公文管理制度審批版

1、橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司密級(jí)：秘密編 號(hào)：LM-XZ-2013-09公文管理制度起稿部門(mén)行政部起稿時(shí)間2013年8月10日修訂部門(mén)總經(jīng)辦、行政部修訂時(shí)間2013年8月18日行政經(jīng)理審核日期分管副總總經(jīng)理頒布執(zhí)行時(shí)間2013年8月 日-版本（1）1 總貝 y-.1-1.1 目的-.1-1.2適用范圍-.1-1.3公文分類及格式 -.1-2公文管理-.2-3發(fā)文管理.-.2-3.1紅頭文件-.2-3.2工作文件與工作聯(lián)系單-.3-3.3發(fā)文程序要求 -.3-4收文管理-.5-4.1登記管理-.5-4.2傳閱須知-.5-4.3文件借閱-.6-4.4文件清理-.6-5編號(hào)、制作、發(fā)放。.-

2、.6-5.1 編號(hào).6-5.2公文蓋章管理 -.7-5.3公文發(fā)放范圍 .-.7-6公文立卷和銷毀 -.7-7附則-.7-7.1本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋及修訂，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。 - 7 -7.2本制度自頒布之日起執(zhí)行。 -.7-附件-.7-公文管理制度1總則1.1目的為使公司公文管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文 質(zhì)量，充分發(fā)揮公文在公司各項(xiàng)工作中的作用，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。 1.2適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)的公文制作、傳遞等管理工作。1.3公文分類及格式1.3.1公文分類本制度所稱公文分類包括決定、決議、報(bào)告、通知、通報(bào)、函、請(qǐng)示、批復(fù)、 總結(jié)、會(huì)議紀(jì)

3、要、說(shuō)明書(shū)等。決議（JYGW：適用于經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。決定（JDG）適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排， 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員 報(bào)告（BGGW適用于向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，提出意見(jiàn)或建議，回復(fù) 上級(jí)部門(mén)詢問(wèn)或交辦事項(xiàng)的處理結(jié)果。通知（TZGW）適用于批轉(zhuǎn)各部門(mén)的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達(dá)要求各部門(mén)辦理和需 要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用人員。通報(bào)（TBG）適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。函（HGW；適用于平級(jí)部門(mén)之間或不相隸屬單位之間相互介紹、商洽工作、詢 問(wèn)、催辦和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。請(qǐng)示（QSGW適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。批

4、復(fù)（PFG）適用于答復(fù)下級(jí)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng)，對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn) 解和處理辦法。協(xié)議書(shū)（XYG）適用于公司或個(gè)人就某個(gè)問(wèn)題經(jīng)過(guò)談判或共同協(xié)商，取得一致 意見(jiàn)后，訂立的一種具有經(jīng)濟(jì)或其它關(guān)系的契約性文書(shū)。會(huì)議紀(jì)要（HYJY：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況、議定事項(xiàng)、會(huì)議精神，要求與 會(huì)人員或部門(mén)共同遵守、執(zhí)行、落實(shí)的事項(xiàng)。正文中需注明時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、 參會(huì)人員、請(qǐng)假人員?？偨Y(jié)（ZJGW：適用于公司、部門(mén)或個(gè)人對(duì)過(guò)去一個(gè)時(shí)期內(nèi)的實(shí)踐活動(dòng)或某件具 體事項(xiàng)作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評(píng)價(jià)，從中得出規(guī)律性認(rèn)識(shí)用以指導(dǎo)今后的工作。 說(shuō)明書(shū)（SMGW適用于向各部門(mén)、客戶、合作商以及其他政府單位等就某些事 項(xiàng)做

5、出詳細(xì)說(shuō)明與解釋。1.3.2公文格式本制度中公文格式分為：紅頭文件、工作文件和工作聯(lián)系單。紅頭文件：指向政府機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)團(tuán)體等以及公司內(nèi)部，以公司名義發(fā)出的申請(qǐng)、 報(bào)告、通知、決議、承諾書(shū)、證明、函、請(qǐng)示、批復(fù)等具有普遍約束力的規(guī)范性文 件。工作文件：指公司在實(shí)施管理、處理事務(wù)的過(guò)程中，所形成的具有一定約束力 和指定格式的文件，公司及各部門(mén)用于頒布規(guī)章制度、請(qǐng)示、答復(fù)、通知、決議、 總結(jié)，傳遞公司發(fā)展目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，指導(dǎo)和商洽工作，匯報(bào)情況等工作中的文件。工作聯(lián)系單：適用于各部門(mén)之間相互商洽工作、相互需求信息傳達(dá)、詢問(wèn)和答 復(fù)問(wèn)題，各部門(mén)與對(duì)外合作單位進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、洽談，向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)、詢問(wèn)

6、具體事項(xiàng)等工作的文件。2公文管理2.1行政部是公文的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)建立、健全公文管理制度，并有責(zé)任 指導(dǎo)檢查各部門(mén)的公文處理工作執(zhí)行情況，加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理。其中，紅頭文件、總經(jīng)辦發(fā)出的重要工作文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他重要工作文件 均由行政部統(tǒng)一管理，包括文件的收發(fā)、登記、擬辦、追蹤、督辦、歸檔等。各部 門(mén)內(nèi)部公文與工作聯(lián)系單原件由部門(mén)自行管理，視文件的重要程度進(jìn)行統(tǒng)一歸檔行 政部。2.2公文管理工作要堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安 全。3發(fā)文管理3.1紅頭文件3.1.1擬稿基本要求（1）文稿要符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。文稿的內(nèi)容如 涉及公司內(nèi)相關(guān)部

7、門(mén)的，應(yīng)協(xié)商一致后予以發(fā)文。（2）擬文要主題突出，觀點(diǎn)明確，文字精煉，條理清楚，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，文字規(guī)范，篇幅力求簡(jiǎn)短。（3）凡以公司名義對(duì)外行文的，必須使用公司統(tǒng)一格式印發(fā)。（4）公司各部門(mén)，不能直接對(duì)外行文。對(duì)外上報(bào)的公文，應(yīng)由各部門(mén)專人負(fù) 責(zé)撰寫(xiě)，部門(mén)經(jīng)理復(fù)核，報(bào)分管副總、總經(jīng)理審核、簽發(fā)，撰寫(xiě)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 意見(jiàn)修改、校對(duì)后，由行政部以公司名義對(duì)外行文。（5）公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后的文件，由擬稿人將文稿的電子版發(fā)到行政部統(tǒng)一編號(hào) 打印，以保證格式統(tǒng)一。3.1.2格式要求（1）紅頭文件格式包括：標(biāo)題、文件編號(hào)、主送部門(mén)、秘密等級(jí)、急緩程度、 正文、附件、行文方向、行文時(shí)間、抄送單位等。（2

8、）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容。（3）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后注明附件的序號(hào)和標(biāo)題名稱。（4）對(duì)外發(fā)文時(shí)，公文一律加蓋公司印章方可發(fā)送。（5）行文格式詳見(jiàn)附件二。3.2工作文件與工作聯(lián)系單（1）各部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)擬發(fā)文件，對(duì)所發(fā)文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)。各部門(mén)制定專人 擬稿，部門(mén)經(jīng)理復(fù)核，報(bào)分管副總、總經(jīng)理審核、簽發(fā)。（2）擬發(fā)文稿要情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，言簡(jiǎn)意賅。（3）文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔明了，能簡(jiǎn)要概括主要內(nèi)容，文件的格式采用公司統(tǒng) 一的公文模板，詳見(jiàn)附件一、附件二。3.3發(fā)文程序要求3.3.1擬稿擬文必須慎重，各部門(mén)在發(fā)稿時(shí)，需認(rèn)真研究，指定專人擬稿，擬辦人員要本 著實(shí)事求是的精神，按照

9、有關(guān)規(guī)定，提出解決問(wèn)題的辦法和意見(jiàn)，不得模棱兩可， 朝令夕改；文件內(nèi)容須商洽的，應(yīng)與有關(guān)部門(mén)溝通意見(jiàn)，不得各自為政。文件內(nèi)容 力求反映情況真實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉、層次分明、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、篇幅簡(jiǎn)短。3.3.2核稿原稿擬定后，由擬稿人所在部門(mén)經(jīng)理根據(jù)預(yù)定意圖復(fù)核并簽字后，送由分管副 總針對(duì)文稿的主題全面斟酌再次核稿。333簽發(fā)文稿經(jīng)分管副總核定后，視文稿性質(zhì)，重要程度等因素送呈總經(jīng)理簽發(fā)，簽發(fā) 人應(yīng)簽署姓名全稱和日期，簽發(fā)人只限一人，批語(yǔ)要肯切不含糊。3.3.4編號(hào)文稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即視為定稿，紅頭文件與其他重要工作文件由行政部 統(tǒng)一編寫(xiě)文件字號(hào)，各部門(mén)工作文件由部門(mén)自行編寫(xiě)文件編號(hào)。3.3.5

10、繕打文稿編號(hào)后，依公文的規(guī)范格式，按順序或急件優(yōu)先的原則安排打印。3.3.6校對(duì)文稿繕打完畢，送交擬稿部門(mén)進(jìn)行核對(duì)，如有不清楚或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)修正。3.3.7印制、分發(fā)文稿修訂后，紅頭文件及其他重要工作文件由行政部依照發(fā)文程序，按規(guī)定部 門(mén)、數(shù)量進(jìn)行復(fù)印、裝訂、分發(fā)，原件由行政部歸檔，收文單位或部門(mén)簽收，并在 行政部發(fā)文本上簽字確認(rèn)。各部門(mén)工作文件由部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)打印、分發(fā)，原件 由部門(mén)自行歸檔，復(fù)印件按計(jì)劃發(fā)往各部門(mén)或單位，并由收文部門(mén)或單位簽收，并 在部門(mén)發(fā)文本上簽字確認(rèn)。4收文管理4.1登記管理4.1.1收文登記文件的傳閱、清退、移交立卷、歸檔及銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，依照檔案管理制度 中的相關(guān)

11、規(guī)定，嚴(yán)格履行登記和簽字手續(xù)，力求及時(shí)、準(zhǔn)確、手續(xù)清楚。凡由行政部托帶或相關(guān)會(huì)議下發(fā)的正式文件，承辦人或與會(huì)者需將文件交行政部辦理收文手續(xù)，填寫(xiě)收文簿。4.1.2收文登記要求（1）紅頭文件、外單位來(lái)文和其他重要公文，均交由行政部統(tǒng)一登記歸檔。各 部門(mén)內(nèi)部公文由部門(mén)自行登記歸檔。（2）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加有關(guān)會(huì)議所帶回的文件、材料，一律交行政 部統(tǒng)一登記歸檔。（3）登記時(shí)應(yīng)包括：來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文號(hào)、收文日期、內(nèi)容摘要、件數(shù)、附件等。（4）文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程應(yīng)有詳細(xì)的登記，注明呈送對(duì)象和時(shí)間等。凡由行政部送 呈的承辦文，各部門(mén)應(yīng)做好收文登記，并清楚文件去向，及時(shí)做好催辦工作。4.2傳閱須知（1）外

12、來(lái)文件，由行政部登記歸檔后送總經(jīng)理閱批，然后根據(jù)總經(jīng)理批復(fù)意見(jiàn)， 將批復(fù)后文件的復(fù)印件送有關(guān)職能部門(mén)或人員。（2）有關(guān)職能部門(mén)根據(jù)總經(jīng)理批復(fù)意見(jiàn)，具體執(zhí)行工作，并最終將執(zhí)行結(jié)果向 總經(jīng)理負(fù)責(zé)。（3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、劃線、損壞和嚴(yán)禁撕頁(yè)；（4）有關(guān)部門(mén)或人員將文件閱完后，需其他職能部門(mén)協(xié)助辦理的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行 文件傳閱及溝通。（5）“三密”（密、機(jī)密、絕密）文件傳閱后，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)檔案管理員歸檔。 歸檔前，應(yīng)妥善保管好，以防泄密和丟失；（6）節(jié)、假日期間沒(méi)有閱完或辦完的文件，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，文件一律不得自 行存放或帶回家。4.3文件借閱文件由行政部統(tǒng)一保管，一般不予外借。如遇工

13、作需要借閱，須經(jīng)行政經(jīng)理簽 字，并由用件人辦理借閱手續(xù)，用完后迅速歸還。具體操作細(xì)節(jié)和流程，依照檔 案管理制度中的相關(guān)規(guī)定。4.4文件清理力求日清日結(jié)，分檔保管，對(duì)上級(jí)下發(fā)的文件，特別是“三密”文件的收發(fā)、 存放的數(shù)量要心中有數(shù)，以便隨時(shí)調(diào)閱。5編號(hào)、制作、發(fā)放。紅頭文件的編號(hào)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)編號(hào)管理，做好公文編號(hào)臺(tái)賬的信息記 錄，工作文件的編號(hào)由各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)編號(hào)管理。5.1編號(hào)5.1.1紅頭文件編號(hào)紅頭文件一律使用：橫龍字（20XX年）X號(hào)。其中，“X號(hào)”是指公司在本年度發(fā)出的所有紅頭文件中的第N號(hào)文件5.1.2工作文件與工作聯(lián)系單編號(hào)公文種類編號(hào)：決定 JDGWV決議JYGW報(bào)告B

14、GGW通知TZGWV通報(bào)TBGWV函HGWV請(qǐng)示GSGW批復(fù)PFGW總結(jié)ZJGW會(huì)議紀(jì)要HYJY說(shuō)明書(shū)SMGW工作聯(lián)系單GZLX總經(jīng)辦:行政部:ZJB-（公文種類）-（20XX年） X 號(hào)；XZB-（公文種類）-（20XX年） X 號(hào)；財(cái)務(wù)部:CWB-公文種類）-（20XX年） X 號(hào)；工程部:GCB-（公文種類）-（20XX年） X 號(hào)；營(yíng)銷部:YXB-（公文種類）-（20XX年） X 號(hào)；采購(gòu)部:CGB-（公文種類）-（20XX年） X 號(hào)；成本部:CBB-（公文種類）-（20XX年） X號(hào)。其中，“ZB'為“總經(jīng)辦”拼音的首字母，其它的為各部門(mén)拼音的首字母，“ X號(hào)”是指部門(mén)在本

15、年度發(fā)出的所有工作文件中的第N號(hào)文件。舉例說(shuō)明，“XZB-TZGW-（2013年）8號(hào)”為行政部2013年發(fā)出的第8號(hào)文件，文件類型為通知工作聯(lián)系單：GCB-GZLX-20XX年）X號(hào)。例如，“GCB-GZLX-2013 年）22 號(hào)” 為工程部2013年發(fā)出的第22號(hào)工作聯(lián)系單。5.1.3公司各部門(mén)不允許以部門(mén)名義發(fā)放紅頭文件；不得以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)放 工作文件，特殊情況需請(qǐng)示分管副總、總經(jīng)理同意。公司各部門(mén)對(duì)內(nèi)以工作文件與 工作聯(lián)系單形式發(fā)文，由部門(mén)經(jīng)理審核，分管副總復(fù)核，總經(jīng)理審批后執(zhí)行；公司 允許工程部以部門(mén)名義向監(jiān)理公司、材料供應(yīng)商、總包和分包等合作單位，通過(guò)工 作聯(lián)系單形式發(fā)送日常工

16、作往來(lái)文件，但需分管副總、總經(jīng)理審核簽字確認(rèn)。5.2公文蓋章管理公文蓋章按印章管理制度辦理。在校對(duì)完畢無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一審核 批準(zhǔn)。5.3公文發(fā)放范圍公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。發(fā)放公文時(shí)要在發(fā)文 簿上登記主送單位，并要求收文部門(mén)或單位的經(jīng)辦人簽收。凡發(fā)出的公文，要嚴(yán) 格登記手續(xù)并做好檔案標(biāo)簽，并在檔案標(biāo)簽上注明位置號(hào)。6公文立卷和銷毀6.1公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文原件及有關(guān)材料整理立卷。6.2公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值，由行政部或各部門(mén)依 據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理立卷，確保檔案齊全、完整，能正確反映本公司 的重要工作情況。6.3凡在行政部立卷的公

17、文，由行政部統(tǒng)一管理，個(gè)人不得保存存檔的公文6.4沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，經(jīng)行政經(jīng)理鑒別，分管副總批準(zhǔn)，可 以定期銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，要有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。6.5公文的歸檔、整理、立卷、銷毀等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)按檔案管理制度中相關(guān)要 求辦理。7附則7.1本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋及修訂，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。7.2本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件附件一：工作文件附件二 附件三 附件四 附件五 附件六工作聯(lián)系單 紅頭文件 收文簿 發(fā)文簿 公文編號(hào)臺(tái)賬橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司行政 部2013 年8月20日附件附件-工作文件Phoenixrn pldl橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司工作文件1發(fā)文部門(mén)經(jīng)辦人行文時(shí)間年 月日文件編號(hào)(20)號(hào)行文方向文件性質(zhì)通知決議請(qǐng)示報(bào)告會(huì)議紀(jì)要通報(bào)總結(jié)說(shuō)明書(shū)其它內(nèi)容摘要文件類型橫山縣鳳凰新城項(xiàng)目（限價(jià)商品房）工作聯(lián)系單發(fā)文部門(mén)文件編號(hào)行文時(shí)間 20 年 月 日行文方向文件名稱附件二工作聯(lián)系單PHOENTX1W誡橫山縣龍盟偉業(yè)房地產(chǎn)仿宋GB2312四XXX號(hào)，加粗，居中橫龍房字第（20）號(hào)宋體，二號(hào)，加粗，居中、主送機(jī)關(guān)（左側(cè)頂格仿宋_GB2312三號(hào)）：正文：（每段空2字，仿宋_GB2312三號(hào)）附件：1.（正文下一行，左側(cè)