集團企業(yè)集中采購管理解決方案

1、集團企業(yè)集中采購管理解決方案5.1.關鍵目標本解決方案重點解決集團企業(yè)集中采購管理中的如下問題：1） 如何建立集團企業(yè)有效的集中采購管理模式；2） 如何對供應商進行統(tǒng)一規(guī)范、準確評估；3） 如何發(fā)揮集中采購規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本；4） 如何獲得合理采購價格，有效控制采購成本；5） 如何掌控集團全局庫存，合理控制庫存，降低資金占用；6） 如何有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務流程；7） 如何及時、準確地掌控集團采購業(yè)務執(zhí)行情況。5.2.總體思路 以企業(yè)全局庫存為基礎，通過對主要供應商、關鍵采購業(yè)務環(huán)節(jié)的集中統(tǒng)管，構建集團企業(yè)集中采購管理應用平臺。圖注：1） 集團總部制定采購管理、物資管理、集中采購物資

2、目錄等管理制度；2） 主要供應商選擇、評估及重要物資的采購合同等關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)由集團總部統(tǒng)一掌控；3） 下屬企業(yè)根據業(yè)務需要提出采購申請，并把集中采購的物資提交到集團總部；4） 集團總部根據全局庫存情況及采購策略，選擇供應商進行采購，下達訂單；5） 供應商直接送貨到各工廠，有些企業(yè)是要求供應商送貨到總部，然后由總部再調撥到各工廠；6） 根據企業(yè)管理要求不同，與供應商的采購結算可以由總部集中結算，也可以由各工廠分別與供應商結算。5.3.具體解決方案3.1.建立集團企業(yè)有效的集中采購管理模式3.1.1.集中采購、集中收貨、集中結算、內部調撥主要應用場景：主要特點：1) 總部負責收集下級公司采購申請，

3、統(tǒng)一向供應商下達訂單；2) 供應商統(tǒng)一送貨到總部，總部收貨質檢，與供應商的物流在總部完成；3) 總部收貨后，根據各公司物資需求申請以及實際采購到貨情況，向各公司調撥物資；4) 總部與供應商統(tǒng)一結算；5) 總部和下級公司進行內部結算。圖注：1） 各工廠提出物資需求申請；2） 公司計劃員匯總各工廠物資需求申請后，在本公司范圍內平衡庫存，將庫存缺口向集團總部提出采購申請；3） 總部計劃員匯總各公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據庫存缺口生成采購計劃；4） 采購計劃審批后，生成采購訂單，下達采購訂單給采購員；5） 采購員向供應商發(fā)出詢價，供應商報價后，確定集采價格；如果與供應商簽訂有采購合同，則執(zhí)行合

4、同價格。6） 采購員執(zhí)行采購，下達采購訂單給供應商，要求送貨到總部；7） 采購到貨需要質檢時，在總部進行質檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時，總部直接收貨入庫；8） 總部錄入采購發(fā)票；9） 總部依據供應商發(fā)票與入庫單匹配校驗后與供應商結算、付款；10） 總部根據下級公司物資需求申請及實際采購情況生成調撥訂單，執(zhí)行調撥；11） 下級公司調撥收貨入庫；12） 定期進行總部和下級公司的內部調撥結算。3.1.2.集中采購、分散收貨、集中結算、內部收付主要應用場景：主要特點：1） 總部負責統(tǒng)一向供應商下達采購訂單；2） 下級公司分別進行收貨質檢與入庫業(yè)務；3） 集團總部與供應商統(tǒng)一結算；4） 總部與下級公司內部結

5、算。圖注：1） 各工廠提出物資需求申請；2） 公司計劃匯總感到內各工廠物資需求申請后，在本公司范圍內平衡庫存，將庫存缺口向總部提出請購；3） 總部計劃員匯總下級公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據庫存缺口生成采購計劃；4） 采購計劃審批后，生成采購訂單，下達采購訂單給采購員；5） 采購員向供應商發(fā)出詢價，供應商報價后，確定集采價格；如果與供應商簽訂有采購合同，則執(zhí)行合同價格。6） 采購員執(zhí)行采購，下達采購訂單給供應商，指定供應商送貨到各個下級公司；7） 采購到貨需要質檢時，下級公司分別進行質檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時，下級公司直接收貨入庫；8） 總部錄入采購發(fā)票；9） 總部依據供應商發(fā)票與入庫單

6、匹配校驗后與供應商結算、付款；10） 總部與下級公司進行內部結算。3.1.3.集中采購、分散收貨、分別結算、各自使用主要應用場景：主要特點：1) 總部負責統(tǒng)一向供應商下達訂單任務；2) 下級公司各自進行收貨質檢與入庫業(yè)務；3) 下級公司分別與供應商結算。圖注：1） 各工廠提出物資需求申請；2） 下級公司計劃員匯總下級單位物資需求申請，在本公司范圍內平衡庫存，將庫存缺口向總部提出請購；3） 總部計劃員匯總各公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據庫存缺口生成采購計劃；4） 采購計劃審批后，生成采購訂單，下達采購訂單給采購員；5） 采購員向供應商發(fā)出詢價，供應商報價后，確定集采價格；如果與供應商簽訂有

7、采購合同，則執(zhí)行合同價格。6） 總部采購員執(zhí)行采購，下達采購訂單給供應商，指定供應商送貨到各個下級公司；7） 采購到貨需要質檢時，下級公司分別進行質檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時，下級公司直接收貨入庫；8） 下級公司錄入采購發(fā)票；9） 下級公司依據供應商發(fā)票與入庫單匹配校驗后與供應商結算、付款。3.1.4.統(tǒng)簽合同集采模式總部與供應商統(tǒng)簽采購合同，并控制下級公司采購業(yè)務模式。主要特點：1） 總部統(tǒng)一與供應商簽訂采購合同；2） 下級公司只能根據總部簽訂的合同向供應商下達采購訂單。圖注：1） 總部統(tǒng)一與供應商簽訂采購合同；2） 下級公司錄入采購訂單，并受總部采購合同的控制；3） 下級公司執(zhí)行采購訂單后，

8、進入后續(xù)的采購業(yè)務流程。3.1.5.如何建立集采業(yè)務組織和集采業(yè)務規(guī)則建立集采采購組織：采購組織所屬公司定義集采規(guī)則：確定物資由哪個公司負責集采。集采物資集采公司集采調撥關系定義：確定集采調撥業(yè)務規(guī)則及價格規(guī)則。集采調撥3.2.建立企業(yè)采購管理模式，規(guī)范采購業(yè)務流程3.2.1.普通銷售的商品采購圖注：1) 請購單可以由商品部門手工填寫，也支持由銷售訂單導入；2) 采購訂單參照請購單生成，同時支持對訂單進行細致的業(yè)務狀態(tài)管理；3) 根據采購訂單進行到貨簽收，生成到貨單；4) 庫管員根據到貨單中的合格品數量生成入庫單；5) 結算員根據入庫單生成采購發(fā)票，生成采購發(fā)票后進行結算，生成成本確認單；結算

9、員對采購發(fā)票進行確認，確認后生成應付單，形成供應商應付款。3.2.2.受托代銷方式的采購業(yè)務 受托代銷是一種先銷售后結算的采購模式，通常是根據銷售數量進行采購結算。圖注：1） 請購單、采購、到貨、入庫等業(yè)務環(huán)節(jié)與普通采購基本一致；2） 采購結算：查詢銷售發(fā)票，根據銷售情況與廠家進行采購結算，系統(tǒng)自動生成采購發(fā)票匹配采購入庫進行采購結算；3） 根據采購發(fā)票確認應付，向廠家付款。3.2.3.直運銷售方式的采購業(yè)務 企業(yè)直運銷售無需進行實物的收發(fā)，即完成購銷業(yè)務，由供應商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結算，開具購銷發(fā)票，進行資金的劃轉。 圖注：1） 直運采購是由銷售驅動采購的

10、采購業(yè)務，銷售部門先在銷售管理中錄入銷售訂單，銷售訂單審核后將推式請購單；2） 請購單、采購訂單的處理與普通采購基本一致；3） 直運采購無須入庫，貨物直接從供應商發(fā)給銷售客戶，因此沒有入庫處理；4） 可以在實際結算的時候參照采購訂單生成采購發(fā)票，直運采購的采購發(fā)票保存后，系統(tǒng)將自動生成一張結算單，傳存貨核算系統(tǒng)，確認采購成本；直運采購的采購發(fā)票審核后，會將數據傳到應付系統(tǒng)，生成一張應付單，形成應付賬款；5） 直運銷售業(yè)務發(fā)票結算，銷售成本取自采購發(fā)票成本。3.2.4.多配送中心收貨方式的采購業(yè)務跨地域經營的分銷企業(yè)通常在全國有多個配送中心，支持區(qū)域市場的銷售，但采購業(yè)務通常由公司一個采購部門進

11、行統(tǒng)一采購；企業(yè)采購部就需要根據多個配送中心需求進行采購，然后分配到多個配送中心，通?？梢酝ㄟ^訂單到貨安排，安排供應商在什么時間、送什么品種、多少數量到那個配送中心。主要特點：1） 多區(qū)域分銷企業(yè)，全國多配送中心、多倉庫；2） 企業(yè)級的集中采購；3） 集中訂貨，但根據訂單執(zhí)行情況要求供應商向多個配送中心送貨；4） 總部統(tǒng)一進行采購結算。圖注：1) 通常銷售部門根據銷售計劃制定采購計劃；2) 采購部門依據采購計劃進行請購、向供應商訂貨；采購訂單通常為按月執(zhí)行的大訂單，便于供應商的生產備貨；3) 采購部門或物流部門根據市場情況和配送中心的庫存情況，制定到貨計劃安排，并通知供應商依據到貨計劃送貨；4

12、) 配送中心可以依據到貨計劃進行收貨安排工作準備；5) 供應商統(tǒng)一開票，系統(tǒng)中發(fā)票和各配送中心的采購入庫單匹配驗證進行采購結算，確認應付，并依據應付進行付款。3.3.如何對供應商進行統(tǒng)一規(guī)范、準確評估圖注：1） 建立供應商和存貨關系，建立供應商評估基礎；2） 設置供應商評估標準，以標準評估供應商；3） 查詢已有歷史采購交易中，查詢供應商供貨價格、質量及交貨履約情況；4） 凍結不合格供應商，控制不再與該供應商發(fā)生交易；5） 供應商重新評估合格后，將會重新納入企業(yè)候選供應商。3.4.如何獲得合理采購價格，有效控制采購成本圖注：1）計劃員提出請購申請；2）采購價格管理員根據請購申請詢價，同時，也可以

13、自制詢報價單；3）選擇詢價供應商，供應商報價后，協(xié)商最終采購價格，形成價格審批單；4）價格審批單價格除來自詢報價單外，會獲取采購合同價格，同時，也可自自制詢報價單；5）根據價格審批單價格形成采購訂單價格；6）采購訂單除了可以通過價格審批單中的信息生成外，也可以取歷史采購價格和已存在的價格審批單信息生成，從而可以減少比價過程。3.5.如何掌控集團全局庫存，合理控制庫存水平；為企業(yè)各領導層及相關崗位員工實時提供多角度的報表?，F存量查詢：多公司查詢動態(tài)庫存查詢：動態(tài)庫存多物料屬性庫存管理，包括多計量、批次、保值期、自由項、序列號、條形碼等：3.6.如何有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務流程規(guī)范流程：建立規(guī)

14、范業(yè)務流程，確保企業(yè)業(yè)務運作的規(guī)范性。流程可控：企業(yè)在處理業(yè)務時，將會受到業(yè)務規(guī)則的控制?？刂泣c控制條件控制單據流程可調：根據企業(yè)業(yè)務發(fā)展需要，實現業(yè)務流程及時調整。先貨后票和先票后貨的流程可以調整3.7.如何及時、準確地掌控集團采購業(yè)務執(zhí)行情況為領導層及相關崗位員工實時提供多角度的報表。多角度多公司5.4.集采平臺構建主要功能：1） 合同管理：反映企業(yè)與供應商簽訂的采購合同及其執(zhí)行情況，并可實現對具體采購業(yè)務的控制；2） 供應商管理：建立供應商的考核、評估體系，對供應商進行合理的評估；3） 采購計劃：制定企業(yè)年度采購計劃，指導企業(yè)采購業(yè)務執(zhí)行；4） 采購價格：通過詢報比價，確定物資采購價格，

15、作為采購執(zhí)行的依據；5） 采購管理：以采購訂單為核心，反映企業(yè)采購業(yè)務運作，并提供多種查詢、分析報表；6） 內部交易：處理企業(yè)內部交易的物流、商流、資金流，通過業(yè)務協(xié)同，使得交易信息在各方得到實時反映；7） 庫存管理：從數量角度管理物資的出入庫業(yè)務及特殊業(yè)務，實時反映企業(yè)現有庫存及預計庫存，提供各種庫存分析報表；8） 存貨核算：從資金角度管理物資的入庫業(yè)務，計算物資成本；9） 發(fā)運管理：通過發(fā)運計劃、發(fā)運單等統(tǒng)一協(xié)調集團企業(yè)的物資運輸，并通過計算相關的運輸費用實現與財務的集成應用；10） 質量管理：定義的合格品范圍，對采購到貨物資進行質量檢驗，并根據檢驗結果對貨物進行處理。5.5.方案優(yōu)勢分析

16、5.1提供集團供應商管理平臺 選擇公司集團統(tǒng)一管理供應商：分配供應商評估供應商：計算得分5.2支持集收集結管理模式由總部完成收貨入庫和收票結算：集結集收5.3.支持分收集結管理模式由提出需求申請公司收貨入庫，總部完成收票結算：集結分收5.4.支持分收分結管理模式提出需求申請公司完成收貨入庫和收票結算：分收分結5.5.支持統(tǒng)簽合同采購模式總部統(tǒng)一簽訂采購合同，分配到下級公司，控制下級公司采購業(yè)務：所控制的下級公司集采公司5.6.支持優(yōu)質優(yōu)價采購確定優(yōu)質優(yōu)價標準：根據檢驗結果計算實際入庫數量：計算結果計算實際入庫數量根據檢驗結果，按照優(yōu)質優(yōu)價標準計算采購價格：實際價格計算價格5.7.實現多配送中心收貨選擇配送中心圖注：在采購訂單中進行到貨計劃安排，確定向哪些配送中心配貨。5.8.支持公司間業(yè)務單據的協(xié)同由總部觸發(fā)的公司間調撥業(yè)務：設定調撥公司由銷售訂單生觸發(fā)的公司間調撥業(yè)務：設定調撥公司銷售訂單觸發(fā)5.9.提供較完整的采購價格管理體系確定詢價物資：生成價格審批單：依據審批后的價格下達采購訂單：5.10.基于角色的權限分配用戶權限分配涉及到三個方面：1）設置角色關聯(lián)公司： 分配公司2）為角色分配權限： 3）為用戶分配角色： 5.11.實時的例外事件管理，支持多種預警功能保質期臨近預警：庫齡預警：采購到貨預警：5.12.