公文管理制度審批版

1、橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司密級：秘密編 號：LM-XZ-2013-09公文管理制度起稿部門行政部起稿時間2013年8月10日修訂部門總經(jīng)辦、行政部修訂時間2013年8月18日行政經(jīng)理審核日期分管副總總經(jīng)理頒布執(zhí)行時間2013年8月 日-版本（1）1 總貝 y-.1-1.1 目的-.1-1.2適用范圍-.1-1.3公文分類及格式 -.1-2公文管理-.2-3發(fā)文管理.-.2-3.1紅頭文件-.2-3.2工作文件與工作聯(lián)系單-.3-3.3發(fā)文程序要求 -.3-4收文管理-.5-4.1登記管理-.5-4.2傳閱須知-.5-4.3文件借閱-.6-4.4文件清理-.6-5編號、制作、發(fā)放。.-

2、.6-5.1 編號.6-5.2公文蓋章管理 -.7-5.3公文發(fā)放范圍 .-.7-6公文立卷和銷毀 -.7-7附則-.7-7.1本制度由行政部負責解釋及修訂，由公司總經(jīng)理批準執(zhí)行。 - 7 -7.2本制度自頒布之日起執(zhí)行。 -.7-附件-.7-公文管理制度1總則1.1目的為使公司公文管理規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文 質量，充分發(fā)揮公文在公司各項工作中的作用，結合公司實際情況，制定本制度。 1.2適用范圍本制度適用于公司各部門的公文制作、傳遞等管理工作。1.3公文分類及格式1.3.1公文分類本制度所稱公文分類包括決定、決議、報告、通知、通報、函、請示、批復、 總結、會議紀

3、要、說明書等。決議（JYGW：適用于經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項。決定（JDG）適用于對重要事項或者重大行動做出安排， 獎懲有關單位和人員 報告（BGGW適用于向上級部門匯報工作，反應情況，提出意見或建議，回復 上級部門詢問或交辦事項的處理結果。通知（TZGW）適用于批轉各部門的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達要求各部門辦理和需 要周知或者共同執(zhí)行的事項，任免和聘用人員。通報（TBG）適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。函（HGW；適用于平級部門之間或不相隸屬單位之間相互介紹、商洽工作、詢 問、催辦和答復問題，請求批準和答復審批事項。請示（QSGW適用于向上級請求指示、批準的事項。批

4、復（PFG）適用于答復下級部門或相關部門的請示事項，對重要問題提出見 解和處理辦法。協(xié)議書（XYG）適用于公司或個人就某個問題經(jīng)過談判或共同協(xié)商，取得一致 意見后，訂立的一種具有經(jīng)濟或其它關系的契約性文書。會議紀要（HYJY：適用于記載、傳達會議情況、議定事項、會議精神，要求與 會人員或部門共同遵守、執(zhí)行、落實的事項。正文中需注明時間、地點、主持人、 參會人員、請假人員?？偨Y（ZJGW：適用于公司、部門或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動或某件具 體事項作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導今后的工作。 說明書（SMGW適用于向各部門、客戶、合作商以及其他政府單位等就某些事 項做

5、出詳細說明與解釋。1.3.2公文格式本制度中公文格式分為：紅頭文件、工作文件和工作聯(lián)系單。紅頭文件：指向政府機構機關團體等以及公司內(nèi)部，以公司名義發(fā)出的申請、 報告、通知、決議、承諾書、證明、函、請示、批復等具有普遍約束力的規(guī)范性文 件。工作文件：指公司在實施管理、處理事務的過程中，所形成的具有一定約束力 和指定格式的文件，公司及各部門用于頒布規(guī)章制度、請示、答復、通知、決議、 總結，傳遞公司發(fā)展目標、經(jīng)營業(yè)務，指導和商洽工作，匯報情況等工作中的文件。工作聯(lián)系單：適用于各部門之間相互商洽工作、相互需求信息傳達、詢問和答 復問題，各部門與對外合作單位進行業(yè)務溝通、洽談，向領導請求批準事項、詢問

6、具體事項等工作的文件。2公文管理2.1行政部是公文的歸口管理部門，負責建立、健全公文管理制度，并有責任 指導檢查各部門的公文處理工作執(zhí)行情況，加強公文的統(tǒng)一協(xié)調與管理。其中，紅頭文件、總經(jīng)辦發(fā)出的重要工作文件、領導交辦的其他重要工作文件 均由行政部統(tǒng)一管理，包括文件的收發(fā)、登記、擬辦、追蹤、督辦、歸檔等。各部 門內(nèi)部公文與工作聯(lián)系單原件由部門自行管理，視文件的重要程度進行統(tǒng)一歸檔行 政部。2.2公文管理工作要堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安 全。3發(fā)文管理3.1紅頭文件3.1.1擬稿基本要求（1）文稿要符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。文稿的內(nèi)容如 涉及公司內(nèi)相關部

7、門的，應協(xié)商一致后予以發(fā)文。（2）擬文要主題突出，觀點明確，文字精煉，條理清楚，書寫工整，標點準確，文字規(guī)范，篇幅力求簡短。（3）凡以公司名義對外行文的，必須使用公司統(tǒng)一格式印發(fā)。（4）公司各部門，不能直接對外行文。對外上報的公文，應由各部門專人負 責撰寫，部門經(jīng)理復核，報分管副總、總經(jīng)理審核、簽發(fā)，撰寫部門根據(jù)領導簽發(fā) 意見修改、校對后，由行政部以公司名義對外行文。（5）公司領導簽批后的文件，由擬稿人將文稿的電子版發(fā)到行政部統(tǒng)一編號 打印，以保證格式統(tǒng)一。3.1.2格式要求（1）紅頭文件格式包括：標題、文件編號、主送部門、秘密等級、急緩程度、 正文、附件、行文方向、行文時間、抄送單位等。（2

8、）公文標題應準確、簡要概括公文的主要內(nèi)容。（3）公文如有附件，應當在正文之后注明附件的序號和標題名稱。（4）對外發(fā)文時，公文一律加蓋公司印章方可發(fā)送。（5）行文格式詳見附件二。3.2工作文件與工作聯(lián)系單（1）各部門在職責范圍內(nèi)擬發(fā)文件，對所發(fā)文件的內(nèi)容負責。各部門制定專人 擬稿，部門經(jīng)理復核，報分管副總、總經(jīng)理審核、簽發(fā)。（2）擬發(fā)文稿要情況屬實，觀點明確，言簡意賅。（3）文件內(nèi)容應準確簡潔明了，能簡要概括主要內(nèi)容，文件的格式采用公司統(tǒng) 一的公文模板，詳見附件一、附件二。3.3發(fā)文程序要求3.3.1擬稿擬文必須慎重，各部門在發(fā)稿時，需認真研究，指定專人擬稿，擬辦人員要本 著實事求是的精神，按照

9、有關規(guī)定，提出解決問題的辦法和意見，不得模棱兩可， 朝令夕改；文件內(nèi)容須商洽的，應與有關部門溝通意見，不得各自為政。文件內(nèi)容 力求反映情況真實、觀點明確、文字精煉、層次分明、標點準確、篇幅簡短。3.3.2核稿原稿擬定后，由擬稿人所在部門經(jīng)理根據(jù)預定意圖復核并簽字后，送由分管副 總針對文稿的主題全面斟酌再次核稿。333簽發(fā)文稿經(jīng)分管副總核定后，視文稿性質，重要程度等因素送呈總經(jīng)理簽發(fā)，簽發(fā) 人應簽署姓名全稱和日期，簽發(fā)人只限一人，批語要肯切不含糊。3.3.4編號文稿經(jīng)公司領導簽發(fā)后，即視為定稿，紅頭文件與其他重要工作文件由行政部 統(tǒng)一編寫文件字號，各部門工作文件由部門自行編寫文件編號。3.3.5

10、繕打文稿編號后，依公文的規(guī)范格式，按順序或急件優(yōu)先的原則安排打印。3.3.6校對文稿繕打完畢，送交擬稿部門進行核對，如有不清楚或錯誤，應及時修正。3.3.7印制、分發(fā)文稿修訂后，紅頭文件及其他重要工作文件由行政部依照發(fā)文程序，按規(guī)定部 門、數(shù)量進行復印、裝訂、分發(fā)，原件由行政部歸檔，收文單位或部門簽收，并在 行政部發(fā)文本上簽字確認。各部門工作文件由部門指定專人負責打印、分發(fā)，原件 由部門自行歸檔，復印件按計劃發(fā)往各部門或單位，并由收文部門或單位簽收，并 在部門發(fā)文本上簽字確認。4收文管理4.1登記管理4.1.1收文登記文件的傳閱、清退、移交立卷、歸檔及銷毀等各個環(huán)節(jié)，依照檔案管理制度 中的相關

11、規(guī)定，嚴格履行登記和簽字手續(xù)，力求及時、準確、手續(xù)清楚。凡由行政部托帶或相關會議下發(fā)的正式文件，承辦人或與會者需將文件交行政部辦理收文手續(xù)，填寫收文簿。4.1.2收文登記要求（1）紅頭文件、外單位來文和其他重要公文，均交由行政部統(tǒng)一登記歸檔。各 部門內(nèi)部公文由部門自行登記歸檔。（2）公司領導或各部門負責人參加有關會議所帶回的文件、材料，一律交行政 部統(tǒng)一登記歸檔。（3）登記時應包括：來文機關、來文號、收文日期、內(nèi)容摘要、件數(shù)、附件等。（4）文件的流轉過程應有詳細的登記，注明呈送對象和時間等。凡由行政部送 呈的承辦文，各部門應做好收文登記，并清楚文件去向，及時做好催辦工作。4.2傳閱須知（1）外

12、來文件，由行政部登記歸檔后送總經(jīng)理閱批，然后根據(jù)總經(jīng)理批復意見， 將批復后文件的復印件送有關職能部門或人員。（2）有關職能部門根據(jù)總經(jīng)理批復意見，具體執(zhí)行工作，并最終將執(zhí)行結果向 總經(jīng)理負責。（3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、劃線、損壞和嚴禁撕頁；（4）有關部門或人員將文件閱完后，需其他職能部門協(xié)助辦理的，應及時進行 文件傳閱及溝通。（5）“三密”（密、機密、絕密）文件傳閱后，應及時向部門檔案管理員歸檔。 歸檔前，應妥善保管好，以防泄密和丟失；（6）節(jié)、假日期間沒有閱完或辦完的文件，應進行妥善保管，文件一律不得自 行存放或帶回家。4.3文件借閱文件由行政部統(tǒng)一保管，一般不予外借。如遇工

13、作需要借閱，須經(jīng)行政經(jīng)理簽 字，并由用件人辦理借閱手續(xù)，用完后迅速歸還。具體操作細節(jié)和流程，依照檔 案管理制度中的相關規(guī)定。4.4文件清理力求日清日結，分檔保管，對上級下發(fā)的文件，特別是“三密”文件的收發(fā)、 存放的數(shù)量要心中有數(shù)，以便隨時調閱。5編號、制作、發(fā)放。紅頭文件的編號由行政部統(tǒng)一負責編號管理，做好公文編號臺賬的信息記 錄，工作文件的編號由各部門檔案管理員負責編號管理。5.1編號5.1.1紅頭文件編號紅頭文件一律使用：橫龍字（20XX年）X號。其中，“X號”是指公司在本年度發(fā)出的所有紅頭文件中的第N號文件5.1.2工作文件與工作聯(lián)系單編號公文種類編號：決定 JDGWV決議JYGW報告B

14、GGW通知TZGWV通報TBGWV函HGWV請示GSGW批復PFGW總結ZJGW會議紀要HYJY說明書SMGW工作聯(lián)系單GZLX總經(jīng)辦:行政部:ZJB-（公文種類）-（20XX年） X 號；XZB-（公文種類）-（20XX年） X 號；財務部:CWB-公文種類）-（20XX年） X 號；工程部:GCB-（公文種類）-（20XX年） X 號；營銷部:YXB-（公文種類）-（20XX年） X 號；采購部:CGB-（公文種類）-（20XX年） X 號；成本部:CBB-（公文種類）-（20XX年） X號。其中，“ZB'為“總經(jīng)辦”拼音的首字母，其它的為各部門拼音的首字母，“ X號”是指部門在本

15、年度發(fā)出的所有工作文件中的第N號文件。舉例說明，“XZB-TZGW-（2013年）8號”為行政部2013年發(fā)出的第8號文件，文件類型為通知工作聯(lián)系單：GCB-GZLX-20XX年）X號。例如，“GCB-GZLX-2013 年）22 號” 為工程部2013年發(fā)出的第22號工作聯(lián)系單。5.1.3公司各部門不允許以部門名義發(fā)放紅頭文件；不得以部門名義對外發(fā)放 工作文件，特殊情況需請示分管副總、總經(jīng)理同意。公司各部門對內(nèi)以工作文件與 工作聯(lián)系單形式發(fā)文，由部門經(jīng)理審核，分管副總復核，總經(jīng)理審批后執(zhí)行；公司 允許工程部以部門名義向監(jiān)理公司、材料供應商、總包和分包等合作單位，通過工 作聯(lián)系單形式發(fā)送日常工

16、作往來文件，但需分管副總、總經(jīng)理審核簽字確認。5.2公文蓋章管理公文蓋章按印章管理制度辦理。在校對完畢無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一審核 批準。5.3公文發(fā)放范圍公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關領導審核確定。發(fā)放公文時要在發(fā)文 簿上登記主送單位，并要求收文部門或單位的經(jīng)辦人簽收。凡發(fā)出的公文，要嚴 格登記手續(xù)并做好檔案標簽，并在檔案標簽上注明位置號。6公文立卷和銷毀6.1公文辦完后，應及時將公文原件及有關材料整理立卷。6.2公文歸檔應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值，由行政部或各部門依 據(jù)檔案管理相關規(guī)定進行分類整理立卷，確保檔案齊全、完整，能正確反映本公司 的重要工作情況。6.3凡在行政部立卷的公

17、文，由行政部統(tǒng)一管理，個人不得保存存檔的公文6.4沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)行政經(jīng)理鑒別，分管副總批準，可 以定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，要有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。6.5公文的歸檔、整理、立卷、銷毀等規(guī)范標準按檔案管理制度中相關要 求辦理。7附則7.1本制度由行政部負責解釋及修訂，由公司總經(jīng)理批準執(zhí)行。7.2本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件附件一：工作文件附件二 附件三 附件四 附件五 附件六工作聯(lián)系單 紅頭文件 收文簿 發(fā)文簿 公文編號臺賬橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司行政 部2013 年8月20日附件附件-工作文件Phoenixrn pldl橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司工作文件1發(fā)文部門經(jīng)辦人行文時間年 月日文件編號(20)號行文方向文件性質通知決議請示報告會議紀要通報總結說明書其它內(nèi)容摘要文件類型橫山縣鳳凰新城項目（限價商品房）工作聯(lián)系單發(fā)文部門文件編號行文時間 20 年 月 日行文方向文件名稱附件二工作聯(lián)系單PHOENTX1W誡橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)仿宋GB2312四XXX號，加粗，居中橫龍房字第（20）號宋體，二號，加粗，居中、主送機關（左側頂格仿宋_GB2312三號）：正文：（每段空2字，仿宋_GB2312三號）附件：1.（正文下一行，左側