公司視頻會議管理辦法

1、蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議系統(tǒng)管理暫行辦法第一章總則第一條 為規(guī)范蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議系 統(tǒng)（以下簡稱：系統(tǒng)）的管理，確保會議系統(tǒng)的正常有效運(yùn)行， 充分發(fā)揮其作用，特制定本辦法。第二條系統(tǒng)可以為公司總部和蒙陜、晉豫、湖北、湘贛 四個指揮部以及其他相關(guān)參建單位召開遠(yuǎn)程多方視頻會議、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、臨時(shí)工作會議、遠(yuǎn)程調(diào)度指揮等提供支持。 第三條 視 頻會議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式， 公司總部和指揮部應(yīng)積極利用系統(tǒng)召開會議、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。公司所屬單位要充分將系統(tǒng)納入蒙華鐵 路公司管理體系，要充分利用好會議系統(tǒng)提升公司管理質(zhì)量。第二章職責(zé)分工第四

2、條公司總部職責(zé)（一）公司綜合部負(fù)責(zé)系統(tǒng)使用的宏觀管理調(diào)控，是系統(tǒng)使用的審批、安排和協(xié)調(diào)部門。（二）公司綜合部負(fù)責(zé)系統(tǒng)的技術(shù)支持，定期進(jìn)行設(shè)備有效使用的日常巡查，做好記錄。（三）公司綜合部負(fù)責(zé)系統(tǒng)的軟硬件升級工作。（四）公司綜合部制訂視頻會議系統(tǒng)應(yīng)用的應(yīng)急處理辦法 并負(fù)責(zé)組織落實(shí)。第五條 指揮部職責(zé) （一）負(fù)責(zé)指揮部系統(tǒng)設(shè)備的管理和日常維護(hù)。（二）負(fù)責(zé)指揮部系統(tǒng)的操作。（三）配合公司總部會議做好系統(tǒng)聯(lián)調(diào)工作， 做好會議保 障工作。第六條 其他參建單位職責(zé)（一）負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)設(shè)備的管理和日常維護(hù)。（二）負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)的操作。（三）配合公司總部或指揮部做好系統(tǒng)聯(lián)調(diào)工作， 做好會 議保障工作。第三章

3、會議管理第七條 會議審批。（一）公司總部各部門召開視頻會議， 需經(jīng)公司綜合部審 批后方可召開。（二）指揮部召開視頻會議， 需報(bào)公司綜合部信息辦， 由 公司綜合部信息辦確認(rèn)后方可召開。審批流程，按以下程序辦理： 會議發(fā)起部門或指揮部通過內(nèi)部協(xié)同辦公網(wǎng)的“會議管理”提前 2 個以上工作日預(yù)訂視頻會議， 并提供會議名稱、 時(shí) 間、模式、參會單位等有關(guān)信息。得到確認(rèn)后，會議發(fā)起部門 或指揮部應(yīng)提前 1 個以上工作日將會議通知告知公司綜合部 信息辦。第八條 會前準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：（一）各參會單位在接到會議通知后， 應(yīng)在 “公司會議管 理平臺”中查詢系統(tǒng)聯(lián)調(diào)時(shí)間安排及有關(guān)要求， 準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。 切實(shí)做好各會場

4、的會議系統(tǒng)保障工作， 并要求各分會場須與主 會場保持網(wǎng)絡(luò)暢通，視頻畫面、聲音效果清晰穩(wěn)定。（二）會議開始前 1 小時(shí)，各參會單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到 達(dá)工作崗位開始值機(jī)。（三）如召開緊急會議， 各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到 通知后立即到達(dá)視頻會議設(shè)備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)， 保證系統(tǒng)盡快進(jìn) 入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機(jī)。第九條 會議期間注意事項(xiàng)：（一） 各參會單位主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽， 重要會議還應(yīng)在 會場懸掛會標(biāo)，標(biāo)牌、桌簽及會標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰；（二） 系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位， 確保電話聯(lián)絡(luò)暢通， 隨叫 隨應(yīng)；（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置， 防止偏轉(zhuǎn)、 移 動，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；（

5、四）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；（五）各分會場不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（六）參會人員應(yīng)面對攝像頭，保持坐姿端正；（七）麥克風(fēng)與發(fā)言者的距離約為 20 厘米以內(nèi)；（八）參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動狀態(tài)；（九）會場內(nèi)禁止吸煙。第十條 會議期間， 如分會場系統(tǒng)出現(xiàn)故障， 系統(tǒng)管理員 應(yīng)盡快予以排除， 并避免影響主會場會議的正常進(jìn)行。 系統(tǒng)管 理員在會后應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況。第一條 會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接。 各 分會場在主會場中斷會議后， 按操作作業(yè)指導(dǎo)書（詳見附件一） 關(guān)閉視頻設(shè)備。第四章設(shè)備管理第十二條系統(tǒng)的設(shè)備是指搭建系統(tǒng)所購置的所有設(shè)備， 包括支持會議系統(tǒng)

6、運(yùn)行的輔助設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。各使用單位不得未經(jīng)公司審批同意私接其他設(shè)備。第十三條 系統(tǒng)設(shè)備須由專人管理， 建立設(shè)備臺賬，負(fù)責(zé) 日常使用及維護(hù)。公司綜合部負(fù)責(zé)會議系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)支持， 包括會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、主控設(shè)備的管理與維護(hù)以及數(shù)據(jù)存 儲、歸檔等。第十四條 各單位應(yīng)定期對其系統(tǒng)進(jìn)行自檢。 公司將組織 對系統(tǒng)的整體例行檢測，各單位應(yīng)積極配合參加。第十五條 會場設(shè)置專用電話，不得用于其他用途，保證 公司與指揮部聯(lián)系暢通。第五章人員管理第十六條指揮部要安排專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常操作及管 理，管理員要嚴(yán)格按照蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議 系統(tǒng)操作規(guī)程（詳見附件二）操作，要定期保養(yǎng)、檢查設(shè)備， 發(fā)現(xiàn)問

7、題及時(shí)上報(bào)到公司綜合部。第十七條指揮部的系統(tǒng)負(fù)責(zé)人和管理員信息報(bào)公司綜合部備案，若有變動及時(shí)通知公司綜合部。第十八條參建單位的系統(tǒng)負(fù)責(zé)人和管理員信息報(bào)公司綜合部備案，若有變動及時(shí)通知公司綜合部。第十九條 使用蒙華公司視頻會議系統(tǒng)應(yīng)做好相關(guān)保密工作，未經(jīng)會議主辦部門批準(zhǔn)，不得對外公布有關(guān)信息。第六章系統(tǒng)接入管理第二十條參建單位如需接入本系統(tǒng)，填寫蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議系統(tǒng)接入申請表（詳見附件三），報(bào)公司綜合部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可接入。第七章附則第二一條 本辦法由蒙西華中鐵路股份有限公司負(fù)責(zé) 解釋，各單位可根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則。第二十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行。附件一：蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議系統(tǒng)作業(yè)指導(dǎo)書 附件二：蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)程 附件三：蒙西華中鐵路股份有限公司視頻會議系統(tǒng)接入申請表附件三蒙西華中鐵