如何做好個(gè)人管理

1、搞定：通向從容之道一、新情況，新做法1、問(wèn)題：增長(zhǎng)的需求，匱乏的資源1.1 工作不再有清楚的界限1）工作本身沒(méi)有明確的界限；2）工作缺乏界限導(dǎo)致工作量加大。1.2 工作（生活）不斷變化1）組織架構(gòu)處于一種永恒的變化之中；2）專(zhuān)業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度；3）人們?cè)谖幕?、生活方式、技術(shù)方面的相對(duì)變化速度，使得個(gè)人更有必要加強(qiáng)對(duì)其獨(dú) 特個(gè)人狀況的掌控。1.3 舊模式和習(xí)慣讓人力不從心標(biāo)準(zhǔn)教育、傳統(tǒng)的時(shí)間管理模型以及管理輔助工具，無(wú)法全面幫助我們應(yīng)對(duì)新要求。1.4 “大局”與事務(wù)的本質(zhì)1）干擾因素；2）個(gè)人管理系統(tǒng)存在欠缺；3）更高一級(jí)的要求和價(jià)值觀。2、承諾：武術(shù)家的“ “一切就緒的狀態(tài)”2.

2、1 “心如止水”的比喻 清楚雜念、保持清凈和適當(dāng)反應(yīng)。2.2 你能再需要時(shí)使自己進(jìn)入“高效狀態(tài)”嗎？提高自身的承受能力，認(rèn)識(shí)到你具備減輕壓力的技巧。3、原則：有效地處理內(nèi)心的承諾3.1 管理承諾時(shí)的基本要求1）如果這件事始終占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會(huì)受阻；2）需要采取什么行動(dòng)來(lái)推動(dòng)工作進(jìn)程；3）一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，必須在某一個(gè)經(jīng)常查閱的系統(tǒng)中保存好行動(dòng)相關(guān) 的提示信息。3.2 體驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練 思考：排除無(wú)關(guān)壓力，集中精力利用必要的機(jī)會(huì)和資源3.3 知識(shí)工作的本質(zhì)1）對(duì)工作投入的思考，比實(shí)際付出的多，比預(yù)想的要少；2）在知識(shí)工作中，沒(méi)有人委派任務(wù)，需要由工作者自己確定；3

3、）思考結(jié)果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最有效的手段之一。3.4 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭1）還沒(méi)有明確地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；2）還沒(méi)有確定下一步確定行動(dòng)是什么；3）還沒(méi)有把關(guān)于預(yù)期結(jié)果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴(lài)的系統(tǒng)中去。3.5 你的大腦并不總是那么管用你的大腦會(huì)不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜， 但不會(huì)給你準(zhǔn)確的提醒， 反而會(huì)給你 希望思考的其他事項(xiàng)帶來(lái)干擾，繼而降低你的工作效率。3.6 “材料”的轉(zhuǎn)化1）進(jìn)入你的精神世界或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的任何事情，尚未確定它對(duì)你的真 正意義、預(yù)期結(jié)果和下一步具體行動(dòng)的所有事情。2）“材料”一旦進(jìn)入我們的生活和工作中，就需要對(duì)其定

4、義并做出解釋。4、過(guò)程：管理你的行動(dòng)不可能管理時(shí)間；無(wú)法管理大量的信息；無(wú)法管理實(shí)務(wù)的優(yōu)先級(jí)。4.1 管理行動(dòng)的重要性1）在某個(gè)時(shí)間，你應(yīng)該做什么；2）已做好（結(jié)果）和正在做（行動(dòng)） 。4.2 采用自下而上的方法1）從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手，更加行之有效；2）完全掌控各種事務(wù)，并且采取一切有效方法保持這種清爽的狀態(tài)，最佳途徑。4.3 對(duì)行動(dòng)的橫向管理和縱向管理1）橫向控制是把涉及的所有行動(dòng)都管理起來(lái)，保證毫無(wú)遺漏地加以執(zhí)行；2）縱向控制是對(duì)每個(gè)具體主題或項(xiàng)目進(jìn)行思考和協(xié)調(diào)，并跟蹤其進(jìn)展情況。4.4 最重要的技巧：把一切事務(wù)趕出大腦超出大腦負(fù)載限度，思考效率會(huì)急劇下降。二、掌控生活：橫向管理

5、工作流程的 5 個(gè)步驟 收集、理清、整理、回顧、行動(dòng)。1、收集1.1 百分之百地收集一切“未竟之事”1.2 收集工具1）有形文件夾2）紙質(zhì)記事簿3）電子記事簿4）錄音設(shè)備5）電子郵件1.3 影響成功收集的因素1）把一切趕出你的大腦；2）盡量減少收集工具的數(shù)量；3）定期清空收集工具。2、理清2.1 它是什么？ 討論收集的材料到底是什么，需要我們?nèi)绾翁幚怼?.2 是否需要采取行動(dòng)？1）不需要采取行動(dòng)a 無(wú)用的垃圾，根本沒(méi)必要保留；b 目前不需要，但日后可能需要處理；c 項(xiàng)目具有潛在有用信息，日后可能會(huì)派上用場(chǎng)。2）需要采取行動(dòng)a 你承諾完成哪些工作？達(dá)成哪些目標(biāo)；b 下一步需要采取什么行動(dòng)？ 立即

6、執(zhí)行、指派他人、延遲處理。3、組織整理3.1 項(xiàng)目：任何一個(gè)需要多個(gè)步驟才能完成的任務(wù)1）項(xiàng)目清單：不需要按照特殊順序排列；2）項(xiàng)目的輔助性資料：按照主題、題目或項(xiàng)目名稱(chēng)組織整理起來(lái)；3.2 下一步行動(dòng)的歸類(lèi)1）日程表：不再需要“每日工作清單”a 需要在指定時(shí)間執(zhí)行的行動(dòng)；b 需要再指定日期執(zhí)行的行動(dòng)；c 需要在指定日期獲取的信息。2）“下一步行動(dòng)”清單行動(dòng)提示信息記錄。3.3 無(wú)須付諸行動(dòng)的事務(wù)1）垃圾；2）需要醞釀的資料： “將來(lái) / 也許”清單和備忘錄3）參考資料4、回顧4.1 回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī)“項(xiàng)目”清單、日程表、 “下一步行動(dòng)”清單、 “等待處理”清單。4.2 成功的關(guān)鍵因素：每周回

7、顧1）收集和加工處理所有的“材料” ；2）回顧整個(gè)系統(tǒng)；3）更新各類(lèi)清單；4）做到徹底、清楚、實(shí)時(shí)和完整。5、執(zhí)行5.1 確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法” 情境、有多少時(shí)間、有多少精力、重要性。5.2 確認(rèn)每日工作的“三分類(lèi)法”a 執(zhí)行事先安排好的工作；b 處理突發(fā)事件；c 安排自己的工作。3）總體檢視工作的“六層次法” 地面：當(dāng)前行動(dòng)；1 樓視野：當(dāng)前項(xiàng)目2 樓視野：關(guān)注點(diǎn)及責(zé)任范圍3 樓視野：目標(biāo)4 樓視野：愿景5 樓視野：目的及原則三、控制項(xiàng)目：縱向管理項(xiàng)目的 5 個(gè)階段1、強(qiáng)化縱向工作為了嚴(yán)格控制某一個(gè)項(xiàng)目、 找出解決方案或者確保行動(dòng)方案切實(shí)可行， 需要將精力聚焦 在某個(gè)項(xiàng)目上。1.

8、1 定義目標(biāo)和原則1.2 展望結(jié)果1.3 頭腦風(fēng)暴 / 集思廣益1.4 組織整理1.5 明確下一步的行動(dòng)方案2、自然計(jì)劃模式2.1 一個(gè)簡(jiǎn)單的事例：計(jì)劃出去吃飯2.2 自然計(jì)劃法不一定就是常規(guī)做法2.3 非自然計(jì)劃模式：對(duì)比，未經(jīng)歷一系列思考過(guò)程；當(dāng)一個(gè)“好主意”變成壞主意2.4 反應(yīng)式計(jì)劃模式：同上。3、自然計(jì)劃的技巧： 5 個(gè)階段3.1 目標(biāo)1）思考“為什么”這個(gè)問(wèn)題的價(jià)值；界定成功、建立決策標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)配資源、激發(fā)動(dòng)機(jī)、闡明重點(diǎn)、拓寬選擇3.2 原則1）若與我們信奉的標(biāo)準(zhǔn)和觀念背道而馳，結(jié)果勢(shì)必是勞而無(wú)功；2）能為我們行為提供清晰明確的指導(dǎo)。3.3 前景 /結(jié)果 這是詢(xún)問(wèn)“什么”而非“為什么

9、”的問(wèn)題。1）聚焦的力量；2）闡明結(jié)果。3.4 頭腦風(fēng)暴 / 集思廣益1）捕捉你的想法； （思維導(dǎo)圖）2）分布式認(rèn)知； （建立外腦）3）頭腦風(fēng)暴的關(guān)鍵技巧 a 不判斷、不質(zhì)疑、不評(píng)估、不批判； b 追求數(shù)量，不求質(zhì)量； c 把分析組織工作置于次要位置。3.5 組織整理1）明確時(shí)間的重要組成部分；2）整理分類(lèi)：構(gòu)成因素、先后順序、重要程度；3）足夠詳細(xì)的描述。3.6 下一步行動(dòng)1）基本要點(diǎn)：a 針對(duì)當(dāng)前這項(xiàng)工作進(jìn)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確定下一步行動(dòng)；b 如果有必要的話，在計(jì)劃過(guò)程中及確定下一步的行動(dòng)方案。2）抓住關(guān)鍵3）需要更多的計(jì)劃嗎？4）當(dāng)下一步行動(dòng)需要由別人完成時(shí)。遠(yuǎn)離壓力，提高效率四、準(zhǔn)備工

10、作：確定時(shí)間、空間和工具1、預(yù)留時(shí)間安排整段時(shí)間啟動(dòng)管理計(jì)劃（ 2 天時(shí)間，周末或節(jié)假日）2、準(zhǔn)備工作區(qū)域2.1 工作區(qū)域基本要素1）基本：一張書(shū)桌、一個(gè)可以防止工作籃的區(qū)域、處理容納核心數(shù)字工具的空間。2）專(zhuān)業(yè)：電話、充電器、電腦、資料夾、文件夾、參考資料等。2.2 家里設(shè)置一個(gè)工作區(qū) 保持與辦公室一致的管理系統(tǒng)。2.3 移動(dòng)中的工作區(qū) 旅途中高效的移動(dòng)辦公區(qū)：公文包、背包、小書(shū)包、文件夾等便于攜帶的辦公用品。2.4、不要共享工作區(qū)3、準(zhǔn)備好管理工具資料托盤(pán)（至少 3 個(gè)）、一疊信紙大小的白紙、一支鋼筆或鉛筆、便利貼、回形針、活 頁(yè)夾、訂書(shū)機(jī)、透明膠帶、橡皮筋、自動(dòng)打簽機(jī)、若干文件夾、一個(gè)日

11、程表、廢紙簍4、構(gòu)建一個(gè)歸檔系統(tǒng)的關(guān)鍵要素4.1 成功歸檔分類(lèi)的要點(diǎn)使用自己的歸檔系統(tǒng)， 并放在觸手可及的地方； 歸檔分類(lèi)過(guò)程不應(yīng)該超過(guò) 1 分鐘， 否則 歸檔系統(tǒng)需改進(jìn)；歸檔系統(tǒng)出了便捷以外，應(yīng)該有趣、好用、完整。1）一般性歸檔系統(tǒng)應(yīng)該觸手可及；2）按字母排序（或者按拼音排序） ；3）能夠隨時(shí)創(chuàng)建空的文件夾；4）確保有方便存儲(chǔ)的龐大空間；5）用自用大簽機(jī)來(lái)標(biāo)注文件夾；6）至少一年整理一次歸檔系統(tǒng)。4.2 作為成功因素本身的歸檔工作5、最后一件需要準(zhǔn)備的事處理或推遲在那一個(gè)時(shí)間段內(nèi)你需要處理的任何其他事務(wù)。五、收集階段：歸攏材料1、外在的收集工作1.1 哪些東西不該動(dòng) 日用品、參考資料、裝飾品

12、、辦公設(shè)備。1.2 收集過(guò)程遇到的問(wèn)題1）收集的內(nèi)容過(guò)多，一個(gè)工作籃不夠用；2）可能偏離到清理和整理的環(huán)節(jié)中去；3）可能碰到一些以前收集和整理過(guò)的東西4）可能碰上一些緊急事項(xiàng)。1.3 收集的順序1）從辦公桌開(kāi)始2）辦公桌的抽屜3）柜子、臺(tái)子的表面4）柜子、臺(tái)子的內(nèi)部5）地板、墻壁和書(shū)架6）設(shè)備、家具和房間設(shè)施7）其他地方2、內(nèi)在的收集工作：清空你的大腦利用“引子”清單幫助沒(méi)有遺漏地清空大腦，并紙質(zhì)化，放入工作籃。3、收集的成果1、大腦空空如也，無(wú)牽無(wú)掛；2、工作籃慢慢當(dāng)當(dāng)。六、理清階段：清空工作籃1、處理階段的方法指導(dǎo)1.1 從最上面的一項(xiàng)開(kāi)始1）緊急搜索不能清理；2）“后進(jìn)先出” 還是“先進(jìn)

13、先出” ；1.2 一次一事1.3 永遠(yuǎn)不要再放回工作籃2、處理過(guò)程的關(guān)鍵問(wèn)題： “下一步行動(dòng)是什么”2.1 如果不需要行動(dòng)，該腫么辦？1）垃圾；2）待醞釀的事務(wù)；3）參考資料。2.2 如果需要采取行動(dòng)，具體行動(dòng)是什么？下一步行動(dòng)必須是可執(zhí)行的具體行動(dòng)2.3 一旦確定了下一步行動(dòng)1）立刻執(zhí)行（兩分鐘原則） ；2）委派他人（上下級(jí)、客戶(hù)等） ；郵件、字條、語(yǔ)音留言和短信、電話。 【等待清單】3）推遲執(zhí)行。2.4 剩下的“懸而未決”的事宜由委派他人和推遲行動(dòng)組成。3、明確你手中的項(xiàng)目開(kāi)闊視野，將注意力從獨(dú)立行動(dòng)的具體細(xì)節(jié)提升更宏觀的方面。項(xiàng)目：所承諾的，需多步行動(dòng)才能達(dá)到的目標(biāo)七、組織整理：建立好清

14、單1、基本分類(lèi)“項(xiàng)目”清單、項(xiàng)目的輔助資料、記錄在日程表中的行動(dòng)和信息、 “下一步行動(dòng)”清單、 “等待”清單、參考資料、 “將來(lái) / 也許”清單。1.1 界限的重要性彼此混淆、沒(méi)有界限，組織整體失去意義。1.2 需要的僅僅是清單和文件夾 2、組織整理行動(dòng)提示信息2.1 納入日程表行動(dòng)提示信息1）對(duì)執(zhí)行時(shí)間有剛性要求的，納入日程表管理；2）沒(méi)有指定時(shí)間，越快完成越好。2.2 組織整理需要盡快完成的行動(dòng)提示信息（ASAP 行動(dòng)）1）根據(jù)情境分類(lèi)；電話、在電腦旁、外出事宜、在辦公室時(shí)（雜事） 、在家時(shí)、議事日程、閱讀 / 回顧。 2）組織整理“等待”清單a “等待”清單只有放在手邊才能取得最佳效果，

15、而且與“下一步行動(dòng)”清單放在同一 系統(tǒng)中才能取得最佳效果。b 清單上要包含每個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間要求和商定的截止期限。2.3 使用原始信息作為自身的行動(dòng)提示1）紙質(zhì)提示信息的管理；2）電子郵件類(lèi)提示信息的管理3）關(guān)于四處散落提示信息的警告3、組織整理項(xiàng)目提示信息3.1 “項(xiàng)目”清單1）一個(gè)完成項(xiàng)目清單的價(jià)值a 對(duì)于控制和關(guān)注至關(guān)重要；b 緩解微妙的緊張狀況；c 使每周回顧的重點(diǎn)一目了然；d 促進(jìn)關(guān)系管理。2）何處尋找待發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目a 當(dāng)前活動(dòng)；日程表、清單。b 較高視野的利益和承諾；專(zhuān)業(yè)職責(zé)、職業(yè)目標(biāo)、公司目標(biāo)和戰(zhàn)略計(jì)劃。c 當(dāng)前的問(wèn)題和機(jī)會(huì)。問(wèn)題、流程改進(jìn)、創(chuàng)意和能力建設(shè)。3）僅用一張清單？還是進(jìn)一步細(xì)

16、分a 一張項(xiàng)目清單作為總目錄使用；b 細(xì)分項(xiàng)目清單的幾種常見(jiàn)方式個(gè)人 /職業(yè)、委派給他人的項(xiàng)目、特定類(lèi)型項(xiàng)目。將其與項(xiàng)目4）如何處理子項(xiàng)目一個(gè)大項(xiàng)目的主題列入“項(xiàng)目” 清單，需針對(duì)該項(xiàng)目另列一個(gè)子項(xiàng)目清單， 計(jì)劃等資料放在一起，共同作為回顧項(xiàng)目時(shí)候的“項(xiàng)目支持資料”3.2 項(xiàng)目輔助資料1）不要把項(xiàng)目輔助資料作為項(xiàng)目提示信息；a 如果養(yǎng)成每周例行回顧檢查習(xí)慣，文件柜是存放這些材料的最好地點(diǎn)；b 如果不能做到每周回顧， 最好把輔助材料放在一個(gè)常備的文件中， 或者放在 “懸而未 決”工作籃中，放在其他容易看到的地方。2）組織整理對(duì)項(xiàng)目的想法 用何種方法來(lái)保存項(xiàng)目提示信息。a 添加筆記；b 電子郵件和

17、軟件應(yīng)用程序；c 紙質(zhì)文件夾；d 筆記本 / 活頁(yè)夾。4、組織整理非行動(dòng)性資料4.1 參考資料 各種參考資料管理系統(tǒng)1）一般性參考資料歸檔系統(tǒng)；2）專(zhuān)門(mén)資料的歸檔；3）聯(lián)系人管理工具；4）圖書(shū)館 / 檔案館式的歸檔系統(tǒng)：基于個(gè)人的。4.2 “將來(lái) / 也許”類(lèi)事情的管理1）“將來(lái) / 也許”清單a 為你創(chuàng)造性的想象力創(chuàng)建一個(gè)清單；b 重新評(píng)估當(dāng)前進(jìn)行中的項(xiàng)目2）“將來(lái) / 也許”的特殊類(lèi)別食品、子女、讀書(shū)、電影等。3）堆積“保存及回顧”文檔的危險(xiǎn)只“保存”而不“回顧” ，喪失清單價(jià)值。4）用日程表記錄將來(lái)要做的事情a 提醒自己開(kāi)始落實(shí)某個(gè)項(xiàng)目；b 你可能想要參與的活動(dòng)；c 提醒自己做出決定。5

18、）備忘錄系統(tǒng)4.3 核查清單：創(chuàng)造性和建設(shè)性提示1）你希望關(guān)注的事項(xiàng)；2）首先，對(duì)項(xiàng)目和行動(dòng)心中有數(shù)；3）規(guī)劃工作和責(zé)任范圍內(nèi)的關(guān)鍵性區(qū)域；4）各級(jí)別的核查清單。工作范疇、運(yùn)動(dòng)、旅行、每周回顧、培訓(xùn)計(jì)劃的組成要素等、關(guān)鍵客戶(hù)、個(gè)人發(fā)展等。八、回顧階段：保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行 問(wèn)題：回顧應(yīng)該要關(guān)注哪部分的內(nèi)容？安排在何時(shí)進(jìn)行？回顧應(yīng)該怎樣進(jìn)行？每隔多 久才能保障系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，并解放大腦。1、要回顧哪部分內(nèi)容？在什么時(shí)候進(jìn)行？1.1 首先看一看日程表1.2 然后看一看行動(dòng)清單1.3 根據(jù)情境選擇恰當(dāng)?shù)幕仡檭?nèi)容2、更新系統(tǒng)2.1 每周回顧的重要作用始終記得最重要的工作、最重要的目標(biāo)，把握自己的方向。2.2 什么是每周回顧 每周回顧就是為了再次清空大腦并為未來(lái)幾周確定方向而需采取的行動(dòng)。1）確認(rèn) 收集散落的紙片和材料，清空收集工具，清空大腦。2）更新回顧“下一步行動(dòng)” 清單， 回顧過(guò)往的日程表數(shù)據(jù)， 回顧即將到來(lái)的日程， 回顧“等待” 清單，回顧“項(xiàng)目”清單，回顧任何相