房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類資料管理

1、房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案管理和歸檔的探討成都揚(yáng)帆檔案管理咨詢有限公司陸會關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理中華人民共和國原建設(shè)部發(fā)布的建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范從2002年5月1日起施行,其編號為GEB/T503282001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點(diǎn)對房地 產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進(jìn)行了一些探索和研究。1、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險1.1 房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的 文件，并依據(jù)國家對建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實(shí)體檔案。1.2 當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的

2、管理現(xiàn)狀1.2.1 沒有專門的檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都 是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工 作的非常少。一些大學(xué)檔案專業(yè)的學(xué)生在大三左右就已經(jīng)基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以 真正進(jìn)入人才市場進(jìn)行流通的檔案學(xué)人才就微乎其微了。1.2.2 檔案實(shí)體管理混亂，查找利用率低大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒有進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套 的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體（專業(yè)的檔案管理軟件），導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查

3、找麻煩，利用困難的問題。1.2.3 檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高當(dāng)前，大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子” 的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來，檔案載體的信息化建設(shè)還 有待提高，同時也是一個很漫長的過程。1.2.4 檔案管理的經(jīng)費(fèi)得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計(jì)劃當(dāng)中在企業(yè)的運(yùn)營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經(jīng)費(fèi)，但是對于檔案管理的 經(jīng)費(fèi)（購買檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓(xùn)等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費(fèi) 緊張或沒有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費(fèi)，有的甚至在年度的工作計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)開支中就根本沒

4、有檔案業(yè)務(wù)費(fèi)用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔 案的作用。1.3 當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風(fēng)險1.3.1 檔案信息的不安全性沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那 么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信 息也是岌岌可危。1.3.2 在法律糾紛中走麥城法律一直是講究以事實(shí)說話，以證據(jù)定論的。由于我們在日常的企業(yè)經(jīng)營中沒有認(rèn)識到檔案 的作用，那么在關(guān)鍵時刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實(shí)例真是舉不勝舉。1.3.3 在遭遇重大自然災(zāi)害時，檔案資料損毀不可避免中

5、國是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過程中更好地?fù)尵群?保護(hù)檔案信息載體，維護(hù)檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問題。此 次5.12大地震，其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。2、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點(diǎn)2.1 工程類檔案的歸檔范圍根據(jù)GMT50328-2001建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理 規(guī)范，其歸檔范圍如下：2.1.1 綜合性文件包括項(xiàng)目建議書批復(fù)及項(xiàng)目建議書（立項(xiàng)報(bào)告）、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報(bào)告、國有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等等。2.1.2 土建、

6、安裝質(zhì)量保證資料包括開工報(bào)告、竣工工程申請驗(yàn)收報(bào)告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、主 體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗(yàn)單匯總表等等。2.1.3 土建工程竣工文字材料包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件 及檢測報(bào)告、土壤各種試驗(yàn)報(bào)告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。2.1.4 給排水、電氣（強(qiáng)、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文 字材料包括開工報(bào)告、竣工工程申請驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、 工程質(zhì)量事故處理記錄等等。2.1.5 竣工圖包括綜合圖（建筑、建筑小

7、品、水景、照明、道路、綠化等平面布置）、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣強(qiáng)、弱電、消防、通風(fēng)、裝修裝飾、幕墻）竣工圖。2.1.6 建設(shè)工程聲像檔案2.1.7 電子文檔2.2 工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求2.2.1 歸檔的工程檔案應(yīng)為原件。2.2.2 工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技 術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.2.3 工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。2.2.4 工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.2.5 工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬 圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰

8、，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。2.2.6 工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.2.7 工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛 筆等。2.2.8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。2.3 工程檔案整理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)重點(diǎn)環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法進(jìn)行，統(tǒng)一折疊成 A4幅面（297mmX210mm圖標(biāo)欄露在外面。2.4 工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個 建設(shè)工程由多個單位工程

9、組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。2.4.1 立卷方法 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工 驗(yàn)收文件5部分。 工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。 竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。2.4.2 立卷過程中宜遵循的要求案卷不宜過厚，一般不超過 40mm案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組 卷。2.5 卷內(nèi)檔案的排列文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、

10、主件與 附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排 列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排 前，圖紙排后。2.6 案卷編目的要求編目的要求為：每卷單獨(dú)編號，依流水號，不得有重號、空號等情況出現(xiàn)。3.工程類檔案分析檔案分析，有點(diǎn)類似于檔案統(tǒng)計(jì)和檔案年報(bào)工作，是對所屬檔案整體情況的一個分析。3.1 檔案分析的作用就是通過對所存檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等） ，為決 策者和利用者提供第一手的資料。對于建設(shè)工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了 解一項(xiàng)工程運(yùn)營的全部情況，通過比

11、對，規(guī)避項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu) 化工作進(jìn)程。3.2.1文字式主要以文字總結(jié)的形式對所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進(jìn)行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報(bào)提綱、 檔案利用情況匯總等等。3.2.2 列表式主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。3.2.3 文字-列表式將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細(xì)、直觀、全面、系統(tǒng)。4.結(jié)語工程類檔案的管理是近幾年建設(shè)工程市場百花齊放的結(jié)果，是科技專門檔案的一個延伸 ，也是一個比較新型的課題。特別是房地產(chǎn)企業(yè)的工程類檔案，基本上都是關(guān)乎民生的住宅、商業(yè)、 交通等重要檔案，如果不進(jìn)行有效的管理，勢必對建設(shè)社會主義和諧社會帶來一定的影響，存在 的問題會隨著時間的推移越來