集團OA系統(tǒng)管理規(guī)定

1、集團0A系統(tǒng)管理規(guī)定Preparedn 24 November 2020集團OA系統(tǒng)管理辦法文檔編號信字【2016】第001號密 級內(nèi)部公開批準人監(jiān)督執(zhí)行編制部門信息管理部編制日期2016-8-10頁 數(shù)共10頁發(fā)布日期2016-8-29內(nèi)部資料注意保密目錄第一章總貝J2第二章組織職責2第三章申請與變更6第四章基礎管理7第五章文檔與公告8第六章安全保密9第七章附則10集團OA系統(tǒng)管理辦法第一章總則一、目的：為了規(guī)范集團公司流程管理工作，建立健全制度、流程管理體 系，持續(xù)提升集團管理水平，將公司OA系統(tǒng)，從目前無紙化辦公、提高工作 效率、降低溝通成本、信息資源共享的階段，提升至通過OA系統(tǒng)地推進

2、集團 管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的階段發(fā)展。結(jié)合公司的實際情況，制 定本制度。二、適用人員：生活、旅游、科技、票務、渠道拓展、北京運營中心、上 海運營中心、深圳運營中心、成都運營中心所有集團員工。三、適用范圍：本辦法適用于集團各部根據(jù)制度相應的流程編制、修訂、 審批、發(fā)布和廢止。第二章組織職責一、部門職責：OA系統(tǒng)的運行，集團各職能部門業(yè)務部門各負其責，協(xié) 同配合。1 .人力資源中心1.1、 1、負責提供集團及各事業(yè)部準確完整的組織架構(gòu)及人員信息;1.2、 負責集團及各事業(yè)部人事相關流程制度及流程圖；1.3、 負責集團及各事業(yè)部審批層級，明確審批關系；1.4、 負責集團及各事業(yè)部人事崗

3、位工作分配關系；1. 5、負責集團及各事業(yè)部人事類單據(jù)格式形成全集團統(tǒng)一模板；1.6、 集團及各事業(yè)部人事經(jīng)理需定期推送新入職、離職及異動的人 員信息。2.行政管理中心2.1、 負責集團及各事業(yè)部行政相關流程制度及流程圖；2.2、 負責集團及各事業(yè)部行政類費用科目及審批額度；2. 3、負責集團及各事業(yè)部行政類單據(jù)格式形成全集團統(tǒng)一模板。3.財務中心3.1、 負責集團及各事業(yè)部財務相關流程制度及流程圖；3.2、 負責集團及各事業(yè)部財務類費用科目及審批額度；3. 3、負責集團及各事業(yè)部財務類單據(jù)格式形成全集團統(tǒng)一模板；3.6、 編寫財務單據(jù)填寫要求及規(guī)范文檔。4.法務中心4.1、 負責集團及各事業(yè)

4、部法務相關流程制度及流程圖；4.2、 負責集團及各事業(yè)部合同分類及審批額度；4. 3、負責集團及各事業(yè)部合同類單據(jù)格式形成全集團統(tǒng)一模板；4.6、 編寫合同審批填寫要求及規(guī)范文檔。5.風控中心5.1、 負責對系統(tǒng)內(nèi)的保密設置進行定期檢查；5.2、 負責對系統(tǒng)內(nèi)的信息按照集團保密要求進行定期檢查、監(jiān)督；5.3、 負責評估納入0A系統(tǒng)審批流程是否完善；5. 4、負責評估0A的審批流程設置是否符合集團的管理要求；5.6、 負責監(jiān)督0A系統(tǒng)審批的額度是否符合財務管理要求；5. 6、負責對0A系統(tǒng)重要流程的數(shù)據(jù)的檢查和分析。6.技術(shù)支撐中心6. 1、負責制定0A系統(tǒng)規(guī)章制度；6.2、負責0A系統(tǒng)核心工作

5、流程設計、修改；6. 3、負責0A系統(tǒng)各職能部門工作流程設計的審核；6.4、 負責確定、監(jiān)管0A系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；6.5、 負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；6. 6、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；6.7、 負責0A系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督。7.集團所屬公司及各事業(yè)部業(yè)務部門7.1、 負責本部門業(yè)務相關流程制度及流程圖；7.2、 負責本部門業(yè)務類單據(jù)格式；7.3、 編寫業(yè)務審批單據(jù)填寫要求及規(guī)范文檔。二、運行管理職責，OA系統(tǒng)的運行實行集團流程管理委員會下的分級負 責制：1 .集團系統(tǒng)管理員職責0A系統(tǒng)設管理員帳號一個，由集團總部信息管理部管理，

6、負責0A系 統(tǒng)后臺基礎數(shù)據(jù)維護、權(quán)限管理、流程管理及數(shù)據(jù)備份。具體職責如 下：1.1、 負責0A系統(tǒng)軟件的配置升級管理；1.2、 負責0A系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；1. 3、負責制定0A系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；1.4、 負責0A服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運 行；1.5、 負責集團0A系統(tǒng)組織機構(gòu)建設及變更調(diào)整；1.6、 負責集團0A系統(tǒng)人員賬號開通異動及權(quán)限調(diào)整；1.7、 負責集團文檔資料的導入、修改及授權(quán)；1.8、 負責集團0A系統(tǒng)日常問題的處理；1.9、 負責集團0A系統(tǒng)操作手冊的編寫及培訓；1. 10、負責集團0A系統(tǒng)流程的設計和發(fā)布；1. 11、負責各單位0A系統(tǒng)管

7、理員的培訓及指導；1.12、 負責對各單位系統(tǒng)管理員權(quán)限的分配；1. 13、 負責各0A系統(tǒng)管理員制作流程的檢查和發(fā)布；1. 14.負責對0A系統(tǒng)重要流程數(shù)據(jù)的監(jiān)控和問題反饋。2.單位管理員職責各公司/職能部門/事業(yè)部設0A系統(tǒng)負責人（對接人）一名，由各公 司/部門指定，對所在公司/部門0A系統(tǒng)的實施和運行負責。具體職責如 下：2.1、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)應用日常問題處理和收集；2.2、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)流程的開通、變更等；2.3、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)的培訓和指導；2.4、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)表單及流程設計；2.5、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)權(quán)限的分配（表單

8、、文檔、公告 等）；2.6、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)架構(gòu)的維護；2.7、 負責各自公司/部門0A系統(tǒng)0A系統(tǒng)賬號開通、異動及權(quán)限調(diào) 整。第三章申請與變更一、流程圖：流程職位/人員節(jié)點操作審批原則發(fā)起人需求部門或需求人員發(fā)起需填寫新增及變更流程 需求單（按模板填寫）需求部門負責人審核針對事項的可行性，綜 合部門情況，進行審核部門負責人需求部門事業(yè)部領導審批針對事項的可行性，綜 合事業(yè)部情況，進行審 核事業(yè)部負責人會簽;1郭門 t集團人事、行 政、財務負責 人審批針對各會簽部門制度的 合理性及其他情況，進 行審核集團技術(shù)支撐中集團OA系統(tǒng)工技術(shù)支撐中心審批針對是否需新增，技術(shù)領導是否可實現(xiàn)進行

9、審核0A工程師或表 單管理員協(xié)同實施、組織測試、上線 等二、流程說明：1.需求部門提出0A流程的新增或變更需求時，首先需制定或依據(jù)相關的管理辦法或制度，設計本部門的流程圖及流程表單，請參考附件1、流程新增及變更需求模板；2 . 0A系統(tǒng)提交0A流程新增及變更申請單；3 .流程的新增、變更、廢止，如涉及到集團相關職能部門或其他業(yè)務部 門，均需要相關部門會簽審批；4 .信息管理部負責完成0A系統(tǒng)的實施上線，需求部門協(xié)同完成流程的測 試工作；5 .正式發(fā)布后，由需求部門負責在本單位0A系統(tǒng)公告版塊發(fā)布流程上線 通知，以及流程的推廣培訓工作。三、注意事項：1 .流程的新增與變更，申請前需與系統(tǒng)管理員充

10、分溝通，是否會與現(xiàn)有 流程重復；技術(shù)上能否實現(xiàn)等等；2 .審批原則一欄，必須詳細列出各審批節(jié)點/審批人需要審批的主要內(nèi)容占，、，3 .個列事項，雖需要走審批環(huán)節(jié)，建議使用郵件方式進行，無需臨時建 立一套0A流程。4 .集團0A系統(tǒng)現(xiàn)有的流程，以及后續(xù)新增的流程，由各歸屬部門負責流 程的更新、完善或廢止。第四章基礎管理一、登錄規(guī)范1 .登錄方式為在IE地址欄中輸入如下地址：2 .賬號開通，由人力資源部發(fā)送新員工入職協(xié)助郵件申請或由本部門負 責人通過0A系統(tǒng)提交0A系統(tǒng)賬號開通申請單，按流程審批后由信 息管理部系統(tǒng)管理員進行開通，首次登錄需更改密碼。登錄名區(qū)分大 小寫，系統(tǒng)初始密碼統(tǒng)一為：。3 .

11、用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息（辦公電話、手機號碼、電子 郵件），保護好個人登錄密碼，并定期更換。多人共用一臺計算機， 如暫停0A辦公需及時注銷或退出0A系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。4 .登錄0A系統(tǒng)用戶口令應經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打 開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)0A審批單據(jù)、惡意增刪0A系統(tǒng)資料。二、流程審批1 .使H1OA系統(tǒng)的各級用戶應保證各類流程處理的響應時間。系統(tǒng)所有 用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午 下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流 轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。2 .協(xié)同及固定表單工作處理流

12、程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處 理時間應不超過8個工作小時（即一個工作日內(nèi)）。如有應長期外 出、請假、調(diào)休等特殊原因造成無法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或 部分權(quán)限授權(quán)給關聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務的正常流轉(zhuǎn)。3 .每位0A用戶要保證在0A系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準確性、 完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內(nèi)容負責。在0A系統(tǒng)中的意見 和審批與原書面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應人員應予以執(zhí)行和遵 守。4 .各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規(guī)定，進行規(guī)范使用和操作， 違反本制度規(guī)定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管理人 員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。三、使用指南詳見附

13、件2、集團OA系統(tǒng)操作指引第五章文檔與公告一、文檔中心1 . “文檔中心”用于放置個人工作文檔、職能部門制度、流程、指引等文 檔。2 .“我的文檔”用于放置個人的文檔；”集團/單位文檔”用于工作相關的 文件、資料與檔案，集團/單位文檔只授權(quán)給集團或單位文檔管理員使 用。3 .“集團管理制度”包括人事、行政、法務、信息等相關制度，各職能部 門應將集團相關制度或辦法及時上傳至OA系統(tǒng)文檔中心，供員工查 閱了解集團相關信息。4 .上傳下載操作，詳見附件2、集團OA系統(tǒng)操作指引。二、 集團公告1 .集團公告，包括“行政”、“人事”、“財務”、“風控”等公告板 塊；2 . 0A系統(tǒng)中的各分類公告均由有權(quán)

14、限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由 各職能部門負責人確定；集團公告由人力資源部負責統(tǒng)一發(fā)布和管 理，人事公告主要涉及各級人員的職務任免、調(diào)動和重大獎懲（包括 通報表揚、重大表揚、嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息； 行政公告，主要涉及集團管理規(guī)范和其他重大事項等內(nèi)容。第六章安全保密一、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家和他人利益的 活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸 入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。二、OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。 不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。三、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查 看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。四、每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新 密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；五、為保障系統(tǒng)安全，各個用戶不得在網(wǎng)吧和其他