒng)建設整體規(guī)劃，提出信息系統(tǒng)項目建設方案，經(jīng)審批后實施。系統(tǒng)開發(fā)過程中，應當明確提出開發(fā)需求和關鍵控制點，采取多種方式與開發(fā)單位進行充分溝通，為系統(tǒng)開發(fā)奠定良好基礎。行政部應當加強信息系統(tǒng)開發(fā)全過程的跟蹤管理。應當成立OA項目管理小組，負責信息系統(tǒng)的開發(fā)，對項目整個過程實施監(jiān)控。4.1.2 OA系統(tǒng)的變更控制公司應當制定詳

4、細的信息系統(tǒng)上線計劃。對涉及新舊系統(tǒng)切換的情形，OA系統(tǒng)用戶部門應當積極參與數(shù)據(jù)遷移過程，對數(shù)據(jù)遷移結(jié)果進行測試。4.1.3 OA系統(tǒng)的運行與維護控制“控制面板”，填寫“個人信息”、 “賬號與安全”欄目?！肮嫱ㄖ钡男畔?，經(jīng)發(fā)文單位負責人審核、行政部經(jīng)理審批后，方可進行信息發(fā)布。a公司規(guī)章制度和工作流程發(fā)生變動。b.國家法律法規(guī)變化。c.其他情況。4.2 信息系統(tǒng)訪問安全4.2.1 行政部信息管理員應接受培訓，經(jīng)考核合格后方能正式上崗。信息管理員應在權(quán)限范圍內(nèi)進行操作。更換信息管理員或密碼泄露后，必須及時更改密碼。若信息管理員離開工作現(xiàn)場，必須鎖定或退出已運行的程序，防止其他人員利用自身賬號

5、操作。4.2.2 行政部信息管理員應定期檢測信息系統(tǒng)運行情況，及時進行計算機病毒的預防、檢查工作，禁止用戶安裝非法防病毒軟件和私自卸載公司要求安裝的防病毒軟件。未經(jīng)許可，不得在服務器上安裝不相關的程序、軟件，避免由此帶來的安全漏洞。4.2.3 行政部信息管理員應當充分利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應用系統(tǒng)自身提供的安全性能，在系統(tǒng)中設置安全參數(shù)，以加強系統(tǒng)訪問安全。禁止未經(jīng)授權(quán)人員擅自調(diào)整、刪除或修改系統(tǒng)中設置的各項參數(shù)。涉及上網(wǎng)操作的，應當加強防火墻、路由器等網(wǎng)絡安全方面的管理。4.2.4 行政部信息管理員不得擅自進行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作。信息管理員應嚴格規(guī)范賬號、密碼和使用權(quán)限。4.2.5

6、OA 用戶應保管好自己的用戶密碼，不得將自己的帳號和密碼告訴他人，由他人登陸OA、處理電子工作流程。4.2.6 OA 系統(tǒng)用戶應及時查閱登陸日志，若發(fā)現(xiàn)有非法登陸的情況，應及時向行政部信息管理員報告，并及時更改密碼。4.2.7 原則上，OA 用戶禁止在公共場所使用公用電腦（如網(wǎng)吧、機場等場所的公用電腦），以防個人OA 權(quán)限被盜用、泄露公司信息。4.2.8 信息管理員應定期對系統(tǒng)中的賬號進行清查，檢查操作日 志，避免有授權(quán)不當?shù)馁~號，及時清除非授權(quán)賬號。4.3 OA 硬件管理4.3.1 行政部信息管理員應當根據(jù)公司制度，對系統(tǒng)設備的新增、 報廢、流轉(zhuǎn)等情況建檔登記，統(tǒng)一管理。4.3.2 行政部信

7、息管理員維護 OA系統(tǒng)硬件所處環(huán)境，以及檢查更 換系統(tǒng)硬件等。維護 OA系統(tǒng)所處環(huán)境包括機房的溫度、濕度、電壓， 網(wǎng)絡設施的保護措施等；檢查更換系統(tǒng)硬件，應當包括定期或不定期 對系統(tǒng)硬件本身狀況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)、排除問題。4.3.3 公司機房由行政部信息管理員負責管理和檢查。進出公司機房，需進行登記，嚴格管理。其他任何人員未經(jīng)授權(quán)不得進入機房，不得接觸計算機信息系統(tǒng)硬件設備。對于主要系統(tǒng)服務器應當配備不中斷電源供給設備。硬件設備的更新、擴充、修復等工作應當由相關人員提出申請，報批后方可開展工作。信息管理員應當嚴格遵守用電 安全，不得在計算機專用線路上使用其他用電設備。4.3.4 公司機房一經(jīng)

8、發(fā)生異常狀況（如冒煙、打火、 異常聲響等），應當立即通知行政部進行處理。4.4 罰則4.4.1 信息管理員，由于未能及時備份上周數(shù)據(jù)，導致OA 系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)丟失，當月績效考核記0 分。同時，公司將視情節(jié)嚴重性，予以處罰。4.4.2 信息管理員，由于操作不當，導致電子文檔未能及時保存、丟失電子檔案的，當月績效考核記10 分。 同時， 公司將視情節(jié)嚴重性，予以處罰。4.4.3 OA 用戶在上班時間需保持在線，如未按時登陸，當月績效扣罰 5A 分 / 次。4.4.4 原則上，流程經(jīng)辦人應在1 個工作日內(nèi)完成電子工作流程的批閱工作。超時一次，當月績效扣罰5A 分。4.4.5 OA 用戶向他人泄露登錄賬

9、號和密碼口令，并由他人代為處理電子工作流程的，造成不良后果，公司將通報批評。4.4.6 使用 OA 系統(tǒng)時，應注意信息保密，如將OA 系統(tǒng)上的重要資料向外泄露，公司將進行通報批評。情節(jié)嚴重者，公司將依法追究其法律責任。4.4.7 盜用他人OA 系統(tǒng)賬號、密碼者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將通報批評。情節(jié)嚴重者，公司將依法追究其法律責任。5、記錄5.1 工作流程信息調(diào)查表5.2 OA 系統(tǒng)電子工作流程意見填寫單6、附則6.1 本制度由行政部編制并解釋。6.2 本管理制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。工作流程信息調(diào)查表流程編號流程名稱表單編號部門流程圖例廳P步驟名稱處理者描述處理策略是否允 許回退是否允 許簽總 見是否有字段不允許該 步驟查看（有請在該 步驟著名字段名稱可寫字段12345分管領導簽字： 部門負責人簽字： 填寫人簽字： OA系統(tǒng)電子工作流程意見填寫單流程分類：流程名稱：步驟名稱修改意見問題提交人簽字：部門負責人簽字：使用說明：