3張圖理順會(huì)議活動(dòng)組織工作

1、3張圖理順會(huì)議活動(dòng)組織工作 籌劃組織會(huì)議活動(dòng)涉及很多方面，筆者通過(guò)實(shí)踐總結(jié)認(rèn)為，要組織好一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)，可綜合運(yùn)用三種思維方法。 要素分析法 從要素出發(fā)梳理籌備工作，有利于在準(zhǔn)備階段“拆解”一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)，從而由點(diǎn)及面地展開(kāi)工作?；舅悸肥菑囊厝グl(fā)散，以任務(wù)為線索，對(duì)細(xì)節(jié)作完善。不同的內(nèi)容涉及不同要素，從共性來(lái)看，一般會(huì)有“人、材、物”幾個(gè)方面，即參會(huì)的人、會(huì)議材料和會(huì)議所需物品、場(chǎng)地等。在圖中，筆者對(duì)于如何進(jìn)行要素分析作了初步展示。 首先應(yīng)該將會(huì)議活動(dòng)中涉及的要素列出并逐步細(xì)分。以“人”這一要素為例，主要包括參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（包括重要的特邀嘉賓等）、參會(huì)代表和籌備服務(wù)人員三大類。要明確誰(shuí)來(lái)開(kāi)會(huì)、來(lái)多少

2、人、任務(wù)分別是什么、完成上述任務(wù)需要具備什么條件。例如，參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是到會(huì)、主持會(huì)議或發(fā)表講話、與參會(huì)代表合影。那么，我們一要通知參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)等事項(xiàng)，準(zhǔn)備好請(qǐng)柬、車證等必備物品，確保參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)按時(shí)到會(huì)；二要起草報(bào)批主持詞、講話稿等會(huì)議材料，確保順利開(kāi)會(huì)；三要根據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)情況進(jìn)行席次和合影次序安排等，確保圓滿完成。 從整個(gè)會(huì)議籌備角度看，要素分析是基礎(chǔ)，是一種網(wǎng)絡(luò)狀、多中心的分析方法，“人、材、物”等各種要素梳理過(guò)程中會(huì)有交叉和聯(lián)系，有利于各要素互相查遺補(bǔ)缺，比較適用于籌備時(shí)間充足、較為復(fù)雜的大型會(huì)議活動(dòng)。 在“人、材、物”等各要素中，要特別關(guān)注小眾群體。大型會(huì)議活動(dòng)，特別是全國(guó)性會(huì)議活

3、動(dòng)，往往涉及很多參會(huì)人員，分別具有不同特點(diǎn)和任務(wù)，需要我們予以關(guān)注。如，有具體任務(wù)的參會(huì)代表聯(lián)系方式是否暢通，是否需要特別提醒。此外，在當(dāng)前疫情防控常態(tài)化背景下，還應(yīng)該關(guān)注疫情防控工作方案的制訂，是否有與會(huì)人員來(lái)自中高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)等。 內(nèi)容分析法 內(nèi)容分析法是從呈現(xiàn)會(huì)議精神和主題這一目的出發(fā)進(jìn)行梳理，是一種單中心的分析法。基本思路是確定會(huì)議活動(dòng)主題、確定會(huì)議活動(dòng)環(huán)節(jié)，進(jìn)而分析每一環(huán)節(jié)的要素和注意事項(xiàng)，如圖。 以常見(jiàn)的總結(jié)表彰會(huì)為例，當(dāng)我們明確會(huì)議主題是對(duì)某項(xiàng)工作或某一時(shí)期的工作進(jìn)行總結(jié)表彰，就要圍繞這一主題謀劃會(huì)議內(nèi)容和環(huán)節(jié)，包括報(bào)名報(bào)到、頒獎(jiǎng)儀式、典型發(fā)言、新聞報(bào)道等，進(jìn)而分析會(huì)期幾天、規(guī)模多大

4、、誰(shuí)來(lái)參加。大的框架和主要環(huán)節(jié)確定以后，再回到“要素分析法”中提到的思路，逐一分析這些環(huán)節(jié)涉及哪些“人、材、物”要素。如頒獎(jiǎng)儀式涉及人的要素有頒獎(jiǎng)（領(lǐng)導(dǎo)）嘉賓、領(lǐng)獎(jiǎng)代表、引導(dǎo)和服務(wù)人員等。材料方面，頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)涉及主持詞、領(lǐng)獎(jiǎng)代表簡(jiǎn)介、頒獎(jiǎng)次序圖等材料。物的方面，涉及會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、獎(jiǎng)品等。 此方法要求所有“人、材、物”的設(shè)置都服務(wù)于會(huì)議內(nèi)容和主題，對(duì)會(huì)議內(nèi)容不斷地進(jìn)行思考，直到每一個(gè)環(huán)節(jié)所需的“人、材、物”齊備為止。 時(shí)間分析法 時(shí)間分析法是一種平推式的分析方法，比較適用于籌備時(shí)間較短、任務(wù)緊急的情況，或者用于會(huì)議活動(dòng)即將開(kāi)始時(shí)查遺補(bǔ)缺。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是根據(jù)既定的會(huì)期，倒排工期，安排和檢查工作任務(wù)。 以召開(kāi)一個(gè)專題研討會(huì)為例，在距離會(huì)議正式召開(kāi)2至3天的時(shí)候，采用時(shí)間分析法安排籌備工作。如圖所示，首先分析每一天必須要完成的任務(wù)，列出任務(wù)清單和責(zé)任人，由任務(wù)鋪開(kāi)分析所需“人、材、物”，每天“銷項(xiàng)”，推進(jìn)工作。時(shí)間分析法其實(shí)是在每一個(gè)時(shí)間周期都進(jìn)行內(nèi)容分析和要素分析。 要特別注意，會(huì)議活動(dòng)中任一要素的改變，都可能導(dǎo)致整個(gè)會(huì)議活動(dòng)安排的調(diào)整。如，與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)整可能會(huì)帶來(lái)主席臺(tái)席次、頒獎(jiǎng)對(duì)位、主持詞、講話及發(fā)言、車證請(qǐng)柬補(bǔ)發(fā)等一系列工作調(diào)整，需要各個(gè)點(diǎn)位的工作人員知