綜合管理：虛擬項(xiàng)目辦公室的實(shí)現(xiàn)

1、綜合管理：虛擬項(xiàng)目辦公室的實(shí)現(xiàn)1. 前言盡管人類的項(xiàng)目實(shí)踐可以追溯到幾千年前(如中國的長城、皇陵、故宮的 建設(shè)，運(yùn)河的開鑿，埃及的金字塔等)，但是將項(xiàng)目管理作為一門科學(xué)來進(jìn)行 分析研究，其歷史并不長，從個(gè)專業(yè)性國際組織 IPMA (InternationalProjectManagementAssociation)年成立至今不過三十余年的時(shí)間。現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論的起源和發(fā)展來自于六七十年代的國防、航空、建設(shè)領(lǐng) 域，這個(gè)理論真正成為關(guān)注是在九十年年代以后的西方。在激烈的市場競爭的 背景下，企業(yè)只有借助于項(xiàng)目管理的方式，在質(zhì)量、進(jìn)度和成本管理方面快速 改進(jìn)和提升，實(shí)現(xiàn)讓新產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場的目的。不管

2、是對建筑、水力電力或是信息技術(shù)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，挑戰(zhàn)都是相似的。成功的公司，女口 IBM、朗訊及惠普等公司都認(rèn)識到它們的市場份額與未來 增長依賴于有能力的項(xiàng)目管理。這些公司多年來一直致力于研究新的項(xiàng)目管理 方法和培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理。目前又將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目辦公室上來，使之保持穩(wěn)定一 致并使項(xiàng)目管理成為其競爭優(yōu)勢。項(xiàng)目辦公室的理解因人而異。研究表明，它可以是任何一個(gè)組織希望它存 在的樣子。過去，項(xiàng)目辦公室就是為了保持與培養(yǎng)出的習(xí)慣，以維護(hù)項(xiàng)目管理 的規(guī)則。它原被認(rèn)為是項(xiàng)目管理信息的靜態(tài)智囊團(tuán)，受到培訓(xùn)組織的制約。 近，這一概念由于實(shí)際需要而有所改動(dòng)，確定了其對項(xiàng)目經(jīng)理的組織維持功 能。在這種情況下，項(xiàng)目辦

3、公室可被定義為一個(gè)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的 組織實(shí)體，它對項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、估計(jì)、安排行程、監(jiān)控與控制。項(xiàng)目辦公室逐 漸發(fā)展，還可以具備其它職責(zé)，如 JIT訓(xùn)練、行政管理、項(xiàng)目經(jīng)理席位、監(jiān)督、 咨詢、方法和標(biāo)準(zhǔn)。在這一階段，項(xiàng)目辦公室可以提供全部服務(wù)。根據(jù)斯坦迪集團(tuán)對項(xiàng)目失敗情況的調(diào)查， 80的項(xiàng)目失敗都使人們更加關(guān)注幫助項(xiàng)目經(jīng)理。其次，項(xiàng)目的復(fù)雜性隨技術(shù)的發(fā)展而增加。解決方案的細(xì)節(jié) 要求協(xié)調(diào)、計(jì)劃并安排日程，項(xiàng)目辦公室協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成這一重要的任務(wù)， 而不致使項(xiàng)目經(jīng)理們陷入細(xì)節(jié)的漩渦。企業(yè)進(jìn)行的是全地區(qū)性的項(xiàng)目，其項(xiàng)目地點(diǎn)和項(xiàng)目成員分布在不同地區(qū)。 項(xiàng)目辦公室如何能夠處理這一日益增多的現(xiàn)象，項(xiàng)

4、目辦公室如何為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提 供了可使其有效運(yùn)營的環(huán)境與工具，從而在為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供原動(dòng)力方面起到更 大的作用。科技正在改變著項(xiàng)目管理的前景。我們生活在一個(gè)越來越虛擬化的世界 中。我們不必去商店采購，而可通過郵購單定購；我們不必去銀行排隊(duì)，家里 的電腦進(jìn)行電子轉(zhuǎn)賬；我們也已過了鴻雁傳書的年代，使用傳真進(jìn)行聯(lián)絡(luò)；在 國外施行時(shí)，我們可以通過電視會(huì)議與在國內(nèi)的同事會(huì)面?？萍紴槲覀兲峁┝?與他人交流的機(jī)會(huì)，不管對方在哪里，都可以便宜、迅捷地進(jìn)行聯(lián)系，地理?xiàng)l 件已不在是困難。 2. 項(xiàng)目辦公室與虛擬項(xiàng)目辦公室的實(shí)現(xiàn)研究表明，越來越多的不同規(guī)模（大小）的組織開始建立項(xiàng)目辦公室。尤其， 新加坡舉辦的亞太地區(qū) P

5、M研討會(huì)就是以PMO為主題進(jìn)行兩天的熱烈研討。PMI在年8月的PMNetwork中作了 “PMOTreni的專題報(bào)導(dǎo)；而于 年 9 月 18 日在美東巴爾第摩舉行的 PMIGlobalCongress 全球會(huì)中即有數(shù)場講座及有連續(xù)四天的研討會(huì)是以PMO為主題，其所受重視的程度可見一般。在西歐、美加、澳洲等國家已有越來越多的企業(yè)設(shè)置了所謂 PMO（ProjectMa nageme ntOffice，項(xiàng)目管理辦公室或項(xiàng)目辦公室），尤其像許多Fortune500 大的企業(yè)，起碼都建立了一種能結(jié)合特殊領(lǐng)域?qū)＜姨峁┲匾?xiàng)目顧 問咨詢、協(xié)助管理與決策的機(jī)制。所謂的PMO,其主要任務(wù)并非是用以直接執(zhí)行或經(jīng)營

6、項(xiàng)目，而是提供不同 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一個(gè)能更有效運(yùn)作的環(huán)境與功能。它可以藉幾種方式與安排達(dá)成該目 標(biāo)；包括提供項(xiàng)目管理工具、技術(shù)與行政管理支持、建立工作規(guī)范、發(fā)展項(xiàng)目 流程、確保作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、提供顧問咨詢服務(wù)及協(xié)助執(zhí)行教育訓(xùn)練，且PMO可用以支持許多不同的項(xiàng)目，資源可以充分共享，且基本上它可扮演為一個(gè)整合與分 配資源并協(xié)助決策的神經(jīng)中樞。另外，PMO更可發(fā)展成可創(chuàng)造出一個(gè)能增進(jìn)組 織及項(xiàng)目績效及追求卓越發(fā)展之核心單位，且它可作為所有項(xiàng)目信息交流的平 臺、主導(dǎo)專業(yè)發(fā)展的窗口、整合高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)之催化劑，而后能達(dá)成有效降低成 本、創(chuàng)造利潤的目的。在 90年代后期，對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來說管理整個(gè)企業(yè)全部項(xiàng)目的需要變得越

7、來越明顯，PMO隨之大量地出現(xiàn)。對于項(xiàng)目經(jīng)理和主管人員來說，PMO被證明是理想的選擇。這里是一個(gè)允許公司建構(gòu)可以執(zhí)行商業(yè)策略的環(huán)境的理念， PMO實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)，它對每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)商業(yè)策略進(jìn)行評估和排序，然后對他 們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。一旦項(xiàng)目開工，PMO就持續(xù)地對每一個(gè)項(xiàng)目的變化進(jìn)行監(jiān)控。這里我要強(qiáng) 調(diào)的一個(gè)關(guān)鍵就是隨著公司中的優(yōu)先級別的變化，任何一個(gè)項(xiàng)目的狀況也要跟 著發(fā)生變化。PMO通過對項(xiàng)目進(jìn)行修正，加速，終止或是優(yōu)先權(quán)的排序，實(shí)現(xiàn) 了對公司變化的調(diào)整。如果你有一個(gè)大型的公司，每年要開展超過 50個(gè)的項(xiàng)目，你就應(yīng)該立即開 始建立PMO。問題是你會(huì)發(fā)現(xiàn)你的項(xiàng)目經(jīng)理相當(dāng)多，每一個(gè)都具有不同的

8、技能 和經(jīng)驗(yàn)。這些項(xiàng)目經(jīng)理也許不會(huì)意識到其他項(xiàng)目的成功，甚至不知道其他人在 做什么。如果出現(xiàn)類似的情況的話，你就應(yīng)該建立 PMO 了。任何一個(gè)PMO的運(yùn)轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投 入 PMO 的時(shí)間和資金將會(huì)是物有所值的，它讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更 快更節(jié)省地執(zhí)行項(xiàng)目工作。如果你想要確保所有的項(xiàng)目經(jīng)理具有核心的項(xiàng)目管 理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化 的 PMO 就可以使你達(dá)到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個(gè)作為 功能性實(shí)體的 PMO 向一個(gè)虛擬的 P

9、MO 中得到的利益，來支持并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工 作。所謂虛擬項(xiàng)目辦公室( VPMO，VirutalProjectManagementOffice )就是利用 因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計(jì)算機(jī)、手機(jī)、傳真等終端設(shè)備使用的 普遍性和方便性的特點(diǎn)，使得企業(yè)的 PBO管理者及其專家、成員和項(xiàng)目經(jīng)理， 跨越空間地理的隔閡和時(shí)間區(qū)域的區(qū)分，利用 IT技術(shù)更好地完成項(xiàng)目辦公室的 各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。任何一個(gè)PMO的運(yùn)轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投 入PMO的時(shí)間和資金將會(huì)是物有所值的，它讓項(xiàng)目

10、經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更 快更節(jié)省地執(zhí)行項(xiàng)目工作。如果你想要確保所有的項(xiàng)目經(jīng)理具有核心的項(xiàng)目管 理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化 的PMO就可以使你達(dá)到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個(gè)作為 功能性實(shí)體的PMO向一個(gè)虛擬的PMO中得到的利益，來支持并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工 作。所謂虛擬項(xiàng)目辦公室(VPMO, VirutalProjectManagementOfice)就是利用 因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計(jì)算機(jī)、手機(jī)、傳真等終端設(shè)備使用的 普遍性和方便性的特點(diǎn)，使得企業(yè)的 PBO管理者及其專家、成員和項(xiàng)目經(jīng)理， 跨越空間地理的隔閡和時(shí)間區(qū)域的區(qū)分，利用

11、IT技術(shù)更好地完成項(xiàng)目辦公室的 各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。收集任何一個(gè) PMO 的運(yùn)轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面， PMO 都需 要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投 入 PMO 的時(shí)間和資金將會(huì)是物有所值的，它讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更 快更節(jié)省地執(zhí)行項(xiàng)目工作。如果你想要確保所有的項(xiàng)目經(jīng)理具有核心的項(xiàng)目管 理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化 的 PMO 就可以使你達(dá)到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個(gè)作為 功能性實(shí)體的 PMO 向一個(gè)虛擬的 PMO 中得到的利益，來支持并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工

12、 作。所謂虛擬項(xiàng)目辦公室( VPMO，VirutalProjectManagementOffice )就是利用 因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計(jì)算機(jī)、手機(jī)、傳真等終端設(shè)備使用的 普遍性和方便性的特點(diǎn)，使得企業(yè)的 PBO管理者及其專家、成員和項(xiàng)目經(jīng)理， 跨越空間地理的隔閡和時(shí)間區(qū)域的區(qū)分，利用 IT技術(shù)更好地完成項(xiàng)目辦公室的 各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。3. 虛擬項(xiàng)目辦公室及其優(yōu)點(diǎn) 企業(yè)建立虛擬項(xiàng)目辦公室具有除一般實(shí)體項(xiàng)目辦公室的優(yōu)點(diǎn)以外，更加廣闊的財(cái)務(wù)效益和管理規(guī)范的優(yōu)勢，終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢。具體表現(xiàn)在如 下幾個(gè)方面。首先減少建立實(shí)體項(xiàng)目辦公室的人員、辦公費(fèi)用開

13、支。實(shí)體的項(xiàng)目辦公室 需要配備人員、設(shè)備、家具等辦公用品，這些都需要企業(yè)從財(cái)務(wù)費(fèi)用中列支， 同時(shí)辦公人員的出差、公務(wù)等也需要財(cái)務(wù)費(fèi)用。如果按照虛擬項(xiàng)目辦公室的方 式，由于大量日常事務(wù)工作由計(jì)算機(jī)來完成，項(xiàng)目辦公室只需少量工作人員， 大量的專家和管理者可以分處在不同的地方，通過因特網(wǎng)和IT技術(shù)的支持，完成項(xiàng)目辦公室的標(biāo)準(zhǔn)制定與分發(fā)、技術(shù)指導(dǎo)與支持、信息匯總、報(bào)表制作和輔 助分析等各項(xiàng)工作。其二大大提高專家的技術(shù)支持度。由于企業(yè)的項(xiàng)目可能分散在不同的地方，過去項(xiàng)目管理專家對項(xiàng)目的指導(dǎo)和支持需要解決交通問題，一定程度造成 時(shí)間和人力上的浪費(fèi)，或者對項(xiàng)目的指導(dǎo)和支持不及時(shí)。通過虛擬項(xiàng)目辦公室 的技術(shù)，

14、由于因特網(wǎng)的覆蓋非常廣，項(xiàng)目辦公室的各種專家可以分處在不同的 地域，在不同的時(shí)間，集中對項(xiàng)目進(jìn)行遠(yuǎn)程的指導(dǎo)和支持，而不用管項(xiàng)目在何 地。由于沒有地域和時(shí)間上的差距，同一個(gè)專家可以對分處在不同地點(diǎn)的項(xiàng)目 進(jìn)行指導(dǎo)和支持。大大地提高了項(xiàng)目辦公室專家對項(xiàng)目經(jīng)理的技術(shù)支持度。其三增加項(xiàng)目之間的交流程度。使用虛擬項(xiàng)目辦公室技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的門 戶網(wǎng)站，在企業(yè)的門戶網(wǎng)站上，跨越了空間和時(shí)間上的隔閡，企業(yè)中的員工在 一定的權(quán)限范圍內(nèi)，查閱資料和信息，開展交流和討論工作，使得項(xiàng)目之間的 相互學(xué)習(xí)和交流渠道暢通、傳遞快速。知識社區(qū)、討論區(qū)、新聞區(qū)、下載區(qū)為 項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目各干系人的交流、學(xué)習(xí)、互動(dòng)提供了不受空間和

15、時(shí)間限制的虛 擬平臺。大大地增加了項(xiàng)目和項(xiàng)目、項(xiàng)目之間的各種交流。其四工作的快捷化、無紙化。使用 IT 技術(shù)建立的虛擬項(xiàng)目辦公室，將工作 中的文件、圖紙、文檔、資料、報(bào)表等文字、圖像、聲音、影像等各種多媒 體、多格式的信息使用數(shù)據(jù)方式存放起來。這些信息的查看、處理非常快捷， 縮短了信息加工、傳遞的時(shí)間，并且使得日常辦公實(shí)現(xiàn)了無紙化。在時(shí)間就是 一切的現(xiàn)代激烈競爭時(shí)代，對企業(yè)的市場快速響應(yīng)、提高工作的規(guī)范和質(zhì)量等 方面提供了極大的競爭力。另外，虛擬項(xiàng)目辦公室的建立，為企業(yè)在人力、資金、知識等資源方面在 全領(lǐng)域范圍內(nèi)快速整合、協(xié)調(diào)、配置上提供了極大的能力，使得企業(yè)可以充分 發(fā)揮自身的各種資源，應(yīng)對日益變化和復(fù)雜的市場要求，為社會(huì)提供更好的項(xiàng) 目管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利潤化目標(biāo)。4. 結(jié)論虛擬管理是管理科學(xué)的嶄新學(xué)科。虛擬主機(jī)、虛擬空間、虛擬內(nèi)存、虛擬 經(jīng)營、虛擬人力資源、虛擬物流、虛擬經(jīng)濟(jì)等等，提出了虛擬管理的概念和實(shí) 踐；同時(shí)揭示和含概了