國際學術會議的籌辦及會場布置課件

1、國際學術會議的籌辦及會場布置國際學術會議的籌辦及會場布置Conference國際學術會議的籌辦及會場布置 會場包括舉行會議的場所和場內設施。會場包括舉行會議的場所和場內設施。從狹義上講，會議會場僅指會議廳室。但從狹義上講，會議會場僅指會議廳室。但從廣義上講，它還包括會議廳室外辦公和從廣義上講，它還包括會議廳室外辦公和活動區(qū)域。設計良好的會議會場是確保會活動區(qū)域。設計良好的會議會場是確保會議達到良好效果的重要因素，除了可提供議達到良好效果的重要因素，除了可提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更可以參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更可以提供較好的臨場感，提供會議的效果。提供較好的臨場感，提供會議的效果

2、。國際學術會議的籌辦及會場布置 國際學術會議指的是在某一個人學術領域的一種國際學術會議指的是在某一個人學術領域的一種高水平的重要學術交流形式。學術會議會場布置作高水平的重要學術交流形式。學術會議會場布置作為一種無聲的語言，昭示著學術會議的交流氛圍、為一種無聲的語言，昭示著學術會議的交流氛圍、學術理念、學術精神和組織者的品位。學術會議會學術理念、學術精神和組織者的品位。學術會議會場除須提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更重場除須提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更重要是逼真地反映學術會議本身的目的、學術主題、要是逼真地反映學術會議本身的目的、學術主題、交流形式，以及與會者特點和會議特質，使與會者

3、交流形式，以及與會者特點和會議特質，使與會者有一種臨場感和體驗感，以達到場景、視覺與語言有一種臨場感和體驗感，以達到場景、視覺與語言交換的良好效果。交換的良好效果。國際學術會議的籌辦及會場布置國際學術會議的準備過程國際學術會議的準備過程國際學術會議的會場布置國際學術會議的會場布置國際學術會議的籌辦及會場布置會前準備(Preparation)會議計劃會議計劃1.擬定會議主題，地點，名稱，規(guī)模擬定會議主題，地點，名稱，規(guī)模2.成立會務小組，明確會務分工（包括財務，成立會務小組，明確會務分工（包括財務，接待，保安等人員）接待，保安等人員）3.確定會議日期及日程確定會議日期及日程4.4.做出會議經費預

4、算和籌資日程做出會議經費預算和籌資日程國際學術會議的籌辦及會場布置會議宣傳會議宣傳1.初步通知（宣傳）初步通知（宣傳）2.正式通知及回執(zhí)（會址，交通，住宿，會正式通知及回執(zhí)（會址，交通，住宿，會議具體安排，會議多媒體等技術要求）議具體安排，會議多媒體等技術要求）國際學術會議的籌辦及會場布置會議材料會議材料1.確定開幕式等公共重大日程發(fā)言稿確定開幕式等公共重大日程發(fā)言稿2.編印會議指南編印會議指南3.準備會議紀要，講座論文等的記錄要求準備會議紀要，講座論文等的記錄要求（必要時應聯(lián)系好出版商）（必要時應聯(lián)系好出版商）國際學術會議的籌辦及會場布置會議標識會議標識1.代表資格證代表資格證2.會標，海報

5、，網宣，易拉寶會標，海報，網宣，易拉寶3.與會代表坐場標識與會代表坐場標識國際學術會議的籌辦及會場布置會后生活會后生活1.預定交通工具預定交通工具2.安排住宿，餐飲等安排住宿，餐飲等3.聯(lián)系安排參觀，旅游，訪問活動聯(lián)系安排參觀，旅游，訪問活動4.娛樂活動娛樂活動國際學術會議的籌辦及會場布置會場布置會場布置1.會場類型及作為排次會場類型及作為排次2.展臺布置展臺布置3.多媒體及電動設備多媒體及電動設備國際學術會議的籌辦及會場布置會場類型1.禮堂式（劇院式) 禮堂式是在會議廳內面向講臺擺放一排陪座椅，中間留有較寬的過道。其特點是：在留有過道的情況下，最大程度的擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在

6、有限的空間里可以最大限度的容納人數(shù)；禮堂式適合單位內部行政動員會議、工作部署會議。國際學術會議的籌辦及會場布置國際學術會議的籌辦及會場布置2. 圓桌式 這種方式是在房間內放置一些圓形或橢圓形的桌子，椅子圍繞著桌子擺放，以便所有觀眾都面向前方。其特點是：不強調主席的重要性，而強調平等，鼓勵與會者之間進行討論。這種布局方式適合于各類討論會。國際會議常用圓桌方式布局。國際學術會議的籌辦及會場布置國際學術會議的籌辦及會場布置3.教室式 這種方式是將桌椅按排端正擺放或呈“V”形擺放。這種布置與學校教室一樣，在椅子前面有桌子，方便與會者作記錄。其特點是：按排布置時有一定的靈活性；參加會議者可有放置資料及記

7、筆記的桌子；可以最大限度地容納人數(shù)。教室式布局適合各類講座。國際學術會議的籌辦及會場布置國際學術會議的籌辦及會場布置4.馬蹄形（U形） 將桌子連接擺放成長方形，在長方形的前方開口，椅子擺放在桌子外圍。通常開口處擺放放置投影儀的桌子，中間會放置植物以做裝飾。這種布局方式的特點是：不設主持會議人的回執(zhí)，可以營造比較放松的氛圍；可擺放幾個麥克風以便自由發(fā)言。馬蹄形布局適合展示、研討等類型的會議。國際學術會議的籌辦及會場布置國際學術會議的籌辦及會場布置5.中空方形式 將會議室內擺放的桌子擺放成中空方形，不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會U圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，放投影儀的專用小桌

8、子放置在最前端。中空方形式會場會安排主持人的位置，可分別在不同位置上擺放麥克風，以便不同位置的參會者發(fā)言。采用此種方式布局會場容納人數(shù)較少，對會議空間有一定的要求。中空方形式會場常用于學術討論會、座談會等類型的會議。國際學術會議的籌辦及會場布置會場布置會場布置(Venue Layout)Venue layout國際學術會議的籌辦及會場布置原則（原則（PrinciplePrinciple）1. 1.切合會議主題切合會議主題2.2.追求整體協(xié)調追求整體協(xié)調。國際學術會議的籌辦及會場布置針對大型國際學術會議，我們參考哈佛大學公開課Justice的講堂布置。它基本上分為三個層次：主講臺，討論坐席，它基

9、本上分為三個層次：主講臺，討論坐席，看臺坐席。看臺坐席。國際學術會議的籌辦及會場布置首先是主講臺首先是主講臺采用開放式主講臺，后面背景可以按照會議要求布置幕布，會議標識，宣講內容等等國際學術會議的籌辦及會場布置從另一個視角看，講臺上可以放置投影儀等多媒體設備，豐富報告的形式國際學術會議的籌辦及會場布置 討論坐席有上下兩層，呈環(huán)形分布，既保證了聽講效果，方便討論以及臺上臺下的互動，還在一定程度上，擴大了聽講人數(shù)。討論坐席分為上下兩層，基本呈環(huán)形分布，既保證了聽講效果，又方便討論與臺上臺下的互動，還在一定程度上擴充了與會人數(shù)國際學術會議的籌辦及會場布置討論坐席擴展到了兩翼，充分利用了空間國際學術會

10、議的籌辦及會場布置最上面的是看臺坐席，此處可以允許會外人員進入進行全程聽講，相當于充分利用了空中空間。國際學術會議的籌辦及會場布置會議接待（會議接待（Reception)1.安排住宿及通知有關事項安排住宿及通知有關事項2.檢查會議設備以及人員調動檢查會議設備以及人員調動3.會議記錄會議記錄4.征求與會者對會議要求及相關建議征求與會者對會議要求及相關建議國際學術會議的籌辦及會場布置會后安排會后安排(Post-Arrangement)1. 1.安排與會人員返回安排與會人員返回2.2.整理會議記錄（分類，歸檔，出版等）整理會議記錄（分類，歸檔，出版等）3.3.工作匯報工作匯報4.4.講會議結果向媒體等發(fā)布講會議結果向媒體等發(fā)布國際