物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理制度

1、物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理制度說(shuō)明：本制度主要適用于公司內(nèi)部生產(chǎn)物資以及非生產(chǎn)物資的采購(gòu)管理以及出入庫(kù)管理。其目的是為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)，降低物資采購(gòu)成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加 強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)以及物資出入庫(kù)的監(jiān)督與管理。相關(guān)管理制度：生產(chǎn)物料管理制度、辦公用品管理規(guī)定等。制度中涉及到的附件內(nèi)容，例如采購(gòu)計(jì)劃單、請(qǐng)購(gòu)單、領(lǐng)料單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等， 詳見(jiàn)物料采購(gòu)管理或者項(xiàng)目采購(gòu)管理中相關(guān)管理工具。1、總則1.1 為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)，降低物資采購(gòu)成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)企 業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，特制定本制度。1.2 本制度是公司物資采購(gòu)管理的基本規(guī)范， 適用于公司物資的采購(gòu)以及出入庫(kù)管理

2、1.3 采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu)，同時(shí)，在付款方式上，做到貨到 付款，或分期付款，減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2、采購(gòu)部職責(zé)以及工作原則2.1 采購(gòu)部崗位職責(zé)（1）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定；（2）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)員、計(jì)劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；3）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的制定，采購(gòu)合同的簽訂及保管；4）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)；（5）負(fù)責(zé)本部門(mén)按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項(xiàng)物資的采購(gòu)工作；（6）負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。（7）負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)檔案的管理工作，如采購(gòu)合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文 件；（8）負(fù)責(zé)建立采購(gòu)物資臺(tái)帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款，定期與財(cái)

3、務(wù)部對(duì)帳并協(xié)助 實(shí)施物資盤(pán)點(diǎn)。2.2 物資采購(gòu)原則（1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購(gòu)；（2）倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存物資應(yīng)優(yōu)先使用；（3）建立合格供應(yīng)商名錄時(shí)，采購(gòu)遠(yuǎn)近搭配的原則；（4）采購(gòu)物資時(shí)，應(yīng)盡量通過(guò)銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；（5）在比價(jià)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類(lèi)產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的 原則，擇優(yōu)確定采購(gòu)單位；（6）對(duì)于先試用的物資，必須由使用部門(mén)出具試驗(yàn)報(bào)告，并由審批后，方可采購(gòu)。（7）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購(gòu)，一定要做到提前采購(gòu)。3、物資采購(gòu)管理3.1 物資采購(gòu)一般規(guī)定3.1.1 為節(jié)約采購(gòu)成本，公司實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)部編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要從 實(shí)際工作出發(fā)，避免盲目提報(bào)物資

4、采購(gòu)計(jì)劃，避免物資積壓損失3.1.2公司各部門(mén)要按程序報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，在每月的 日前向采購(gòu)部報(bào)下月的采購(gòu)計(jì)劃，然后由采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一上交公司經(jīng)理辦公室。3.1.3各部門(mén)提供的需米購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)必須完整，如不完整所造成的損失由原材 料清單提報(bào)人負(fù)責(zé)%的經(jīng)濟(jì)損失，所在部門(mén)承擔(dān)；同時(shí)，采購(gòu)部有權(quán)拒絕采購(gòu)型號(hào)不完整的物資。3.1.4物資米購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照米購(gòu)原則、 米購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行米購(gòu)，做到不錯(cuò)訂、不漏訂， 及時(shí)準(zhǔn)確地做好物資貨源的落實(shí)工作。簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合 同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算 方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、

5、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)。一 般情況下，按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問(wèn)聯(lián)系后，再 簽定合同。3.1.5物資采購(gòu)時(shí)，如使用單位出具的原材料出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，采購(gòu)部應(yīng)征求使用單位 意見(jiàn)，在使用單位同意，并簽字確認(rèn)后方可采購(gòu)使用單位愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn) 后果由米購(gòu)部負(fù)直接責(zé)任。3.1.6采購(gòu)部未能及時(shí)完成的采購(gòu)任務(wù)，應(yīng)及早報(bào)主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說(shuō)明原因，擬定 補(bǔ)救措施。3.1.7生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單、非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單一式 聯(lián)，各部門(mén)審核簽批齊全后，必須交到每聯(lián)上的指定部門(mén)，以便統(tǒng)計(jì)核對(duì)。3.2物資請(qǐng)購(gòu)3.2.1生產(chǎn)物資的請(qǐng)購(gòu)：由采購(gòu)部采購(gòu)人員針對(duì)需采購(gòu)的物資

6、，依公司存量管理基準(zhǔn)、 用料預(yù)算、參酌庫(kù)存情況，進(jìn)行市場(chǎng)摸價(jià)、貨比三家后，如實(shí)逐項(xiàng)填寫(xiě)“生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì) 劃單”，并按“計(jì)劃單”下方所設(shè)會(huì)簽部門(mén)依次審核簽批后，將“計(jì)劃單”分交給相關(guān)部門(mén) 統(tǒng)計(jì)備查。具體流程如下：部門(mén)米購(gòu)員編制生產(chǎn)物資米購(gòu)計(jì)劃單 f部門(mén)負(fù)責(zé)人f財(cái)務(wù)科f總經(jīng)理f部 門(mén)采購(gòu)員 f交財(cái)務(wù)科和辦公室統(tǒng)計(jì)f采購(gòu)。3.2.2 非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用及請(qǐng)購(gòu)： 非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用由各部門(mén)依照本部門(mén)的實(shí)際需求， 每月初預(yù)報(bào)，填寫(xiě)非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單 ，經(jīng)相關(guān)部門(mén)依次審核簽批后，交由采購(gòu)部門(mén) 進(jìn)行匯總采購(gòu)后， 憑審核簽批手續(xù)齊全的 非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單 向物資管理部門(mén)領(lǐng)用。 非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購(gòu)流程如下：

7、部門(mén)人員編制非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單 T部門(mén)負(fù)責(zé)人 T財(cái)務(wù)科 T總經(jīng)理 T辦 公室統(tǒng)計(jì) T采購(gòu)部按匯總好的申領(lǐng)計(jì)劃，編制非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單T財(cái)務(wù)科T總 經(jīng)理T交辦公室統(tǒng)計(jì)T采購(gòu)。3.2.3 緊急請(qǐng)購(gòu)：對(duì)于緊缺、急用物資，應(yīng)至少提前 2 日、持相關(guān)部門(mén)及總經(jīng)理核批 后的“物資采購(gòu)申請(qǐng)單”與采購(gòu)人員取得聯(lián)系，以便及時(shí)備貨、保證使用。如遇總經(jīng)理外 出，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)電話(huà)請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，如實(shí)逐項(xiàng)填寫(xiě)“物資采購(gòu)計(jì)劃單” ，并在"備注欄" 注明原因， 方可采購(gòu)， 凡緊急請(qǐng)購(gòu)的物資， 必須在 1-2 天內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。 具體流程如下：部門(mén)采購(gòu)員編制生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單 T部門(mén)負(fù)責(zé)人電話(huà)請(qǐng)示總經(jīng)

8、理同意后 T部 門(mén)采購(gòu)員 -1-2天內(nèi)按“物資采購(gòu)計(jì)劃單簽批流程”補(bǔ)批手續(xù)。3.3 采購(gòu)程序3.3.1 采購(gòu)員在采購(gòu)時(shí)對(duì)同一種商品應(yīng)至少比價(jià)三家以上。3.3.2 采購(gòu)員通過(guò)電話(huà)、傳真“詢(xún)價(jià)單” 、Email 、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、 議價(jià)。3.3.3 采購(gòu)員要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項(xiàng)填寫(xiě)“物資采購(gòu)計(jì)劃單”中的各項(xiàng)目，不得 虛填，不得空項(xiàng)，無(wú)法填寫(xiě)的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。3.3.4 總經(jīng)理對(duì)比價(jià)項(xiàng)進(jìn)行核查、審查完畢后在非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單上的“總 經(jīng)理審批意見(jiàn)”欄確認(rèn)合適供應(yīng)商，并在下方“總經(jīng)理”處簽名。 （ 此條僅對(duì)重要原材料或 是數(shù)量金額較大的訂單 ）4、物資驗(yàn)收入庫(kù)管理4.1 物資

9、驗(yàn)收入庫(kù)一般規(guī)定4.1.1 采購(gòu)人員辦理完采購(gòu)手續(xù)后要及時(shí)跟蹤物資的入庫(kù)情況。物資入庫(kù)時(shí)，采購(gòu)人 員要協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門(mén)主管或質(zhì)量管理部門(mén)辦理驗(yàn)收手續(xù)，核對(duì)清點(diǎn)物資 名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否與計(jì)劃、合同及購(gòu)貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計(jì) 量物資按凈重驗(yàn)收，保管人員和采購(gòu)人員應(yīng)按驗(yàn)收單上的要求簽字，以履行其職責(zé)。4.1.2 倉(cāng)庫(kù)保管人員在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)通知物資使用部門(mén)和物資采購(gòu) 人員，并同時(shí)做出記錄備案，分清責(zé)任，責(zé)任不清時(shí)嚴(yán)禁驗(yàn)收入庫(kù)。4.1.3 驗(yàn)收中的不合格物資，嚴(yán)禁接受，如出現(xiàn)工作失誤或故意驗(yàn)收，保管人員負(fù)全 部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.1.4 采購(gòu)人員對(duì)款已付而貨

10、未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方經(jīng)辦人，盡快 查實(shí)情況。4.2 物資驗(yàn)收入庫(kù)程序庫(kù)管員對(duì)物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、供貨方等對(duì)應(yīng)非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行 驗(yàn)收，核實(shí)無(wú)誤后開(kāi)具入庫(kù)單并在入庫(kù)單上簽字作為入庫(kù)及驗(yàn)收合格依據(jù)。對(duì)于急用 生產(chǎn)物資，庫(kù)管員須到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收，并依照物資出入庫(kù)規(guī)定流程辦理出入庫(kù)手續(xù)。 具體流程：采購(gòu)員或供應(yīng)商送貨到庫(kù) T庫(kù)管員與非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單核對(duì)驗(yàn)收無(wú)誤后 開(kāi)具入庫(kù)單 T部門(mén)負(fù)責(zé)人核實(shí)入庫(kù)單簽字 T庫(kù)管員入賬。4.3 采購(gòu)物資的發(fā)票入賬流程發(fā)票T庫(kù)管員將入庫(kù)單附在發(fā)票后 T部門(mén)負(fù)責(zé)人在發(fā)票上簽字 T財(cái)務(wù)部T 總經(jīng)理T財(cái)務(wù)入賬。5、物資出庫(kù)管理 （本部分也可以單

11、獨(dú)列出，企業(yè)根據(jù)實(shí)際需求擬定）5.1 物資出庫(kù)一般規(guī)定5.1.1 物資的領(lǐng)用、發(fā)放，需按“先進(jìn)先出，計(jì)劃供應(yīng)，節(jié)約用料”的總原則進(jìn)行發(fā) 料，發(fā)貨時(shí)要堅(jiān)持一核對(duì)、二簽字、三記帳、四盤(pán)點(diǎn)的程序，對(duì)違反發(fā)料原則造成物資失 效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及差錯(cuò)等損失，保管人員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5.1.2 各部門(mén)領(lǐng)用材料時(shí)，必須填制“領(lǐng)料單” ，由經(jīng)辦人和部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，倉(cāng)庫(kù)保 管員按簽字后的領(lǐng)料單開(kāi)出庫(kù)單進(jìn)行發(fā)貨，并將領(lǐng)料單附在出庫(kù)單的后面，填寫(xiě)出庫(kù)單時(shí) 必須按出庫(kù)單規(guī)定的格式填寫(xiě)完整。5.1.3 保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守先辦理領(lǐng)料手續(xù)后出貨的原則，嚴(yán)禁先出貨后補(bǔ)辦手續(xù)和 白條發(fā)貨。5.1.4 各部門(mén)領(lǐng)用材

12、料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照部門(mén)領(lǐng)料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫(xiě)，不準(zhǔn)在領(lǐng) 料單上作任何改動(dòng)，如填寫(xiě)錯(cuò)誤必須重寫(xiě)。5.1.5 各種物資材料的轉(zhuǎn)讓和外售時(shí)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批， （經(jīng)辦人按購(gòu) 入物資成本，（含運(yùn)費(fèi)，采購(gòu)費(fèi)用等）另加管理費(fèi)，進(jìn)行對(duì)外報(bào)價(jià)） ，倉(cāng)庫(kù)保管人員憑財(cái)務(wù) 部收款憑證，方可辦理出庫(kù)手續(xù)。5.1.6 辦公用品的領(lǐng)用：各部門(mén)在領(lǐng)用辦公用品時(shí)，一律憑部門(mén)月底填寫(xiě)的辦公用品 申請(qǐng)表中明細(xì)，由辦公室主任審批，辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。5.1.7 生產(chǎn)用原料、勞動(dòng)工具、維護(hù)材料（包括設(shè)備配件等）的領(lǐng)用：領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé) 人審批，領(lǐng)用后做登記管理，工具統(tǒng)一采用“交舊領(lǐng)新”制。5.1.8 物資出庫(kù)后倉(cāng)庫(kù)保管員要及

13、時(shí)登記賬簿，倉(cāng)庫(kù)保管員按月要與成本會(huì)計(jì)核對(duì)賬 目，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤，成本會(huì)計(jì)按月向財(cái)務(wù)部填報(bào)物資進(jìn)、銷(xiāo)、存月報(bào)表，財(cái)務(wù)部 相關(guān)人員要協(xié)同保管員和成本會(huì)計(jì)每月對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，做到賬賬相符，賬物相符， 賬卡相符，卡物相符。5.1.9 所有發(fā)料憑證、原始單據(jù)應(yīng)由保管人員妥善保管，按月裝訂，發(fā)料憑證、原始 單要按財(cái)務(wù)制度的保管時(shí)間和銷(xiāo)毀程序辦理，不可丟失，否則，應(yīng)承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5.1.10 退庫(kù)的材料范圍包括生產(chǎn)任務(wù)完成或竣工多余物資；借領(lǐng)、借發(fā)物資；車(chē)間小 庫(kù)多余物資。退庫(kù)時(shí)，物資必須完好，物資退庫(kù)單與原領(lǐng)料單內(nèi)容要相同，物資退庫(kù)時(shí)保 管員要認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收，因物資質(zhì)量不合格退庫(kù)，必須進(jìn)行技術(shù)鑒定，出示有充分?jǐn)?shù)據(jù)的檢查證明方能退庫(kù)，以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨。5.1.11對(duì)超儲(chǔ)物資應(yīng)積極調(diào)劑，正常存儲(chǔ)物資一般不予調(diào)劑，凡對(duì)外調(diào)劑的物資必須 由物資采購(gòu)人員申請(qǐng)，分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，其他任何人無(wú)權(quán)處理。5.1.12嚴(yán)禁將物資借給外單位（個(gè)人）使用，違者罰款元，同時(shí)追回外借物資,追回物資磨損、損壞的，由責(zé)任人按價(jià)賠償。5.2物資出庫(kù)程序5.2.1領(lǐng)用部門(mén)必須持有符合規(guī)定、符合制度、簽字齊全的