A物資管理辦法(第二版)

1、目 錄物資管理部構架及職責3第一章 總則5第二章 物資采購的流程及相關制度5第三章 計劃管理11第四章 過程控制與現場管理13第五章 物資采購支付管理20第六章 賬務核銷22第七章 物資結算制度24第八章 成本管理中物資相關工作26第九章 物資部基礎工作考評細則30第十章 紀律和獎懲32第十一章 附則32第十二章 相關附件及填表說明33物資附件-1 關于公司各級物資管理類別劃分原則36物資附件-2 材料設備招議標計劃書39物資附件-3 招標文件40物資附件-4 材料設備招標文件會簽單(項目會簽報OA流程附件)53物資附件-5 材料設備招標文件會簽單（報公司OA流程用）54物資附件-6 招標文件

2、發(fā)售登記表55物資附件-7 投標文件登記表56物資附件-8 材料設備招標開標記錄57物資附件-9 材料設備詢標記錄58物資附件-10 材料設備投標比價表59物資附件-11 工程物資買賣合同（范本）60物資附件-12 物資合同交底記錄表64物資附件-13 委托付款協(xié)議65物資附件-14 項目部合同評審匯簽單(項目會簽報OA流程附件)66物資附件-15 物資采購合同評審表（報公司OA流程用）67物資附件-16 物資采購款支付審批表(項目會簽報OA流程附件)68物資附件-17 物資采購款支付審批表（報公司OA流程用）69物資附件-18 廢料處理審批表70物資附件-19 供應商能力調查評價表71物資附

3、件-20 物資標識牌72物資附件-21 物資采購結算協(xié)議書73物資附件-22 物資采購結算審批表(項目會簽報OA流程附件)75物資附件-23 物資采購結算審批表（報公司OA流程用）76物資附件-24 物資采購合同臺帳77物資附件-25 物資采購情況明細表78物資附件-26 物資計劃、到貨及發(fā)料情況明細表79物資附件-27 物資需用量計劃80物資附件-28 物資領用計劃81物資附件-29 月庫房盤點報表82物資附件-30 物資效益情況分析表83物資附件-31 物資采購價格信息表84物資管理部構架及職責一、物資管理部職責l 負責建立健全公司物資管理體系及相關規(guī)章；l 負責公司物資管理系統(tǒng)的業(yè)務建設

4、，指導、監(jiān)督、檢查各項目部的物資管理工作；l 建立收集和掌握各項目所在地區(qū)物資采購價格信息，定期組織發(fā)布，建立公司物資市場價格體系，及時為各部物資采購給出市場指導價格；l 收集項目部供應商名錄，建立供應商評價體系；l 負責各類物資報表的統(tǒng)計工作及材料結算資料的歸檔；l 負責落實物資采購招（議）標或比價采購，對各項目部物資采購情況進行監(jiān)控；l 物資收集各項目部進行招議標或比價后的各種材料的價格信息，將中標價格和未中標價格在公司物資管理信息平臺上公布，形成資源共享；l 負責各項目部物資付款的審批工作；l 負責工程物資采購合同的審核、簽訂及采購合同的履約監(jiān)督；l 負責工程物資的驗收入庫、調拔出庫、剩

5、余物資退庫、項目廢舊材料處置的審批及庫存管理；l 按規(guī)定期限督促項目完成材料結算工作，并對完成的材料結算報表進行核實；l 督促現場物資管理人員對材料票據填寫的管理，確保票據填寫真實有效；l 負責組織公司物資管理人員的業(yè)務培訓工作；l 審核送貨單、入庫單、出庫單、需用計劃、領用計劃等原始單據，復核項目材料明細賬務，日記賬與原始錄入單據逐一審核，核查日記賬與月報表之間的鏈接公式，核查月報表賬面庫存和實際庫存盤點準確、真實性；l 每月按時公布各項目部物資人員基礎工作考核項，檢查評定項目部物資人員物資管理基礎工作考核情況；l 物資部各類審批資料的存檔工作；l 完成領導交辦的其他工作。二、物資部管理部崗

6、位設置及分工部門人員設置及分工一覽表（目前部門科員的工作暫由部門經理兼任）：序號部門及人員設置主要工作及職責劃分（描述）1部門經理負責本部門建設和部門間協(xié)調工作；負責部門人員工作分配、基礎工作考核及績效考核；對項目部相關工作的檢查、督促、考核；重點負責物資采購招議標評審及批價的相關工作；對部門分管工作負總責。2部門科員負責部門經理分配的各項工作；協(xié)助部門經理完成分管工作中的各項管理資料的收集整理；負責與項目部相關工作的管理人員溝通與銜接；完成部門經理臨時交辦的工作。3項目材料負責人負責項目部各項物資管理工作實施、安排（重點工作是物資采購、合約、物資計劃相關工作），負責項目部各項物資報表的編制整

7、理報送工作；完成部門及項目部臨時交辦的工作；對項目部物資工作負總責。4項目庫管員負責項目部的庫管管理各項工作（主要是物資到場驗收發(fā)放，庫房管理、物資臺帳相關工作）；負責項目部相關物資報表的編制整理工作；完成部門及項目部臨時交辦的工作。第一章 總則第一條 為適應公司經營發(fā)展需要，強化工程項目標準化管理，確保施工生產需求， 根據公司項目管理規(guī)定結合實際情況制定本辦法第二條 物資實行“歸口管理、分級負責”。物資管理部門主要負責物資采購、檢驗、儲存與消耗管理，按職責權限分類負責；公司物資管理部負責公司物資工作，對公司各項目部物資管理工作實施政策監(jiān)督和業(yè)務指導；所屬項目部物資部門負責本項目物資工作，履行

8、相應的職責，承擔相應的責任。第三條 物資工作堅持“統(tǒng)籌組織、控制重點、權責一致、強化基礎、服務現場”的原則，主要任務及要求：1、 保證各項工程物資供應；2、 降低物資采購成本、存儲成本和消耗成本、提高經濟效益；3、 保證權限內各類物資存儲安全和資料完整、避免損毀和流失。第二章 物資采購的流程及相關制度第四條 物資采購工作流程(如圖2.1)編制總材料計劃編制比價表、擬定供應方詢標、議標、考察編制材料招議標文件審核發(fā)放招議標文件遞交標書、開標、評標報物資部批價簽訂物資采購合同材料到場驗收、檢驗試驗通知供應商按計劃供貨編制材料詢價表材料詢價議價編制材料領用量計劃監(jiān)督各級庫房管理，按月、季度、年對各級

9、庫房進行盤點物資保管、領用、發(fā)放材料堆碼、標識編制材料需用量計劃材料負責人執(zhí)行申請支付物資采購款流程 （圖2.1 物資采購工作流程圖）第五條 采購權限1. 采購權限是根據項目部單項采購價值金額設定相應的審批權限。1.1項目部采購物資時單項采購金額在2萬以下的，項目部自行組織招（議）標，將招（議）標比價表報公司物資管理部審議批價，待物資管理部審議批價后項目部組織合同會簽最終簽訂物資采購合同；批價流程：項目部（編制、上報）物資部（批價）合同審批流程：項目部（擬定合同、合同會簽、上報）物資部（審核）商務部（審核）財務部（審核）總經理（審批）1.2項目部采購物資時單項采購價值在2萬以上的, 項目部組織

10、招（議）標采購，公司物資管理部審批招標文件及方案并參與議標談判；在合同簽訂前，公司物資部將招（議）標比價表及合同會簽單、合同樣本報公司總經理審批后再簽訂物資采購合同。批價流程：項目部（編制、上報）物資部（審核）總經理（審批）合同審批流程：項目部（擬定合同、合同會簽、上報）物資部（審核）商務部（審核）財務部（審核）總經理（審批）2. 招（議）標采購的計劃性。要求項目部材料負責人在材料總計劃編制完成后15天內編制該項目部大中型物資招（議）標總計劃書，每月5日前向項目部及物資部報本月招標工作計劃，此項工作的開展是為招（議）標活動的有序開展服務的，也方便招（議）標小組成員及物資部相關人員安排時間。3.

11、 招（議）標活動前置的意義及其可能性。在招（議）標活動能否提前進行的問題上，項目材料負責人必須要發(fā)揮其主導作用，項目部其它人員應積極配合；對于在簽約之前部分材料的要求發(fā)生變化時，可通過詢標的方式解決，必要時可重新組織招標。第六條 采購制度物資采購實行招標采購、議標采購和比價采購。對具備條件的必須采取招議標方式進行采購；對不具備招議標采購條件的采取比價方式采購；除零星采購的材料及鋼材外（有條件的情況下，鋼材也可以組織招議標訂貨），其他自購材料均需要組織招議標確定供應商；零星材料及鋼材等未進行招議標的材料采購前需要做市場詢價并編制比價表，相關的詢價及報價記錄須附在比價表之后。1、招議標制度項目部物

12、資招議標小組由項目經理擔任組長、項目材料負責人擔任副組長、項目技術負責人、商務負責人、施工經理（項目副經理）為組員，小組成員人數不得少于3人；物資招議標小組成立后，項目部材料負責人應及時把小組成員名單上報公司物資管理部備案；若因人事變動和其他原因小組成員發(fā)生變動時，項目部根據實際情況考慮新的人員進組或重新組織成立招議標小組；項目部其他人員需積極配合，項目材料負責人是材料管理工作的直接負責人，是各項工作的組織者。1.1物資招議標工作由項目部材料負責人組織，物資招議標小組參與開標與評標，參加開標與評標會議的小組成員不得少于3名，否則該活動無效；招議標組織者應提前通知小組成員相關招（議）標工作的時間

13、安排，以便小組成員安排時間參加；招議標小組成員不得故意找借口拒絕參加招議標活動，否則將給予相應處罰；招議標簽署意見應堅持“誰簽字，誰負責”的原則，強調簽字的權限和責任；1.2物資招議標時應編制招標文件，并限時統(tǒng)一發(fā)放；招標文件應闡明招標標的物的名稱、規(guī)格型號、數量、執(zhí)行標準及其他特殊技術要求，并注明供貨方式、供貨周期、付款方式、結算方式以及開標時間與開標地點等要求，以便進行綜合評標，必要時可提供相關招標圖紙；標書發(fā)放應做好登記；1.3各廠商的投標文件應密封，遞交投標文件也應做好登記；由物資招議標小組進行評標，并填寫評標記錄；開標后，招議標小組需安排時間對參加投標的廠商分別進行詢標，詢標內容包括

14、標書中的疑問、供貨周期能否再壓縮、價格能否再優(yōu)惠等，詢標過程可根據詢標情況進行一輪或兩輪，詢標需填寫詢標記錄；招議標小組須編制物資采購比價表，根據各家最終報價及其他綜合情況，由招議標小組選定1-2家供貨廠商為候選中標單位；1.4項目部材料負責人收集招議標過程的資料，包括招標文件及其匯簽表、招標文件發(fā)放記錄、投標文件遞交登記表、各供應商的投標資料、答疑文件、詢標記錄、比價表、合同草擬稿及合同評審表等。材料負責人應及時將收集好的上述資料整理好（按照各單次招標活動整理），并裝入檔案袋，然后移交項目部資料室保管，雙方應辦理資料移交手續(xù)；1.5 公司物資管理部負責收集招議標及零星采購過程中項目部上報的原

15、始資料及部門審批批復的相關資料及書面意見具體要求如下：、工程竣工前，招議標資料由項目部保管，物資管理部檢查監(jiān)督；、招議標過程中因工作需要物資管理部收集到了項目部上報資料、物資管理部自行收集的或編制的其他資料由物資管理部分類別保管；、工程竣工驗收之后，所有資料移交物資管理部保管。2零星采購制度零星采購指單批量采購不超過1萬元以下的工程材料物資。2.1 200元以下的零星物資可直接進行采購；2.2 200至2000元的零星物資采購前需做市場詢價,堅持質量第一、貨比三家（最少選擇三家廠商進行比價）的原則，選擇性價比最高的物資設備進行采購。材料人員需在采購送貨清單上注明供應商名稱和聯(lián)系方式；2.3 2

16、000至10000元的零星物資采購，采購前做市場詢價并編制比價表（詢價原則與第二條相同），由項目部評審擬定中標人后報物資部批價，報銷時必須將比價表和送貨單、入庫單一起附在報銷單后作為原始憑據。3 比價表的編制與管理3.1 比價表后需附上詢價原始資料，如廠商的報價單、雙方的談判紀要等。對于10000元及10000元以下的物資報價單，如因廠商較遠或其他原因不能提供書面報價表，而是通過電話報價時，由詢價人（采購員）自己書寫廠家的報價內容及報價時間，聯(lián)系人及聯(lián)系電話等記錄資料作為詢價資料；10000元以上的物資報價單必須提供廠家的原始報價資料（原件、傳真件、電子郵件，其中電子郵件需注明郵件收到日期及收

17、件郵箱）；3.2 比價表中物資規(guī)格型號及其數量應與技術員所提供的需用量計劃一致，比價表中的物資單價與數量應與送貨單的單價與數量一致，如有差異，需及時在原始資料上注明原因；3.3 比價表的審核必須由項目經理、材料負責人、技術負責人及其他招議標小組成員共同簽署；3.4 材料負責人應按照流水號對比價表進行編號，并按照編號順序進行整理，每月向項目部資料室移交一次，由資料室負責比價資料存檔與管理；材料負責人與資料員需辦理相關的資料移交手續(xù)；3.5物資管理部應同步保存各項目部審批后的比價表作為批價核查依據。第七條 物資采購合約管理1所有招議標采購必須簽訂物資采購合同，零星采購是否需要簽訂合同，由項目部根據

18、實際情況決定。2物資采購合同簽訂前必須履行“物資采購合同評審匯簽單”手續(xù)，相關責任人必須在“物資采購合同評審匯簽單”上簽字確認，匯簽手續(xù)不齊全的物資采購合同視為無效合同，不能辦理相關的貨款支付手續(xù)。3物資采購合同內容應包括：物資名稱、規(guī)格、型號、數量、單價、質量要求、檢驗標準、包裝要求、交貨期限、交貨方式、驗收辦法、定金（若有）支付和結算方式、質保金、違約責任以及其他條款等。4合同簽訂時，根據合同標的物的具體要求，附上相關的“質量保證、驗證方法協(xié)議書”等。5物資采購合同必須由取得公司授權的指定人員簽訂，如公司未授權指定人員，則由該項目部的項目經理及該項目部的材料負責人二人共同簽訂。6項目材料負

19、責人要及時采購、催貨、提貨、深入現場，了解施工進度，有必要時，項目材料負責人應有計劃地調整交貨日期，以滿足施工進度要求。7項目材料負責人必須對到貨物資進行綜合考慮，既要滿足施工進度要求，又要保持一個合適的庫存水平，以此保證物資供應的經濟性，加速資金周轉，特別是特類物資，盡量避免庫存；并要求供方提供化學品、易燃易爆品和危險品的性能說明資料；化學品、易燃、易爆品和危險品上應有“危險品”、“防火”、“防爆”、及“有害”等標識，或提供相關顏色或圖案標識。8當受業(yè)主委托采購“甲供設備、材料”時，首先與業(yè)主簽訂“物資代購協(xié)議”，并對代購范圍、質量要求、價格確定和結算辦法等做出明確協(xié)議。9對于原合同范圍內沒

20、有相應規(guī)格型號產品價格的材料采購時，也必須遵循“詢價比價”采購的原則確定供貨單位，在保證質量優(yōu)先、價格優(yōu)惠的前提下原則上選定原合同供應商。10物資采購必須采用公司統(tǒng)一的工程物資買賣合同文本格式。11. 物資采購合同簽訂后3天內由項目采購負責人組織合同交底工作。12當合同買方與付款方不一致時應在采購合同簽訂的同時簽訂委托付款協(xié)議。13物資采購合同的兩份原件由項目部與公司商務部各存一份，其中項目部原件存放于項目部資料室，由資料管理員復印一份交項目材料負責人，雙方應該辦理移交手續(xù)。另外一份原件由項目材料負責人負責遞送到公司商務部，商務部負責登記及管理，同時應指派專人（目前暫由綜合部負責）將合同掃描成

21、電子文檔并發(fā)送到公司物資管理部及財務部郵箱。第八條 供方評價1供方評價遵循“誰組織采購、誰評價、誰公布”原則；項目部定期公布的合格供方名錄需報公司物資管理部備案，并由公司物資管理部統(tǒng)一管理公布，資源共享。2公司和項目部負責組織采購物資應優(yōu)先在公司公布的合格供方名錄中選取，并納入本項目物資合格供方名錄管理，如供方名錄無法滿足需要，可評價增加合格供方，及時報公司物資管理部備案。3、對合格供方要求實行動態(tài)管理，按年度考核，按照供方評價標準，不合適的供方要及時從合格供方名錄中剔除。4、關于供方能力考察：對屬于下列情況的供貨商都需進行實地考察，核實“供方能力調查及評價表”的登記情況。供方考察由項目部委派

22、相關人員參加，考察內容包括生產供貨能力、產品質量/環(huán)保及安全性能、業(yè)績情況、履約情況、生產經營許可證的有效性等。4.1合同金額在100萬元人民幣及其以上的供方；4.2合同金額在20萬元人民幣及其以上，并在工程所在省份的供方；4.3合同金額在3萬元人民幣及其以上，在工程所在地市縣的供方；4.4委托加工并且對產品有特殊要求的供方；4.5需要支付定金或預付款的供方；4.6其他能夠方便考察的供方。第九條 物資采購堅持“誰采購、誰負責”的原則，即項目部采購，項目部承擔質量保障責任和降低采購成本責任。第十條 合同簽訂前應堅持“先比價，后簽約”的原則，無論是采取招議標采購還是零星比價采購，都必須遵循物資采購

23、比價審批流程。第十一條 合同簽訂堅持“誰采購、誰簽訂”的原則，采購合同由組織項目部草擬和初定評審，公司復審通過后方可簽訂。第三章 計劃管理第十二條 物資計劃包括材料總計劃、物資需用量計劃、物資領用量計劃。1項目技術員（專業(yè)工程師）負責編制總材料計劃及材料需用量計劃。計劃須按物資部下發(fā)的關于公司各級物資管理類別劃分的原則規(guī)范填寫材料名稱、規(guī)格型號、執(zhí)行標準、技術參數或要求，準確填寫需用時間、數量信息；項目技術負責人負責審核，項目材料負責人負責復核，項目經理負責審批；材料總計劃必須在工程項目部成立一個月內完成，并在圖紙會審記錄回復后一周內修正材料總計劃；作為物資采購工作的參考量；物資需用量計劃作為

24、項目部材料分批次訂貨采購的依據，由項目技術員根據工程施工進度需要分批次提供，做到既要保證工程施工需要，又要避免材料過量積壓。2材料負責人在收到物資需用量計劃時應認真核對所需物資規(guī)格型號、產品參數，對規(guī)格型號、產品參數表述不清的物資需用量計劃應及時與專業(yè)技術負責人（技術員）進行溝通協(xié)商，確保物資需用量計劃詳細準確，并查看計劃中的物資是否在已簽采購合同中，若不在合同中應重新比價并簽訂補充合同（或單價確認單），此前沒有簽訂相應合同時，應執(zhí)行物資招議標或比價的采購管理規(guī)定。3項目材料負責人根據材料總計劃編制物資采購情況明細表，并張貼在項目部公告欄，以便項目部動態(tài)掌握現場材料的計劃及到貨情況，材料負責人

25、負責對超材料總計劃的材料提前預警報告，超出總計劃的材料由相關技術員提出對總計劃的增補申請，申請上必須清楚說明增補原因，增補申請須項目技術負責人、材料負責人及項目經理的審批。4物資領用量計劃由各作業(yè)班組負責人或書面授權委托人編制，由專業(yè)技術員（專業(yè)工程師）負責審核，項目材料負責人復核，然后交保管員按計劃發(fā)放；對無領用計劃或簽字不全的作業(yè)班組，保管員不得發(fā)放材料；發(fā)放材料必須做到當批次計劃當批次領用，嚴禁超領、存計劃量。5物資計劃、到貨及發(fā)料情況明細表是在物資采購情況明細表上增加了發(fā)料明細，項目技術員根據項目審批后的物資需用量計劃、物資到貨明細（該項數據填寫時應及時與材料負責人溝通）和其管轄區(qū)域勞

26、作隊伍編制的物資領用量計劃填制該表，該明細表詳細反應了項目物資管理的動態(tài)情況，讓技術員在編制需用計劃時對現場物資情況做到心中有數，有效的將物資管理中需、供、發(fā)三個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起。6物資需用量計劃、物資領用量計劃編號規(guī)則按編制人員的名字全稱加數字序號如張三，則是張三-001、002，編號按計劃順延使用并且必須連號保留。材料領用計劃編號規(guī)則按分包方合同簽訂者(單位)簡寫加數字序號，如李四，則是李四-001、002，編號按計劃順延使用并且必須連號保留；當物資領用量計劃的實際領用量少于審批的計劃用量時，后補領剩余物資時需要重新填寫領用計劃，領用計劃中的計劃用量仍填寫原計劃中的數量，實際領用量按補領

27、的數量填寫，領用單的編號在原計劃的標號后加尾標，如“李四-001-1”，計劃歸檔時將補領計劃與原計劃放在一起（注：若同一家隊伍由兩名技術員分項專管時，應在物資領用量計劃編號時標明，如：李四（水）-001、李四（電）-001）。7物資需用量計劃由技術員、材料負責人、資料員三方留存。物資領用量計劃由庫管員（材料負責人）、專業(yè)技術負責人、隊伍領用人、資料員四方留存。物資需用量計劃由項目部經理最終審批簽字后交資料員，由資料員復印兩份，一份交技術員，一份交材料負責人，原件由資料員保存；物資領用量計劃由庫管員發(fā)放材料后將簽字齊全的計劃交資料員，由資料員復印三份，一份交隊伍，一份交專業(yè)負責人留底，一份交庫管

28、員，原件由資料員保存，庫管員每兩天必須向資料員移交一次物資領用量計劃。8各審批完畢的計劃，任何人不得隨意更改，在計劃執(zhí)行過程中需要更改計劃，必須加注書面說明事由。9. 控制領料數量，建立材料使用限額領料制度。限額領料的意義在于有效的控制成本，避免造成材料浪費。限額領料是工程技術人員、材料管理人員必須建立的一種材料控制觀念，是正確使用物資領用計劃的一種表現。限額領料是針對某一具體施工區(qū)域對某種材料發(fā)放（領用）按照工程施工進度及材料供貨及庫存情況，分階段按照一定數量進行材料領用的發(fā)、領料模式；如果分包隊伍用料超過限領額度時，庫管員有權停止發(fā)料，并通知相關技術員查核原因。實際耗用材料的數量，必須以計

29、算期內實際用量為準，不得以領代用，對超額領料應由相關負責人審核確認并注明超用原因，已領未用的材料，應及時辦理退庫手續(xù)；建立限額領料制度是有效控制材料用量的管理手段，限額領料的范圍也不單單局限在某一種材料上，項目部可根據自身項目實際情況結合公司管理制度要求制定不同的限額領料辦法來開展好此項工作。第四章 過程控制與現場管理第十三條 物資驗收規(guī)定根據國家施工及驗收規(guī)范或采購合同要求，對進貨物資進行驗證。驗證方法主要為見證資料核查和實物核查。對于需要進行檢驗、試驗的物資，應按質量計劃規(guī)定的物資種類和檢驗項目進行。1進貨物資的見證資料核查和實物核查由材料負責人負責。1.1資料核查：物資必須具備一項或多項

30、能證明其物資質量的“產品質量證明”資料，如產品合格證；材質化驗單；檢驗、試驗數據報告、過程控制記錄等能證明其產品質量的資料，廠家的企業(yè)資料，當地政府職能部門要求的資料如：備案證等，以及圖紙、操作手冊、使用說明、技術文件等；1.2質量、規(guī)格、型號檢查：凡能使用一般測試儀器檢驗出非首批次入場的物資質量時，可由項目材料負責人與庫房管理人員自行檢查入場物資外觀質量是否符合規(guī)范，是否完整，標示是否清晰，有無損壞的驗收工作。如非首批次入場或技術復雜、技術性高、重要設備以及出現爭議的物資，項目材料負責人應主動邀請技術員（技術負責人）對本批次材料共同進行驗收，以確保入場物資無任何質量事故發(fā)生；總之，驗收原則是

31、“誰驗收、誰負責”；1.3數量檢驗：核實送貨單數量與實際供貨數量是否一致：根據供貨單位規(guī)定的計量方式進行數量清點，數量清點除規(guī)格劃一、包裝完整者可抽取5-15%外，其它應采取全驗的方法，以確保入庫出庫物資數量的準確；核對實際供貨數量是否與發(fā)給廠家的供貨通知單一致：對于錯供或少供的情況，除要求廠家盡快補供外，還應通知相關技術員，及時采取相關應對措施。對超供部分應視工程實際情況處理，對超供且在后續(xù)施工中可能不用的材料，應盡快由供應商將貨物運離現場；對于隨材料設備一起到場的配件、備件、附件等，均應該按實進行清點、驗收，并應在送貨清單上注明名稱、規(guī)格型號、數量等信息，應該與其他材料一樣辦理入庫、出庫手

32、續(xù)；1.4金額檢驗：送貨單的金額驗收：對于材料入場驗收，認真核對送貨單單價、總金額，如發(fā)現金額有誤，必須當場告知供應商修改、更換；嚴禁自行改正，以免引起不必要的經濟糾紛；1.5對物資見證資料核查和實物核查的結果進行記錄，填寫材料入庫單；1.6當送貨單上的數量、金額、或其他信息與實際不符合時，如當場修改的應該請送貨人（供應商指定）在修改處簽字并在修改的內容上蓋手??；如需更換時，應先留存在當場用筆更改并蓋手印的送貨單，待更改好的新送貨單到后再替換原單據。項目部材料部門須留存送貨單原件，任何情況下都不能出現收貨后不保留送貨單的情況；1.7送貨單是物資到場并清點入庫的重要資料，在實際工作中是做為供應商

33、向采購員交貨以及采購員向庫管員交貨的重要憑證，因此送貨單上應由我方技術人員、采購員及庫管員共同簽署；若由項目部其他管理人員代收時，代收人員應該在送貨單上簽字，事后未能參加收貨的庫管員或采購員也同樣需要及時核對收貨貨物與送貨單情況并補簽字手續(xù)。2庫管員對材料負責人確認合格的物資驗收入庫并進行標識，按“材料標識管理辦法”執(zhí)行；物資驗收入庫的驗收依據包括：采購員提供的“入庫單”或“進貨物資驗證單”；產品說明書及裝箱清單、產品性能介紹、貯存注意事項。3物資驗收前，待驗收物資可暫時寄存于庫中，除應有醒目的標記（牽拉帶旗紅線并豎立紅牌）外，還應填寫“待驗收物資記錄”，經驗收合格的物資，在驗收后若發(fā)現短缺、

34、殘次、損壞、變質等情況，應立即通知材料負責人（或廠家）以便妥善處理。4庫管員在驗收時，詳細核對實物、名稱、型號、規(guī)格、材質、數量、外觀、包裝（有必要時核對檢印章和檢印號）確認無誤后，接收“驗收單”或“進貨物資驗證單”，庫管員在驗收時可用點數、檢斤、檢尺過磅等方法核對數量，不能流于形式，不能只“收”不“驗”。5材料負責人驗收物資的同時，應將隨貨物資的所有產品資料整理完善后，填寫詳細的移交清單，交由項目部資料員統(tǒng)一歸檔、保管，以便查詢，待工程竣工時移交工程技術部門歸檔。6由材料責任工程師（專業(yè)技術負責人）確定抽樣比例、復檢項目、試驗內容，由材料負責人負責材料的委托送檢工作，按要求取樣送有資格的檢測

35、單位檢測；我方人員必須參與材料的取樣、封樣、送檢及取檢驗報告的各個環(huán)節(jié)，以保障檢測過程的真實性。7材料部門在得到“檢驗、試驗報告”后，報請材料責任工程師（專業(yè)技術人員）進行綜合評審，如質量不合格，按“不合格控制程序”進行處置。8“檢驗、試驗報告”（或鑒定技術文件）由材料負責人分類整理后移交資料員保管，資料移交時必須辦理移交手續(xù)。9按照所在項目的業(yè)主、監(jiān)理或總包要求辦理其他進場手續(xù)。10業(yè)主供應物資：業(yè)主供應物資也必須按同樣要求執(zhí)行驗證、入庫保管、標識，但須區(qū)分甲供或乙供的“入庫單”或“驗證單”；甲供材料的領用及相關手續(xù)由項目部材料部門負責辦理，其他管理人員不得單獨辦理甲供材料的領用手續(xù)，特別是

36、要杜絕勞務作業(yè)隊以項目部的名義到業(yè)主材料主管部門領用甲供材料的現象。第十四條 庫房管理制度項目部各庫房是公司財產的重要組成部分，庫房管理員需做好物資的管理工作，使庫存物資達到數量準確、質量完好、收發(fā)迅速、擺放合理之目的。對于加強庫房管理，結合公司各項目部實際情況，制定以下規(guī)定。1入庫物資的保管由倉庫保管員負責，管理內容與要求：1.1 驗收入庫的物資必須按類別、分規(guī)格型號進行存放保管；1.2 項目物資倉庫及露天堆場根據施工現場總圖規(guī)劃合理設置，庫房要求位置排列合理，門窗符合防盜要求，庫房用途劃分明確，貨架統(tǒng)一采用DN50的焊管及腳手架扣件搭設，并排列整齊合理，露天堆場要求交通便利，地基牢固，場地

37、平整，排水通暢，根據所存物資的保管要求具有防潮、防曬等措施，堆場四周有圍護，利于防盜；1.3 庫房貨架擺放物資按類別、規(guī)格、數量依次排列碼垛，碼垛要整齊科學，利于清點和美觀；堆場堆放物資根據類別、規(guī)格型號、尺寸、發(fā)放便利、運輸條件等因素合理依次堆放，堆放要求整齊平直，防止變形、傾覆、損壞；1.4 庫房標識應注明物資名稱、規(guī)格型號、材質（數量可不注明）；堆場標識按項目部統(tǒng)一要求印制的“物資標識牌”，并按要求填寫，各種標識牌應清楚整潔，懸掛端正，整齊劃一；1.5 需檢驗和試驗物資的標識由材料負責人和保管員及時完成，并保持清晰整潔；1.6 配件要設置專門的配件庫，并根據配件的屬性做好相應的防潮、防霉

38、、防蛀、防腐、防銹等防護工作，配件的標識應標明數量、到貨日期及所屬具體設備名稱，定期檢查配件的保管狀態(tài)，及時反映其異常情況，以便及時采取特殊防護措施，保證配件的正常使用；1.7 易燃、易爆、易損、易揮發(fā)及有毒物資，要專庫保管，不許混放。并定期進行檢查，關注其質量、數量等各方面的變化，嚴防安全隱患；1.8 貴重物資設專庫保管，必要時派專人負責，并采取可靠的防盜及防護措施，嚴防貴重物資失竊及損壞；1.9 嚴格按要求驗收和發(fā)放物資，及時做好各種物資質量記錄，保管員對庫存物資的數量要做到日清月結，定期盤點，及時反映庫存物資動態(tài)，加強與項目各專業(yè)技術負責人的溝通，促進供應與現場施工工作的順利進行；1.1

39、0 根據物資的保管要求，做好庫房的溫度、濕度的控制，保持庫房的清潔衛(wèi)生，維護文明施工現場的良好形象；1.11 倉庫及堆場必須設置必要的消防防火設施，如滅火器、消防桶、消防沙、消防鍬等，嚴防火患發(fā)生，維護國家和集體財產安全；1.12 設置庫房及堆場夜間照明設施，保證充分的夜間照明。積極配合現場保衛(wèi)人員，做好物資倉庫及堆場的保衛(wèi)防盜工作；1.13 特類物資在貯存過程中采取防揮發(fā)、防泄漏、防火防爆和防輻射等預防措施；Ø 強堿、強酸應密封存放、且存放處應穩(wěn)固，不得過高；Ø 易發(fā)生化學反應的物品須隔離或分庫存放，嚴禁互相接觸或混裝；Ø 化學品的包裝不得有破損、殘缺、變形、分

40、解等現象；Ø 易揮發(fā)、易燃、易爆品的庫房須通風良好，遠離高溫和火源區(qū)，必要時采取降溫措施；Ø 倉庫內電源和照明均應采用防爆類型。1.14 保管員必須建立“料具保管臺帳”,及時做帳，確保帳、物、表相符；1.15 應經常核對庫存物資，及時反映消耗動態(tài)和結存情況，做到日清月結，確?！懊吭?、年終料具盤點報表”準確無誤；1.16 物資發(fā)生自然耗損及磅差時，保管員應以書面形式說明原因，經物資采購負責人審核確認，報項目領導共同商討處理措施；1.17 因某種原因，造成物資變質、損壞、經材料檢驗員鑒定，確認不能使用時，出具證明，保管員填寫“物資報廢損壞申請單”，經物資采購負責人審核，報請項目

41、經理批準后報廢，并對責任者視其情節(jié)輕重予以處置；1.18 對超3個月積壓不動的材料及時進行預警，分析原因并制定相應的解決措施，避免造成材料的貶值、報廢、折舊，避免庫房空間的浪費，避免我方流動資金的損失等造成我方損失的情況。1.19 物資保管存放要做到：Ø 三清：材質清、規(guī)格清、數量清；Ø 三齊：堆放整齊、碼垛整齊、排列整齊；Ø 標記清晰、明確、對號入座；Ø 同時還要做到有粉塵、飄灑物的材料要加以覆蓋，防止環(huán)境污染；有滲透、揮發(fā)的要加以預防，避免造成大氣、土地污染。1.20 對于需檢驗、試驗合格的物資，必須在獲得復試合格證后才能驗收入庫。2對隊伍庫房的監(jiān)管

42、2.1 項目部材料部門應該加強對作業(yè)隊伍的庫房監(jiān)督與管理；2.2 作業(yè)隊伍庫房材料的堆碼必須按照項目部材料管理的要求進行；2.3 作業(yè)隊伍的材料也需要按月、半年、年度、工程竣工時四個節(jié)點時間進行庫房盤點；月度盤點情況要納入隊伍的月進度款支付，隊伍月度盤點報表編制時間應與隊伍編報進度量時間節(jié)點一致，隊伍不提供盤點表或盤點情況不符合實際情況，將不能支付工程款；年度盤點情況將納入跨年度結算，將與年終工程款支付直接聯(lián)系；工程竣工材料盤點將進入隊伍的決算，將按照勞務分包合同對材料盤點情況予以處理；2.4 要求隊伍對班組進行按需發(fā)放材料，避免浪費。搬運到施工現場的材料每天施工完要進行及時清理與整理，盡量做

43、到工完場清，對材料亂堆亂放現象要堅決予以處罰；2.5 嚴格執(zhí)行廢料處理流程。所有施工廢料的處理權均為項目部，勞務作業(yè)層及任何個人都無權處理廢料；項目部材料部門負責廢料的處理，處理前對廢料要進行清理，能夠重新利用的材料要盡量利用，處理廢料所得款項須交項目部，由項目部轉交公司財務及綜合管理部；3 物資發(fā)放應做到先進先出、易損先發(fā)、井然有序。對于物資庫存情況定期向材料負責人匯報，并時常保持與各技術員（技術負責人）對于材料庫存量的溝通。3.1 發(fā)放物資時，分包合同簽訂人必須在項目部材料部簽訂一份材料領用授權委托書指定專人領取施工用料，施工隊伍 “材料領用委托人”持項目部審批后物資領用量計劃領取材料；發(fā)

44、放數量限制在審批量之內，如因包裝容器限制或不可分割需要超發(fā)時，應在得到材料負責人同意后，調整領用計劃數據，再行發(fā)放；物資發(fā)放必須做到“物資沒驗收、去向不明、白條子、手續(xù)不齊全”的物資不出庫；3.2禁止各勞務分包單位之間私自借用材料，如因工程需要，要進行隊伍間的材料調用時，項目部材料科應積極、主動、及時的與相關隊伍辦理材料退庫或出庫手續(xù)。4搬運：物資搬運前應對所有機具進行檢查，如有損壞不得使用。特類物資的搬運要預見在搬運過程中可能發(fā)生的緊急情況，做好必要的應急準備，如隨車備好容器和吸水性好的棉紗、布。包裝完好、牢固，放置平穩(wěn)，防止碰撞、摩擦，避免拋、灑、漏、滴、揚。裝載合理，杜絕超高、超重。5.

45、防護：5.1原材料、設備、半成品等物資在驗收后到發(fā)放出庫的防護工作由倉庫保管員負責，當班組領用后在施工現場的防護工作由班組負責人指派專人負責；5.2物資堆放的場地地基要平整、干凈、牢固、干燥、排水通暢良好，無污染、運輸方便；物資要分類、分規(guī)格堆放，防止變形、傾覆、損壞，并注意防霉、防銹；庫房應根據物資保管的要求，做好溫度、濕度控制，防雨、防曬、清潔衛(wèi)生、安全防火、防盜等工作。第十五條 廢舊物資處置規(guī)定為了加強公司廢舊物資處置管理，防止資產流失，增強對廢舊物資回收、處理等主要環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理力度，旨在規(guī)范廢舊物資管理的業(yè)務程序，確保各類廢舊物資妥善保管、杜絕流失、合理利用。1.1廢舊物資是指經過使

46、用，本身已經殘缺不堪或磨損過甚或已經超過其壽命年限，以至失去原有的使用價值的工程物資（包括物資外包裝材料）；1.2廢舊物資的管理：各項目材料負責人應對本項目的廢舊物資及時進行清理，對尚可利用的材料，回收至庫房或物資堆放指定地點，以便再次利用；不能回收利用的物資，應統(tǒng)一處理；1.3廢舊物資處理流程( 如圖4.1）：（圖4.1 廢舊物資處理流程圖）第五章 物資采購支付管理第十六條 為了規(guī)范公司采購業(yè)務流程，降低采購業(yè)務風險，控制采購支出，保證公司正常生產經營活動，降低采購成本和付款風險，特制定本支付審批流程。1、 采購貨款除2000元以下的零星采購外必須通過銀行結算。2、 資金計劃：項目部每月5日

47、前上報本月資金計劃及支付情況表（祥見公司財務管理辦法中“工程中的財務管理制度”第二章資金計劃）。3、 材料款集中支付：公司財務部每月15日前受理審批結束后流轉至財務部的所有材料款支付申請，逾期不予受理；在規(guī)定受理期內，材料款支付申請審批手續(xù)齊全者，財務部將在當月16日至19日集中支付；支付申請審批手續(xù)不齊全者，當月該材料款將不予支付，下月重新申報。4、 具體審批權限，需嚴格按照物資采購款支付審批表流程執(zhí)行。5、 付款時需要通過報公司部門審批時應提前至少3個工作日上報物資采購款支付審批表。6、 材料負責人應按照流水號對支付審批表進行編號，并按照編號順序進行整理、保存物資采購款支付審批表。7、物資

48、采購款的支付應具備以下條件：7.1根據公司物資采購管理辦法的要求已簽訂采購合同的，項目部材料管理人員應嚴格按合同條款的約定，核對審查材料到貨清單與實際供貨數量品種規(guī)格是否一致，審核供貨時間、質量標準、產品合格證等是否符合合同要求，并辦理了材料驗收手續(xù)；7.2財務管理部應對材料入庫單進行審核，審核送貨單、入庫單是否有項目部材料驗收人員（材料負責人、專業(yè)技術人員、庫管員）簽字確認；審核入庫單內容是否和票據、合同內容一致（包括材料數量、質量、價格、規(guī)格、型號、廠家等）； 7.3供應商應在收到預付款或貨款前必須提供材料銷售發(fā)票，發(fā)票必須正規(guī)、合法；7.4材料出入庫報銷單及材料發(fā)票經經辦人及項目經理審核

49、簽字后，交由財務部門進行帳務處理；7.5如果是合同簽訂后的預付款在辦理第一次請款時必須附物資采購合同，財務部門須認真對預付款條款進行核實；7.6供應商每月20日按時開具當月的物資采購及貨款支付情況表。8、 財務管理部在審核物資采購款支付審批表時，審核材料入庫單、發(fā)票、合同是否相符；在支付材料款時，一律按照材料款支付流程辦理，在相關部門和公司領導簽署同意付款意見后，才可支付，缺一環(huán)節(jié)，財務有權拒絕支付。9、甲供材料的采購，財務管理部應協(xié)助物資管理及商務管理部做好與乙方的結算，并在結算前全部扣回甲供材料款。10，簽訂了物資采購合同的材料款項必須支付到簽訂合同商家對公帳戶，嚴禁現金支付，如過程中簽訂

50、合同的商家更換名稱或帳號，在付款前必須出具委托付款函否則財務有權不予支付，2000元以下的零星材料可以以現金支付。11、材料款支付流程：項目部提出付款申請 物資管理部審批商務管理部審批財務管理部審批總經理審批12、財務部審核內容：物資采購款支付審批表、入庫單、發(fā)票及明細附件、采購合同是否齊全，金額、數量、規(guī)格型號是否一致，是否按采購合同規(guī)定付款。13、 材料尾款支付的條件：13.1已完成與供應商的對賬工作，甲乙雙方已核對無誤；13.2物資合同結算協(xié)議已辦理完畢，各項扣款已結清；13.3供應商已開具貨款完清確認函；13.4材料發(fā)票或收據已送達公司財務管理部或項目財務人員處辦理手續(xù)。14、材料尾款

51、支付流程：項目部提出付款申請 物資管理部審批商務管理部審批財務管理部審批總經理審批15、財務部審核內容：物資采購款支付審批表、入庫單、發(fā)票及明細附件、采購合同是否齊全，金額、數量、規(guī)格型號是否一致，是否按物資合同結算協(xié)議規(guī)定付款。16、材料款支付所需材料：項目部申請支付材料款時需上報資料如下：物資采購款支付審批表、材料發(fā)票、采購合同（第一次付款用）、結算協(xié)議（結算后付款用）、貨款完清函（最后一次付款用），其他情況需要提供的資料。第六章 賬務核銷第十七條 財務核銷相關要求1、入庫單、出庫單的填寫必須按物資部下發(fā)的關于公司各級物資管理類別劃分原則規(guī)范填寫。2、入庫單必須注明供應商家名稱，庫管員復核

52、簽字，字跡清晰可見。入庫單存根聯(lián)必須連號保留，第二聯(lián)交庫管員保存，第三聯(lián)附上相對應的送貨單粘貼至材料入庫報銷單據（2000元以上的零星采購需附比價審批表）每星期日匯集送至項目部財務人員。3、出庫單注明領用隊伍，由領用人、庫管員、材料負責人簽字（簽字缺一視為無效），字跡清晰可見；入庫單存根聯(lián)必須連號保留，第二聯(lián)交隊伍保存，第三聯(lián)附上與之對應的材料領用計劃每星期日將出庫單匯集送至項目部財務人員。4、若未配備財務人員的項目部在每月25日前將手續(xù)完善的出入庫單據移交項目經理審核，再由項目經理將其與其他費用單據一起封存統(tǒng)一寄送到至財務管理部或財務部指定的其他項目財務人員處。第十八條 臺帳建立及報表上報要

53、求1項目材料負責人根據材料入庫單據和往來供貨商建立庫存材料數量金額明細臺賬、供應商資金往來金額明細臺帳；庫管員應根據入庫單據、出庫單據做好材料收發(fā)數量金額明細臺帳；現規(guī)定每月20日為當月材料各明細賬扎帳時間，超過則進入次月的帳務核銷；扎帳時材料員應與庫管員就庫存材料數量金額明細臺賬進行對賬，檢查帳務處理時入庫數量、金額是否有誤；檢查無誤后編制與之對應的庫房材料日記賬，月報表在每月30日前報送至物資管理部。2在每月20日材料各明細帳扎帳后項目材料負責人必須組織現場庫房管理員對內外場庫房進行實物盤點（盤點時現場人員必須是2人以上），并根據實際的盤盈虧情況填寫（ ）月庫房盤點報表，簽字確認后在每月3

54、0日以前以掃描件形式發(fā)送物資管理部（此項工作為物資管理工作中最基礎、也是最重要的核心工作、直接影響到公司物資管理制度推行步伐，直接關系到現場物資管理是否處于受控狀態(tài)，所以請各位材料負責人及庫管員必須引起高度的重視，不管在實際操作中遇到怎樣的困難，也要堅決的貫徹執(zhí)行）。3. 財務管理部根據項目部物資人員填制的入庫單、出庫單分品種建立材料明細賬，并于每月25日前與項目部物資科核對材料的收、發(fā)、存情況；財務管理部每月底應會同物資管理部清理分包方領料情況，凡領取或借取材料超出合同約定物資供應范圍的，一律從下月工程進度款中扣回超出部分材料款，原則上不允許我方代購輔材。第十九條 基礎管理1物資臺帳，建立健

55、全的物資基礎臺帳。各種帳卡單據填寫要詳細清楚，可追溯物資的來源、去向、用途、時間、單價、數量等。2入庫單、出庫單及其他物資管理資料的書寫須按物資部下發(fā)的材料物資劃分總則規(guī)范填寫。3信息管理制度：對供方資料、招議標文件、采購比價表、買賣合同、物資質量證明及檢驗報告等及時整理保存。4.建立市場價格采購制度：項目部按季收集主要施工地區(qū)主要材料市場價格上報公司、負責收集和掌握市場物資指導價信息，物資管理部建立工程材料價格信息庫組織發(fā)布。5.項目部材料負責人應積極組織實測實量工作，將實測實量的工程量與專業(yè)技術負責人（技術員）的計劃量做對比，進一步加強對物資控制的準確性和力度。第七章 物資結算制度第二十條

56、 項目物資結算包括供應商的采購結算和分包方的領料結算。供應商的采購結算是指對項目物資采購總價合同、暫定總價合同、采購單價合同履行完畢前（通常是貨物按合同約定已供清后）或因某原因雙方終止合同前依據合同約定對供應商的結算工作，分包方的領料結算是指依據雙方合同中物資供應相關條款對分包方在我方庫房領料、退料及代購輔材等活動的結算工作。第二十一條 對供應商的按月結算：1、供應商每月20日開具當月的物資采購及貨款支付情況表及供貨明細清單交項目部對賬確認。2、項目部材料負責人報銷材料入庫時應逐一審核物資送貨清單、材料入庫單、物資采購發(fā)票等原始單據數據是否有誤，簽字是否齊全；同時依據已簽訂的物資采購合同（或比價表）就材料規(guī)格型號、數量、單價與供方提供的供貨明細清單進行核對，核對相符后，填寫“材料入庫報銷單”，交項目財務人員處復核后報項目經理處審批。3、項目財務