辦公室主任工作職務(wù)說明書

1、北京公交房產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司職務(wù)說明書辦公室職務(wù)說明書辦公室主任職務(wù)說明書崗位名稱辦公室主任岡位編號所在部門辦公室崗位定員1直接上級人事副總經(jīng)理所轄人數(shù)直接下級行政秘書崗位分析時(shí)間2003年7月職責(zé)概述：負(fù)責(zé)公司文秘、檔案管理等綜合事務(wù)，按照公司領(lǐng)導(dǎo)意圖發(fā)揮督察、協(xié)調(diào)、服務(wù)、參謀助手作用職責(zé)與工作任務(wù)職責(zé)職責(zé)表述：檢查、督辦、協(xié)調(diào)各部門工作，對會議、文件決議進(jìn)行催辦工作任務(wù)檢查公司重大決議和領(lǐng)導(dǎo)指示的情況，并督促辦理，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映協(xié)調(diào)各部門制訂、完善公司各項(xiàng)規(guī)章制度及主要的業(yè)務(wù)流程并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后下達(dá)執(zhí)行組織召開總經(jīng)理辦公會、重大業(yè)務(wù)會議及其他重大會議、活動；保證會議和活動的會議資料、

2、設(shè)備、場地等物質(zhì)條件的合理安排負(fù)責(zé)會議室借用管理，監(jiān)督會議室的清潔和辦公設(shè)施的安全職責(zé)職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司重要文書起草，監(jiān)督文件的傳閱歸檔；處理來往文電，負(fù)責(zé)公司信息的宣傳報(bào)道，保障上情下達(dá)和下情上報(bào)工作任務(wù)起草重要的領(lǐng)導(dǎo)指示、通報(bào)、總結(jié)、信函等文件，上交總經(jīng)理審閱負(fù)責(zé)公文審核、呈批、催辦等工作收集房地產(chǎn)相關(guān)宏觀政策、法規(guī)，及時(shí)了解公司內(nèi)部動態(tài)，匯總各部門上報(bào)信息，分析各項(xiàng)檢查結(jié)果，督促工作簡報(bào)信息的出版發(fā)布負(fù)責(zé)公司介紹信的管理工作職責(zé)職責(zé)表述：加強(qiáng)對外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)公司與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立企業(yè)良好形象工作任務(wù)負(fù)責(zé)對外信息發(fā)布、宣傳、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、公關(guān)與接待工作征收各部門

3、對口單位節(jié)日拜訪清單，上報(bào)總經(jīng)理審簽，采購節(jié)日外送禮品公司負(fù)責(zé)公司法律事務(wù)，為公司的經(jīng)營管理和決策及各項(xiàng)活動提供法律支持職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)組織公司公文及本部門文檔資料管理工作負(fù)責(zé)組織公司公文及部門文檔資料的及時(shí)分類、匯總，安全存放保管。任務(wù)按公司檔案管理制度執(zhí)行檔案的借閱和收繳。職責(zé)五職責(zé)表述：負(fù)責(zé)辦公室的組織管理工作工作任務(wù)負(fù)責(zé)辦公室的工作任務(wù)分派，指導(dǎo)下屬完成各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)下屬員工的績效考核和評價(jià)幫助解決下屬工作中的困難，協(xié)調(diào)處理下屬之間的工作糾紛負(fù)責(zé)下屬員工職業(yè)生涯指導(dǎo)、能力開發(fā)指導(dǎo)和培訓(xùn)安排負(fù)責(zé)制訂部門費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃，審核和控制費(fèi)用開支職責(zé)六職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司黨、團(tuán)、工會組織的內(nèi)部管理工

4、作，負(fù)責(zé)完成上級單位交辦的任務(wù)工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司黨、團(tuán)、工會的組織建設(shè)工作負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、傳達(dá)黨、團(tuán)、工會相關(guān)的各種精神和文件負(fù)責(zé)執(zhí)行、監(jiān)督、實(shí)施上級父辦的各項(xiàng)工作職責(zé)七職責(zé)表述：完成上級交辦的其他任務(wù)權(quán)力：計(jì)劃的制定下發(fā)、監(jiān)督執(zhí)行、總結(jié)匯報(bào)權(quán)對其他部門制度執(zhí)行情況有檢查、監(jiān)督權(quán)，處罰建議權(quán)內(nèi)部信息通告權(quán)、印鑒保管使用權(quán)備用金支領(lǐng)保管權(quán)預(yù)算內(nèi)部門費(fèi)用的使用權(quán)對下級工作的檢查權(quán)和工作中爭議的裁判權(quán)對下屬員工的聘用、調(diào)崗、晉升、辭退有建議權(quán)對所屬下級的管理水平、業(yè)務(wù)水平和業(yè)績有考核評價(jià)權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系各個部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系政府部門、新聞媒體機(jī)構(gòu)、消防部門、衛(wèi)生管理部門、公安部門、街道等任職資

5、格：教育水平大學(xué)本科以上學(xué)歷專業(yè)管理、經(jīng)濟(jì)、建筑工程等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷企業(yè)管理、公共關(guān)系培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)2年以上管理工作經(jīng)驗(yàn)知識和技巧很強(qiáng)的人際交往能力，善于協(xié)調(diào)、溝通；公正通達(dá)，善于學(xué)習(xí)并不斷提升自己能力有一定的行政管理、企業(yè)管理、文秘、公關(guān)知識；有信息搜集能力；能夠使用等辦公軟件和辦公設(shè)備，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識；最好有駕照其它：使用工具設(shè)備電話、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、保險(xiǎn)柜工作環(huán)境辦公室工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間，按規(guī)定值班，根據(jù)需要加班所需記錄文檔月計(jì)劃、年計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算表、員工考核表、社會關(guān)系檔案備注行政秘書職務(wù)說明書崗位名稱所在部門直接上級直接下級職責(zé)概述：行政秘書辦公室辦公室主任崗位編

6、號崗位定員所轄人數(shù)崗位分析時(shí)間2003年7月負(fù)責(zé)辦公室行政事務(wù)工作；起草一般文稿，往來文件批轉(zhuǎn)發(fā)存，記錄公司歷程大事；協(xié)助上級進(jìn)行企業(yè)形象對外宣傳,協(xié)調(diào)政府、行業(yè)的關(guān)系；接待來訪客人職責(zé)與工作任務(wù)職責(zé)釈責(zé)表述：跟催本部門工作計(jì)劃完成的情況，起草公司一般性文稿，并交直接上級審閱工作任務(wù)跟催本部門的工作計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)向直接上級匯報(bào)已完成的工作提醒直接上級按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)打印公司內(nèi)部文件起草直接上級或總經(jīng)理制定起草的文稿，并交直接上級或總經(jīng)理審閱職責(zé)釈責(zé)表述：通知、組織公司會議，管理會議設(shè)施工作任務(wù)按直接上級或總經(jīng)理的指令通知召開會議協(xié)助上級組織召開會議、活動；提前準(zhǔn)備好會議活動所需的資料

7、、設(shè)備、場地等物質(zhì)條件。做好會議紀(jì)要負(fù)責(zé)執(zhí)行公司會議室借用管理，協(xié)調(diào)、安排各部門會議時(shí)間；負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生工作和物品安全職責(zé)釈責(zé)表述：執(zhí)行公司印鑒使用規(guī)定，接收、批轉(zhuǎn)各種來往文件工作任務(wù)按照“加蓋公章申請單”上審批結(jié)果，為所需文檔加蓋公司印章按照直接上級或總經(jīng)理的指令開具介紹信內(nèi)部文件的蓋早、發(fā)放、傳閱，各種往來文件的轉(zhuǎn)發(fā)職責(zé)四釈責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司公文及部門文檔資料歸檔管理工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司公文及部門文檔資料的及時(shí)分類、匯總，安全存放保管。按公司檔案管理制度執(zhí)行檔案的借閱和收繳。職責(zé)五釈責(zé)表述：內(nèi)部宣傳材料管理工作任務(wù)記錄公司發(fā)展歷程中的大事及時(shí)把企業(yè)中的信息向各個部門傳播職責(zé)六職責(zé)表述：接待來訪者

8、，并為其找到接口單位，或負(fù)責(zé)人工作任務(wù)接待客戶投訴，并為其找到接口單位，或負(fù)責(zé)人接待來訪兵客，并為其找到接口單位，或負(fù)責(zé)人；若此時(shí)無人，留下聯(lián)系方式接待預(yù)約客人，安排吃、住、仃程，及時(shí)通知負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)七職責(zé)表述：協(xié)助公司對外旦傳工作任務(wù)負(fù)責(zé)按上級指示對外信息發(fā)布直接上級確認(rèn)的信息，為企業(yè)做軟性宣傳協(xié)助營銷部做宣傳促銷工作，包括售樓、廣告發(fā)布、活動支持職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司黨、團(tuán)、工會相關(guān)的各項(xiàng)工作工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司黨、團(tuán)、工會的相關(guān)工作負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、傳達(dá)黨、團(tuán)、工會相關(guān)的各種精神和文件職責(zé)九職責(zé)表述：完成直接上級交辦的其它任務(wù)權(quán)力：本部門工作的跟催權(quán)、對有關(guān)文字材料的審核權(quán)向各部門索取必要資料的索取權(quán)文件發(fā)放傳閱執(zhí)行權(quán)（公司決議的督辦權(quán)）印鑒使用的執(zhí)行權(quán)本部門工作的建議權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系各個部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系媒體、政府機(jī)關(guān)、友好聯(lián)系單位任職資格教育水平大學(xué)?？萍耙陨蠈I(yè)要求文秘、管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷無特殊要求工作經(jīng)驗(yàn)無特殊要求個人素質(zhì)形象端莊大方，聲音親和；具備較好的人際交往能力和溝通能力，具備良好的服務(wù)意識，為人謙和，工作主動知識與技能具有行政管理、文秘知識，能夠使用等辦公軟件和辦公設(shè)備，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識