河南行政指導文書使用說明

1、百度文庫-讓每個人平等地提升自我河南省行政指導文書使用說明一、簡易行政指導記錄簿?！昂喴仔姓笇в涗洸尽庇糜谛姓?機關定期歸集統(tǒng)計適用簡易行政指導的檔案案卷。行政機關可以按照行政指導的方式、時間等分類，對簡易行政指導統(tǒng)計表或簡 易行政指導書定期進行歸檔。二、簡易行政指導統(tǒng)計表?！昂喴仔姓笇Ыy(tǒng)計表”用于行政 機關根據日常管理、行政執(zhí)法或為滿足行政相對人的簡單需求， 通過電話、短信、發(fā)放材料等簡便易行的方式實施的行政指導， 按照時間順序進行簡要統(tǒng)計，對于大量的、口頭方式實施的簡易行 政指導可不予統(tǒng)計。“序號”用阿拉伯數字編號?！皶r間”填寫實施行政指導的日期?！靶姓笇У姆绞?、 對象和內容”對實施

2、行政 指導進行簡要概括，如“為轄區(qū)農戶發(fā)放致廣大農民朋友的一封信，宣傳國家糧食收購政策、 提醒農民賣糧應注意事項”?！爸?導結果”填寫實施行政指導后的情況，如“村民們表示將認真了解相關政策和注意事項”?！皞渥ⅰ碧顚懶枰f明的其他事項，如 “共發(fā)放材料300份”。三、簡易行政指導書?！昂喴仔姓笇?用于行政機關根據 需要，當場通過書面形式實施的簡易行政指導。本文書除送達行 政相對人外，留一份歸檔?！熬幪枴笨砂凑铡靶姓^(qū)劃簡稱 +行政機關簡稱+文書簡稱+年份+序號”的方式填寫，如“豫政簡行指 2017第001號”，也可依本單位實際自定?！靶姓笇Х绞健碧顚懢唧w的行政指導方式，如“提示”“規(guī)勸”

3、“建議”等。“行政指導內容”簡要敘述實施行政指導的原因、指導的內容、相關建議意 見等。如“我局在執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)你單位未在規(guī)定的時間內辦理 二手車經銷企業(yè)備案手續(xù)，現(xiàn)對你單位提示如下：依據二手車 流通管理辦法第三十三條，建立二手車交易市場經營者和二手 車經營主體備案制度。凡經工商行政管理部門依法登記 ，取得營業(yè) 執(zhí)照的二手車交易市場經營者和二手車經營主體，應當自取得營 業(yè)執(zhí)照之日起2個月內向省級商務主管部門備案的規(guī)定，請你單 位盡快攜帶以下材料到 XXX商務局辦理備案事宜：1.填寫XX市 二手車交易市場及經營企業(yè)備案登記表；2.企業(yè)申請；?！毙姓笇ο笠庖姟碧帒斕顚懨鞔_的意見“同意”或“不同

4、意”。行政指導人員簽名，填寫行政執(zhí)法證件號和聯(lián)系方式，加蓋行政機關印章并注明日期。行政機關應當將行政相對人容易疏忽、由 錯的問題，多發(fā)、易發(fā)違法行為等進行梳理，事先制作格式化文 書，方便行政執(zhí)法人員即時實施簡易行政指導。四、行政指導案卷?！靶姓笇О妇怼笔切姓C關對不特定行 政相對人實施的抽象行政指導或者對特定行政相對人有較大影響 / 的具體行政指導的所有文書和材料按照一案一卷立卷歸檔的總稱。行政指導案卷的立卷歸檔，應當符合檔案管理的有關規(guī)定。“卷 號”可按照“公歷自然年度 +行政機關簡稱+行指（重大）+序號” 填寫，如“ 2017年度豫政行指*（重大）第001號”?！爸笇马棥碧?寫實施的行

5、政指導事項，如“在全”“對XX快遞有限公司XX分公司實施約談”?！爸笇ο蟆狈帧安惶囟ㄐ姓鄬θ恕焙汀疤囟ㄐ?政相對人”兩種情形填寫，如“全市餐飲服務單位”“XX快遞有限公司XX分公司負責人張XX'?！爸笇藛T”注明行政指導人員 姓名及證件號?！爸笇ЫY果”填寫實施行政指導后的情況，如“命 名160個餐飲服務食品安全示范單位”“XX快遞有限公司 XX分公司負責人張XX表示將認真落實要求，積極整改，提高服務質量” c “保管期限”由各單位根據檔案管理要求和工作實際確定。五、案卷目錄?！鞍妇砟夸洝笔切姓C關對行政指導單獨立卷 歸檔時卷內所涉及全部文書、材料，按照形成的時間先后順序排 列的目錄

6、，供查閱案卷時檢索使用。行政機關實施行政指導應當 根據不同情形，適用不同種類、數量的文書，本案卷目錄中所列 的文書僅以約談為例，供參考。行政執(zhí)法中實施的行政指導，應 當將與行政指導有重要關聯(lián)的行政執(zhí)法文書、證據和有關票據的 復印件一并入卷，如“責令改正通知書”“行政處罰決定書”等。卷內的文書、材料經過排序后，要逐頁編號，頁號用阿拉伯數字 編寫在有文字正面的右上角、背面的左上角，案卷封面、卷內目 錄、隔頁紙及卷底不編號，并在“案卷目錄”上標明文書、材料 在卷內的位置頁號。六、行政指導事項審批表。“行政指導事項審批表”用于行政 機關實施重大行政指導事項的審批。 “行政指導事項名稱” 填寫擬 實施的

7、行政指導事項， 如“在全”“對XX快遞有限公司XX分公司 實施約談”?！靶姓笇马椇喗椤碧顚憯M實施行政指導的原因、目的、時間、簡要步驟和內容等，由承辦人員提由建議，報承辦 機構負責人審查、行政機關負責人審批確定。七、行政指導通知書?！靶姓笇ㄖ獣?用于行政機關實施 具體行政指導前告知行政相對人實施行政指導的目的、方式和當 事人的權利等事項，并征求行政相對人的意見。本文書除送達行 政相對人外，留一份歸檔?！熬幪枴笨砂凑铡靶姓^(qū)劃簡稱 +行政機關簡稱+文書簡稱+年份+序號”的方式填寫，如“豫政行指通 2017第001號”，也可依本單位實際自定?！靶姓笇У哪康摹备?據行政管理、行政執(zhí)法的實際

8、填寫，如“幫助你（單位）及時糾 正違法行為、避免違法行為擴大升級”“幫助你（單位）辦理 XX行政許可事項”。行政機關應當根據需要選擇一種或幾種行政指導 方式，如果屬于其他行政指導方式的應當注明；引導、示范屬于 對不特定行政相對人實施的抽象行政指導，需要通過一系列文件 實施，而約談比其他具體行政指導方式相對復雜，因此以上行政 指導方式不在選擇之列?！靶姓笇ο笠庖姟毙姓鄬θ艘?明確的意見“同意”或“不同意”。行政相對人同意電子送達的， 應當提供并確認傳真號、電子信箱、微信號等電子送達地址。注 明行政機關聯(lián)系人、聯(lián)系方式、加蓋行政機關印章并注明日期。八、行政指導書。“行政指導書”用于行政機關

9、正式實施行 政指導時記錄行政指導的事由、內容和行政指導對象應注意的事 項。本文書除送達行政相對人外，留一份歸檔?！熬幪枴碧顚懛椒ㄍ靶姓笇ㄖ獣保纭霸フ兄?017第001號”，也可依本單位實際自定?！靶姓笇掠伞睉斣敿毺顚憣嵤┬姓?指導的原因，如“你（單位）因XXX違法行為，我局依據中華人民共和國xxx法第XX條第X款第X項規(guī)定，于2017年X 月X日對你（單位）作由 XX罰2017X號行政處罰決定，要求 你（單位）于收到該決定書之日起15日內，將五千元罰款繳至XX行XX支行（賬號XXXXXX型 到期未繳納罰款每日按罰款數額 的3喻口處罰款。至今已經逾期 2日你（單位）仍未履行，為

10、使你 （單位）避免更大的經濟損失，現(xiàn)對你（單位）進行規(guī)勸并提由建議”?！靶姓笇热荨鄙婕靶姓笇С尚У年P鍵，應當講清、 講透、講明相關規(guī)定和要求，分析存在問題及原因，幫助行政相 對人有效解決問題、糾正違法行為。如“ 1.中華人民共和國行 政強制法第四十五條第一款規(guī)定，行政機關依法作由金錢給付 義務的行政決定，當事人逾期不履行的，行政機關可以依法加處 罰款或者滯納金。加處罰款或者滯納金的數額不得超由金錢給付 義務的數額。2.中華人民共和國行政強制法第五十三條規(guī)定，當事人在法定期限內不申請行政復議或者提起行政訴訟，又不履 行行政決定的，沒有行政強制執(zhí)行權的行政機關可以自期限屆滿 之日起三個月內，

11、依照本章規(guī)定申請人民法院強制執(zhí)行。3.按照上述規(guī)定，如果你（單位）在法定期限內不申請復議或者提起行 政訴訟，經催告仍不履行，我局將申請人民法院強制執(zhí)行五千元 罰款本金和加處的罰款。 另外，中華人民共和國行政處罰法第五十二條規(guī)定，當事人確有經濟困難，需要延期或者分期繳納罰款的，經當事人申請和行政機關批準，可以暫緩或者分期繳納。如果你（單位）確有經濟困難，建議提由書面申請，經我局批準 后你（單位）可以暫緩或者分期繳納罰款”。“行政指導對象應注意的事項”填寫提醒行政相對人需要注意的一些事項，如“河南省XXX系統(tǒng)行政處罰裁量標準適用規(guī)則第XX條規(guī)定，被責令停止實施或糾正違法行為后，繼續(xù)實施違法行為的；

12、違法行為 受到行政處罰后兩年內再次實施相同或者相近違法行為的可以從 重處罰。請你（單位）加強自律，避免再次發(fā)生違法行為”。行 政指導人員簽名，填寫行政執(zhí)法證件號，加蓋行政機關印章并注 明日期。九、約談通知書?！凹s談通知書”用于行政機關將約談事由、 地點及需攜帶的材料告知行政相對人。 本文書除送達行政相對人 外，留一份歸檔?！熬幪枴碧顚懛椒ㄍ靶姓笇ㄖ獣保纭霸フs通2017第001號”，也可依本單位實際自定?！奔s談事 由”應當詳細填寫約談的原因，使行政相對人了解約談的必要性； 如“我局在近1個月內連續(xù)接到3起對你（單位）服務質量的投 訴，為幫助你（單位）針對存在問題，分析原因，及時糾正違

13、法 和不當行為”。要明確約談地點，列明行政相對人需要攜帶的相 關材料，注明行政機關聯(lián)系人、聯(lián)系方式，加蓋行政機關印章并 注明日期。十、約談記錄?！凹s談記錄”用于行政機關和行政相對人當 面交流、溝通時的書面記錄。準確填寫約談的起止時間、地點、行政指導人員和記錄人的姓名、行政執(zhí)法證件號。”約談對象基 本情況”填寫行政相對人的 姓名、性別、身份證件號碼、工作單 位或住址、聯(lián)系方式，法人或其他組織的名稱、社會統(tǒng)一信用代 碼、地址、法定代表人（負責人）姓名和職務、聯(lián)系方式等?！凹s 談內容”涉及約談成效的關鍵，應當講清、講透、講明相關規(guī)定 和要求，分析存在問題及原因，幫助行政相對人有效解決問題、 糾正違法

14、行為，具體內容可參照“行政指導書”中“行政指導內 容”。約談的針對性要強，要結合行政管理、行政執(zhí)法實際，講清法理、講明道理、講透情理 ，提由明確要求。約談時應注重與 行政相對人的相互交流溝通，拉近雙方的距離，使行政相對人消 除抵制情緒，主動接受教育、指導和幫助，配合開展工作。行政 指導對象簽名（蓋章），行政指導人員和記錄人分別簽名。有條件的行政機關可采用現(xiàn)場執(zhí)法記錄設備對約談進行全過程視音頻 同步記錄來代替文字記錄。十一、證據復制（提取）單。“證據復制（提?。﹩巍庇糜谛?政機關提取實施行政指導相關的書證、物證、視聽資料、電子數 據等證據并加以說明。 證據可以是原件、復印件或復制件。“說明 事項

15、”中明確提取證據的地點、方法、證明對象，以及其他需要 說明的事項；如“我局在位于 XX市XX區(qū)XX路XX號的XX有限公 司內對該公司法定代表人張 XX進行行政指導時拍照” “此身份證 復印件由當事人李 XX注明與原件核對無誤并簽名后提供”?！白C據來源”指證據從何處發(fā)現(xiàn)、如何取得，如“現(xiàn)場拍攝（拍攝人：王XR” “當事人李XX現(xiàn)場提供”?！白C據種類”按照證據 所屬種類填寫，如“書證” “視聽資料”。“提取人”由提取證據的 行政指導人員簽名并注明行政執(zhí)法證件號碼?！疤崛r間”注明提取證據的確切時間。十二、行政案件回訪表?！靶姓讣卦L表”用于行政機關對重大、復雜的行政案件或者行政機關認為有必要進行

16、回訪的行 政案件，在行政決定書下達后，回訪行政相對人，督促指導糾錯措施，鞏固執(zhí)法效果， 了解執(zhí)法人員在行政執(zhí)法過程中是否存在 違法違紀行為，征詢意見建議的書面記錄。本文書除送達行政相對人外，留一份歸檔?！熬幪枴碧顚懛椒ㄍ靶姓笇ㄖ獣?， 如“豫政行案回2017第001號”，也可依本單位實際自定?！毙?政案件名稱”填寫需回訪的行政案件名稱，如“ 張XX銷售非法 生產的煙草專賣品行政處罰案 ”?；卦L應當由行政機關的法制機 構或者其他比較超脫的機構組織實施。回訪可采取電話、微信、直接走訪、座談等方式，采取直接走訪、座談等當面回訪方式的， 行政相對人應當在回訪表上簽名或蓋章?！靶姓Q定的履行情況和對行政相對人的建議”注明行政相對人是否糾正違法行為、是 否履行相關義務等，如“張XX已經按時繳納一千元罰款，建議其 加強對相關法律法規(guī)的學習”。行政機關應當根據本單位實際制定 行政案件回訪制度，明確回訪的范圍和相關要求。行政機關在回訪中發(fā)現(xiàn)行政相對人未糾正違法行為或未按時履行行政決定的， 應當依法及時處理。十三、行政指導文書送達回證?！靶姓笇臅瓦_回證” 是 行政機關向行政相對人送達行政指導文書的記錄。應填寫文書名