規(guī)劃設(shè)計部檔案管理制度

1、規(guī)劃設(shè)計部檔案管理制度文書檔案及圖紙立卷歸檔制度 電子檔案及電子文檔管理辦法一、文書檔案立卷歸檔制度（一）總則第一條為加強規(guī)劃設(shè)計部資料檔案管理工作，特制定本制度。第二條 歸檔的圖紙、文件材料必須按年度立卷，本部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價值的文件材料以及根據(jù)工作需要購買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時交資料員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸 還手續(xù)，經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。（二）文件材料的收集管理第四條 堅持部

2、門收集、管理文件材料制度。資料員應(yīng)為部門專職管理人員，負(fù)責(zé)管理本部門的 文件材料，并保持相對穩(wěn)定。第五條 凡本部門繕印發(fā)出的公文 （含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律交資料員統(tǒng)一收集管理；圖紙及變更應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人驗收后交資料員統(tǒng)一管理。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 會議文件由會議主辦部門收集歸卷。1 .公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向資料室辦理歸檔手續(xù)、資料室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。2 .本公司召開會議，由

3、會議主辦部門指定專人將會議材料、電子檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)， 檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。第七條 資料員的職責(zé)：1 .了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2 .認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向公司檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3 .承辦人員借用圖紙、資料及其他文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍第八條部門接收的設(shè)計文本、圖紙、變更等。第九條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、會議所用方案文本及圖紙、會議決議、總結(jié)、

4、 會議簡報、會議記錄等。第十條 公司下發(fā)來的與本部門有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第十一條本部門對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十二條 本部門的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十三條 本部門反映主要職能活動的報告、總結(jié)（如審圖意見等）。第十四條 本部門的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十五條本部門負(fù)責(zé)辦理的公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（四）平時歸卷第十九條 部門內(nèi)要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職資料員集中統(tǒng)一保管。第二十條 部門內(nèi)資料員根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料

5、歸卷使用的 "案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整 理，送交本部門專（兼）職資料員歸卷。第二十二條 專（兼）職資料員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)"對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五）立卷（案卷質(zhì)量要求）第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室專（兼）值資料員在公司檔案室檔案人員指導(dǎo)下組卷、編目。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間

6、的有機(jī)聯(lián)系，區(qū) 別不同的價值，便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條 歸檔的圖紙、文本，應(yīng)分項目、階段、專業(yè)分別歸類，圖紙按順序整理后整體歸檔，不得分拆借閱，歸還時資料員應(yīng)查證圖紙的完整性。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷， 但跨年度的請示與批復(fù)， 放在復(fù)文年立卷； 沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)

7、劃放在針對的第一年立卷； 跨年度的總結(jié)放在針對的 最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起， 即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī) 律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材 料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件

8、材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng) 將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。二、電子檔案管理辦法（一）總則第一條 為加強

9、本部門電子文檔的管理，特制定本辦法。第二條本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成果的電子文檔的表現(xiàn)形態(tài)。第三條 電子檔案是本公司全宗的組成部分，必須由實行集中統(tǒng)一管理。部門資料員是專職檔案 管理人。（二）電子檔案資料的收集第四條收集范圍1 .公司各項目方案、施工圖、變更、設(shè)計任務(wù)書、建設(shè)和裝修標(biāo)準(zhǔn)、交底記錄、各種原始設(shè)計條 件圖紙審查意見等所有與設(shè)計工作相關(guān)的文件的電子版本。2 .其它具有保存價值的電子文件資料。第五條收集時間1 .電子檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。2 .檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的電子資料。第六條收

10、集要求1 .圖紙、文本和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的， 其形成費用不予報銷，以防散失；2 .接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3 .電子資料的內(nèi)容要完整，版本更新要及時且要求版本編號明確區(qū)分。第七條電子檔案資料的征集1 .檔案部門有責(zé)任隨時征集重要電子資料；2 .在征集的電子資料中，凡涉及國家和行業(yè)重大變化，或?qū)具\營發(fā)展產(chǎn)生重大影響的，應(yīng)向公司檔案主管領(lǐng)導(dǎo)報送目錄和樣本。第八條電子檔案費用的報銷本部門按本辦法第四條形成電子檔案的發(fā)生費用，責(zé)任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔， 經(jīng)檔案管理人簽字認(rèn)可，部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。

11、（三）電子檔案的整理第九條電子檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第十條 電子檔案的整理由相關(guān)各專業(yè)設(shè)計師負(fù)責(zé)，資料員協(xié)助。第十一條分類、編號1.圖紙、文本檔案按項目、階段、專業(yè)、版次、時間分類、編號，變更加編流水號和日期。格式：（例） XXGS （分公司）-XXXX（項目）-BG（變更）-JG（專業(yè)）-000-2009/10/20 2. 第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保 管期限。第十三條文字說明的編寫1 .文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、記錄者等。2 .編寫文字說明的要求：(1)準(zhǔn)確揭示檔

12、案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全；(2)按資料的自然張編寫文字說明。(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(四)電子檔案的保管第十四條 電子檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十五條保管條件磁盤、光盤應(yīng)在室溫下存放保管，并避免存放在潮濕的環(huán)境中。磁盤庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁盤盒與盒的間距不小于3mm存放磁盤最好不用鐵皮柜。磁盤及光盤應(yīng)立放存放。第十六條 對庫存的電子檔案，要兩年檢查一次。第十七條 歸檔保存的電子檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀電子檔案必須經(jīng)過鑒定，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。第十八條 建立健全電子檔案統(tǒng)計制度，做好電子檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供 利用及效果等項統(tǒng)計工作。(五)電子檔案的開發(fā)利用第十九條 編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十條 建立電子檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)電子檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十一條 具有專利的電子檔案，外單位利用時，應(yīng)按中華人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案