檔案管理操作指導(dǎo)手冊

1、檔案管理 217.1 檔案管理初始化 317.1.1 檔案館信息維護(hù) 317.1.2 定義 ABS 碼417.1.3 列表框參數(shù)定義 817.1.4 報表設(shè)置 917.2 檔案庫及文件整理 1017.2.1 新增檔案庫 1017.2.2 檔案庫管理 1317.2.3 文件分類 1717.2.4 文件信息管理 1917.2.5 文件的查詢 2417.3 輔助立卷和檔案管理 2717.3.1 輔助立卷 282817.3.2 檔案管理 3117.4 資料移交 4117.5 案卷借閱 4717.5.1 創(chuàng)建案卷借閱 4817.5.2 案卷借閱詳情 49檔案管理PowerOn 圖紙文檔管理系統(tǒng)提供了從文

2、件的產(chǎn)生， 修改， 批準(zhǔn)到修訂的系統(tǒng)管理， 而本章節(jié)的檔案管理則是文件的最終歸檔管理。 為項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目各主要執(zhí)行中心進(jìn)行所有項(xiàng)目文件歸檔的系統(tǒng)管理， 收集歸檔文檔的相關(guān)信息， 可以支持將來企業(yè)的運(yùn)作及組織維護(hù)部門的需要。 同時， 檔案管理中的文件及其原始數(shù)據(jù)有利于建立未來的項(xiàng)目生命周期和知識管理系統(tǒng)。在實(shí)際項(xiàng)目中， 許多信息是由檔案管理系統(tǒng)給出。 檔案管理指的是對作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集， 加工， 分解， 編目， 存檔，并作為項(xiàng)目各參與方提供專用和常用的信息過程。 前章圖紙文檔管理是本章檔案管理的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目圖紙文檔被有效率使用的前提條件。在【工程中心】中單擊【檔案管理】 ，或者

3、在【工程中心】選擇菜單【模塊】=【檔案管理】，即可進(jìn)入檔案管理模塊。首先跳出的是檔案庫的選擇窗口。圖17-1檔案庫選擇窗口17.1 檔案管理初始化17.1.1 檔案館信息維護(hù)用戶選擇【定義】=【檔案館】菜單，系統(tǒng)彈出檔案館定義和維 護(hù)窗口。用戶可在當(dāng)前窗口增加、刪除和修改檔案館信息，默認(rèn)檔案 館不可刪除。用戶可指定一個檔案館，點(diǎn)擊快置默認(rèn)檔案館。|系統(tǒng)將 當(dāng)前檔案館設(shè)置為默認(rèn)檔案館圖17-1-1檔案館信息17.1.2 定義ABS碼標(biāo)準(zhǔn)檔案分類碼在系統(tǒng)中簡稱 ABS碼。不同行業(yè)均有自己的行 業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案分類碼。所以，系統(tǒng)支持不同的檔案庫選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)檔 案分類碼。選擇【定義】=【標(biāo)準(zhǔn)檔案類目（AB

4、S）】菜單，進(jìn)入ABS編輯 的窗口圖17-1-2 AB巡輯窗口系統(tǒng)預(yù)建了一個默認(rèn)的 ABS庫。用戶可自建本行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)檔案 分類碼庫。點(diǎn)擊庫維護(hù)系統(tǒng)彈出標(biāo)準(zhǔn)檔案分類碼庫維護(hù)窗口。 用戶 可在此窗口維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)檔案分類碼庫。默認(rèn)的檔案分類碼庫不可刪除。用戶可選擇一個ABS庫，點(diǎn)擊根置默認(rèn)庫*當(dāng)前庫設(shè)為默認(rèn)檔案庫。名稱腳默認(rèn)庫ABS2火電系統(tǒng)A9S3水電系統(tǒng)回口增加口刪除加設(shè)置默認(rèn)庫I關(guān)閉It I國家文者分類瑪庫列表痂水號代碼圖17-1-3 ABS庫列表維護(hù)ABS庫完畢后可繼續(xù)回到ABS編輯窗口進(jìn)行相關(guān)的編輯。新總目|新增基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)目錄，即頂層節(jié)點(diǎn)。新子目|新增用戶選中節(jié)點(diǎn)的子節(jié)點(diǎn)。亟）刪除用戶選中的節(jié)點(diǎn)

5、及其子節(jié)點(diǎn)，當(dāng)前節(jié)點(diǎn)或其子節(jié)點(diǎn)已 被分配到相關(guān)文檔后，系統(tǒng)拒絕用戶的刪除操作。國 用戶選擇一個ABS代碼，點(diǎn)擊修圖 系統(tǒng)修改當(dāng)前被選 擇的節(jié)點(diǎn)信息。國 保存用戶對節(jié)點(diǎn)信息的錄入和修改結(jié)果。迎 將當(dāng)前ABS庫整體導(dǎo)出為一個dbf文件，以供用戶保存 和分發(fā)。¥X|將一個ABS導(dǎo)出文件，導(dǎo)入到當(dāng)前的 ABS庫中，當(dāng)前 ABS庫中現(xiàn)有的ABS碼將被清空。在這里，我們把和質(zhì)量相關(guān)聯(lián)的一些文檔以QBS的結(jié)構(gòu)單獨(dú)導(dǎo)入檔案管理，這樣便于用戶對與質(zhì)量相關(guān)聯(lián)的文檔進(jìn)行立卷歸檔。在ABS樹上選中一個結(jié)點(diǎn)，作為導(dǎo)入 QBS結(jié)構(gòu)的根結(jié)點(diǎn)，然后點(diǎn)擊導(dǎo)入QBS圖 17-1-4 導(dǎo)入 QBSW的 ABSW注意，QB

6、S只能導(dǎo)入一次，若重復(fù)導(dǎo)入，前一次導(dǎo)入的 QBS將 被刪除，由新導(dǎo)入的QBS取而代之。QBS導(dǎo)入完畢，點(diǎn)擊入 Ql|,將QI相關(guān)聯(lián)的文檔導(dǎo)入已經(jīng)建 好的QBS樹中PawerOn交件歸文喈管理（日軍義視圖1。 Wti）輔助歸者-立卷檔軍售I文件罡理輔助立巷II巖窠管理巳俎卷文樹退出目錄組豌方式：ABS0 $ HHH04/404項(xiàng)自1=留口/箔群工但-+,ROil /v+JBfl012 /質(zhì)工質(zhì)量013，采購質(zhì)量14 /升車質(zhì)量014O4-1-A1供熱樂叵恒I六回國網(wǎng)文號/明號 名賽穹立卷匚顯示子節(jié)點(diǎn)交件因叵圖紙文檔錄入日照文件漏號錄&里憧3005-09-21睥置支架洋圉，滑動支鄭T1畝2

7、00E321設(shè)L+M的4. £-口口2R-5硬工業(yè)第五明究設(shè)計樂境W 0021-5-05也 節(jié)>1?53*¥學(xué)MrM產(chǎn) yyyaMiIldi由由，或晝申葉，時會：B;驕曲圖的DE21QES，原四圈綢 '/黨群工怖言2，黨善H住鐮合3f組織工作，/記橙工作5，宜傳、觀戰(zhàn)工作BfH含丁住6 ,電力生產(chǎn)7 /科學(xué)技聿財7，井青團(tuán)、音年工作01基本建設(shè)e/忸會、學(xué)費(fèi)工作Q事事11 ± .圖17-1-5導(dǎo)入的與QI相關(guān)聯(lián)的文檔此時，我們回到輔助立卷耳面,在這里，我們就可以直接對這些 文檔進(jìn)行立卷歸檔了。17.1.3 列表框參數(shù)定義用戶在維護(hù)文件和案卷信息時有些

8、下拉列表框中的字段在此窗口中進(jìn)行維護(hù)。用戶用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要維護(hù)參數(shù)的列表選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出下拉列表維護(hù)窗口供用戶維護(hù)相關(guān)信息。選擇【定義】=列表框參數(shù)】菜單，進(jìn)入列表框參數(shù)的編輯窗為序號名秫列表選項(xiàng)1檔案庫管理（檔窠庫類）料檔文檔專題檔案聲像檔窠合計檔案文書檔案2密線公開國內(nèi)內(nèi)部秘密機(jī)密鴕密3保管期限短期 長期永久4載體現(xiàn)格MffiA3班加紙光盤5載體類型紙張磁帶光盤磁盤照片實(shí)物圖批7載體單位她 Kkmd11ml頁10案卷維護(hù)C編制單位）上海普華應(yīng)用軟件有限公司11案卷維護(hù)（檔案館尋）上海普華應(yīng)用軟件有口艮公司12案卷維護(hù)t俁管單位）_. | Q皿 d圖17-1-6參數(shù)列表框窗口17.1.4 報表設(shè)置

9、在主窗口選擇檔案管理小模塊,系統(tǒng)在主菜單顯示案卷管理菜單 項(xiàng)。選擇【案卷管理】=【報表設(shè)置】菜單下的各個菜單項(xiàng)，編輯各 個報表打印模板。圖17-1-7報表設(shè)置窗口保存：將當(dāng)前修改的報表格式進(jìn)行保存。另存為：將當(dāng)前的報表格式另存為一個文件調(diào)用：打開一個現(xiàn)存的報表文件。預(yù)覽：預(yù)覽報表打印的效果。頁面設(shè)置：設(shè)置頁面高寬等信息。17.2 檔案庫及文件整理17.2.1 新增檔案庫用戶選擇【文件】=【新增檔案庫】菜單，系統(tǒng)將彈出新增檔案庫向 導(dǎo)。首先，填寫檔案庫代碼和名稱以及相關(guān)信息。填寫完畢后，點(diǎn)擊向?qū)?的卜一步c圖17-2-1檔案庫生成向?qū)Вɑ拘畔ⅲ╇S后，用戶在向?qū)У牡诙竭x擇檔案庫相關(guān)的工程。點(diǎn)擊

10、增力小一 麻殊設(shè)置檔案庫相關(guān)的工程。 注意，在同一個檔案館下，包含的工 程是不能重復(fù)的，系統(tǒng)會自動將重復(fù)的工程過濾掉。選擇完畢，點(diǎn)擊下一步/若案庫生成向甘幫助® I，消© I上一步d） I下一步I 完成魚）I功能）向?qū)?chuàng)建檔案庫»選擇對應(yīng)項(xiàng)目創(chuàng)建時間和人員完成圖17-2-2檔案庫生成向?qū)Вㄟx擇對應(yīng)工程）最后，填寫創(chuàng)建檔案庫的管理員和時間等信息。點(diǎn)擊阿系統(tǒng)完成 一個新檔案庫的創(chuàng)建工作。圖17-2-3檔案庫生成向?qū)В▌?chuàng)建時間及人員）完成了檔案庫和工程對應(yīng)后，系統(tǒng)在主窗口的文件樹中顯示檔案 庫相關(guān)工程下的相關(guān)文檔分解結(jié)構(gòu)，每個節(jié)點(diǎn)掛接了相應(yīng)的文件。用 戶可在主窗口維護(hù)文

11、件的歸檔信息，下載文件的附件，并將文件歸檔。17.2.2 檔案庫管理檔案庫管理支持對檔案庫的錄入、 修改和刪除操作。刪除檔案庫 時，系統(tǒng)將刪除與其相關(guān)的信息。維護(hù)檔案庫信息時，檔案代碼和名 稱是必須錄入的信息點(diǎn)擊彳羊翎K進(jìn)入檔案庫編輯窗口圖17-2-4檔案庫編輯窗口的進(jìn)入17.2.2.1基本信息頁圖17-2-5基本信息頁用戶可在此窗口增加刪除修改檔案庫的信息?？稍诨拘畔⑿薷臋n案庫的基本信息。檔案庫按類型分類可分為：正式檔案庫和臨時檔案庫。用戶可選擇檔案庫所在的檔案館和標(biāo)準(zhǔn)檔案分類庫。檔案庫按類分類可分為：文檔、科檔、專題檔案、聲像檔案和照 片檔案。注意：檔案庫的代碼是唯一的，系統(tǒng)拒絕用戶錄入

12、重復(fù)的檔案庫代碼。管理員的選擇必須是系統(tǒng)用戶，否則，系統(tǒng)將給出提示:卷案管理該用戶不是系統(tǒng)用戶，不能添加為管理員，一灰一1圖17-2-6當(dāng)選擇的管理員不是系統(tǒng)用戶時給出的提示17.2.2.2 相關(guān)項(xiàng)目頁用戶亦可在相關(guān)工程附加刪除檔案庫的相關(guān)工程。當(dāng)被刪除工程下的文檔已經(jīng)被歸檔時，系統(tǒng)將拒絕用戶對此工程的刪除請求。圖17-2-7相關(guān)項(xiàng)目頁點(diǎn)擊增加，系統(tǒng)彈出工程選擇窗口。用戶可選擇多個相關(guān)工程分配檔案庫相關(guān)工程的原則：一個工程只能被分配到同一檔案館 下的一個檔案庫下，不可被分配到同一檔案館下的不同檔案庫中理目益碼二口刖田 一口 321L defauJL t項(xiàng)目名稱4口工2科中基眥謖施改造8

13、3;1項(xiàng)目企業(yè)敏工程圖17-2-8工程選擇窗口首先，我們點(diǎn)擊導(dǎo)入工程記錄樹,稍等片刻，系統(tǒng)顯示導(dǎo)入成功。在這里，為了方便用戶，我們將項(xiàng)目記錄導(dǎo)成項(xiàng)目記錄樹的結(jié)構(gòu), 這樣能讓用戶清晰的看到各種項(xiàng)目記錄，便于用戶對其立卷歸檔。者案首導(dǎo)入數(shù)據(jù)成功，圖17-2-9工程記錄樹導(dǎo)入成功然后，我們點(diǎn)擊選擇導(dǎo)入工程記錄類型,跳出選擇窗口，將需要導(dǎo)入的項(xiàng)目記錄類型選擇至右邊窗口。Inl x|f I選擇導(dǎo)入工程記錄類型待導(dǎo)入的工程記錄結(jié)點(diǎn)工程記錄結(jié)點(diǎn)項(xiàng)錄要事錄錄記紀(jì)格記記件知議臺文報文送通合不收月發(fā)菩權(quán)更更 錄款變變 記票 錄 錄同度同款同標(biāo)錄同貨錄業(yè)標(biāo)撥記一 單記合迸合付合件招記合到記作招調(diào)庫一 系集話程程程購

14、購審購購購購料全程用出. 聯(lián)圖電工工工果采送來諾采來領(lǐng)安工費(fèi)入r圖17-2-10 導(dǎo)入項(xiàng)目記錄類型選擇窗口 點(diǎn)擊榆目完成相關(guān)文檔的導(dǎo)入。17.2.3文件分類用戶選擇【文件】=【打開檔案庫】，系統(tǒng)彈出檔案庫選擇窗口用戶可選擇多個需要查看的檔案庫，點(diǎn)擊確定，才開相應(yīng)的檔案庫圖17-2-11檔案庫選擇窗口圖17-2-12被選檔案庫中包含的文檔用戶打開檔案庫后，可在主窗口的左側(cè)看到相關(guān)檔案庫的文件分類樹。文件分類樹分為兩種：一個是檔案庫的分類樹，它的結(jié)構(gòu)層次如下：檔案庫=> 檔案庫相 關(guān)的工程。工程下的圖紙文檔分類；另外一個是TBS,它的結(jié)構(gòu)層次就是工程記錄的分類樹。用戶選擇工程節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)顯示此

15、工程下的所有文檔。選擇某圖紙 文檔分類，系統(tǒng)顯示此圖紙文檔分類下的所有文檔。用戶選擇【文件】=>【關(guān)閉檔案庫】，系統(tǒng)關(guān)閉所有的檔案庫。注意，PowerOn中的文檔要能顯示在檔案管理的文柞管理里,必須滿足兩個條件：1、文檔的狀態(tài)必須是“批準(zhǔn)”或者“歸檔”；2、文檔的“移交歸檔”屬性必須是“是”。17.2.4文件信息管理用戶打開檔案庫后，可在主窗口中維護(hù)相關(guān)文件的相關(guān)信息。17.2.4.1 基本信息頁選擇基本信息前,查看文檔的基本信息。文檔基本信息的維護(hù)全 在PowerOn中完成。松本信息I歸檔信息I案卷謂息I附件信息I圖17-2-13基本信息頁17.2.4.2 歸檔信息頁選擇歸檔信息市,維

16、護(hù)文件的歸檔信息些聿信息 歸檔信總案卷情后附件信息隨匡 確認(rèn)工圖17-2-14 歸檔信息頁注意，在維護(hù)文檔的歸檔信息時，必須先點(diǎn)編輯，使屬性框都處 于編輯狀態(tài)，編輯完成以后，根據(jù)需要，點(diǎn)擊確屈存修改的信息, 或者點(diǎn)擊癡畫h肖本次修改操作。17.2.4.3案卷信息頁選擇案卷信息奉護(hù)文件的案卷信息基本信息I歸檔信息 賣卷信息|附件信息I圖17-2-15案卷信息頁點(diǎn)擊增加，系統(tǒng)彈出檔案庫選擇窗口，用戶選擇此文件需要?dú)w檔 的檔案庫圖17-2-16 檔案庫選擇窗口選擇完畢后，可點(diǎn)擊ABS欄，系統(tǒng)彈出ABS代碼選擇窗口，用戶指定ABS代碼。圖17-2-17點(diǎn)擊AB陰選擇ABS圖17-2-18 ABS選擇窗

17、口在輔助立卷模塊中，此文件只可在當(dāng)前所選的檔案庫的相關(guān) ABS 下找到。注意，如果文件需要?dú)w檔，這里的檔案庫和ABS是必選的。若文件未分配相關(guān)的檔案庫和 ABS碼，系統(tǒng)將無法將其組到相關(guān)檔案 庫的對應(yīng)案卷中去。17.2.4.4 附件信息頁選擇附件信息,|可查看并下載文件的附件。圖17-2-19附件信息頁17.2.4.5 文件ABS碼批量更新為了能批量填寫ABS碼值，系統(tǒng)在快捷欄提供批量賦 ABS碼值的功能按鈕圖17-2-20 批量更新ABS按鈕用戶亦可選擇【文檔管理】=【批量更新文件abs碼】，實(shí)現(xiàn)上述功能用戶首先選擇多個文件，然后選擇批量更新 ABS碼。系統(tǒng)彈出當(dāng)前檔案庫的ABS碼值選擇窗口

18、，選擇完畢后，系統(tǒng)將 ABS碼更新 到所選文件中 17.2.5文件的查詢一個項(xiàng)目會包含成百上千的文檔，為了用戶能方便的查找到自己需要的文檔，系統(tǒng)提供了文檔的查詢功能圖17-2-21文件查詢按鈕在左邊的樹上選擇包含要查詢的文檔的結(jié)點(diǎn)。點(diǎn)擊文件查詢按 鈕，進(jìn)入查詢條件設(shè)置的窗口圖17-2-22查詢條件設(shè)置窗口在字段后面的復(fù)選框中打勾，表示該查詢條件被選中 下拉菜單中選擇邏輯關(guān)系。最后的框中填寫查詢的值。琮合查詢文件編號17文號/圖號產(chǎn)等于二j R。*5-州A名噲編童卒帶骷叫我ZJ IX I HJ 婦褶日期錄入日期廠 到圖日期 1立卜 i J ii2006-06-01:|2005-05-011200

19、6-06-01二(2006-06-011|-|20OS-OS-Oi|200S-06-01選擇條件關(guān)鍵詞 設(shè)計者 廠 錄入人 廠設(shè)討單位rA B S廠圖抵文檔分類科r 窠卷號r案卷正題名廠 案卷密紙廠 保管斯限 編制單位廠立卷入 r 立卷時間廠2006-06-01 |2006-05-01三三三-勾勾勾勾一-三三勾到三圖17-2-23 設(shè)置查詢條件用戶可以設(shè)置多個查詢條件，此時文檔只有滿足所有的條件才會被查詢到。查詢條件設(shè)置完畢，點(diǎn)擊確認(rèn)，主窗口中將顯示符合條件的文檔圖17-2-24主窗口中顯示符合條件的文檔17.2.4.6 輔助立卷和檔案管理在輔助立卷橫塊,用戶按標(biāo)準(zhǔn)檔案分類方式查閱文件，并把文

20、件 分類進(jìn)行立卷。在案卷管理幅塊,用戶進(jìn)行相關(guān)案卷的維護(hù)。該模塊主要包括： 案卷維護(hù)，合卷，拆卷，案卷整理等功能。17.3.1輔助立卷-11 X|PuvrerO”苕案首理文件f日文檔皆跌日 定義（口 視圖（月 舉版由輔助歸檔-立卷目錄狙織方式IA3S而二間U二百麗同有五菅C晨水孑節(jié)點(diǎn)文件何問E0D5-O9-Z14JM. 2-00SR-5轅工史:第五叫K -¥aiaf 之案詳國，I fl Z005-03-Z 立伴里理曜命立蒞巧案代理退出!02 J后靈工*L泮宮3廂蛔工作04空檜工作DS舊傳、航戰(zhàn)工作06，工合工作DT，共育團(tuán)、才考工作00件&含-宇會H作1，行成片理Z，疑M管理

21、:4產(chǎn)檸.芹4期罟干計S，人史分食&，電力生產(chǎn)7，科學(xué)挽術(shù)明究8 J群本建諛Q，謾備11Jj圖17-3-1輔助立卷窗口點(diǎn)擊輔助立卷,|用戶進(jìn)入輔助立卷窗口 ,系統(tǒng)以國家檔案分類（ABS）為標(biāo)準(zhǔn)，對文件進(jìn)行分類。用戶可用鼠標(biāo)點(diǎn)選需要組卷的文 件，可點(diǎn)擊多個文件（按住 shift或ctrl鍵并用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊）。系 統(tǒng)以綠色顯示被選中的文件。隨后，用戶可選擇工具條上的逵0將 選中的文件進(jìn)行立卷。系統(tǒng)以向?qū)У姆绞竭M(jìn)行輔助立卷。用戶按順序進(jìn)行：選擇文件=> 選擇案卷二>案卷整理，即可完成整個輔助立卷工作。圖17-3-2輔助立卷向?qū)б唬ㄟx擇文件）首先，系統(tǒng)顯示剛才用戶選擇的文件。用戶可

22、再次去除不需要組 卷的文件，把不需要組卷的文件的鉤去掉即可。完成后，點(diǎn)擊卡一步,圖17-3-3輔助立卷向?qū)Фㄟx擇案卷）在案卷選擇窗口中選擇需要組卷的案卷。用戶可選擇插入已有案 圄，或者選擇建三面案卷。|完成后,點(diǎn)擊下十步。圖17-3-4輔助立卷向?qū)ò妇碚碇迦胍延邪妇恚┯脩暨x擇插入已有案卷，|系統(tǒng)顯示被選案卷的詳情信息圖17-3-5輔助立卷向?qū)ò妇碚碇⑿掳妇恚┯脩暨x擇建立新案卷,系統(tǒng)供用戶填寫新案卷的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊皂必 完成向?qū)?。如果用戶選擇了立普完成后進(jìn)行案卷整 里，系統(tǒng)將在向?qū)瓿珊?，彈出?dāng)前案卷的案卷整理窗口。17.3.2檔案管理點(diǎn)擊檔案管理,進(jìn)入檔案管理模札 用戶可維

23、護(hù)案卷信息，并進(jìn)行和卷、拆卷和案卷整理等操作。圖17-3-6檔案管理窗口17.3.2.1 案卷維護(hù)案卷管理是以檔案管理為基礎(chǔ)，用戶可在不同的檔案庫下建立相 關(guān)的案卷。刪除案卷案卷明細(xì)新建案卷+修改案卷，I整卷目錄打印勺償卷整型口醫(yī)出藕目數(shù)圖17-3-7案卷維護(hù)的一些功能按鈕新建案卷：用戶需選擇一個檔案庫，系統(tǒng)在所選的檔案庫下新建修改案卷：修改用戶選擇的案卷。刪除案卷：刪除用戶選中的案卷。案卷明細(xì)：在當(dāng)前窗口顯示案卷的明細(xì)信息。合卷：把不同的案卷及其相關(guān)文檔合并到同一案卷拆卷：把所選案卷的文件抽出。案卷整理：將案卷內(nèi)的文件重新排序編號和整理?；蛘咴诎妇砉芾淼目騼?nèi)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵同樣可以看到這些功能按

24、圖17-3-8案卷管理中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵顯示功能按鈕圖17-3-9案卷信息窗口錄入和修改案卷信息時，文檔分類號和卷冊號是必須錄入的信17.3.2.2 合卷合卷是把已有案卷及其相關(guān)文件合并成新案卷。系統(tǒng)以向?qū)Х绞?，將案卷合并過程便捷的完成。用戶按向?qū)?，選擇源案卷二選擇目 標(biāo)案卷=新設(shè)置案卷，即可完成整個過程。圖17-3-10 合卷向?qū)б唬ㄟx擇源案卷） 首先，選擇需要合卷的源案卷。完成后，點(diǎn)擊下千手圖17-3-11合卷向?qū)Фㄟx擇目標(biāo)案卷）接著，選擇目標(biāo)案卷。完成后，點(diǎn)擊下一步圖17-3-12合卷向?qū)ㄐ掳妇碓O(shè)置）最后，系統(tǒng)顯示原案卷和目標(biāo)案卷的信息。 用戶可選擇合卷后刪 除原案卷。系統(tǒng)默認(rèn)在向?qū)ЫY(jié)

25、束后對目標(biāo)案卷進(jìn)行案卷整理。點(diǎn)擊回 則吉束向?qū)?7.3.2.3 拆卷拆卷是把已有案卷的相關(guān)文件抽出。 系統(tǒng)以向?qū)Х绞酵瓿?。用?按向?qū)?，選擇案卷=選擇拆出文件。新設(shè)置案卷，即可完成整個過 程。圖17-3-13拆卷向?qū)б唬ㄟx擇案卷）首先，選擇需要拆卷的案卷。完成后點(diǎn)擊下方7事拆卷向?qū)al 2d濟(jì)分案卷向?qū)нx擇案卷d選擇拆出文件新案卷設(shè)置回口口<行拆卷操作。完成后，點(diǎn)擊下一步圖17-3-15 拆卷向?qū)ㄐ掳妇碓O(shè)置）選擇要拆出的文件冬的序號I文件崎號1文件名耕I責(zé)任者圖紙目錄圖冊目錄固定支架詳圖（一）固定支架詳圖（二）固定支架洋圖（三）取趣 |上T | -F一步 | 完成 |圖17-3-1

26、4 拆卷向?qū)Фㄟx擇拆出文件）接著，選擇需要被抽出的文件。如果未選擇文件，系統(tǒng)將拒絕進(jìn)最后，填寫拆分案卷的詳情信息。點(diǎn)擊完成，結(jié)束向?qū)?。系統(tǒng)默認(rèn)在向?qū)ЫY(jié)束后維護(hù)目標(biāo)案卷的詳情信息 17.3.2.4 卷內(nèi)文件整理圖17-3-16 案卷信息窗口卷內(nèi)文件整理功能：抽出：可將卷內(nèi)選中的文件從當(dāng)前案卷中抽出。保存：保存當(dāng)前對卷內(nèi)文件的修改。放棄：放棄對卷內(nèi)文件的修改。排序號：對卷內(nèi)文件進(jìn)行序號的編排。編頁碼：系統(tǒng)計算卷內(nèi)各份文件的頁數(shù)，然后排頁碼。若文件頁數(shù)為空或?yàn)榱?，系統(tǒng)將以不同的顏色進(jìn)行標(biāo)識。打?。捍蛴‘?dāng)前案卷的卷內(nèi)目錄。導(dǎo)出：可把當(dāng)前案卷的卷內(nèi)文件列表導(dǎo)出到本地點(diǎn)擊移交歸檔，系統(tǒng)在導(dǎo)出點(diǎn)擊取消歸檔

27、，系統(tǒng)在導(dǎo)出移交歸檔：選擇案卷中文件的附件, 文件時將此附件導(dǎo)出到光盤中。取消歸檔：選擇案卷中文件的附件, 文件時此附件不會被導(dǎo)出到光盤中。17.3.2.5 案卷打印系統(tǒng)對案卷提供了豐富的打印功能，主要分為案卷軟封皮打印、案卷扉頁打印、案卷目錄打印、卷內(nèi)文件打印、備考表打印、案卷封皮和卷盒側(cè)封皮打印。用戶可選擇【案卷管理】 =【報表打印】子菜單選擇相關(guān)的打印選項(xiàng)。進(jìn)行卷內(nèi)文件打印需打開案卷整理的窗口?！?PoweirOn t53t®a-JD X文件歸輔助!案卷管理|定型視Sku相助闿目錄組魏:新賽卷（D 修改M蝌5搭雯年I文件整理II輔助立巷巖窠號理1三俎巷文f國篁區(qū)）回畫畫圖圜回畫

28、國也匚顯示子節(jié)點(diǎn)文件因底&- .: 葉回向時時回0.B-B-冊雀甲審由，由；因由由翁望卷空理® 案卷拆分值 案卷合并©報表打印報羲設(shè)置視圖必分坦省 列設(shè)置切用F寞卷祝PR更河7 ,科學(xué)技市財S，基本連設(shè)o股備系拓諦水號案卷號A-002案卷正題名本冊標(biāo)旗責(zé)任若HtfY404-0i-001無看目錄（螞英善目錄（寬附 備考表的鬟卷寬用出 卷卻恥封皮g 卷宮仰同皮甯M”案賽扉頁（力隹匐面軟堆皮）國生生2J圖17-3-17案卷打印系統(tǒng)首先顯示打印預(yù)覽窗口，用戶可在預(yù)覽窗口中點(diǎn)擊打回|系統(tǒng)便打印當(dāng)前報表圖17-3-18報表預(yù)覽窗口17.3.2.6 已組卷文件已組卷文件將已組卷的

29、文件按標(biāo)準(zhǔn)檔案分類的方式進(jìn)行組織，并 可按具體的案卷進(jìn)行分組。用戶可方便的查閱相關(guān)文件。用戶只能在 當(dāng)前界面瀏覽文件的詳情信息，不能修改文件的信息。PawerOn一回兇交件歸文喈筲理舊定義視圉曲 Wti）已組卷文件搭更度I文件整理輔助立巷巖窠管理1三俎卷文退出目錄組豌方式：ABS08 0n 網(wǎng)1=窗口/黨群工作:n L/黨群二作罅言文號/圖號圖版文檔錄入日期文件中號1錄A單位回川1圖定支架洋圍1二52005-OT-21o(Ka-5-a3匚顯示子節(jié)點(diǎn)交件因叵C2 /黨籌工作綜合03維!江作04匹睢L作C5值器次部工佗C6 /工會工作07 /共普團(tuán)，舌年工作08心學(xué)會工作取3-晝單科9'.

30、»-曲.曲所政音理2,瑛營首理3 /生產(chǎn)技術(shù)昔理4，財翳畝計5,人事行赍6,老方生產(chǎn)7 /科學(xué)技本財OOS，芟本建設(shè)s世備J圖17-3-19已組卷文件窗口17.4 資料移交文件組卷完畢后，用戶可將導(dǎo)出的文件刻成光盤，移交給其他單 位或部門（即資料移交）。導(dǎo)出文件：是按照案卷列表結(jié)構(gòu)將文件批量導(dǎo)出到硬盤或可寫的 網(wǎng)絡(luò)路徑。系統(tǒng)通過向?qū)В笇?dǎo)用戶逐步將文件批量導(dǎo)出。選擇菜單【文件】=【導(dǎo)出文件】菜單，系統(tǒng)彈出導(dǎo)出文件向?qū)D17-4-1導(dǎo)出文件向?qū)б唬ㄟx擇檔案庫）首先，用戶選擇一個需要導(dǎo)出的檔案庫。選擇完畢后點(diǎn)擊一一步。|圖17-4-2導(dǎo)出文件向?qū)Фㄟx擇媒體類型）接著，選擇刻錄媒體。然后

31、點(diǎn)擊下一步圖17-4-3導(dǎo)出文件向?qū)ㄟx擇案卷）然后，選擇需要導(dǎo)出的案卷。如果案卷容量超出了媒體的容量,系統(tǒng)將自動將案卷導(dǎo)出到多個光盤中。選擇完畢點(diǎn)擊下J步。圖17-4-4導(dǎo)出文件向?qū)模▽?dǎo)出路徑）最后，選擇需要導(dǎo)出的路徑，點(diǎn)擊叵系統(tǒng)將案卷導(dǎo)出到指定 的目錄中。導(dǎo)出完畢后，用戶可選擇被導(dǎo)出文件的目錄進(jìn)行查閱。用戶可查 看index.html文件，它提供了當(dāng)前文件夾下文件的列表，用戶可選擇 其中文件查看詳細(xì)信息。圖17-4-5導(dǎo)出文件的目錄雙擊index.html,查看此目錄文件點(diǎn)擊案卷號彈,查看該案卷卷內(nèi)信息。| 小 目錄一睥江注3於工nberriiEi: Explorer工且（口 幫職國-

32、|O|x|Jf 幣aH0|2事畫”昌（口）囿 CA&xumerti and SeHinosV 畫出科丫4）4l*klgj * jndtx .UmlT0轉(zhuǎn)到庭強(qiáng)”T1搜索T財討喝助手，翻 用暫停攔船 號余春 匚相冊 睡 * | q網(wǎng)頁搜索 | / mps口圖片|西逋雷|看攔敲廣告力, 冷高亮卷內(nèi)目錄案卷號.1序號文件騙號責(zé)任者文件題名日期頁數(shù)備注1圖紙自需200S-09-212圖冊目錄2005-09-213固定支架徉圖（一2005-09-214固定支柒詳圖二2005-09-215固定支架詳圖（三）2005-03-21陽完畢I-I-I廠I-國我的用愿圖17-4-7查看導(dǎo)出案卷的卷內(nèi)信息點(diǎn)擊文件題名也查看該文