項目管理及知識轉(zhuǎn)移

1、項目管理及知識轉(zhuǎn)移目錄1 項目管理面臨的挑戰(zhàn) 22 項目管理流程 32.1 項目管理流程 32.2 項目生命周期 43 需求管理 63.1 需求工程內(nèi)容 63.2 需求分析 63.3 需求變更 74 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) 105 時間管理 125.1 項目時間管理的過程 125.2 項目時間管理工具 126 成本管理 147 風(fēng)險管理 168 變更管理 179 知識和文檔管理 191 項目管理面臨的挑戰(zhàn)在企業(yè)的項目管理過程當(dāng)中，常常會遇到項目進(jìn)展不順利的情況，有時候項目甚至?xí)?。真正的項目管理人員必須有能力對項目進(jìn)行預(yù)判，并及時加強管理采取必要措施，同時還要積 累經(jīng)驗，幫助團(tuán)隊吸取教訓(xùn)。如何有效

2、地管理項目，解決項目過程中遇到的諸如以下問題：統(tǒng)一協(xié)同： 項目進(jìn)展過程不同階段分別用不同的工具管理，數(shù)據(jù)不能有效整合，部門間形成信息壁壘；全局視圖： 缺乏管理層項目匯總?cè)忠晥D，難以實時掌控眾多項目的進(jìn)展與情況；項目進(jìn)度： 分散的信息，無效率的流程，項目進(jìn)度不可控，項目過程不透明，項目周期難交付；資源管理： 如何查看項目的資源需求？如何更好的分配和協(xié)調(diào)資源？ 如何在組織級層 面管控資源利用率？質(zhì)量管控： 如何統(tǒng)籌考慮項目風(fēng)險防控、技術(shù)評審、系統(tǒng)測試、質(zhì)量保障，全面保障 交付高質(zhì)量產(chǎn)品？知識積累： 項目實施中，能否不斷積累知識和經(jīng)驗？有效的知識如何被反復(fù)的利用？績效決策： 項目人員工作量如何考核

3、？項目管理哪些方面需要改善？如何解決？2 項目管理流程該方案專門針對企業(yè)項目管理面臨的問題，幫助企業(yè)有效管控項目及研發(fā)全生命周期，通 過一個全面的組織級項目管理平臺，幫助企業(yè)實現(xiàn)項目及管理的“過程透明化”和提升組織級 項目管理能力；從橫向上讓項目團(tuán)隊能在組織級層面全面跟蹤項目的需求、進(jìn)度、質(zhì)量和成本； 從縱向上打破業(yè)務(wù)部門與外包團(tuán)隊的壁壘，全面貫通項目的需求、計劃、開發(fā)和測試；為高層 領(lǐng)導(dǎo)提供多項目信息的全局視圖，幫助宏觀監(jiān)督和調(diào)控多個項目并提供直觀的管理手段。2.1 項目管理流程在項目管理的流程中，每個階段都有自己的起止范圍，有本階段的輸入文件和本階段要產(chǎn)生的輸出文件。同時，每個階段都有本階

4、段的控制關(guān)口，即本階段完成時將產(chǎn)生的重要文件也 是進(jìn)入下一階段的重要輸入文件。每個階段完成時一定要通過本階段的控制關(guān)口，才能進(jìn)入下 一階段的工作。啟動r iiiii項目知識轉(zhuǎn)移1制定項曰音程i項曰章程In時間管理創(chuàng)建WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）制定項目初步范圍說明書*1初步范圍說明書需求分析收集、分析、細(xì)化需求I1需求文檔定義項目范圍ir確認(rèn)范圍、控制范圍胃 111111細(xì)化項目工作1工作分解結(jié)構(gòu)細(xì)化項目可交付成果11結(jié)項成本管理質(zhì)量管理風(fēng)險管理變更管理定義活動、排列活動順序I 1估算活動資源、估算活動持續(xù)時間11制定進(jìn)度計劃、控制進(jìn)度1*-1+h.估算成本、制定預(yù)算11 控制成本1 11質(zhì)量保證制

5、度4,控制質(zhì)量1識別風(fēng)險、定性風(fēng)險分析1定量風(fēng)險分析、規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)付措施1控制風(fēng)險111111了解、評估、執(zhí)行變更1變更控制1 1 1風(fēng)險應(yīng)對措施項目監(jiān)控2.2項目生命周期活動、資源、進(jìn)度文檔成本估算文檔質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)變更日志項目生命周期管理是從項目的立項階段、各里程碑階段（需求、設(shè)計、開發(fā)、測試）、到結(jié)項階段，整個項目生命周期的管理。實際工作中根據(jù)不同領(lǐng)域或不同方法再進(jìn)行具體的劃分。在項目生命周期運行過程中的不同階段里，由不同的組織、個人和資源扮演著主要角色。根據(jù)項目具體情況，定義項目生命周期的流程，包括所有可能的狀態(tài)和工作流操作。發(fā)起立項發(fā)起立項審批初始狀態(tài)立項中1 1 *審批不通過立項審批審

6、批通過4T立項完成-需求分析發(fā)起需求分析審批審批不通過需求分析審批 /審批通過審批通過3需求管理需求管理是指在組織范圍內(nèi)協(xié)作并管理需求、功能點、項目的創(chuàng)意，以及和需求相關(guān)的任 何功能或技術(shù)設(shè)計文檔。通過將來自各個業(yè)務(wù)部門的需求有效的過濾篩選，并且進(jìn)行組織和合 并，把需求按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行組織和管理；同時對于需求的版本和基線提供有效管理，保證需 求的有效性、完整性和正確性。通過整合 ，可以直接基于需求有效驅(qū)動開發(fā)和測試。3.1 需求工程內(nèi)容項目需求工程包含以下內(nèi)容:需求工程*需求管理需求開發(fā)3.2 需求分析需求分析是指在需求開發(fā)過程中，對所獲取的需求信息進(jìn)行分析，及時排除錯誤和彌補不足，確保需求文

7、檔正確地反映用戶的真實意圖，需求分析常用的方法有：1) 問答分析做什么 / 解決什么問題？誰做？怎么做？輸入輸出有什么？約束、限制條件？2) 用例分析RoseVisio表單3) 功能點分析系統(tǒng)、子系統(tǒng)、模塊、功能點，自頂向下、逐層細(xì)化4) 原型分析功能業(yè)務(wù)要素操作特性3.3 需求變更隨著項目的進(jìn)展，用戶和開發(fā)方對需求的了解越來越深入，原先的需求文檔很可能存在錯 誤或不足。另一方面，市場會發(fā)生變化，原先的文檔也可能跟不上當(dāng)前的市場需求?？梢娦枨?變更總是不可避免的，有些是為了修正缺陷，有些屬于增強功能。對項目開發(fā)小組而言，變更需求通常意味著要調(diào)整資源、重新分配任務(wù)，并修改前期的工作成果，有時要付

8、出較大的代價。如果動不動就變更需求，某些項目也許永遠(yuǎn)不能按時完成。為此，需求變更必須遵守利大于弊的原則。需求變更通常按變更申請一審批一更改一重新確認(rèn)的流程進(jìn)行。開始審批通過變更相關(guān)工作4 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)（簡稱 WBS ）跟因數(shù)分解是一個原理，就是把一個項目，按一定的原則分解， 項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的日?；顒又校?到分解不下去為止。即：項目T任務(wù)T工作T日?；顒?。工作分解結(jié)構(gòu)以可交付成果為導(dǎo)向， 對項目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍，每下降一層代表對項目工作的 更詳細(xì)定義。 WBS 總是處于計劃過程的中心，也是制定進(jìn)

9、度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險 管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。（一 ） 分解原則1）將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的日?；顒涌芍苯臃峙傻絺€人去完成；2）每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止；3）日?；顒右獙?yīng)到人、時間和資金投入。（二 ） 任務(wù)分解的方法1）采用樹狀結(jié)構(gòu)進(jìn)行分解；2）以團(tuán)隊為中心，自上而下與自下而上的充分溝通，一對一個別交流與討論，分解單項 工作。（三 ） 任務(wù)分解的標(biāo)準(zhǔn)1）分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰，從樹根到樹葉，一目了然，盡量避免盤根錯節(jié)；2）邏輯上形成一個大的活動，集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點，所有 活動全部定義清楚，要細(xì)化到人、時間和資金投入。WBS（

10、工作分解結(jié)構(gòu) ）示例：軟件產(chǎn)品版43.0產(chǎn)品需求詳細(xì)設(shè)計構(gòu)建軟件軟件軟件-J用戶文件用戶文件用戶文件-*!培訓(xùn)資料L培訓(xùn)資料培訓(xùn)資料整合與測試圖：工作分解結(jié)構(gòu)示例5 時間管理項目時間管理，主要工作包括定義項目活動、任務(wù)、活動排序、每項活動的合理工期估算、 制定項目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進(jìn)度等內(nèi)容。時間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間， 把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確 項目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS )。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定

11、的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎(chǔ)，列出完整的完成項 目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項目時間計劃，進(jìn)行 合理的時間管理。5.1 項目時間管理的過程1) 活動定義：涉及確定項目團(tuán)隊成員和項目干系人為完成項目可交付成果而必須完成對具體活動( WBS )；2) 活動排列：設(shè)計確定項目活動之間的關(guān)系，并形成相應(yīng)的文檔；3) 活動歷時估算：估計完成具體活動需要的工作時間；4) 制定進(jìn)度計劃：分析活動順序、活動歷時估算和資源要求，制定項目進(jìn)度計劃；5) 進(jìn)度計劃控制：控制和管理項目計劃的變更。5.2 項目時間管理工具甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖和關(guān)鍵路勁分析 .圖甘特圖6成本管理項目成本管理

12、指為保障項目實際發(fā)生的成本不超過項目預(yù)算，使項目組批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)按時、 按質(zhì)、經(jīng)濟(jì)高效地完成既定目標(biāo)而開展的成本管理活動。項目成本管理過程：1）項目資源計劃；2）項目成本估算；3）項目成本預(yù)算；4）項目成本控制（實施過程中）；5）項目成本預(yù)測（實施過程中）。IT項目的資源按其使用特性分為以下三類：1）項目環(huán)境資源：通用的標(biāo)準(zhǔn)化的資源，如：軟件和硬件；資源名稱1資源單價資源數(shù)量維護(hù)費用服務(wù)器文件服務(wù)器 數(shù)據(jù)屋SAS建模工貝 報表工具合計2）可重用資源：多個項目中可以重復(fù)使用的資源；3）人力資源：項目實施所需要的人員以及人員的可得情況。彳甥名秫人力資源工件量（月/人）資源數(shù)量/人工W月項目管理項目經(jīng)

13、理10110至統(tǒng)需求分析系統(tǒng)分析師模型開發(fā)摸型開發(fā)師60154系統(tǒng)測試系統(tǒng)測試工程師632文檔編寫文檔編輯221合計9228系統(tǒng)總休設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)師422422詳細(xì)設(shè)計系統(tǒng)設(shè)計師圖:人力資源估算7風(fēng)險管理對項目風(fēng)險從識別到分析，乃至采取應(yīng)對措施以及風(fēng)險跟蹤等一系列過程的管理，主要包括：風(fēng)險識別、風(fēng)險量化、風(fēng)險對策。風(fēng)險狀態(tài)跟蹤包含：風(fēng)險識別風(fēng)險量化跟蹤風(fēng)險進(jìn)展情況設(shè)置風(fēng)險預(yù)警級別風(fēng)險復(fù)用與借鑒風(fēng)險和具體項目關(guān)聯(lián)風(fēng)險可以和具體的項目關(guān)聯(lián)，根據(jù)風(fēng)險在項目里面的預(yù)警級別，來判斷風(fēng)險的影響力。通過不斷的風(fēng)險積累來形成完整的風(fēng)險庫，保障項目的正常進(jìn)行。風(fēng)險管理示例：初始狀態(tài)新建風(fēng)險風(fēng)險-責(zé)任人跟蹤中風(fēng)險規(guī)

14、避成功風(fēng)險已規(guī)避規(guī)避失敗轉(zhuǎn)為問題跟蹤問題-責(zé)任人跟蹤中問題已解決問題已解決升級問題返回問題升級圖:風(fēng)險管理8 變更管理變更管理是對項目中突發(fā)的，可能導(dǎo)致項目計劃嚴(yán)重推遲的重大變更進(jìn)行管理。目的是評 估該變更是否一定要發(fā)生，是否有其他更好的解決方案規(guī)避或者減輕影響，同時也通知所有干 系人變更后的結(jié)果。有些大型項目設(shè)有專門的變更委員會。變更申請內(nèi)容包括變更原因，變更方案等。有效地識別變更和準(zhǔn)確地分析變更影響，變更 申請通過后，及時將變更的內(nèi)容通知給所有干系人，保證變更實施后的結(jié)果得到一致的執(zhí)行。項目變更管理的目的是以一種對于項目影響最小的方式改變現(xiàn)狀。它包括以下主要內(nèi)容：1) 了解變化。在項目實施

15、過程中，項目組織要經(jīng)常關(guān)注與項目相關(guān)的主客觀因素，及時發(fā)現(xiàn)和把握變化，認(rèn)真分析變化的性質(zhì)，確定變化的影響，適時進(jìn)行變化描述。2) 進(jìn)行變更處理。當(dāng)變化了的各種因素影響到了項目的順利實施時，項目組織必須及時進(jìn)行計劃變更，以確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)。項目計劃的變更應(yīng)征得項目主體的同意，項 目組織還應(yīng)及時向其反饋變更及變更執(zhí)行情況。3) 監(jiān)控變更合理性。變更處理總是根據(jù)項目實施的客觀需要進(jìn)行的，但并不是每次變更都是合理的。開始團(tuán)隊判斷 是否變更變更是否 涉及基準(zhǔn)取消囤知干系人新變更日志項目經(jīng)理 批準(zhǔn)變更通知 干系人通過記錄執(zhí)行CCB校驗更新通知干系人總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)更新組織 過程資產(chǎn)結(jié)束圖：項目變更管理流程圖

16、9知識和文檔管理知識被認(rèn)為是項目管理中最重要的資源管理知識資源的任務(wù)之一是如何在項目組織中轉(zhuǎn) 移和傳歸卩識避勉廿識的重復(fù)開發(fā)和充分用知識資源。知識主要是以文檔的形式保酥來r 因此，知識轉(zhuǎn)移中項目文檔管理是最核心的內(nèi)容。項目文檔管理，是指在一個系統(tǒng) （軟件）項目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。 通常，文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項目可 能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要 的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順?biāo)能壽E看清整個項目進(jìn)展的脈絡(luò)，同時 通過對階段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項目文檔管理 規(guī)定十分必要。管理者結(jié)合實際情況制訂出適合自身的文檔管理規(guī)定。例如，從項目周期角度可分為