K3成長版V122應付款管理系統(tǒng)用戶手冊

1、金蝶K/3 成長版V12.2應付款管理系統(tǒng)用戶手冊版權聲明本書著作權屬于金蝶軟件（中國）有限公司所有，在未經本公司許可的情況下，任何單位或個人不得以任何方式對本書的部分或全部內容擅自進行增刪，改編，節(jié)錄，翻譯，翻印，改寫。金蝶軟件（中國）有限公司2010年08月前 言感謝您使用金蝶K3 成長版V12.2應付款管理系統(tǒng)用戶手冊。本手冊包含的內容可以幫助您進行有效的應付款管理系統(tǒng)使用，主要包括以下內容：l 系統(tǒng)總述l 操作建議l 詳細的操作流程l 系統(tǒng)的功能和特點l 系統(tǒng)設置在手冊的前言部分還向您提供了獲得其他幫助信息的途徑及編寫約定。讀者對象本手冊假設您在本手冊涉及的業(yè)務領域具有較好的工作經驗和

2、知識，并假設您對金蝶K/3產品基礎知識有整體的了解。如果您沒有使用過本系統(tǒng)，我們建議您接受一次或者更多的本子系統(tǒng)的培訓課程（請同金蝶本地分支機構聯系，獲得更多培訓信息）。如果您希望了解更加深入的系統(tǒng)知識，如系統(tǒng)接口等，請先了解金蝶K/3系統(tǒng)架構、MS SQL SERVER知識和閱讀金蝶K/3系統(tǒng)技術文檔。相關信息來源您還可以通過以下途徑了解我們的系統(tǒng)，并獲取您需要的服務和幫助。1. 在線信息如果您需要及時了解金蝶K/3產品動態(tài)，交流產品應用解決方案，可以登錄金蝶網站（2. 售前咨詢服務 根據企業(yè)的發(fā)展和管理需要，提供管理咨詢及解決方案，幫助企業(yè)作出快速、準確的決策。 3. 產品培訓 金蝶公司秉

3、承技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的宗旨，不斷提供給客戶完整的行業(yè)解決方案。在提供優(yōu)秀產品的同時，不斷推出配套的培訓服務，幫助用戶在應用軟件時達到事半功倍的效果。 4. 實施咨詢服務 金蝶公司吸收十多萬客戶的經驗，結合國內外先進的管理理念和管理軟件的實施方法，推出符合中國國情的標準軟件實施方法-金手指實施方法。我們愿意運用我們在企業(yè)管理及IT技術方面的知識，幫助顧客獲得更大的成功！ 5. 現場支持服務 我們的資深專業(yè)人員面對面地和您溝通，在運行現場對問題進行研究分析，使問題迅速得到解決。 6. CRM服務 借助客戶關系管理系統(tǒng)（金蝶EAS-CRM）我們建立了客戶綜合信息管理庫，能夠快速地解決客戶的問題并保留

4、歷史記錄，以便提供長期、持續(xù)、高效的服務。7. CSP服務支持 金蝶公司融合多年客戶服務經驗與國外先進的管理思想，提煉出客戶常用的和最需要的服務為一體的CSP服務。它是以金蝶公司先進的科技手段和專業(yè)化的服務隊伍為依托，在業(yè)界領先推出的項目完整、功能全面的系統(tǒng)性服務產品。 8. 呼叫中心 通過客戶呼叫中心服務（Call Center），提供全面、周到的服務，快速解答客戶應用問題。 9. 個性化服務 針對企業(yè)個性化的需求，我們提供"量身定制"服務，使用一切資源，包括和合作伙伴一道為您提供全面的應用解決方案。 10. 便利服務 金蝶不僅是解決方案的提供者，也是相關附屬產品的提供者

5、。我們提供的便利服務不僅省去您選擇的苦惱，還有利于保證相關產品和系統(tǒng)的兼容性和一致性。 11. 合作聯盟服務 我們和其他IT領域先導型的企業(yè)進行戰(zhàn)略合作，為您提供企業(yè)管理咨詢、系統(tǒng)集成、相關知識培訓等全方位的服務。在此，您不僅能得到金蝶的服務資源，也能以優(yōu)惠的條件享受金蝶合作伙伴的資源。12. 版本升級服務 版本升級服務將使您隨時代的進步而保持投資的增值，以優(yōu)惠的價格實現軟件“以舊換新”。金蝶K/3產品設計思想金蝶K/3以企業(yè)基礎管理為核心設計思想，對覆蓋產品（服務）價值鏈的業(yè)務的流程進行全面的計劃、組織、協(xié)調，及對業(yè)務的有效處理和有效控制的管理。針對戰(zhàn)略企業(yè)管理的特點，強調對企業(yè)基礎數據、基

6、本業(yè)務流程、內部控制、知識管理、員工行為規(guī)范等管理，通過豐富的工具與方法有機整合并提供貫穿戰(zhàn)略企業(yè)管理全過程所需的決策信息，實時監(jiān)控戰(zhàn)略執(zhí)行過程中的問題，幫助企業(yè)創(chuàng)造持續(xù)增長的核心競爭力?；A管理是企業(yè)持續(xù)的管理實踐的基石?；A管理的好壞決定了企業(yè)的戰(zhàn)略目標能否實現，也決定了企業(yè)持續(xù)發(fā)展是否有堅實的基礎。強調過程管理是基礎管理的特性，是因為它是能真實反映業(yè)務處理過程的第一手的、最詳盡的資料，使企業(yè)的業(yè)務決策和戰(zhàn)略決策建立在“理性”的基礎上。關于金蝶金蝶國際軟件集團有限公司是亞太地區(qū)領先的企業(yè)管理軟件及電子商務應用解決方案供應商，是全球軟件市場中成長最快的獨立軟件廠商之一，是中國軟件產業(yè)的領導廠

7、商。金蝶開發(fā)和銷售的軟件產品包括針對快速成長的新興市場中企業(yè)管理需求的企業(yè)管理軟件、通過互聯網提供服務的電子商務應用軟件和為企業(yè)構筑電子商務平臺的中間件軟件。同時，金蝶向全球范圍內的顧客提供與軟件產品相關的管理咨詢、實施與技術服務。金蝶獨特的“快速配置，快速實施，快速應用，快速見效”的全球化產品與服務定位，能夠幫助顧客從容面對不確定商業(yè)環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，實現業(yè)務流程與IT技術的完美結合，有效管理變革，確保組織快速、持續(xù)和健康成長。金蝶國際軟件集團有限公司是中國第一個WINDOWS版財務軟件；第一個純JAVA中間件軟件；第一個基于互聯網平臺的三層結構的ERP系統(tǒng)金蝶K/3的締造者，同時金蝶K/3還

8、是中國中小型企業(yè)ERP市場中占有率最高的企業(yè)管理軟件。2004年 10月，金蝶正式對外發(fā)布了新一代產品金蝶EAS 4.0 (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS構建于金蝶自主研發(fā)的商業(yè)操作系統(tǒng)金蝶BOS之上，面向中大型企業(yè)，采用最新的ERP管理思想和一體化設計，有超過50個應用模塊高度集成，涵蓋企業(yè)內部資源管理、供應鏈管理、客戶關系管理、知識管理、商業(yè)智能等，并能實現企業(yè)間的商務協(xié)作和電子商務的應用集成。編寫約定l 通用格式約定格式意義宋體正文。下劃線輸入信息。斜體提示信息。l 圖形界面格式約定格式意義“”窗口名稱。普通菜單項或樹狀結構菜單項。

9、【】窗口中的按鈕。< >窗體中的選項。連續(xù)選擇菜單及其子菜單或樹狀結構。l 鍵盤操作約定格式意義鍵1 鍵盤上的鍵名。鍵1+鍵2在鍵盤上同時按下兩個鍵。l 鼠標操作約定格式意義單擊按下鼠標左鍵點擊某一對象。雙擊連續(xù)兩次鼠標左鍵打開某一對象。右擊選中某一對象按下鼠標右鍵。拖放按住鼠標左鍵不放移動鼠標到指定位置，放開鼠標鍵。l 特別標志格式意義溫馨提醒：提醒某些操作可能會導致一些嚴重的后果，請用戶謹慎使用。注意：提供一些應用關鍵的描述。舉例：列舉實例以便用戶加深理解。操作前提：進行某一操作之前,必須先完成的操作。定義：定義內容中出現的財務或計算機術語。流程圖圖例說明本手冊中的主要業(yè)務流程

10、均采用EPC（Event-driven-Process Chain）圖進行描述。EPC全稱Event-driven-Process Chain，即事件驅動的流程鏈方法，通過連接事件和任務，用戶可以明確地建立復雜的業(yè)務流程的模型，并開展分析。EPC方法不僅使用易于理解的符號和語言幫助用戶、咨詢顧問描述業(yè)務信息系統(tǒng)，而且還集成了組織結構、功能、數據和信息流等重要特性。EPC模型可以顯示出任務鏈和責任鏈發(fā)生中斷，將如何影響到公司優(yōu)化其流程的能力。通過將組織與各個任務進行匹配，用戶可以非常方便地看到一個流程中涉及到哪些部門或崗位。EPC圖中涉及到的元素說明如下表：名稱圖標定義示例事件事件描述了狀態(tài)的發(fā)

11、生，它反過來又充當了一個觸發(fā)器。收到原始憑證功能功能描述了初始狀態(tài)向最終狀態(tài)的轉換。錄入憑證組織單元組織單元描述了企業(yè)的大體結構。財務部會計信息、物料、資源對象信息、物料或者資源對象描述了現實世界中的對象（比如業(yè)務對象、實體）?？颇苛鞒搪窂搅鞒搪窂斤@示了流程之間的前后連接關系（可以輔助導航）。憑證處理流程邏輯操作符邏輯操作符描述了事件和功能或流程之間的邏輯關系“XOR”：表示從多個流程中，必須并且只能選擇其一；“V”：表示“或”的關系；“”：表示“且”的關系?？刂屏骺刂屏髅枋隽耸录凸δ芑蛄鞒讨g的先后和邏輯依賴關系。信息流、物流信息流/物流定義了某個功能是否被讀取、變更或者寫入。資源、組織單

12、元分配資源/組織單元分配描述了哪個單元（員工）或資源來處理某個功能或者流程。意見反饋感謝您使用我們的產品及用戶手冊。在本手冊的最后附有意見反饋表，您可以在上面說明您對我們的產品或用戶手冊的意見和建議，并通過金蝶分支機構或直接傳真至(0755)26710817 K/3產品部反饋給我們, 我們將期待您給予我們好的建議和意見。目 錄第1章 系統(tǒng)概述11.1 關于本系統(tǒng)11.2 本系統(tǒng)在K/3ERP中的位置31.3 與其他系統(tǒng)的接口4第2章 業(yè)務模式及應用72.1 發(fā)票付款72.2 其他應付單付款102.3 未付款退貨132.4 已付款未核銷退貨152.5 已付款已核銷退款退貨182.6 期末調匯19

13、第3章 系統(tǒng)初始化233.1 系統(tǒng)初始化233.2 核算參數設置353.3 系統(tǒng)設置393.4 單據套打47第4章 單據處理494.1 采購發(fā)票494.2 其他應付單624.3 應付票據724.4 付款單、預付單844.5 應付退款單102第5章 結算1095.1 核銷管理1095.2 憑證處理1235.3 憑證瀏覽129第6章 分析1316.1 賬齡分析1316.2 付款分析1376.3 付款預測138第7章 與現金系統(tǒng)集成1417.1 付款申請單1417.2 付款申請單與現金系統(tǒng)集成1457.3 付款單與現金系統(tǒng)集成145第8章 期末處理1498.1 期末對賬檢查1498.2 期末對賬查詢

14、1508.3 期末調匯1548.4 期末處理159第9章 查詢與報表1619.1 應付款匯總表1619.2 應付款明細表1679.3 往來對賬單1719.4 月結單1789.5 到期債務列表1849.6 應付計息表1889.7 調匯記錄表1919.8 應付款趨勢分析表1939.9 萬能報表1969.10 查詢分析工具196附錄A 術語表197附錄B 參考書目199附錄C 意見反饋表201第1章 系統(tǒng)概述1.1 關于本系統(tǒng)應付款管理系統(tǒng)，通過發(fā)票、其他應付單、付款單等單據的錄入，對企業(yè)的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供供應商的往來賬款余額資料，提供各種分析報表，如賬齡分析表，付款分析情況等

15、，通過各種分析報表，幫助您合理地進行資金的調配，提高資金的利用效率。同時系統(tǒng)還提供了各種預警、控制功能，如到期債務列表的列示，幫助您及時支付到期賬款，以保證良好的信譽。該系統(tǒng)既可獨立運行，又可與采購系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)、現金管理等其他系統(tǒng)結合運用，提供完整的業(yè)務處理和財務管理信息。應付款管理系統(tǒng)主要功能有：ü 有效的單據管理ü 有效的票據管理ü 靈活的結算功能ü 靈活的憑證處理ü 強大的報表功能ü 支持外幣核算和期末調匯ü 易用的系統(tǒng)對賬ü 與現金系統(tǒng)的集成1.1.1 有效的單據管理系統(tǒng)提供發(fā)票、其他應付單、付款申請單、

16、付款單、退款單等單據的維護功能，以準確記錄、跟蹤企業(yè)實際發(fā)生的各項往來業(yè)務。1.1.2 有效的票據管理系統(tǒng)提供應付票據的跟蹤管理，以利于企業(yè)隨時對應付票據的付款、退票等操作進行監(jiān)控管理。1.1.3 靈活的結算功能對于企業(yè)債務的結算，系統(tǒng)提供了包括付款結算、預付款沖應付款等七種結算方式，并提供按單據、存貨數量和關聯關系核銷等多種核銷處理方式，以滿足企業(yè)的不同業(yè)務需要。1.1.4 靈活的憑證處理系統(tǒng)提供了模板式和非模板式的兩類基本的憑證處理方式，并可進一步選擇不同的憑證模式、匯總方式，以適應企業(yè)的不同管理需求。1.1.5 強大的報表功能系統(tǒng)及時、準確地提供給供應商往來賬款余額資料，包括應付款明細表

17、、匯總表、往來對賬、到期債務列表、月結單等，并提供各種分析報表，包括賬齡分析表、付款分析、付款預測，幫助企業(yè)合理地進行資金的調配，提高資金的利用效率。1.1.6 支持外幣核算和期末調匯系統(tǒng)可支持多種外幣業(yè)務的處理，并且可以在期末對外幣核算的業(yè)務計算匯兌損益，同時系統(tǒng)自動進行匯兌損益的憑證處理以及生成調匯記錄表；通過調匯記錄表可方便查詢到各種幣別的歷史匯率變動情況和各期的匯兌損益情況。1.1.7 易用的系統(tǒng)對賬系統(tǒng)分別提供初始化對賬、期末對賬兩種業(yè)務處理類別，并提供按總額、按會計科目核對的兩種對賬方法，便于企業(yè)根據自身管理要求和管理水平靈活選擇，幫助企業(yè)提高工作效率。1.1.8 與現金系統(tǒng)的有效

18、集成通過付款申請單、付款單的系統(tǒng)內部傳遞，實現系統(tǒng)資源的共享，幫助企業(yè)加強內控，提高勞動效率和管理效能。1.2 本系統(tǒng)在K/3ERP中的位置詳細內容見圖1-1： 圖1-11.3 與其他系統(tǒng)的接口1.3.1 與采購管理系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)錄入的采購發(fā)票傳入應付款管理系統(tǒng)進行應付賬款的核算。采購系統(tǒng)錄入的費用發(fā)票傳入應付款管理系統(tǒng)作為其他應付單核算。1.3.2 與銷售管理系統(tǒng)的接口銷售系統(tǒng)錄入的銷售發(fā)票與應付款管理系統(tǒng)進行應付款沖應收款的核算。銷售系統(tǒng)錄入的應付類型費用發(fā)票傳入應付款管理系統(tǒng)作為其他應付單核算。1.3.3 與應收款管理系統(tǒng)的接口應收款管理系統(tǒng)錄入的銷售發(fā)票與其他應收單與應付款管理系統(tǒng)

19、進行應付款沖應收款的核算。應收款管理系統(tǒng)錄入的預收單、收款單與應付款管理系統(tǒng)進行預付沖預收、付款沖收款的核算。1.3.4 與總賬系統(tǒng)的接口應付款管理系統(tǒng)生成的往來款憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。1.3.5 與現金管理系統(tǒng)的接口現金管理系統(tǒng)與應付款管理系統(tǒng)的應付票據進行互相傳遞，應付款管理系統(tǒng)的“付款申請單”可以傳遞到現金系統(tǒng)、現金系統(tǒng)的付款單可以傳遞到應付款管理系統(tǒng)進行核算?，F金系統(tǒng)傳遞過來的付款單支持在應付款管理系統(tǒng)進行選單操作。應付系統(tǒng)的單據可參與現金管理系統(tǒng)資金預測的取數。1.3.6 與移動商務系統(tǒng)的接口在應付系統(tǒng)的單據界面和序時簿界面提供發(fā)送短信、消息、郵件的功能。發(fā)送短信、郵件的時候，可發(fā)送短

20、信或郵件的單據均設置了默認發(fā)送內容，也可以自行定義“可選字段”框中存在的字段設置為發(fā)送內容。在預警平臺提供應付款余額、當日到期債務、應付到期債務的預警設置及信息發(fā)布。具體操作請參見金蝶K3 成長版v12.2移動ERP用戶。第2章 業(yè)務模式及應用根據企業(yè)的不同要求，劃分為不同的業(yè)務模式，如發(fā)票付款、其他應付單付款、未付款退貨、已付款未核銷退款退貨、已付款已核銷退款退貨、期末調匯。2.1 發(fā)票付款2.1.1 業(yè)務流程詳細內容見圖2-1：圖2-12.1.2 業(yè)務流程說明相關內容見表2-1：目標完成發(fā)票錄入到付款的全過程。業(yè)務背景1、 企業(yè)存在采購入庫業(yè)務時，需要根據發(fā)票確認應付賬款，申請付款，最終付

21、款記賬；2、 本流程對發(fā)票維護、付款申請、付款記賬提供了操作工具。適用范圍適用企業(yè)采購入庫，發(fā)票付款業(yè)務。序號處理說明責任部門責任人1在K/3應付款管理的發(fā)票處理中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護普通發(fā)票或增值稅發(fā)票。財務部應付會計2經審核發(fā)票錄入無誤后，在K/3應付款管理-憑證處理，確認應付賬款并生成憑證。并可查詢系統(tǒng)生成并審核的憑證。財務部應付會計3根據業(yè)務需要，在K/3應付款管理的付款申請單錄入或維護付款申請單。財務部應付會計4經審核付款申請單后，付款申請單信息傳遞至結算中心付款并自動生成付款單或由現金系統(tǒng)出納付款后手工錄入付款單或付款后用付款申請單下推付款單。財務部結算中心會計/出納5現

22、金系統(tǒng)的付款單審核后，付款信息傳遞至應付款管理系統(tǒng)并轉換成應付款管理系統(tǒng)的付款單或由應付會計手工錄入付款單。財務部應付會計6應付款管理系統(tǒng)的付款單審核后，在K/3應付款管理的憑證處理中生成憑證，并在應付款管理的結算中核銷付款單與發(fā)票。財務部應付會計表2-12.2 其他應付單付款2.2.1 業(yè)務流程詳細內容見圖2-2：圖2-22.2.2 業(yè)務流程說明相關內容見表2-2：目標完成其他應付單錄入到付款的全過程。業(yè)務背景1. 企業(yè)存在暫收應付業(yè)務時，需要根據其他應付單確認其他應付款，申請付款，最終付款記賬；2. 本流程對其他應付單維護、付款申請、付款記賬提供了操作工具。適用范圍適用企業(yè)暫收應付及其付款

23、業(yè)務。序號處理說明責任部門責任人1在K/3應付款管理的其他應付單中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護其他應付單。財務部應付會計2經審核其他應付單錄入無誤后，在K/3應付款管理-憑證處理，確認其他應付款并生成憑證。并可查詢系統(tǒng)生成并審核的憑證。財務部應付會計3根據業(yè)務需要，在K/3應付款管理的付款申請單錄入或維護付款申請單。財務部應付會計4經審核付款申請單后，付款申請單信息傳遞至結算中心付款并自動生成付款單或由現金系統(tǒng)出納付款后手工錄入付款單。財務部結算中心會計/出納5現金系統(tǒng)的付款單審核后，付款信息傳遞至應付款管理系統(tǒng)并轉換成應付款管理系統(tǒng)的付款單或由應付會計手工錄入付款單。財務部應付會計6應付款

24、管理系統(tǒng)的付款單審核后，在K/3應付款管理的憑證處理中生成憑證，并在應付款管理的結算中核銷付款單與其他應付單。財務部應付會計表2-22.3 未付款退貨2.3.1 業(yè)務流程詳細內容見圖2-3：圖2-32.3.2 業(yè)務流程說明相關內容見表2-3：目標完成未付款退貨的全過程。業(yè)務背景1、 企業(yè)的采購入庫、發(fā)票付款出現未付款時的退貨業(yè)務，需要根據紅字發(fā)票沖回應付賬款；2、 流程對紅字發(fā)票維護、應付賬款沖回提供了操作工具。適用范圍適用企業(yè)采購入庫、發(fā)票付款出現未付款時的退貨業(yè)務。序號處理說明責任部門責任人1在K/3應付款管理的發(fā)票處理中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護紅字的普通或增值稅發(fā)票。財務部應付會計

25、2經審核發(fā)票錄入無誤后，在K/3應付款管理-憑證處理，沖回應付賬款并生成憑證。并可查詢系統(tǒng)生成并審核的憑證。財務部應付會計3根據業(yè)務需要，在K/3應付款管理的結算中將紅、藍字發(fā)票核銷。財務部應付會計表2-32.4 已付款未核銷退貨2.4.1 業(yè)務流程詳細內容見圖2-4：圖2-42.4.2 業(yè)務流程說明相關內容見表2-4：目標完成已付款未核銷退款退貨的全過程。業(yè)務背景1、 企業(yè)的采購入庫、發(fā)票付款出現已付款未核銷時的退貨業(yè)務，一方面需要根據紅字發(fā)票沖回應付賬款，另一方面需要退回已付款；2、 本流程對紅字發(fā)票沖回應付賬款，退回已付款及其紅、藍字發(fā)票與付款單、退款單的核銷提供了操作工具。適用范圍適用

26、企業(yè)采購入庫、發(fā)票付款出現已付款未核銷時的退貨業(yè)務。序號處理說明責任部門責任人1在K/3應付款管理的退款中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護退款單。財務部應付會計2在K/3應付款管理的發(fā)票處理中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護紅字發(fā)票。財務部應付會計3經審核退款單、紅字發(fā)票錄入無誤后，在K/3應付款管理-憑證處理，沖回付款和應付賬款并生成憑證。并可查詢系統(tǒng)生成并審核的憑證。財務部應付會計4在K/3應付款管理的結算中將退款單與付款單核銷，同時核銷紅、藍字發(fā)票；或者在應付款管理的結算中將紅字發(fā)票與退款單核銷，同時將藍字發(fā)票與付款單核銷。財務部應付會計表2-42.5 已付款已核銷退款退貨2.5.1 業(yè)務流

27、程詳細內容見圖2-5：圖2-52.5.2 業(yè)務流程說明相關內容見表2-5：目標完成已付款已核銷退款退貨的全過程。業(yè)務背景1、 企業(yè)的采購入庫、發(fā)票付款出現已付款已核銷時的退貨業(yè)務，一方面需要根據紅字發(fā)票沖回應付賬款，另一方面需要退回已付款；2、 本流程對紅字發(fā)票沖回應付賬款，退回已付款及其紅字發(fā)票與退款單的核銷提供了操作工具。適用范圍適用企業(yè)采購入庫、發(fā)票付款出現已付款已核銷時的退貨業(yè)務。序號處理說明責任部門責任人1在K/3應付款管理的退款中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護退款單。財務部應付會計2在K/3應付款管理的發(fā)票處理中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護紅字發(fā)票。財務部應付會計3經審核退款單、

28、紅字發(fā)票錄入無誤后，在K/3應付款管理-憑證處理，沖回付款和應付賬款并生成憑證。并可查詢存貨核算系統(tǒng)生成并審核的憑證。財務部應付會計4在K/3應付款管理的結算中將紅字發(fā)票與退款單核銷，同時將藍字發(fā)票與付款單核銷。財務部應付會計表2-52.6 期末調匯2.6.1 業(yè)務流程詳細內容見圖2-6：圖2-62.6.2 業(yè)務流程說明相關內容見表2-6：目標完成采購發(fā)票、其他應付單、預付單及相應的往來科目期末調匯的全過程。業(yè)務背景1、 企業(yè)存在往來科目余額時，且期末記賬匯率發(fā)生變化，需要做調匯處理；2、 流程對采購發(fā)票、其他應付單、預付單及相應的往來科目期末調匯提供了操作工具。適用范圍適用企業(yè)存在往來科目余

29、額時，且期末記賬匯率發(fā)生變化，需要做調匯處理業(yè)務。序號處理說明責任部門責任人1在K/3系統(tǒng)設置的應付款管理中，根據實際業(yè)務需要，選擇“啟用對賬與調匯”選項。財務部應付會計2在K/3基礎資料的公共資料的科目中，根據實際業(yè)務需要，將科目確定為“受控科目”與“調匯科目”。財務部總賬會計3在K/3系統(tǒng)設置的應付款管理的系統(tǒng)參數的科目設置頁簽中，根據實際業(yè)務需要，錄入或維護“受控科目”。財務部應付會計4發(fā)票、其他應付單、預付單的錄入或維護需選擇受控科目。財務部應付會計5在K/3應付款管理的憑證處理中，將發(fā)票、其他應付單、預付單等相關單據生成憑證。財務部應付會計6在K/3總賬的憑證處理中將應付款管理系統(tǒng)生

30、成的憑證過賬。財務部總賬會計7在K/3應付款管理的期末處理中，運行期末總額對賬或期末科目對賬子功能。財務部應付會計8在K/3應付款管理的期末處理中，運行期末對賬檢查子功能。財務部應付會計9在K/3應付款管理的期末處理中，運行期末調匯子功能。財務部應付會計表2-6第3章 系統(tǒng)初始化系統(tǒng)設置主要是對應付款管理系統(tǒng)的運行參數進行設置，對一些基礎資料等進行維護，以保證日常的業(yè)務處理。系統(tǒng)設置主要有以下幾個功能點：Ø 系統(tǒng)參數Ø 基礎資料Ø 類型維護Ø 憑證模板維護3.1 系統(tǒng)初始化3.1.1 初始數據錄入初始化錄入主要是對應付款管理系統(tǒng)的初始數據錄入進行說明。介

31、紹初始錄入中應注意的問題及如何與總賬系統(tǒng)進行數據的引入引出。初始化錄入主要有以下幾個功能點：Ø 準備工作Ø 數據錄入Ø 引入引出Ø 啟用系統(tǒng)4 準備工作主要介紹進行初始化錄入之前需要準備的資料及注意事項。¨ 選擇正確的啟用期間¨ 準備應付款期初數據資料¨ 準備預付款期初數據資料¨ 準備應付票據期初數據資料(1) 選擇正確的啟用期間由于采購系統(tǒng)、應付款管理系統(tǒng)啟用后，采購系統(tǒng)的發(fā)票才會自動傳遞到應付款管理系統(tǒng)，故用戶必須正確處理好采購系統(tǒng)與應付款管理系統(tǒng)的啟用期間問題，否則可能會造成數據錯誤。目前采購系統(tǒng)只在應付款管

32、理系統(tǒng)結束初始化之后才提供采購發(fā)票的單向傳遞，而且是強制傳遞，即只要應付款管理系統(tǒng)結束初始化后，采購系統(tǒng)新增的采購發(fā)票都會自動傳遞到應付款管理系統(tǒng)。而應付款管理系統(tǒng)新增的采購發(fā)票不能傳遞到采購系統(tǒng)。在應付款管理系統(tǒng)結束初始化之前，兩系統(tǒng)之間不進行采購發(fā)票的傳遞。針對以上規(guī)則，必須注意以下幾點：1. 如果采購系統(tǒng)先啟用，應付款管理系統(tǒng)后啟用。例如：采購系統(tǒng)從第1期開始啟用，當前期間為第3期，應付款管理系統(tǒng)準備從第4期開始啟用，則用戶必須注意：在應付款管理系統(tǒng)沒有結束初始化之前，采購系統(tǒng)不能錄入第4期的采購發(fā)票。因為在應付款管理系統(tǒng)沒有結束初始化之前，采購系統(tǒng)的采購發(fā)票是不能傳遞到應付款管理系統(tǒng)，

33、這樣應付款管理系統(tǒng)結束初始化之后，必須補錄采購系統(tǒng)已經錄入的第4期的采購發(fā)票，造成重復操作，而且這部分發(fā)票不能直接在應付款管理系統(tǒng)生成憑證，必須通過關聯的形式關聯采購系統(tǒng)已經生成的相應憑證字號，否則會造成總賬系統(tǒng)數據重復。一般建議應付款管理系統(tǒng)結束初始化后才在采購系統(tǒng)錄入采購發(fā)票數據，減少重復勞動工作，保證數據一致。對于1-3期的采購發(fā)票，如果存在未完全付款的情況，則可以通過在應付款管理系統(tǒng)手工錄入初始化發(fā)票實現后續(xù)付款結算處理。2. 如果采購系統(tǒng)從第1期開始啟用，當前期間為第3期，而應付款管理系統(tǒng)也準備從第1期開始啟用，則用戶必須注意：在應付款管理系統(tǒng)沒有結束初始化之前，采購系統(tǒng)錄入的采購發(fā)

34、票必須在應付款管理系統(tǒng)結束初始化之后進行補入。因為只有采購系統(tǒng)與應付款管理系統(tǒng)都結束初始化之后，采購系統(tǒng)的采購發(fā)票才可以傳遞到應付款管理系統(tǒng)。3. 如果應付款管理系統(tǒng)先啟用，采購系統(tǒng)后啟用。例如：應付款管理系統(tǒng)從第1期開始啟用，當前期間為第3期，采購系統(tǒng)準備從第4期開始啟用，則用戶必須注意：應付款管理系統(tǒng)不能錄入第4期的采購發(fā)票。因為在采購系統(tǒng)結束初始化之后，采購系統(tǒng)的采購發(fā)票會自動傳遞到應付款管理系統(tǒng)，如果應付款管理系統(tǒng)已經錄入第4期的采購發(fā)票，則勢必造成發(fā)票重復錄入，從而導致應付款管理系統(tǒng)數據錯誤。同時由于以上原因，控制采購系統(tǒng)只能從第4期開始啟用。應付款管理系統(tǒng)初始化時需要準備的資料主要

35、有：供應商資料、存貨資料、部門資料、職員資料。此處的職員主要是指往來核算的經辦人或業(yè)務員等，不建議用來統(tǒng)計職員的個人借款。(2) 準備應付款期初數據資料主要指涉及貨款核算的應付賬款科目的期初余額、本年借方累計發(fā)生額，本年貸方累計發(fā)生額。建議其他應付款等個人借款在總賬系統(tǒng)進行核算。(3) 準備預付款期初數據資料主要指涉及貨款核算的預付賬款科目的期初借方余額、本年借方累計發(fā)生額。如果預付賬款的期初余額為貸方余額，建議用戶進行調賬處理，把預付賬款調入應付賬款科目中。(4) 準備應付票據期初數據資料主要指還沒有進行付款結算的應付票據，不包括已經付款的應付票據。資料準備齊全后，就可以開始進行初始化的數據

36、錄入。初始化的數據可以通過手工錄入，也可以通過從總賬引入。下面分別進行介紹。4 數據錄入主要介紹初始化的幾種單據錄入及注意事項。¨ 應付賬款錄入¨ 應付票據錄入(1) 應付賬款選擇系統(tǒng)設置初始化應付款管理初始化數據-應付賬款，進入“過濾條件”界面。過濾框中默認核算項目類別為供應商，默認幣別為本位幣，如果您錄入單據初始余額后，表中沒有新增相應記錄，則應查看是否因為您輸入的是非供應商類別或是否為外幣單據。單擊【確定】后，進入“初始化數據-應付賬款”界面。初始化數據-應付賬款顯示的是初始化數據的匯總表，按核算項目顯示匯總數據，單擊【明細】，您可以查看每一筆單據的發(fā)生額、余額等資料

37、，否則您只能查看每一往來單位本年應付匯總數、本年實付匯總數等。初始化時您必須錄入往來單位的期初余額資料，本年累計發(fā)生額等。為減少初始化錄入時的工作量，初始化時的付款單據（預付除外）不單獨錄入，發(fā)票、應付單錄入中的本年付款額則反映了付款單據的本年累計借方發(fā)生額。為快速完成初始化，您可以把每個往來單位的所有單據資料匯總成一張單據錄入，如與A供應商進行交易，共收到A供應商兩張發(fā)票，一張單據日期為1999/12/01，單據號碼為00001，金額為1000元，應付日期為1999/12/02，1999/12/02付出現金500元，另一張發(fā)票單據日期為1999/12/20，單據號碼為00002，金額為500

38、0元，應付日期為1999/12/30，您2000年1月份啟用應付款管理系統(tǒng)，您可以把這兩筆記錄匯總成一張單據錄入，發(fā)生額為兩張單據合計數，6000元，本年沒有付款，故本年付款額為0，付款計劃中應填未核銷余額，即應付日期1999/12/02，付款金額為500元，應付日期1999/12/30，付款金額為5000元。這樣減少了單據錄入時的工作量，但缺點是初始化時的所有單據只能在一張單據中進行處理，不利于對初始化的單據進行管理。如果單據資料不是很多，你也可以按明細單據逐筆錄入，缺點是工作量大，但結束初始化后便于對初始化單據進行跟蹤處理。您還可以根據需要部分單據匯總錄入，部分單據按明細錄入，如把已經核銷

39、的單據匯總成一筆錄入，把未核銷的記錄按單據逐筆錄入。初始化的單據分為：初始采購增值稅發(fā)票、初始采購普通發(fā)票、初始其他應付單、初始預付單、初始應付票據、五種類型。初始化結束后，要查看此五種單據，必須在初始化界面進行查看，往來對賬單也提供初始化單據的查看。4 a) 初始采購增值稅發(fā)票n 選擇系統(tǒng)設置初始化應付款管理初始采購增值稅發(fā)票-新增，系統(tǒng)調出發(fā)票新增界面，具體字段說明見表3-1：數據項說 明必填項（是/否）部門錄入相應的部門?？梢灾苯愉浫氩块T代碼，也可單擊【資料】或F7查詢獲取，同時支持F8和F9的模糊查詢；如果供應商屬性指定了分管部門，在錄入供應商名稱后系統(tǒng)可以自動帶出供應商屬性中的部門，

40、如該部門已禁用則不攜帶。當部門為空時，錄入業(yè)務員能自動在此帶出基礎資料中設置好的職員所屬部門（攜帶后可修改）；當單據的核算項目為部門時，此字段自動取核算項目內容，不可修改；如果部門為空，在關聯單據時可以將被關聯單據上的部門回填否業(yè)務員錄入相應的業(yè)務員。可以直接錄入職員代碼，也可單擊【資料】或F7查詢獲取，同時支持F8和F9的模糊查詢；如果供應商屬性指定了分管職員，在錄入供應商名稱后系統(tǒng)可以自動帶出供應商屬性中的業(yè)務員，如該職員已禁用則不攜帶。當部門為空時，錄入業(yè)務員能攜帶基礎資料中設置的職員所屬部門到部門字段；當單據的核算項目為職員時，此字段自動取核算項目內容，不可修改，同時無論部門是否為空，

41、都自動攜帶職員對應的部門到部門字段；如果業(yè)務員為空，在關聯單據時可以將被關聯單據上的業(yè)務員回填否幣別業(yè)務發(fā)生時的原幣。新增時系統(tǒng)默認攜帶本位幣，錄入核算項目后，則回填核算項目屬性中的結算幣別。是匯率系統(tǒng)自動根據幣別顯示出其默認匯率，能根據實際情況對匯率進行修改。是發(fā)生額指單據的發(fā)生額，即應付金額?？梢园垂虆R總輸入所有采購發(fā)票的匯總數，也可以按單據進行明細錄入。如果是本年發(fā)生額，則選擇本年，否則不選。如果同一個單位的往來款既有去年數又有今年發(fā)生額，則匯總錄入時去年與今年的數據應分開錄入。一般反映的是應付賬款科目的貸方發(fā)生額。是本年付款額指當前會計年度的付款金額，以前會計年度付款的金額不包括在

42、內。包括實際付款額（如現金，銀行存款）及應付票據金額，如2000年銷貨給A公司10000元，1999年付現金2000元，2000年付現金1000元，付銀行承兌匯票500元，則發(fā)生額應為10000元，本年付款額為1500元（1000+500），應付款余額為6500元（10000-2000-1000-500）。一般反映的是應付賬款科目的本年累計借方發(fā)生額。否應付款余額扣除付款額后的實際應付數，即付款計劃的付款金額合計。一般反映的是應付賬款科目的期初余額。是單據日期指單據的開票日期，對于初始化匯總的發(fā)票可以自由設定但日期必須在啟用日期前，系統(tǒng)默認取賬套啟用期間的上月的月末日期。系統(tǒng)可以根據此日期計算

43、賬齡分析表（單據日期）、應付計息表。是財務日期指單據的錄入日期，系統(tǒng)默認與單據日期一致，允許修改，但是必須控制大于等于單據日期并且小于賬套日期。系統(tǒng)可以據此計算賬齡分析表（記賬日期）。系統(tǒng)根據財務日期確定單據的會計期間。是單據號碼具有雙重含義，它既可是具體某張發(fā)票的發(fā)票號，也可是用戶自行設置的一張匯總單據的單據號。根據用戶定義的編碼規(guī)則自動填充，用戶也可以修改。如果編碼規(guī)則選上允許修改則可修改，否則灰顯；如果編碼規(guī)則沒有選上“使用編碼規(guī)則”，則新增時發(fā)票號碼為空，允許手工錄入；在系統(tǒng)中發(fā)票號是唯一的。控制最大是255位；是年利率（%）應付款到期時應計利息的利率，以百分比表示，應付計息表將根據應

44、付款余額、賬齡及相應的計息利率進行計算。是往來科目如果不需要將初始化數據傳入總賬，則此處不用錄入，建議填入。否則必須錄入對應的往來會計科目，如應付款，必須是最明細科目，如果該科目下掛核算項目，則不用錄入相應核算項目代碼，系統(tǒng)會根據該發(fā)票的核算項目名稱、部門、職員等自動填充。如果核算項目屬性中指定了應付科目代碼，則填入核算項目后，自動帶出應付賬款科目代碼中指定的科目，如果勾選了“啟動調匯與對賬”，則往來科目只能選擇受控科目。通過該科目系統(tǒng)把相應的應付款初始資料傳遞至總賬系統(tǒng)，避免了總賬系統(tǒng)初始化往來資料的重復錄入。否金額（本位幣）采購普通發(fā)票中對“金額”、“稅額”、“不含稅金額”等列提供本位幣金

45、額信息的顯示，分別列示在該列的后面，以不同顏色區(qū)分；采購增值稅發(fā)票中對“金額”、“稅額”、“價稅合計”等列提供本位幣金額信息的顯示，分別列示在該列的后面，以不同顏色區(qū)分；如果選上“允許修改本位幣金額”的選項，則本位幣金額均可以修改（單據幣別為本位幣時除外），但是不重算匯率。否則本位幣金額一律由系統(tǒng)自動計算和填列，用戶不得修改和操作；是方向指往來科目的借貸方向，系統(tǒng)自動默認為會計科目屬性中的余額方向。否表3-1選擇“錄入產品明細”選項后，可以錄入存貨的詳細資料。如果您想按存貨來進行往來款的核銷，則此處必須錄入存貨資料，否則，按產品明細輸出往來對賬單時，單據余額可能不正確。如果不選擇按存貨進行往來

46、款的管理，則不需要錄入產品明細資料。初始化時，當選擇“本年”選項后,系統(tǒng)控制 發(fā)生額=本年付款額+應付款余額；如不選擇“本年”選項則發(fā)生額大于等于本年付款額+應付款余額。溫馨提醒：§ 請?zhí)詈脩犊钣囝~的明細框，它提供了余額的分段錄入，在統(tǒng)計賬齡時，系統(tǒng)將按錄入的應付日期來統(tǒng)計應付款金額的賬齡，使您的賬齡計算得更精確。§ 別忘了發(fā)生額后面的<本年>復選框，它將影響您對本年發(fā)生額統(tǒng)計的正確性。§ 初始數據錄入時，您可以根據需要將多張發(fā)票匯總輸入，也可按每一張發(fā)票進行明細錄入，匯總錄入時，相同付款時間的金額可匯總反映在付款明細中，這樣可以減少初始數據錄入的工

47、作量，但以后將不能按照單據進行初始化業(yè)務的跟蹤管理。4 b) 初始采購普通發(fā)票初始化采購普通發(fā)票的錄入類似于采購增值稅發(fā)票，不同之處在于采購普通發(fā)票中的單價為含稅單價，而采購增值稅發(fā)票中的單價為不含稅單價。4 c)初始其他應付單初始化應付單的錄入也類似于采購增值稅發(fā)票，區(qū)別處在于：應付單的核算項目類別可以選擇供應商、客戶、部門、職員等多種核算項目類別。如果選擇供應商或客戶，則下面的部門、業(yè)務員表示該業(yè)務經手的部門與職員，如果類別選擇為部門，則表示部門應付款，下面的部門不可選。如果選擇職員，則表示職員應付款，下面的業(yè)務員不可選。其次，應付單不包括存貨的信息資料，如要錄入存貨的信息，則可以采用發(fā)票

48、的形式。如果核算項目屬性中指定了其他應付賬款科目代碼，則填入核算項目后，自動帶出其他應付賬款科目代碼中指定的科目，如果勾選了“啟動調匯與對賬”，則往來科目只能選擇受控科目。初始化時，當選擇“本年”選項后,系統(tǒng)控制 發(fā)生額=本年付款額+應付款余額；如不選擇“本年”選項則發(fā)生額大于等于本年付款額+應付款余額。允許付款計劃中的應付日期在單據日期之前。4 d) 初始預付單初始化預付單的內容類似于前述幾類單據。下面重點說明一下不同之處：發(fā)生額：指預付單金額?？梢园赐鶃韱挝粎R總輸入所有預付款單的匯總數，也可以按單據進行明細錄入。如果是本年發(fā)生額，則選擇本年，否則不選。一般反映的是預付賬款科目的借方發(fā)生額。

49、余額：反映未核銷的預付款余額。一般反映的是預付賬款科目的期初余額數。本年發(fā)票額：反映已經收到采購發(fā)票的預付金額。一般反映的是預付賬款科目的貸方發(fā)生額。初始化時，當選擇“本年”選項后,系統(tǒng)控制 發(fā)生額=本年發(fā)票額+余額；如不選擇“本年”選項則發(fā)生額大于等于本年發(fā)票額+余額。如果核算項目屬性中指定了預付賬款科目代碼，則填入核算項目后，自動帶出預付賬款科目代碼中指定的科目，如果勾選了“啟動調匯與對賬”，則往來科目只能選擇受控科目。如果初始化時預付賬款科目有貸方發(fā)生額，并且需要查看對應核銷情況，建議您通過采購發(fā)票、應付單進行處理；否則可以通過本年發(fā)票額處理。應付賬款錄入完畢，您可以開始錄入應付票據。(

50、1) 初始應付票據應付款管理系統(tǒng)把應付票據作為一種特殊的付款進行處理，考慮到應付票據與應付賬款核銷后還可能進行退票處理。如果應付票據與應付賬款直接核銷，勢必造成單據無法修改，而不能進行以上操作。故在本系統(tǒng)中，應付票據并不直接沖銷應付賬款，而是在開出應付票據后，進行審核處理時，系統(tǒng)自動產生一張付款單（或預付單），通過該張付款單（或預付單）與應付賬款核銷。票據真正付款時直接沖減應付票據，不再沖銷應付賬款。此種處理方式也與憑證處理相對應，有助于總賬系統(tǒng)與應付款管理系統(tǒng)進行核對。初始化時，應付賬款的金額應是與應付票據核銷后的余額。即應付賬款不包括應付票據的金額。應付票據錄入的是已開出票據并已核銷了應付

51、賬款的沒進行付款處理的票據。已開出票據但沒有核銷應付賬款的應付票據應在初始化結束后錄入。選擇系統(tǒng)設置初始化應付款管理初始應付票據查詢，進入“票據序時簿”界面。在此界面你可以進行新增、修改、刪除、打印、預覽、引出應付票據的操作。此外初始應付票據可以在期中應付票據序時簿顯示。選擇系統(tǒng)設置初始化應付款管理初始應付票據新增，系統(tǒng)調出票據新增界面，具體字段描述見表3-2 。數據項說 明必填項（是/否）票據類型單擊票據類型后的箭頭，選取票據的類型，票據類型在類型維護中進行設置，票據新增界面中，系統(tǒng)默認類型為銀行承兌匯票。是票據編號指票據的號碼，系統(tǒng)根據您設置的單據編碼規(guī)則自動編號，可以手工修改，但票據編號

52、在系統(tǒng)必須是唯一。如果在系統(tǒng)設置中選擇<應付票據與現金系統(tǒng)同步>，系統(tǒng)根據該號碼與現金管理系統(tǒng)的票據進行一一對應。初始化時，應付款管理系統(tǒng)的票據與現金管理系統(tǒng)的票據分別錄入，初始化結束后，可以互相傳遞，同步更新。是幣別單擊幣別對話框后的向下箭頭，即可進行幣別的選取。是匯率系統(tǒng)根據相應幣別帶出默認的匯率，可以根據實際情況進行修改。是票面金額錄入應付票據的票據金額。是票面利率錄入應付票據的票據利率。否到期面值、到期利率應付票據到期時的票據面值、票據利率。否簽發(fā)日期、到期日期、付款期限錄入票據簽發(fā)日期、到期日期后，系統(tǒng)能自動計算出付款期限，付款期限以天表示。是財務日期是開出票據的日期，要

53、求大于等于簽發(fā)日期小于等于到期日期。據此確認票據的入賬期間。是承兌人一般是針對銀行承兌匯票，錄入承兌銀行名稱。否收款人錄入實際收款單位的名稱。是核算項目類別可以選擇客戶、供應商或自定義核算項目類別。票據操作生成的單據、票據生成憑證的核算項目內容均取自該字段。此處顯示的自定義核算項目類別為參數設置中新增的核算項目類別。是出票地、付款地、付款人錄入相應的地點名稱及單位。否可撤銷應付票據的標記在可撤銷字樣的前面的白色方框中單擊，即作上了可撤消標記。否制單人由系統(tǒng)根據當前操作員自動生成。初始化的票據保存后自動為審核狀態(tài)。否表3-2結束初始化后，您可以在應付票據序時簿中查看初始化錄入的應付票據，此類應付

54、票據的期間顯示為初始化，初始化的應付票據自動為審核狀態(tài)，您不能進行反審操作，如要修改初始化的應付票據內容，必須進行反初始化操作。您可以對初始化的應付票據進行付款的操作。如果您啟用了現金管理系統(tǒng)，則必須注意，初始化的應付票據不能互相傳遞。初始數據錄入完畢，如果您確信數據錄入正確，可以回到初始單據序時簿界面，單擊【轉余額】，可以把相應的期初往來數據資料傳遞至總賬系統(tǒng)，但如果總賬系統(tǒng)已經結束了初始化，則不允許轉入。在此需要注意，轉余額時，要求所有的初始化單據錄入往來科目內容及其方向，否則會造成數據不一致。溫馨提醒：§ 在“金蝶K/3工具客戶端工具包BOS平臺BOS數據交換平臺供應鏈數據”中

55、，初始化單據支持引入引出功能，支持引入的文件類型為“電子表格（.xls）”和“文本（.txt）”。只支持初始化發(fā)票、初始化其他應付單、初始化預付單的引入引出。3.1.2 初始化數據引入引出主要介紹初始化時如何與總賬系統(tǒng)進行數據的引入引出。為了避免重復錄入工作，建議選擇從應付款管理系統(tǒng)引出數據到總賬或選擇從總賬系統(tǒng)引入數據到應付款管理系統(tǒng)，保持數據的一致性。¨ 引入引出規(guī)則¨ 從總賬系統(tǒng)引入數據¨ 引出數據到總賬系統(tǒng)(1) 引入引出規(guī)則初始化的數據資料可以選擇手工錄入，也可以選擇從總賬系統(tǒng)引入。同時應付款管理系統(tǒng)的數據資料也可以引出到總賬系統(tǒng)，可相互引入引出的單據包括：初始采購普通發(fā)票、初始采購增值稅發(fā)票、初始其他應付單和初始預