ERP采購(gòu)培訓(xùn)教程

1、采購(gòu)培訓(xùn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)w供應(yīng)商檔案w采購(gòu)員設(shè)置w審批層次w單據(jù)控制w危險(xiǎn)類(lèi)代碼w檢驗(yàn)代碼w自動(dòng)來(lái)源w供應(yīng)商項(xiàng)目w目錄冊(cè)業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程w請(qǐng)購(gòu)單w詢(xún)價(jià)單w報(bào)價(jià)單w采購(gòu)定單w接收w檢驗(yàn)w入庫(kù)w退貨采購(gòu)模塊培訓(xùn)內(nèi)容采購(gòu)模塊培訓(xùn)內(nèi)容可以建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱(chēng)、編號(hào)和地址。供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理1可以在線(xiàn)的查詢(xún)供應(yīng)商信息?？梢越㈦S機(jī)的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報(bào)告?？梢院喜⒐?yīng)商。可以建立供應(yīng)商列表。采購(gòu)員設(shè)置采購(gòu)員設(shè)置2采購(gòu)員只能建立自己的采購(gòu)訂單。在系統(tǒng)中，若你是采購(gòu)員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負(fù)責(zé)。在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購(gòu)員采購(gòu)件的分類(lèi)。例如：采購(gòu)員A負(fù)責(zé)采購(gòu)五金

2、類(lèi)； 采購(gòu)員B負(fù)責(zé)采購(gòu)機(jī)電類(lèi)；思考：采購(gòu)員是否需要負(fù)責(zé)采購(gòu)不同的物料分類(lèi)。審批層次審批層次3審批層次確定了企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，由誰(shuí)來(lái)審批；并且若某人無(wú)權(quán)審批時(shí)，又由誰(shuí)來(lái)審批。審批層次由以下要素組成：雇員:在采購(gòu)中即是參與采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員。工作(job)：在采購(gòu)業(yè)務(wù)中指采購(gòu)、審批、計(jì)劃。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長(zhǎng)、采購(gòu)員。審批層次結(jié)構(gòu)審批層次結(jié)構(gòu)3.1審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹(shù)狀結(jié)構(gòu)。例如：若工作包括采購(gòu)、審批； 職位包括采購(gòu)員、供應(yīng)課課長(zhǎng)、物流總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理； 雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔(dān)任不同職務(wù)。 則審批層次可為: 采購(gòu)審批采購(gòu)

3、員財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理物流總監(jiān)供應(yīng)科科長(zhǎng)采購(gòu)員采購(gòu)審批審批審批ABCDEF思考：若要建立采購(gòu)審批層次，需要哪些數(shù)據(jù)。單據(jù)控制單據(jù)控制4單據(jù)指的是采購(gòu)業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本。如請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)訂單等等。單據(jù)控制包含三類(lèi)：u單據(jù)的安全級(jí)別單據(jù)的安全級(jí)別u單據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別單據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別u單據(jù)批準(zhǔn)的規(guī)則單據(jù)批準(zhǔn)的規(guī)則單據(jù)控制通過(guò)嚴(yán)格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能操作單據(jù)，影響采購(gòu)業(yè)務(wù)。單據(jù)的安全級(jí)別單據(jù)的安全級(jí)別4.1單據(jù)的安全級(jí)別用來(lái)表明誰(shuí)能存取單據(jù)。安全級(jí)別有4種： 公共的：系統(tǒng)中所有用戶(hù)都可存取該單據(jù)。 私有的：?jiǎn)螕?jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。 采購(gòu)的：?jiǎn)螕?jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購(gòu)員可存取該單據(jù)。

4、層次的：?jiǎn)螕?jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者 的用戶(hù)。例如：設(shè)置計(jì)劃采購(gòu)訂單為私有的，則只有輸入計(jì)劃采購(gòu)訂單和審 批該訂單的人可以存取。 設(shè)置采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單為采購(gòu)的，則所有的采購(gòu)員、審批該單據(jù)人和 提出請(qǐng)購(gòu)者能存取該單據(jù)。單據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別單據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別4.2單據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別用來(lái)確定能存取單據(jù)的用戶(hù)能對(duì)單據(jù)做怎樣的操作。訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別有3種： 僅查看：只允許查看單據(jù)。 可修改：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。 完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。注意：中有兩個(gè)訪(fǎng)問(wèn)選項(xiàng)級(jí)別高于以上訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別， 自己可審批：若該選項(xiàng)為Yes，則建立單據(jù)的用戶(hù)可自己審批； 審批者可修改：審批單據(jù)的用戶(hù)可修

5、改該單據(jù)。注意：建立單據(jù)者對(duì)自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。 系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)控制對(duì)已存在的單據(jù)作用；用戶(hù)若能進(jìn)入建立單據(jù) 的窗口，就能建立單據(jù)。單據(jù)的審批規(guī)則單據(jù)的審批規(guī)則4.3審批規(guī)則通過(guò)職位、審批權(quán)限、單據(jù)類(lèi)型構(gòu)成。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長(zhǎng)、采購(gòu)員。單據(jù)類(lèi)型：采購(gòu)業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類(lèi)型。如標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單、內(nèi)部請(qǐng)購(gòu) 單、一攬子協(xié)議、計(jì)劃采購(gòu)訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。審批權(quán)限：可以控制以下幾方面的權(quán)限。 科目、分類(lèi)、金額、位置。 例如：某人只能審批10000元五金類(lèi)采購(gòu)訂單，則設(shè)置 為 采購(gòu)訂單，10000元，五金類(lèi)。單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成4.3.1審批規(guī)則確

6、定了某職位對(duì)某單據(jù)類(lèi)型具有怎樣的審批權(quán)限。例如： 供應(yīng)科科長(zhǎng)可審批標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單， 可審批10萬(wàn)元的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單 物流總監(jiān)可審批計(jì)劃采購(gòu)訂單， 可審批100萬(wàn)元的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單 供應(yīng)科科長(zhǎng) 審批 標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單 10萬(wàn)元 物流總監(jiān) 審批 標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單 100萬(wàn)元思考：審批權(quán)限應(yīng)該如何設(shè)置危險(xiǎn)類(lèi)代碼危險(xiǎn)類(lèi)代碼5危險(xiǎn)類(lèi)是對(duì)具有危險(xiǎn)的物料的分類(lèi)。其代碼會(huì)出現(xiàn)在采購(gòu)訂單上，提供給供應(yīng)商以保證以相應(yīng)的安全手段運(yùn)輸物料。例如： 易燃類(lèi) 易爆類(lèi) 劇毒類(lèi) 放射類(lèi)思考：危險(xiǎn)類(lèi)代碼提供給供應(yīng)商的作用和企業(yè)會(huì)有哪些危險(xiǎn)類(lèi)。檢驗(yàn)代碼檢驗(yàn)代碼6檢驗(yàn)代碼用于接收檢驗(yàn)時(shí)分配給該次接收的物料，表明該物料的質(zhì)量等級(jí)。例如：一等品 A 二

7、等品 B 三等品 C 不合格 D自動(dòng)來(lái)源自動(dòng)來(lái)源7自動(dòng)來(lái)源規(guī)則確定了在建立標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單時(shí)，價(jià)格可自動(dòng)出現(xiàn)?？刹樵?xún)報(bào)價(jià)單。在自動(dòng)規(guī)則中，指明了物品、供應(yīng)商和單據(jù)（報(bào)價(jià)單或計(jì)劃采購(gòu)訂單）例如：在自動(dòng)來(lái)源規(guī)則中設(shè)置 A物品由供應(yīng)商B、C提供，現(xiàn)有與B有關(guān)的標(biāo)價(jià)單D和與C有關(guān)的 報(bào)價(jià)D和計(jì)劃采購(gòu)訂單E。 在建立采購(gòu)A的訂單時(shí)，我們可以根據(jù)自動(dòng)來(lái)源規(guī)則尋找相應(yīng) 價(jià)格。思考：如何應(yīng)用自動(dòng)來(lái)源規(guī)則。供應(yīng)商目錄冊(cè)供應(yīng)商目錄冊(cè)8供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊(cè)用來(lái)查詢(xún)物品的歷史價(jià)格、自動(dòng)規(guī)則等情況。若曾經(jīng)采購(gòu)過(guò)某物品，即系統(tǒng)中存在采購(gòu)訂單，則在建立新的采購(gòu)訂單時(shí)，可以從供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊(cè)中查到相應(yīng)的情況，從而得到比較合理的價(jià)格。

8、思考：使用供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊(cè)的優(yōu)點(diǎn)。業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程9采購(gòu)申清審批申請(qǐng)?jiān)?價(jià)報(bào) 價(jià)采購(gòu)定單接收物品采購(gòu)計(jì)劃批準(zhǔn)發(fā)票, 付款采購(gòu)請(qǐng)求采購(gòu)請(qǐng)求9.1請(qǐng)購(gòu)單：反映物料需求的單據(jù)。請(qǐng)購(gòu)行為是采購(gòu)行為的一個(gè)開(kāi)始。采購(gòu)詢(xún)價(jià)采購(gòu)詢(xún)價(jià)9.2詢(xún)價(jià)單是反映本方需求，要求供應(yīng)商作出回答的單據(jù)。在詢(xún)價(jià)單中，有物品、數(shù)量、日期、發(fā)貨等信息。建立詢(xún)價(jià)單后可輸入供應(yīng)商的清單，表示該詢(xún)價(jià)單要發(fā)給哪些供應(yīng)商，并且可注明反饋途徑，如：電子郵件、傳真等。報(bào)價(jià)單是供應(yīng)商對(duì)詢(xún)價(jià)單的反饋。在建立采購(gòu)訂單時(shí)，可以引用報(bào)價(jià)單。采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單9.3采購(gòu)訂單：用來(lái)明確表示一次采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)訂單：用來(lái)明確表示一次采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)訂單中包含了訂單應(yīng)包

9、含的信息。如定購(gòu)的物品，數(shù)量，價(jià)格，要貨時(shí)間，發(fā)貨情況，接收情況和付款、運(yùn)費(fèi)等其它條款。采購(gòu)訂單需要審批，原因是價(jià)格的存在。所以采購(gòu)訂單可能會(huì)存在多版本，所以采購(gòu)訂單不同于采購(gòu)合同。采購(gòu)訂單類(lèi)型采購(gòu)訂單類(lèi)型9.3.1采購(gòu)訂單類(lèi)型用來(lái)表示與供應(yīng)商的一種業(yè)務(wù)類(lèi)型。采購(gòu)訂單類(lèi)型用來(lái)表示與供應(yīng)商的一種業(yè)務(wù)類(lèi)型。比較： 標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單：表示一次采購(gòu)，適用于緊急采購(gòu)和零星采購(gòu)。包 含了訂單應(yīng)有的信息。 計(jì)劃采購(gòu)訂單：表示長(zhǎng)期定購(gòu)，適用與供應(yīng)商的一攬定購(gòu)。包含 了含了訂單應(yīng)有的信息。 一攬子協(xié)議：與計(jì)劃采購(gòu)訂單類(lèi)似，但沒(méi)有價(jià)格信息，只有總金 額。 合同采購(gòu)訂單：與一攬子協(xié)議類(lèi)似，但沒(méi)有物品信息。使用：除標(biāo)準(zhǔn)采

10、購(gòu)訂單外，其它類(lèi)型在使用時(shí)需要下達(dá)審批成為實(shí)際 訂單。思考：計(jì)劃采購(gòu)訂單、一攬子訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單和合同采購(gòu)訂單的 用法。采購(gòu)訂單建立采購(gòu)訂單建立9.3.2采購(gòu)訂單建立有手工和自動(dòng)兩種。采購(gòu)訂單建立有手工和自動(dòng)兩種。手工： 手工建立訂單，輸入必要信息提交審批。自動(dòng)： 采購(gòu)訂單建立有兩種方式。 1.通過(guò)請(qǐng)購(gòu)單匯總，自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。 2.下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃訂單、一攬子計(jì)劃和合同訂單。采購(gòu)接收采購(gòu)接收9.4采購(gòu)接收選項(xiàng)：用來(lái)控制采購(gòu)接收時(shí)各種可能性。采購(gòu)接收選項(xiàng)：用來(lái)控制采購(gòu)接收時(shí)各種可能性。采購(gòu)接收路徑：用來(lái)控制接收是否檢查，是否直接入庫(kù)采購(gòu)接收路徑：用來(lái)控制接收是否檢查，是否直接入庫(kù)采購(gòu)接收選項(xiàng)采購(gòu)

11、接收選項(xiàng)9.4.1采購(gòu)接收選項(xiàng)：用來(lái)控制采購(gòu)接收時(shí)各種可能性。采購(gòu)接收選項(xiàng)：用來(lái)控制采購(gòu)接收時(shí)各種可能性。允許替代接收允許替代接收：是否可以用替代品代替定購(gòu)物品。允許未定購(gòu)接收允許未定購(gòu)接收：訂單上沒(méi)有定購(gòu)的物品是否可接收。允許快速接收允許快速接收：是否可以一次性按訂單全部接收。接收日期容限接收日期容限：到貨日期是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。接收數(shù)量容限接收數(shù)量容限：到貨數(shù)量是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。是否強(qiáng)制收貨地是否強(qiáng)制收貨地：供應(yīng)商將物品發(fā)往其它地是否可接收。采購(gòu)接收路徑采購(gòu)接收路徑9.4.2采購(gòu)接收路徑有三種類(lèi)型。采購(gòu)接收路徑有三種類(lèi)型。標(biāo)準(zhǔn)接收：接收和入庫(kù)分兩次做。直接接收：接

12、收入庫(kù)一次完成。需要檢查：接收后經(jīng)檢驗(yàn)合格才能入庫(kù)。接收入庫(kù)接收地點(diǎn)接收入庫(kù)接收檢驗(yàn)入庫(kù)合格不合格接收接收9.4.2.1接收：表示貨到，并不表示認(rèn)可該批貨物。接收：表示貨到，并不表示認(rèn)可該批貨物。接收要根據(jù)采購(gòu)訂單做接收。在作接收時(shí)，可以通過(guò)查找窗口，根據(jù)一定的條件尋找可接收的訂單。 例如：以某供應(yīng)商為條件，可接收有該供應(yīng)商的訂單。若要進(jìn)行未定購(gòu)接收，可在查找窗口標(biāo)注未定購(gòu)。一次接收以接收單據(jù)號(hào)為標(biāo)志。不同批次的接收可記錄在同一單據(jù)號(hào)。在接收時(shí)輸入物品、接收數(shù)量后，可以選擇標(biāo)準(zhǔn)接收或快速接收。檢驗(yàn)檢驗(yàn)9.4.2.2檢驗(yàn)：物料檢驗(yàn)的評(píng)價(jià)可用質(zhì)量代碼標(biāo)識(shí)。檢驗(yàn)：物料檢驗(yàn)的評(píng)價(jià)可用質(zhì)量代碼標(biāo)識(shí)。一次檢驗(yàn)必須根據(jù)接收單而來(lái)。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來(lái)查找相應(yīng)的接收單。檢驗(yàn)后的動(dòng)作只要接受和拒絕兩種。對(duì)于合格或不合格的物料，可以在質(zhì)量代碼中標(biāo)識(shí)其質(zhì)量等級(jí)。系統(tǒng)中檢驗(yàn)就是輸入數(shù)量和質(zhì)量代碼后選擇接受或拒絕。被拒絕的物料可再次被檢驗(yàn)。比較：接收是表示貨到； 接受表示貨可入庫(kù)。思考：接收與接受的區(qū)別。檢驗(yàn)檢驗(yàn)9.4.2.3入庫(kù)：檢驗(yàn)合格方可入庫(kù)。入庫(kù)：檢驗(yàn)合格方可入庫(kù)。一次入庫(kù)根據(jù)檢驗(yàn)而來(lái)。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來(lái)查找相應(yīng)的檢驗(yàn)單。檢驗(yàn)合格的物料可以