企業(yè)采購管理方法

1、企業(yè)釆購管理方法之供給商談判與議價技巧 7企業(yè)采購管理方法之供給商談判與議價技巧、八前g在釆購活動中， 議價是一個勘察和交易的過程 包括方案， 總結(jié)，分 析，讓步。采購人員和銷售商都以各自的觀點和目的參與其中，期望在采購 交易各方面包括價格、服務(wù)、規(guī)格、技術(shù)和品質(zhì)要求及支付條款等達(dá)成相互滿 意的協(xié)議。談判活動的技巧性很強，通常對整個談判工作的規(guī)劃包括 :談判前：建立談判小組；作方案和準(zhǔn)備原始數(shù)據(jù)；訂立談判希望達(dá)成的 LI 標(biāo)和采取的策略談判時要注重戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)和技巧的運用和談判小組成員的互相配合談判結(jié)束后要按照談判結(jié)果制定書面協(xié)議并且將談判有關(guān)的文件整理歸檔，以便在進(jìn)一部談判時作為根底和依據(jù)。采購

2、人員談判根底一個成功的談判應(yīng)做好兩個局部工作，第一局部是了解談判的過程，第二局部是進(jìn)行談判準(zhǔn)備。談判過程包括理解談判的定義和 LI 的，何時進(jìn)行談 判，有效洞察力。談判準(zhǔn)備包談判有哪些障礙，成功談判者的特點，推動談判的技巧，和談判中的 括了解對方的意圖，確立你和對手的地位，確定關(guān)鍵問題 之所在，制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)， 以及合理地組織。談判的定義和 LI 的。談判的定義是雙方達(dá)成互相滿意的共識，所以雙 贏也就 成為談判的 LI 的。何時談判。從買方來講以下五個因素會導(dǎo)致談判發(fā)生。1至少兩 個以上供應(yīng)商 2賣方有意介入 3有了清楚的規(guī)格 4投標(biāo)者間存在差 異5采購額 大到足以涵蓋競標(biāo)本錢。成功談判的

3、阻礙。 1個人風(fēng)格與談判抵觸 2以前和對方有過矛 盾3 認(rèn)為談判是輸和贏的關(guān)系 4為了贏將談判延續(xù)得太長 5談判方 權(quán)限缺乏以達(dá) 成協(xié)議 6將復(fù)雜的問題簡單歸結(jié)為“輸贏“問題。成功談判者的特點包括方案能力、清晰而敬捷的思路、有強烈成功 干、對他人 意見的釆納能力、自制力、了解人性、善于傾聽等等。但所有這些 都需要經(jīng)過不斷的訓(xùn)練 和實踐以及團(tuán)隊人員的互相補充。推動談判的技巧。第一個是吸取以往的教訓(xùn)，對剛完成的談判進(jìn)行小 結(jié)，哪里 成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。第二是 小組會議，它可用以 解決談判小組內(nèi)的分歧， 對戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)修訂。 如是一人的談 判，你可安排讓人叫你接聽 ，

4、或告訴對方時間有限，晚點再答復(fù)談判中的洞察力包括制造良好的談判氣氛和跨文化問題的處理，這里 跨文化還指對不同行業(yè)和市場的理解。第二局部：談判的準(zhǔn)備這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考 另外，如果沒有充分地準(zhǔn)備，即使口齒伶俐、能說會道也只能收效甚 微。 備的八個步驟。1.分析對方的方案。評估價格、運送、規(guī)格、付款和任何與你的 入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。2?確立自己的 H 標(biāo)。具體定下你的價格、質(zhì)量、效勞、運送、規(guī) 格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對方說你盡量 ? <>3. 定下方案。對每個問題要定出最正確方案、忖標(biāo)方案、以及最壞 這可幫你制

5、定相應(yīng)策略。4. 分析對方的地位。你同樣可佔計一下對方可能的地位，這易于預(yù)測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范圍。5. 確定和組織問題?，F(xiàn)在可以組織問題，并列出雙方在各個問題上的相同慮因素面列出談判準(zhǔn)要求有出的方案，和不同之處。要記住每個爭論點都要有可靠的資料加以支持6. 方案你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。三個實用戰(zhàn)略是A避談本方立場，先是試探對方觀點這往往用于對方很想達(dá)成協(xié)議，而自己乂缺乏足夠信息。B直接講 出你的最理想方案。這通常用于你已了解對方的方案。C講出你的最理想方 案，緊接著講出你的 U標(biāo)方案。這往往用于當(dāng)你處在弱勢但乂有能力說服對方 的時候。戰(zhàn)術(shù)的合理利用能使訃劃成功實施。 這些戰(zhàn)術(shù)

6、包括： 1將問題安重要 性排序 2聰敬的提問以得到盡量多的信息，而不是 是或不是的答復(fù) 3有 效地聽 4保持主動 5利用可靠的資料 6利用沉默，這 可使對方感到緊張而 進(jìn)行進(jìn)一步的討論 7防止惜緒化，這會使談判對人而不是對事8利用談判 的間隙從新思考，防止給對方牽制8不要擔(dān)憂說不 9清楚最后期限 10注 意體態(tài)語言 11思路開闊，不要被預(yù)想的方案束縛創(chuàng)造性12把談判內(nèi)容記 錄下來以便轉(zhuǎn)成最終合同。8. 定出談判的議程。 哪些問題要討論、 誰來討論以及會議的流程都 要預(yù)先確定。 記住把主場設(shè)在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權(quán)，必要時可以直接問對方的權(quán)限。以上的討論對談判專家是一個

7、回憶，對新手是個起點。上述技能的應(yīng)用要根據(jù)個人風(fēng)格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內(nèi)容都能幫你提髙談判的效力。和沒有經(jīng)驗的銷售人員談判要和一個缺乏經(jīng)驗的銷售人員談判，找個第三方的專家可能是個有效途徑 當(dāng)你和重要供給商派來的銷售人員談判時， 你會很快意識到這個銷售 員不光對 其產(chǎn)品知之甚少，對專業(yè)談判也是門外漢，更不知道什么是雙贏談 判。最糟糕的是他預(yù)先 沒做任何準(zhǔn)備，對你公司也沒有了解。如果你們兩家公 司間關(guān)系十分好，如果你有很多重 要問題必須要和他討論，這時你該這么辦？ 你會利用他的弱點得到更多好處嗎？當(dāng)然不能。 因為它的管理層一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)議 不合理還會要求重開談判。如果簡

8、單要求對方重新派人來也不是明智的做法，最好的方法就是面 對現(xiàn)實。 你可以將產(chǎn)品知識、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙贏談判等理論來教導(dǎo)和幫助他。具 體可從以下兒方面開 始。質(zhì)量： 以事實為依據(jù)， 客觀講明你所要的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)， 銷售員就很難再爭論下去。 運送： 列出別的供給商所能做到的事實， 銷售員很 難再反駁。 價格：如果你做了價格和本錢調(diào)查， 你也應(yīng)該提供足夠的依據(jù)。即 使那沒有經(jīng)驗的銷售人員非常情緒化，他也很難推翻事實。萬一對方還是十分固執(zhí)怎么辦？那就可利用第三方專家的方法。 讓對 方知道這 樣做是為了使雙方更好地合作，因為第三方在談判后可在雙方面前提 供反應(yīng)意見。第三方 可來自仲裁機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、或雙方認(rèn)可的

9、組織，或者你 可讓銷售員指定他自己公司的專 業(yè)人員來充當(dāng)?shù)谌?。總之，目的是讓一個客 觀的第三者參與談判。最后要記住兩點：第一，責(zé)備是毫無意義的，銷售員不會因為責(zé)備而 突然對產(chǎn)品十分了解；第二，不要有情緒感和失敗感，銷售員不講道理，可你 必須講道理。當(dāng)然這說起來容易做起來難，但這正是顯示你談判智慧的時候。如何作正確的詢價 ( 一)" 詢價 (Request for Quotation)" 是釆購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、 了解口詢庫存狀況及采購預(yù)算后， 通常最直接的反映就是 馬上聯(lián)絡(luò)供給商如果這是常態(tài)性的采購， 需求的形態(tài)乂是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件， 對 于供給商

10、來說比擬不會有問題 但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品 的局部，詢價的時候就必須要特別注意是否 有提供供給商足夠的資料， 來方便 其報價作業(yè)。 為了防止日后造成釆購與供給商各說各話， 以及在品質(zhì)認(rèn)知上的 差異，對于詢價時所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因為完整及正 確的詢價 文件可幫助供給商在最短的時間提出正確、 有效的報價。 一個完整的詢價文件 至 少應(yīng)該考慮包括以下兒個主要的局部。一、詢價工程的品名“與料號首先， 詢價項訂的品名以及料號是在詢價單上所應(yīng)比備的最根本資料供給商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名以及其 所代表的料 號，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時的一

11、個快速查辦以及 檢索的依據(jù)。料號因為 在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意 其正確性。有些大型公司的料號動 輒多達(dá)十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英 文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是 版本的不同，甚至可能變成另一 個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出 產(chǎn)品的特性與種二、詢價項口的數(shù)量通常供給商在報價時都需要知道買方的需求量， 這是因為采購量的多 寡會影響 到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量 " 棋 至月需求 量；不同等級的需求數(shù)量，如數(shù)量為 500K, 1M, 3M 等等；每一 次下單的大約 訂購數(shù)量“； 或產(chǎn)品“生命周期的總需求

12、量。 除了讓供給商了解需 求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供給商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。便把需求在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，量或采購量予？ quot; 膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進(jìn)行采購后，無法到達(dá)報價的預(yù)期數(shù)量時， 供給商不是提高價格，便是 在其他方面減少對客戶的效勞，或停止供給，到頭 來得不償失的還是自己。因此，對需求 量的資訊應(yīng)很實在的與供給商溝通，同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供給商，如此才能到達(dá)長期配合、持續(xù)供貨的三、詢價項口的嗽格書規(guī)格書是一個描述釆購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最新版本的工程圖 面、

13、測 試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供給商報價的一切資訊。工程 圖面必須是最新版 本，如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。如為國 際釆購，如果原始工程圖面為 英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附 上國際通用語言英文的譯名，以雙語 (Bilingual) 形式呈現(xiàn)以利溝通。假設(shè)工程圖面 可以利用電子檔案方式提供，那么必須向供給商 詢問其接受的程度，在提供時應(yīng) 注意以國際共通的檔案格式如DWG 、IGES 、 DXF 、PRO/E 等等，以方便供給 商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也 同時提供一份清 楚繪在圖紙上的工程圖面，以防止在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失

14、。四、詢價項口的“品質(zhì)要求要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達(dá)對產(chǎn)品或效勞的品質(zhì) 效勞的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行1、品牌 (Brand or Trade Names) ： 一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對釆 購而 言是最輕松容易的， 不僅能節(jié)省采購時間、 降低采購花費， 也同時能降低 品質(zhì)檢驗的手續(xù)， 因為只需確認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價 格通常也比擬高，購置數(shù)量不 多時使用品牌方式采購反而比擬有利。2、或同級品 ("6 Equal'*) ：其意義指的是具有能到達(dá)相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應(yīng)在詢價時注明，同級

15、品確實認(rèn)使用必 須要得到使用單位 的接受。3、 商業(yè)標(biāo)準(zhǔn) (Commercial Standard) ：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于產(chǎn)品的尺寸、材料、 化學(xué)成 分、制造工法等等，都有一個共通的完整描述。對于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺 絲、螺帽、電子零 組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對品質(zhì)上的誤解。4、材 料與制 造方 法規(guī)格 (Material or Method-of-Manufacture Specification) ：當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為 DIN 歐規(guī)時，其相對應(yīng)的 CNS 或 JIS 規(guī)格也最好能予以 注明。5、性能或功苑娓 /Performance or Fun

16、ction Specification) ： 此類型 規(guī)格 較常用于釆購高科技產(chǎn)品以及供給商先期參與 (Early Supplier Involvement, ESI) 的情 況中。供給商只被告知產(chǎn)品所需要到達(dá)的性能或功能，至于如何去制 做方能到達(dá)要求的細(xì) 節(jié)局部，那么留給供給商來解決清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。7、市場等級 (Market Grade) ： 通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，山于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人 所辯識，釆購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時常等級的 能力。8、樣品 (Sample) ： 這是一種懶人的作法，

17、樣品的提供對供給商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的 比擬普遍。9、工作說明書 (Statement Of Work, SOW) ： 主要使用于采購效勞項 目類 如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說明 書除了應(yīng)該簡單 明了外，對于所應(yīng)到達(dá)的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī) 范其績效的評估。工作說明 書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的效勞，也同 時要能保存足夠的彈性，讓供給商來發(fā) 揮創(chuàng)造丄作上的附加價值。如何作正確的詢價 ( 二)" 詢價 (Request for Quotation)" 是采購人員在作業(yè)流程上的

18、一個必要階 段。 在接到請購單、了解 U 前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是 馬上聯(lián)絡(luò)供給 商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)乂是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對 于供給商來說比擬不會有 問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品 的局部，詢價的時候就必須要特別注 意是否有提供供給商足夠的資料，來方便 其報價作業(yè)。為了防止日后造成采購與供給商各 說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的 差異，對于詢價時所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因為 完整及正確的詢價 文件可幫助供給商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件 至少應(yīng)該考慮包括以下兒個主要的局部五、詢價項口的報價根底要求報價根底通常包括報價的“幣值與貿(mào)易條件，國內(nèi)買賣比擬單純，運費是否內(nèi)含 那么另議價根底，至于是否通常都以人民幣交易， 貿(mào)易條件不是以出廠價就是以到廠價"來計算。國際貿(mào)易就比擬復(fù)雜，報價幣值方面供給商多半以美元為計以采購當(dāng)?shù)貛胖涤媰r，那么視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有 Ex-Work 工廠交貨、 FOB 船上交 貨、 FAS 船邊交貨或 CIF 運保費在內(nèi)交貨