辦公樓管理制度

1、1、 目的為保障辦公樓的正常運行，規(guī)范辦公樓接待服務(wù)管理，樹立公司形象，體現(xiàn)工作人員優(yōu)秀的素質(zhì)與精神風貌，維護辦公的正常秩序，文明的工作環(huán)境，特制定本規(guī)定；2、 范圍：集團所有辦公區(qū)域3、 權(quán)責1、人事行政管理中心：負責辦公樓的綜合管理，并就公共設(shè)施/ 設(shè)備維護、安保、消防、衛(wèi)生等事項進行管理。2、相關(guān)部門：配合落實執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定及制度4、 內(nèi)容1、物品出入及資產(chǎn)固定管理1.1 公司固定資產(chǎn)包括辦公區(qū)域所有資產(chǎn)，即辦公家具/ 用品、電器、設(shè)備設(shè)施及附屬設(shè)施等。1）辦公大樓的物業(yè)權(quán)屬管理由人事行政管理中心負責。2）人事行政部對固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理。1.2 公司以部門為單位進行固定資產(chǎn)登記造冊，并粘

2、貼公司固定資產(chǎn)標簽，各部門負責其固定資產(chǎn)的保管，并每年與人事行政管理中心、財務(wù)中心進行固定資產(chǎn)核對。1.3 固定資產(chǎn)如果損壞，須及時向人事行政管理中心報修，由后勤部統(tǒng)一安排維修。辦公樓裝飾保修期內(nèi)的維修由人事行政管理中心通知維保單位維修，超過保修期的維修由人事行政管理中心選擇維修單位后并監(jiān)督維修。1.4 凡攜帶物品離開時，當值保安員應(yīng)禮貌履行檢查放行手續(xù)：1.5 每班保安員將出入辦公樓登記薄交由當班隊長集中保存，并按交接班手續(xù)交接。2、辦公家具/ 用品、設(shè)備使用2.1 辦公桌臺面簡潔、整齊，文件資料及辦公用品等有序擺放, 人員離開座位時需將座椅歸位.2.2 辦公室家具位置不隨意移動，辦公設(shè)備不

3、隨意調(diào)換。2.3 員工工作崗位變動時，配備的辦公家具、設(shè)備及辦公用品等按規(guī)定移交，由調(diào)出部門、負責核對，并填寫員工調(diào)動/ 離職移交單，交人事行政部接收管理。2.4 新增員工時，由用人部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理室批準，由人事行政中心按標準配備。3、辦公秩序及信息化管理3.1 全體員工須佩戴胸牌（工作牌）進出辦公大樓，不得將非本單位人員帶進辦公樓內(nèi)。3.2 外來訪客須到前臺或（門衛(wèi)保安處）登記，由前臺與被訪者聯(lián)系確認后方可進入辦公區(qū)域。3.3 公告欄的信息發(fā)布由總裁辦負責，根據(jù)需要及時更新。3.4 辦公室、公共區(qū)域、會議室內(nèi)的標識、裝飾等，由后勤部統(tǒng)一安排。4、安全管理4.1 公司建立安全應(yīng)急預(yù)案及安

4、全監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，實行主管領(lǐng)導(dǎo)負責制，分工協(xié)作，確保辦公環(huán)境的安全。4.2 物業(yè)保安部對辦公大樓的安全保衛(wèi)及消防管理，保證辦公秩序安全運轉(zhuǎn)。4.3 安保、消防監(jiān)控人員要嚴格執(zhí)行安保及消防各項安全制度，規(guī)范操作，遵 守保密條款。4.4 節(jié)假日實行員工值班制度，由各部門提報值班人員, 人事行政管理中心統(tǒng)一安排。5、消防管理5.1 消防管理由物業(yè)公司統(tǒng)一負責, 辦公區(qū)域消防管理實行區(qū)域?qū)Ｘ熤?，公共區(qū)域消防管理由安保部負責，食堂區(qū)域消防管理由食堂指定專人負責。各管理部門及人員須按照消防要求定期進行檢查，及時消除火災(zāi)隱患。5.2 物業(yè)公司定期組織全體員工消防培訓(xùn)，熟悉樓內(nèi)安全通道，掌握消防器材使用方法。員工自

5、覺遵守辦公樓安全防火規(guī)定，愛護消防設(shè)施，不隨意挪動及挪作它用。嚴禁隨意撥動、打開消防報警器，不亂動滅火器，消防栓等設(shè)施。5.3 發(fā)現(xiàn)火情，由發(fā)現(xiàn)人員或保安立即撥打119報警， 并向主管部門領(lǐng)導(dǎo)報告。同時安保部須啟動應(yīng)急預(yù)警系統(tǒng)，指揮人員有序疏散，并組織安保人員開展撲救工作。6、防盜管理6.1 各部門須落實防盜措施，辦公室內(nèi)無人時須鎖好門窗。6.2 公司財物指定專人管理，貴重物品及現(xiàn)金須入柜、上鎖（按照財務(wù)管理制 度放置6.3 妥善保管個人物品，辦公室內(nèi)不存放私人貴重物品及現(xiàn)金。6.4 嚴禁無關(guān)人員進入檔案室、監(jiān)控室、配電室、機房、設(shè)備機房等區(qū)域。6.5 實行每日清樓制，清樓時間為21 時。 特

6、殊情況需要加班的員工須由部門負責人簽字報人事行政部備案，按公司安保部相關(guān)手續(xù)進出辦公樓。6.6 辦公樓工作人員進入辦公樓時, 如發(fā)現(xiàn)陌生人跟進, 應(yīng)指引陌生人到前臺辦理訪客登記手續(xù).7、人員進出及員工管理7.1 員工自覺保持良好儀表形象，著裝整潔、得體。待人熱情禮貌，誠懇謙 虛。接待客人及公司開展大型活動時著正裝。7.2 胸卡（工作牌）是員工身份的象征，是員工進出辦公大樓、餐廳、休閑 茶座、車庫等場所的憑證。胸卡僅限員工本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人，遺失后須及時到人事行政部掛失，補辦新卡。7.3 員工應(yīng)自覺遵守作息制度，不遲到、不早退，認真執(zhí)行公司管理制度和規(guī)定。7.4 員工自覺維護辦公秩序，保持工

7、作場所安靜，不得大聲喧嘩, 辦公樓為無煙辦公場所.7.5 員工自覺遵守公共秩序, 講究公共衛(wèi)生, 愛護公共財物。嚴禁吸煙，小心避免茶水、飲料、食物等污染地毯，垃圾、茶水等廢棄物必須放置于規(guī)定的分類垃圾桶內(nèi)，不得任意亂倒堆積。7.6 進出大樓人員必須佩帶有效工作證件，施工人員必須辦理相關(guān)證件穿著工作服方可進入大樓，并遵守有關(guān)管理規(guī)定，禁止無證人員進入大樓。7.7 人員進出大樓必須將出入證佩戴胸前，不得擅自在出入證使用范圍之外活動，對于不遵守者, 應(yīng)勸其回到接待區(qū)域.7.8 施工出入證限于在大樓內(nèi)長期施工人員使用.7.9 訪客人員進入大樓需辦理訪客登記手續(xù)，由訪客人員填寫人員進出登記表經(jīng)被訪人確認

8、后即可放行。7.10 嚴禁閑雜人員或行為異常者、小販、推銷、傳教、募捐等人進入大樓，并采取相應(yīng)措施勸離，同時報告保安隊長。7.11 所有進出人員將物品帶離大樓時，必須遵守物品出門制度，不得私藏物品帶出大樓，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將交給安保部門處理。7.12 非辦公時間（平時晚21:00 至次日 7:00、公休日和法定節(jié)假日），所有進入大樓人員一律辦理登記手續(xù)。8、會議管理8.1 會議室由總裁辦統(tǒng)一管理。8.2 各部門如需使用會議室，須填寫會議申請單，注明會議規(guī)格和服務(wù)要求等， 提前 2 小時 （重大會議提前一天）報總經(jīng)辦，總裁辦統(tǒng)籌安排。如會議要求配備水果、礦泉水等用品，會議牽頭部門需報直接上級核準后，由后

9、勤部門統(tǒng)一安排（緊急會議由牽頭部門負責準備）。8.3 會議室內(nèi)禁止吸煙，禁止亂扔雜物。8.4 按預(yù)定時間使用會議室，原則上不超過預(yù)定時間半小時，以免因會議室使用發(fā)生 沖突。8.5 會議室使用完后，及時通知總裁辦?？偛棉k將安排保潔人員負責及時 清掃，關(guān)閉電源、空調(diào)、門窗等，使會議室恢復(fù)待用狀態(tài)。8.6 參加會議應(yīng)提前5 分鐘進入會場就座；會議期間，要保持會場肅靜，關(guān)閉手機等通訊工具；不隨意走動，無特殊情況不得提前退場。9、門崗及保安管理9.1 公司委托物業(yè)公司負責安全保衛(wèi)工作。配備專職保安人員，實行24小時執(zhí)勤巡查，并加強大樓內(nèi)外、機房、財務(wù)部門等重點區(qū)域的檢查巡視。巡查保安與門崗、監(jiān)控保安協(xié)調(diào)

10、配合，認真做好防火、防盜等工 作。9.2 安保人員嚴格遵守工作紀律。門崗保安應(yīng)盡職盡責，堅守崗位，認真做好來電接聽與記錄，并按程序及時通知到位；認真做好交接班工作，確保工作注意事項交至接班保安手中，確保大樓安全運行無事故。保安人員當班時間不準睡覺或擅離工作崗位，嚴禁工作時間看電視、打 牌、賭博、玩游戲等。9.3 外來人員來訪，實行門崗保安和前臺采用詢問制，按規(guī)定征得受訪部門同意后方可進入辦公樓。外單位人員參加會議，憑會議通知進入。會議主辦部門應(yīng)事先通知門崗。召開緊急會議或未發(fā)書面通知的會議，由主辦部門人員在辦公樓門口接待確認。9.4 公司信件、報刊、郵件等由門崗保安或前臺統(tǒng)一負責收發(fā)，外來郵件

11、要妥加保管并及時通知收件人領(lǐng)??；匯款、包裹單和掛號信須完善領(lǐng)取手續(xù)以便備查。因工作散漫、粗心大意等人為因素，造成郵件等遺 失或損壞的，照價賠償。9.5 辦公樓內(nèi)發(fā)生突發(fā)事件和意外事故，保安人員應(yīng)及時到位處置。大件 物品帶出樓外，按規(guī)定履行手續(xù)，經(jīng)保安檢查后放行。9.6 保安人員按時開關(guān)公司大門，夜間 21 點前關(guān)閉公共場地照明燈，并檢查和關(guān)閉調(diào)、門窗等。9.7 監(jiān)控保安做好辦公樓電子監(jiān)控工作，24 小時錄像，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)隱患要及時通知門崗及巡邏保安人員，共同采取有效措施，及時消除隱患。10 、衛(wèi)生管理10.1 保潔人員負責衛(wèi)生保潔工作。配備專職保潔員，不間斷開展保潔工作，營造干凈、整潔的辦

12、公環(huán)境。10.2 保潔人員遵守工作紀律，按要求做好辦公樓各區(qū)域的衛(wèi)生、清潔、清掃工作。10.3 小餐廳衛(wèi)生由保潔人員負責，保持小餐廳地面、衛(wèi)生間衛(wèi)生，小餐廳內(nèi)餐具 / 酒具 /臺布等由食堂人員負責管理.10.4 拖布、掃把等保潔工具由樓層保潔人員統(tǒng)一管理，各部門使用后應(yīng)及時歸還到位。11、水電、節(jié)能管理1.1 1 公司用水用電由后勤部門負責管理與監(jiān)督，定期開展用電、用水安全檢查，及時消除安全隱患。1.2 2 員工如發(fā)現(xiàn)線路、插座、 燈具等有問題，應(yīng)及時報設(shè)備維修部門維修。各部門在原有配電設(shè)施基礎(chǔ)上，不得私接電線或更改電器線路，不擅自安裝使用大功率電器，不在辦公室和公共區(qū)域內(nèi)堆放易燃、易爆、有毒

13、等危險物品。1.3 3 積極倡導(dǎo)節(jié)約用水、用電管理，不開無人電燈、無人空調(diào)等，使用空調(diào)時須關(guān)閉門窗，努力創(chuàng)建節(jié)約型辦公。1.4 4 以上如有違反者，一律按照公司管理制度予以處罰或績效扣分處理。12 、車輛和停車場管理12.1 公司員工汽車、電動車、自行車一律整齊停放在規(guī)定區(qū)域。12.2 辦公樓停車場實行保安值班制度（8: 00至17 ： 30）。為保證車輛安 全，員工車輛不要過夜或無限期停放，車輛內(nèi)不放貴重物品。如未按規(guī)定而導(dǎo)致意外，公司不承擔責任。12.3 辦公樓門前除外單位辦事車輛短暫停留外，其它車輛一律不得停留。12.4 公司重要接待活動如需安排外來車輛停放，總裁辦應(yīng)預(yù)先通知門崗車 牌號

14、及聯(lián)系電話，由保安導(dǎo)引導(dǎo)進入園區(qū)臨時停車。12.5 停車場內(nèi)發(fā)生意外事故，應(yīng)及時通知人事行政管理中心和物業(yè)公司保 安部處理。12.6 所有在停車場進出或停放的機動車輛必須憑停車證，駕駛員服從停車場保安員的管理和指揮，限速行駛，自覺維護停車場內(nèi)的停車秩序。12.7 訪客車輛進入大樓時，保安員及時詢問，確認為訪客車輛后指引車輛 停放于臨時停車位，并詳細登記，發(fā)放臨時停車證。12.8 入場車輛應(yīng)自覺保持停車場內(nèi)清潔衛(wèi)生，現(xiàn)場保安員有權(quán)禁止車容不 整的車輛入內(nèi)停放。12.9 入場停放的機動車輛，應(yīng)按指定區(qū)域停泊，不得干擾本停車場其他車輛正常停泊，不得異位停放。駕駛員不得將車輛停泊于他人之固定車位、預(yù)留

15、車位或其他非泊車位置阻礙通道。12.10 車輛駛離停車場時，停車場保安員有權(quán)進行檢查，駕駛員不得以任何理由拒絕，否則駕駛員需承擔由此引致的一切責任。12.11 駕駛員應(yīng)謹慎駕駛、看清交通標識和現(xiàn)場情況，如造成的本停車場內(nèi)的建筑格局、局部限高、設(shè)備設(shè)施的損壞或損失需承擔全部責任；并及時賠償被損壞、損失物件的維修費、安裝費及其他相關(guān)費用。12.12 駕駛員需遵守管理中心書面、口頭告知及現(xiàn)場標識的要求和規(guī)定，如速度限制、高度限制、嚴禁吸煙等。12.13 本停車場的停車位僅供符合準入的機動車輛停放使用，駕駛員不得在本停車場范圍內(nèi)維修車輛。12.14 凡在本停車場內(nèi)發(fā)生的交通事故，則由肇事雙方協(xié)調(diào)解決。13 、展廳管理13.1 每周全面清潔兩次，由前臺協(xié)調(diào)公司清潔人員打掃。13.2 前臺把展廳每天鎖上，有需要參觀展廳的需要經(jīng)副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)審批后到前臺處登記取鑰匙，用完后把鑰匙歸還前臺。13.3 愛護陳列道具，若出現(xiàn)人為損壞，照價賠償。13.4 前臺每周對展廳物品進行清點一次，必須做到帳物相符13.5 任何人員離開展廳必須及時關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、及相關(guān)影像設(shè)備。13.6 禁止帶任何飲料與食物進入展廳，未經(jīng)允許不得在展廳拍照和攝影。14、員工食堂及VIP 餐廳管理14.1 員工餐廳在規(guī)定時間內(nèi)為員工提供工作早餐/午餐 /晚餐，一律憑IC卡就餐，不得隨意帶非本單位人員就餐。14.2