某財務辦公自動化系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

1、大連理工大學城市學院 本科生畢業(yè)設計（論文）院（系）：管理學院專 業(yè)：信息管理與信息系統(tǒng)學 生：楊晨昕指導教師：畢建濤完成日期：2016年6月1日大連理工大學城市學院本科生畢業(yè)設計（論文） 某財務辦公自動化系統(tǒng)設計與實現(xiàn)總計 畢業(yè)設計（論文） 45 頁表格 5 表插圖 20 幅摘 要隨著信息技術的發(fā)展，辦公自動化領域也在悄然發(fā)展，融入到我們的生活和工作中。當然，新的技術也在隨著經(jīng)濟和業(yè)務的拓展日新月異的發(fā)展，與其同步前行，掌握辦公自動化技術已然成為進行社會工作的必備知識和技能，同時在各行各業(yè)中辦公自動化也正在逐步替代原有的辦公方式，使得無紙化辦公成為可能。Excel作為辦公自動化軟件的代表，簡

2、潔的界面，多重的功能，方便的操作使得它成為目前使用比較廣泛的辦公軟件。但是目前看來，大多數(shù)Excel使用者，對Excel的使用大部分處于使用公式，數(shù)據(jù)透視表這類的典型基本功能。而若想其能實現(xiàn)辦公自動化，就需要靠代碼和其他輔助工具。ExcelVBA正好是這樣的角色。ExcelVBA作為集成在Excel中的工具，雖然其不能自主開發(fā)辦公自動化程序，但它能通過VBA代碼在后臺實現(xiàn)自動進行表格的操作。而ExcelVBA又是在VB語言的基礎上形成的，語法結構與VBA相似。語法結構的相同，又使得VBA很容易被理解，它不像VB語言繁瑣，稍微懂得編程語言的人很容易上手。同樣，對編程不懂的人，從業(yè)務角度也能編制E

3、xcelVBA辦公自動化小工具，只需要后天進行學習即可。當然，辦公自動化也少不了數(shù)據(jù)庫的存在，在財務中業(yè)務的復雜繁多，一個業(yè)務可能會有好多的財務數(shù)據(jù)要進行處理和整合。數(shù)據(jù)庫能否建立的得當也很重要。本系統(tǒng)，首先在用戶體驗中能夠很輕松方便的處理財務的事務，開發(fā)過程也較簡單，實踐度也高，能夠在財務辦公中得到很有力的幫助，提高了工作的效率，也能節(jié)省了企業(yè)成本。非常適合一些小企業(yè)或者業(yè)務數(shù)量比較中等的企業(yè)進行日常的數(shù)據(jù)處理，減少了重復工作的時間和精力。關鍵詞：辦公自動化；Excel；ExcelVBA；數(shù)據(jù)庫；財務AbstractWith the development of information te

4、chnology, office automation is also quietly developing, into our life and work. Of course, the new technology is also with the expansion of the economy and the rapid development of business, in synchronization with the front row, master office automation technology has become the essential knowledge

5、 and skills in social work, as well as office automation in all walks of life are being gradually replace the old way of office, making paperless office possible. .Excel as a representative office automation software, simple interface, multiple functions, ease of operation make it become more widely

6、 used office software. But now it seems the majority of Excel users, most of the use of Excel formulas in use, the basic functions of a typical kind of PivotTables. And if you want it to achieve office automation, we need to rely on the code and other aids. ExcelVBA is just such a role.ExcelVBA as a

7、n integrated tool in Excel, although it can not be developed office automation program, but it can achieve automatic table in the background through VBA code. And ExcelVBA is based on VB language on the form, structure and syntax similar to VBA. The same grammatical structure, but also makes VBA eas

8、ily understood, it is not complicated VB language, know a little programming language, it is very easy to use. Similarly, people who do not understand the program, from a business point of view can be prepared ExcelVBA office automation gadget, you only need to learn to be acquired.Of course, office

9、 automation and ultimately the existence of the database, complex financial services in many, a business may have a lot of financial data to be processed and integration. The possibility of establishing a database properly is also important.This system, first in the user experience can be very easy

10、and convenient to handle financial affairs, the development process is relatively simple, practical degree is high, can be very effective help in the financial office, and improve work efficiency, but also saves business costs. Ideal for small businesses or business relatively moderate amount of rou

11、tine business data processing, reducing the duplication of work time and effort.Key Words：Office Automation；Excel；ExcelVBA；Database；Financial affairs目 錄1 引言11.1 系統(tǒng)開發(fā)背景11.2 論文的內(nèi)容結構12 關鍵技術介紹32.1 Visial Basic32.2 Excel宏42.3 ExcelVBA53 系統(tǒng)分析73.1 需求分析73.2 可行性分析83.2.1技術可行性83.2.2經(jīng)濟可行性93.2.3管理可行性93.3 業(yè)務流程分析1

12、03.4 數(shù)據(jù)流程分析113.4.1 數(shù)據(jù)流程圖123.5 系統(tǒng)功能分析134 系統(tǒng)設計164.1系統(tǒng)結構設計164.2 數(shù)據(jù)庫設計174.2.1 概念設計184.2.2 邏輯設計224.2.3 物理設計225 系統(tǒng)實施265.1主操作界面設計265.2清空結果表DoradoReport以及結果表數(shù)據(jù)：275.3生成SAP模板并匯總金額：275.4生成最后導出的模板315.5添加對照表檢查科目項目入工作表396 結 論41參 考 文 獻43致 謝451 引言辦公自動化作為一個與計算機孕育而生的事物，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來越來越突顯出它的重要性與強大的存在價值。這個時代最不缺的就是數(shù)據(jù)，但如何處理

13、，如何提高處理數(shù)據(jù)的效率是我們亟待解決的問題。企業(yè)首當其沖，擁有數(shù)據(jù)卻不能合理快速的處理，效率的低下會導致企業(yè)無法在經(jīng)濟全球化的浪潮上處于領先。辦公自動化的到來會很大程度上解決這個問題。1.1 系統(tǒng)開發(fā)背景面對信息化浪潮帶來的沖擊，企業(yè)信息化的趨勢正在席卷全球，辦公自動化的發(fā)展成為企業(yè)信息化建設的任務之一，也成為社會各個行業(yè)普遍面對的問題，掌握計算機知識，利用計算機軟件實現(xiàn)辦公自動化，已經(jīng)成為當代從業(yè)人員的必備條件。隨著計算機和因特網(wǎng)的普及，辦公自動化已經(jīng)成為政府部門、各類企業(yè)和科研單位的必備工具。1對于企業(yè)用戶來說，辦公自動化是一個好幫手，是企業(yè)的“管家”。但是，其實很多企業(yè)用戶并不是真正的

14、了解辦公自動化系統(tǒng)，亦或是了解得不夠全面，更有一些小微企業(yè)用戶甚至不知道辦公自動化系統(tǒng)到底是做什么的，有什么功能和作用，而事實上辦公自動化確實對于企業(yè)管理來說是一個很大的幫手。2因此，推廣并使用辦公自動化工具是很有必要的。1.2 論文的內(nèi)容結構在本文中，首要介紹了當下社會信息化建設的現(xiàn)狀下，辦公自動化的現(xiàn)狀和發(fā)展的重要性。本文共分為八章，具體內(nèi)容安排如下：第一章：引言，介紹本課題的應用背景以及論文的大致結構。第二章：對所做的辦公自動化系統(tǒng)應用的關鍵技術進行介紹。第三章：對辦公自動化系統(tǒng)從需求上、可行性上、業(yè)務流程上、數(shù)據(jù)流程上以及系統(tǒng)功能流程上進行分析與論證。第四章：財務辦公自動化系統(tǒng)的系統(tǒng)結

15、構和數(shù)據(jù)庫設計。第五章：財務辦公自動化系統(tǒng)的各個模塊截圖和代碼功能介紹。第六章：結論，對該財務辦公自動化系統(tǒng)進行分析與總結。第七章：本篇論文中所引用到的文獻資料。第八章：致謝，對在本次畢業(yè)論文中指導幫助我的指導老師和同學表示感謝。2 關鍵技術介紹2.1 Visial BasicVisial Basic是在原有的Basic語言基礎上發(fā)展而來的，Visual指的是開發(fā)圖像用戶界面對的方法，Basic指的是廣為流行的BASIC計算機語言。VB具有簡單易學的特性，只要稍有計算機語言基礎就可以很快掌握它?？梢暬木幊汰h(huán)境的“所見即所得”功能，是界面設計如同積木游戲一樣，從而使編程成為一種享受。強大的多媒

16、體功能可以輕而易舉的開發(fā)出多媒體應用程序。當然在網(wǎng)絡功能中也提供了快捷別寫Internet程序的能力。3VB能快速發(fā)展，有著以下特點：1面向對象VB采用了面向對象設計思想，它基本思路是把復雜設計問題分解為個個能夠完成獨立功能相對簡單對象集合。所謂“對象”就是個可操作實體如窗體、窗體中命令按鈕、標簽、文本框等面向對象編程就好像搭積木樣員可根據(jù)和界面設計要求直接在屏幕上“畫出窗口、菜單、按鈕等區(qū)別類型對象并為每個對象設置屬性。2事件驅動在Windows環(huán)境下是以事件驅動方式運行每個對象的都能響應多個區(qū)別事件，每個事件都能驅動段代碼事件過程該代碼決定了對象功能通常稱這種機制為事件驅動事件可由用戶操作

17、觸發(fā)也可以由系統(tǒng)或應用觸發(fā)例如單擊個命令按鈕就觸發(fā)了按鈕Click(單擊)事件該事件中代碼就會被執(zhí)行若用戶未進行任何操作(未觸發(fā)事件)則就處于等待狀態(tài)整個應用就是由彼此獨立事件過程構成。3軟件Software集成式開發(fā)VB為編程提供了個集成開發(fā)環(huán)境在這個環(huán)境中編程者可設計界面、編寫代碼、調(diào)試直至把應用編譯成可在Windows中運行可執(zhí)行文件并為它生成安裝VB集成開發(fā)環(huán)境為編程者提供了很大方便。4結構化設計語言VB具有豐富數(shù)據(jù)類型是種符合結構化設計思想語言而且簡單易學此外作為種設計語言VB還有許多獨到之處。5強大數(shù)據(jù)庫訪問功能。VB利用數(shù)據(jù)Control控件可以訪問多種數(shù)據(jù)庫VB6.0提供ADO

18、Control控件不但可以用最少代碼實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫操作和控制也可以取代DataControl控件和RDOControl控件。46多個應用向導VB提供了多種向導如應用向導、安裝向導、數(shù)據(jù)對象向導和數(shù)據(jù)窗體向導通過它們可以快速地創(chuàng)建區(qū)別類型、區(qū)別功能應用 7聯(lián)機幫助功能。在VB中利用幫助菜單和F1功能鍵用戶可隨時方便地得到所需要幫助信息VB幫助窗口中顯示了有關舉例代碼通過復制、粘貼操作可獲取大量舉例代碼為用戶學習和使用提供方便。2.2 Excel宏宏是Excel能夠執(zhí)行的一系列VBA語句，他是一個指令集，可以使Excel自動完成用戶指定的各項動作組合，而且宏的錄制和使用方法相對而言也比較簡單。錄制宏命

19、令時，Excel會自動將已錄制的命令組合重復執(zhí)行一次或者回放，從而實現(xiàn)重復操作的自動化。也就是說，宏命令本身就是一種VBA應用程序，它是儲存VBA模塊中的一系列命令和函數(shù)的集合。當知心宏命令所對應的任務組合時，Excel會自動啟動該VBA程序模塊中的應用程序。當一個宏錄制了用戶想要進行的全部操作，而應用程序再次執(zhí)行這個宏時，它將以準確的順序執(zhí)行用戶上次執(zhí)行的全部操作。如果宏記錄中有一個嚴重的錯誤，那么改正這個錯我的唯一辦法是重新錄制這個宏。可是在重新錄制這個宏的過程中有一個嚴重的錯誤，那么改正這個錯誤的唯一辦法就是重新錄制這個宏?？墒窃谥匦落浿七@個宏的過程中又有可能引發(fā)新的錯誤，這會給用戶帶來

20、很大麻煩。為了避免這種麻煩，軟件開發(fā)者在宏記錄器中增加了編輯宏的功能，方便用戶改正錯誤或進行其他變動而無需重新錄制宏。宏的執(zhí)行效果可以通過運行宏命令來實現(xiàn)，宏命令的運行過程比錄制宏簡單的多。宏是一些代碼，用來簡化重復的工作。正因為宏的這種特性，使得曾經(jīng)一些惡意的軟件編程人員研發(fā)出了極具破壞性的宏病毒。為了安全性考慮，Excel內(nèi)置了安全性機制，機智是不允許啟用宏的。也就是說，如果有一些宏是一啟動就執(zhí)行的話，Excel是不允許的，而且是一些防病毒也會對帶有宏的Excel文件進行檢查。當Excel逐步發(fā)展過程中，Excel從2010版后對宏的安全性相較于之前的Excel版本有了進一步的提高，當錄制

21、好宏之后，如果將宏保存在當前的工作簿，并且以普通的xlsx格式保存時，Excel會提示無法保存宏的對話框，為此Excel提供了啟用宏的工作簿格式xlsm格式來保存帶有宏的工作簿，使得與不帶有宏的工作簿進行明顯的區(qū)分。52.3 ExcelVBAVB的全稱是Visual Basic，是一門重要的開發(fā)的語言。微軟開發(fā)目的是簡化過去人們在使用C+開發(fā)標準Win32應用程序的復雜性而出現(xiàn)的，它的開發(fā)方式以及內(nèi)置的Win32空間庫使得應用程序開發(fā)人員能夠非?？斓拈_發(fā)獨立可執(zhí)行的應用程序，或其他一些程序庫。VBA與VB盡管一字之差，但兩者是截然不同的的開發(fā)工具，但又有相同之處。VBA的全稱是Visual B

22、asic Application，是VB的子集。與VB相比，VBA輕便的多。同樣的，VBA的語言是Visual Basic，但它使用的僅是VB中的一個子集，具有與VB類似的語法。然而，VBA并不是可以開發(fā)獨立可執(zhí)行應用程序的，VBA開發(fā)的程序是寄生于其他已有的程序（如Word、Excel等程序）的內(nèi)部。也就是說，要想使VBA程序得以運行，必須先打開Word、Excel等程序。簡單來說，雖然VBA不能自主開發(fā)應用程序，但它在辦公自動化中有很多特點和功能：1. 可以是重復性的工作自動化，減輕工作負擔；2. 可以進行復雜的數(shù)據(jù)操作分析；3. 通過Data Access Objects（DAO）和Ac

23、tiveX Data Object（ADO），能夠將外部數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)與Excel集成；4. 能夠定制Excel的外觀，如菜單、工具條等；5. 可以動態(tài)創(chuàng)建工作簿，動態(tài)地改變單元格外觀等定制工作，創(chuàng)建自定義函數(shù)來簡化公式和計算；6. 支持自動化功能，自動化功能可以使得通過VBA能控制其他支持自動化的程序，如在Word中顯示Excel統(tǒng)計報表。63 系統(tǒng)分析系統(tǒng)分析主要包括需求分析、可行性分析、業(yè)務流程分析、數(shù)據(jù)流程分析、功能分析。3.1 需求分析隨著計算機的發(fā)展，無紙化辦公已成為一個趨勢。而要實現(xiàn)無紙化辦公，最重要的莫屬于要實現(xiàn)辦公自動化了。財務與數(shù)字、人有關，但是如果達到一定的數(shù)量，憑紙質表

24、格已經(jīng)無法勝任，若為其購置一套相關的ERP設備又顯得太小題大做。Excel表格是目前運用范圍最廣的辦公自動化軟件，能錄入數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)，一定程度上方便了工作，但繁瑣的打字錄入多次點擊處理又覺得太多麻煩，重復性操作太多，故而ExcelVBA這個技術可以通過編碼的形式，在后臺操控Excel表格，把一些繁瑣的步驟模塊化、功能化。這就運用到了OA（Office Automation）系統(tǒng)管理。7例如在可口可樂共享服務中心中，有個Infoshare組負責可口可樂的ExcelVBA的OA系統(tǒng)開發(fā)和維護。不光可樂，其他生產(chǎn)管理企業(yè)基本都認為企業(yè)OA辦公管理系統(tǒng)在運行和使用中，作為系統(tǒng)或者公司管理平臺，能否真

25、正滿足了企業(yè)的管理，是非常重要的。而每個企業(yè)所需要的OA辦公管理系統(tǒng)都是不同的，因為系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的管理需求而開發(fā)的，所以具有獨特性。8在這樣的開發(fā)需求背景下，可口可樂共享服務中心運用的OA辦公管理系統(tǒng)是利用ExcelVBA技術進行開發(fā)維護的。因為使用OA工具的人們，不一定懂得編程，而Excel作為一個強大的辦公軟件，使用面廣，易操作，而且后臺可控，這些就使得使用者與開發(fā)人員進行能近一步的溝通，將企業(yè)的相關需求嵌入到OA工具中。因此，能讓OA辦公管理系統(tǒng)的建設定位在這個層面上,才能使企業(yè)辦公變得更加高效。如圖3.1所示：圖3.1 魚骨圖3.2 可行性分析可行性分析，就是系統(tǒng)分析階段的一個重

26、要環(huán)節(jié)，需要在這個環(huán)節(jié)中明確所做系統(tǒng)或項目的開發(fā)必要性和可行性。開發(fā)的項目是否迫切，是否有足夠的資源和條件。本章節(jié)將主要從技術可行性、經(jīng)濟可行性和管理可行性三方面進行分析。3.2.1技術可行性技術可行性是指從項目實施的技術角度，對項目的設計技術是否合理，并進行評估。本系統(tǒng)只要依托Excel軟件，通過VBA進行后臺開發(fā)，因為VBA代碼的自身優(yōu)勢和特點，模塊化的代碼很使開發(fā)人員以及之后的維護人員可以很容易的根據(jù)代碼對功能實現(xiàn)升級或刪除，亦可在原有基礎上增加新的模塊功能；前臺來說，因為Excel自身控件，可將后臺模塊化的代碼被指定在自己身上，實際使用Excel辦公自動化工具的人，可以根據(jù)提示點擊控件

27、，完成自己對表格的處理。甚至操作人員不懂得后臺VBA亦可對Excel辦公自動化小工具進行使用。所以從技術可行性上來講，本系統(tǒng)開發(fā)是滿足要求的。3.2.2經(jīng)濟可行性經(jīng)濟可行性方面針對企業(yè)我們肯定更多的會考慮成本的問題。企業(yè)若想實現(xiàn)辦公自動化，固然是好事，方便業(yè)務的同時也能減少人力成本。但小企業(yè)斥資購進一套大型的辦公自動化系統(tǒng)，可謂是不太明智。而用ExcelVBA進行開發(fā)，真的是物美價廉。無需投入過多的資金支持，頂多購買一套正版的Office辦公軟件，幾臺性能不錯的PC機即可。加上VBA語法結構較為簡單，懂得VB的開發(fā)人員無需學習，知道需求后即可進行開發(fā)，若無基礎仍可自學數(shù)周，即可基本達到開發(fā)要求

28、。綜上所述，運用ExcelVBA開發(fā)成本低、質量好，且在中小企業(yè)可運用，在大型企業(yè)的一些業(yè)務中亦可勝任。所以從經(jīng)濟可行性方面看，該辦公自動化符合要求。3.2.3管理可行性管理可行性是在管理功能的基礎上將其細化，使得每個部分可控可管理。以ExcelVBA為基礎的辦公自動化小工具，最大的優(yōu)點就是模塊化，后臺代碼根據(jù)功能被分為好多模塊，通過前臺界面的控件調(diào)用，易于管理維護。被選的控件可以根據(jù)需求被指定為其他的模塊代碼，可重復利用高，編碼人員的管理也方便。同時，前臺使用人員對照Excel的前臺界面 對于業(yè)務熟悉的他們可以根據(jù)業(yè)務點擊相應的控件，完成自己想要辦公自動化工具實現(xiàn)的功能，也方便使用人員的管理

29、。根據(jù)上述，該辦公自動化工具在管理可行性上也是很好的。 以此可以得出，從技術、經(jīng)濟、管理上三方面來講，本系統(tǒng)的開發(fā)都是可行的。3.3 業(yè)務流程分析所謂業(yè)務流程分析是以管理信息系統(tǒng)（MIS）的基本目標，識別與MIS相關的各主要管理業(yè)務。從信息流的觀點，弄清各業(yè)務的發(fā)生(事件)、執(zhí)行(過程)與結果(數(shù)據(jù))，并最后生成業(yè)務流程圖。在業(yè)務流程圖中，重中之重是要標出與該業(yè)務相關的報表、單據(jù)的來源、去向與應用。業(yè)務流程圖的圖形符號如圖3.2所示。圖3.2 業(yè)務流程圖的表示符號本財務辦公自動化系統(tǒng)是為某飲料廠的業(yè)務服務的：首先，各地方廠商根據(jù)總部要求繪制符合本辦公自動化軟件處理的兩張標準化Excel表格，一

30、張為SAP表，一張為明細表。之后，兩張表進入制成的ExcelVBA小工具中，系統(tǒng)會根據(jù)代碼自動把兩個表中的有效內(nèi)容整合，生成一張結果表。緊接著，生成的結果表根據(jù)總部需求對其進行差異化的處理，形成不同的表格，最后生成的結果表為最終結果，將交給總部人員。由總部人員交由管理層進行審批并報告。上述業(yè)務描述的業(yè)務流程如圖3.3所示。圖3.3 某財務辦公自動化軟件的業(yè)務流程圖3.4 數(shù)據(jù)流程分析數(shù)據(jù)流程分析就是把數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的流向過程抽象出來，不考慮系統(tǒng)本身是否有缺陷，專門考慮業(yè)務中對于數(shù)據(jù)的處理是否得當，從而發(fā)現(xiàn)解決數(shù)據(jù)處理中的毛病。數(shù)據(jù)流程分析包括對數(shù)據(jù)的手機、傳遞、處理和儲存的分析。數(shù)據(jù)流程分析一般

31、會用到以下描述工具Data Flow Diagram(DFD圖)、數(shù)據(jù)字典、判斷樹、判斷表等。3.4.1 數(shù)據(jù)流程圖數(shù)據(jù)流程圖的符號如圖3.4所示。圖3.4 數(shù)據(jù)流程圖的符號某財務辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖3.5所示。圖3.5 某財務辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖3.5 系統(tǒng)功能分析本財務辦公自動化系統(tǒng)總體上分為兩個模塊，前臺使用模塊和后臺代碼模塊。1、該財務辦公自動化系統(tǒng)前臺共分為八大功能模塊，根據(jù)整體業(yè)務流程自下而上，具體功能如圖3.6所示：圖3.6 某財務辦公自動化系統(tǒng)前臺模塊功能樹功能樹前臺使用模塊功能介紹：清空操作和數(shù)據(jù)表：這個是為了本次業(yè)務的準確度而設計，以防上次使用后沒有完全清空表，

32、導致本次操作的漏洞；分割模塊所需元素：由于操作前會導入兩個處理表格，而最后需要的數(shù)據(jù)可能只是一些，所以要對導入的兩個表格進行分割，在分割好的基礎下再進行操作；生成SAP表匯總金額：對表的操作，統(tǒng)計表中的金額：檢查清單和下載模版金額：將處理后的表格與模板進行對比，整理對比形成同一張表格顯示；輸出模板：把經(jīng)過操作后的模板生成對應的格式，并初步生產(chǎn)結果表；將新模板導入新下載模板中：把結果表導入處理，為之后操作進行鋪墊；個性要求：對不同的廠子的表進行提取或者修飾；添加會計科目等項目：由于此表最后需要交由會計部處理、審批，需要根據(jù)會計要求，添加相應會計科目，為會計業(yè)務處理打下基礎。2、該財務辦公自動化系

33、統(tǒng)后臺模塊共分為五個基本處理功能模塊，根據(jù)不同的流程進行調(diào)用，并發(fā)揮其功能。具體如圖3.7所示：圖3.7 某財務辦公自動化系統(tǒng)后臺模塊功能樹后臺功能模塊介紹：查找最小值：通過冒泡排序的方法查找最小值，并通過次把金額合計排序好；輸出模板：對處理完成和整合完成的表格生成對照表數(shù)據(jù)：對于模板中出現(xiàn)的個人或單位，會在Excel中有一個對照表顯示，該部分是把對照表信息對應在模板中的值替換；檢查金額：對模板處理后的數(shù)據(jù)進行核對，保證準確度；添加其他相關內(nèi)容：由于分屬不同的廠，總廠對于分廠數(shù)據(jù)的提取有特殊性，所以該功能下集成了很多小模塊，對于不同需求有不同的解決方案，添加相關需要的內(nèi)容。4 系統(tǒng)設計系統(tǒng)設計

34、主要考慮的是為實現(xiàn)某一個系統(tǒng)或子系統(tǒng)，應該設計幾個功能模塊。系統(tǒng)設計主要是圍繞系統(tǒng)結構設計、數(shù)據(jù)庫設計、數(shù)據(jù)與信息的代碼設計、輸入輸出設計和軟硬件配置等內(nèi)容來進行的。在設計過程中，除了要有相應的設計原則外，還要采用正確的方法。如何從若干方案中選擇一個盡可能好的，是決策問題。評價一個系統(tǒng)設計是否好也是標準可言的：運行效率、可靠性、可修改性、靈活性、通用性和實用性。期中前三項是很必要的評價標準。91、運行效率：一個系統(tǒng)的可用資源畢竟有限，設法提高資源的使用效率是系統(tǒng)設計的重要任務。評價系統(tǒng)運行效率可以從處理能力、運行時間、響應時間3個方面來進行。2、可靠性：系統(tǒng)的可靠性包括軟件硬件的可靠性，一般可

35、以從以下幾個方面來考慮：文件存取限制，主要為安全性和完整性的問題，什么人可以訪問，什么人不可以；建立運行日志和信息追蹤，由于一些特殊業(yè)務的需要，管理層可能需要系統(tǒng)每天提供處理那些任務的報告，如何處理的。為了這些，需要建立運行日志，每用本系統(tǒng)進行過處理，就將該事物記錄。4.1系統(tǒng)結構設計該財務自動化系統(tǒng)的總體結構已經(jīng)屬于一個管理信息系統(tǒng)(MIS)。對本系統(tǒng)進行設計時，要給這系統(tǒng)進行個總體的架構搭建，下圖為某財務自動化系統(tǒng)的系統(tǒng)結構圖，如圖4.1所示：圖4.1某財務辦公自動化系統(tǒng)結構圖4.2 數(shù)據(jù)庫設計數(shù)據(jù)庫通俗的講，就是存放數(shù)據(jù)的“倉庫”，而且數(shù)據(jù)是按一定的格式存放的。概念化的講，數(shù)據(jù)庫(Dat

36、aBase,DB)是長期存儲在計算機內(nèi)的、有組織的、可共享的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按一定的數(shù)據(jù)模型組織、描述和儲存，具有最小的冗余度、較高的數(shù)據(jù)獨立性和易擴展性，并可為各種用戶共享。數(shù)據(jù)庫不孤立，是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成部分。數(shù)據(jù)庫是一個軟件尤其是一個辦公自動化系統(tǒng)的生命，數(shù)據(jù)庫設計階段，能否對表內(nèi)的數(shù)據(jù)表與表之間形成優(yōu)質的連接，對日后的查詢排序有著很重要的前置作用。對于數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員來說，數(shù)據(jù)庫設計就是對一個給定的實際應用環(huán)境，如何利用數(shù)據(jù)庫正確的反應軟件現(xiàn)實能滿足的情況，而且還能滿足使用這的各種應用需求是數(shù)據(jù)庫設計的關鍵之一。10類似于軟件工程中軟件生命周期的概念，一般把數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)從開始規(guī)

37、劃、分析、設計、實施、投入運行后的維護直到消亡成為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的生命期。數(shù)據(jù)庫設計階段處于實施前的關節(jié)階段。為何數(shù)據(jù)庫設計處于如此關鍵的節(jié)點呢？主要還是和它自身的特點有關：首先，具有反復性。數(shù)據(jù)庫設計不是一朝一夕就可以完成的，需要反復推倒修改后才能完成。前段設計是基礎，后階段的設計會反應前階段的部分，看似毫無聯(lián)系，實則關系密切。其次，試探性。數(shù)據(jù)庫設計結果并不唯一，設計過程中往往是試探的過程。有各式各樣的要求和制約元素，它們往往勢不兩立。數(shù)據(jù)庫設計很難達到最完美的效果，只能在原有的基礎上不斷的進行優(yōu)化處理，使其處理能力能夠達到接受的范疇即可。再之，多部性。數(shù)據(jù)庫設計往往交給一人來完成的話不容易發(fā)

38、現(xiàn)細微的問題，常常是多人完成，這樣既能保證質量和進度，又能分段把關。最后，面向數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫最終還是為數(shù)據(jù)服務，如何以數(shù)據(jù)的格式為主情況下，建立優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫，是目標所在。11數(shù)據(jù)庫設計階段包括概念設計、邏輯設計和物理設計三方面，本文接下來將從這三方面詳細介紹。4.2.1 概念設計概念設計就是把分析上述需求分析的結果，抽象為概念模型表示的過程，是完整而全面的設計過程。一般利用E-R圖來實現(xiàn)。主要步驟實現(xiàn)設計局部功能的E-R圖；將局部E-R圖整合，形成全局E-R圖；對全局E-R圖進行優(yōu)化，主要是對冗余屬性進行剔除或者修改。最后得到以E-R圖為顯示的數(shù)據(jù)庫概念結構圖。E-R圖的好處是在物理設計階段前，

39、能夠給直觀的給設計人員看到數(shù)據(jù)庫的模型結構，以便后來的系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)庫后的集成度會大大有保障。數(shù)據(jù)庫的概念設計E-R圖圖例表示，如圖4.2所示圖4.2 ER圖圖例1、清單實體屬性圖，如圖4.3所示：圖4.3.清單實體屬性圖2、新下載模板實體屬性圖，如圖4.4所示圖4.4.清單實體屬性圖3、DoradoReport實體屬性圖，如圖4.5所示圖4.5.清單實體屬性圖4、結果實體屬性圖，如圖4.6所示圖4.6.清單實體屬性圖5、添加檢查實體屬性圖，如圖4.7所示圖4.7.清單實體屬性圖6、某財務辦公自動化系統(tǒng)E-R圖總圖，如圖4.8所示圖4.8. 財務辦公自動化系統(tǒng)E-R圖總圖4.2.2 邏輯設計正經(jīng)

40、來說，E-R圖和關系模型都是抽象的。而若想被數(shù)據(jù)庫所接受，就必須要信息化。也就是說，把E-R圖模型轉化為關系數(shù)據(jù)庫的關系模型，也就是通常說的邏輯設計。最常見的要數(shù)實體集映射為關系表的方法了：實體集的每個屬性成為關系的一個屬性。應當注意的是，需要知道每個屬性的域和主碼。下面就為根據(jù)剛才的概念設計出的E-R圖轉化為的關系模型：清單(報銷單號*，姓名，金額)新下載模板(報銷單號*，成本中心編碼*，總賬科目*，部門，職位，姓名，費用類型，費用子類型，月份，詳細備注，金額，分攤成本編碼*，分攤比例，分攤金額，審批完成時間)DoradoReport(報銷編號*,總賬科目*,部門,職位,姓名,月份,費用類型

41、,詳細備注,金額)結果(總賬科目*,成本中心編碼*,金額,詳細情況,報銷單號*)添加檢查(總賬科目*,科目詳情)4.2.3 物理設計數(shù)據(jù)庫物理設計階段就是設計數(shù)據(jù)庫各字段內(nèi)部結構，根據(jù)邏輯設計階段選取適合的儲存結構和存取方式。數(shù)據(jù)庫物理設計相對于邏輯設計來說是后半段，一般來講，數(shù)據(jù)庫物理設計的第一步是確定數(shù)據(jù)庫的物流結構，然后是對實施空間和時間的效率的評價。12Excel單元格中可以包括數(shù)據(jù)類型有數(shù)值、日期時間、文本、邏輯值和錯誤值，期中邏輯值和錯誤值通常是公式產(chǎn)生的，其他幾種類型則需要輸入，或者通過ExcelVBA實現(xiàn)辦公自動化完成填充。13本財務辦公自動化系統(tǒng)共分為5個表，集成在一個工作簿

42、中，相關字段數(shù)據(jù)類型如下表所示：1、清單信息表如表4.1所示：表4.1清單信息表字段名稱類型長度小數(shù)位數(shù)允許空字段說明序號數(shù)值4無是自動生成的序號報銷單號文本9無否規(guī)定單號姓名文本16無是人名金額數(shù)值102是報銷金額2、結果信息表如表4.2所示：表4.2結果信息表字段名稱類型長度小數(shù)位數(shù)允許空字段說明總賬科目數(shù)值9無否對應的會計科目成本中心編碼數(shù)值無否規(guī)定編碼金額數(shù)值102是報銷金額詳細情況文本100無是大致消費情況（包括時間 類別）報銷編號文本9無否規(guī)定單號3、添加檢查信息表如表4.3所示：表4.3添加檢查信息表表字段名稱類型長度小數(shù)位數(shù)允許空字段說明總賬科目數(shù)值9無否對應的會計科目號科目詳

43、情文本20無是對應的會計科目名稱4、DoradoReport信息表如表4.4所示：表4.4DoradoReport信息表字段名稱類型長度小數(shù)位數(shù)允許空字段說明報銷單號文本9無否規(guī)定單號總賬科目數(shù)值9無否對應的會計科目號職位文本15無是報銷者的職位部門文本7無是報銷者的部門姓名文本16無是人名月份日期4無是發(fā)生月份費用類型文本10無是報銷費用所屬類型詳細備注文本100無是報銷事件大概描述金額數(shù)值102是報銷金額5、新下載模板信息表如表4.5所示：表4.5新下載模板信息表字段名稱類型長度小數(shù)位數(shù)允許空字段說明報銷單號文本9無否規(guī)定單號成本中心編碼數(shù)值無否規(guī)定編碼總賬科目數(shù)值9無否對應的會計科目號職

44、位文本15無是報銷者的職位部門文本7無是報銷者的部門姓名文本16無是人名費用類型文本10無是報銷費用所屬類型費用子類型文本10無是報銷費用所屬詳細類型月份日期4無是發(fā)生月份詳細備注文本100無是報銷事件大概描述金額數(shù)值102是報銷金額分攤成本編碼數(shù)值10無否單號編碼分攤比例數(shù)值4百分比是自己分攤比例分攤金額數(shù)值102是自己分攤金額審批完成時間日期YYYY-mm-dd無是報銷審批時間5 系統(tǒng)實施系統(tǒng)實施階段是開發(fā)一個系統(tǒng)的最后一個階段。本階段的任務是實現(xiàn)系統(tǒng)設計階段和系統(tǒng)分析階段提出的方案，按照方案來最后實現(xiàn)一個可運行的信息系統(tǒng)。14而辦公自動化系統(tǒng)的實施是一項復雜的系統(tǒng)工程。其中涉及到的因素很

45、多，我們在中會感覺到開發(fā)一個系統(tǒng)不是那么容易的，但要將一個開發(fā)好的應用軟件投入實際應用會更難。155.1主操作界面設計本財務辦公自動化系統(tǒng)界面上做到了直觀，控件名稱也是操作名稱，能給使用者做到明顯直觀的使用體驗。本財務辦公自動化系統(tǒng)界面設計如圖5.1所示：圖5.1某財務辦公自動化系統(tǒng)界面圖前臺界面基于Excel空間和表格的修飾完成，每個按鈕控件可被指定為不同的ExcelVBA代碼，同一控件可根據(jù)不同的操作，選取不同的功能，系統(tǒng)會自動調(diào)用代碼。具體更替如圖5.2所示：圖5.2控件功能更替5.2清空結果表DoradoReport以及結果表數(shù)據(jù)：為了保證數(shù)據(jù)結果的準確性，在不確定上次操作時，操作員是

46、否對表格數(shù)據(jù)進行清空，因此設立此控件。使用時，點擊即可，也不用復查表格，增加工作時間。相關代碼如下：Sub we2()Dim a As Integera = Sheet1.UsedRange.Rows.CountSheet1.UsedRange.ClearSheets(結果).UsedRange.Clear /清空結果表Sheets(清單).UsedRange.Clear/清空清單表Sheets(上導模板).UsedRange.Clear/清空上導模版表Sheets(新下載模板).UsedRange.Clear/清空新下載模板表Sheets(結果2).UsedRange.Clear/清空結果2

47、表End Sub5.3生成SAP模板并匯總金額：Sub 檢查金額()Dim a As IntegerDim b As IntegerDim c As IntegerDim d As Integer/參數(shù)定義Dim e As IntegerDim SUM1 As DoubleDim SUM2 As DoubleDim sum3 As DoubleSUM1 = 0SUM2 = 0sum3 = 0a = Sheets(清單).Range(A65535).End(xlUp).Row /有效數(shù)據(jù)數(shù)b = Sheets(結果).Range(A65535).End(xlUp).Row/有效數(shù)據(jù)數(shù)a = Sh

48、eets(原始數(shù)據(jù)).UsedRange.Rows.Count/可執(zhí)行次數(shù)數(shù)b = Sheets(結果).UsedRange.Rows.Count/可執(zhí)行次數(shù)數(shù)For c = 2 To aSUM1 = Sheets(清單).Range(D & c) + SUM1/計算清單表每行的和If Sheets(清單).Range(D & c) = 0 ThenSheets(清單).Range(G & c) = 金額為0 /如果為0 顯示”金額為0”End IfNext-差異算法-For c = 2 To bSUM2 = Sheets(結果).Range(B & c) + SUM2 NextFor c =

49、 2 To aFor d = 2 To bIf Sheets(清單).Range(B & c) = Sheets(結果).Range(E & d) ThenIf Sheets(結果).Range(E & d) = Sheets(清單).Range(B & c) ThenDebug.Print Sheets(結果).Range(E & c)Sheets(清單).Range(E & c) = Sheets(結果).Range(B & d)Sheets(原始數(shù)據(jù)).Range(F & c) = Sheets(原始數(shù)據(jù)).Range(D & c) - Sheets(原始數(shù)據(jù)).Range(E & c)

50、GoTo SKIPElseEnd If NextSKIP: Sheets(清單).Range(F & c) = Sheets(清單).Range(D & c) - Sheets(清單).Range(E & c) Sheets(清單).Range(F & c) = Int(Sheets(清單).Range(F & c) * 10000 + 0.5) / 10000 Next Sheets(清單).Range(F & 1) = 差異Sheets(清單).Range(H & 1) = 清單總金額Sheets(清單).Range(H & 2) = SUM1Sheets(清單).Range(H & 5)

51、 = 模板總金額Sheets(清單).Range(H & 6) = SUM2-差異算法-For e = 2 To bSheets(清單).Range(J & e) = Sheets(結果).Range(E & e)Sheets(清單).Range(K & e) = Sheets(結果).Range(B & e)If Sheets(清單).Range(K & e) = 0 ThenSheets(清單).Range(M & e) = 金額為0End IfFor d = 2 To aIf Sheets(清單).Range(J & e) = Sheets(清單).Range(B & d) ThenSh

52、eets(清單).Range(L & e) = Sheets(清單).Range(K & e) - Sheets(清單).Range(D & d)Sheets(清單).Range(L & e) = Int(Sheets(清單).Range(L & e) * 10000 + 0.5) / 10000ElseEnd IfNextNextSheets(清單).Range(J & 1) = 模板金額明細Sheets(清單).Range(L & 1) = 差異End Sub最后形成截圖，如圖5.3所示：圖5.3生成的SAP模板運行截圖5.4生成最后導出的模板代碼如下所示：Sub GX模板生成()Dim

53、a As IntegerDim b As IntegerDim c As IntegerDim d As IntegerDim f As IntegerDim i As IntegerDim STRA As StringDim SUM1 As DoubleDim SUM2 As Doublea = Sheets(doradoreport).Range(A65535).End(xlUp).RowFor b = 2 To aSheets(doradoreport).Range(w & b) = Sheets(doradoreport).Range(f & b) & Sheets(doradoreport).Range(n & b)Sheets(doradoreport).Range(X & b) = Sheets(doradoreport).Range(f & b) & Sheets(doradoreport).Range(n & b) & Sheets(doradoreport).Range(D & b) _ & Sheets(do